Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de

salida de los Almacenes.

Contenido
1.0 OBJETO................................................................................................................................................................2
2.0 ALCANCE............................................................................................................................................................2
3.0 REFERENCIAS NORMATIVAS.........................................................................................................................2
4.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS.......................................................................2
5.0 DEFINICIONES....................................................................................................................................................2
6.0 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................................................3
7.0 DIAGRAMA DE FLUJO......................................................................................................................................5
8.0 REGISTROS..........................................................................................................................................................6
9.0 ANEXOS...............................................................................................................................................................6

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN MODIFICACIONES

00 24/07/18 Original

01 20/04/22 Actualización de firmas, definiciones, responsabilidades

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Juan Manuel Contreras

Angel de Jesus Santiago Erika Daniela Cabrera Vazquez
Regalado Castillo Spare Parts & Purchasing Juan de Dios Platero Gomez
Jefe de Almacen Resp. del Sistema de Gestión Cordinator Director General

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 Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de
salida de los Almacenes.

1.0 OBJETO
Establecer un control estricto en la recepción y registro de entrada de materiales e insumos en los almacenes
verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores, así como
registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen a los
almacenes del Instituto, con la finalidad de mantener actualizada la información relativa a las existencias bajo
el control, custodia y responsabilidad de dicha área.

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2.0 ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de almacén
A nivel externo el procedimiento no es aplicable

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3.0 REFERENCIAS NORMATIVAS
Para la elaboración de este procedimiento se han tenido en cuenta según lo exigido por la norma ISO 9000 y
tomado del manual de procedimientos ISO 9001:2008 procedimiento de un sistema de calidad, de igual forma
se consideran las normas oficiales mexicanas:

 NOM-006-STPS-2014
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Gestión de INGETEAM SA DE CV

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4.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
1. El Auxiliar de Almacen, tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, en el
sistema “SAP”, todas las entradas de materiales e insumos a los almacenes.
2. El Auxiliar de Almacen deberá solicitar a los proveedores que invariablemente entreguen su
mercancía presentando: la orden de compra, factura o remisión y Albarán.
3. La recepción de materiales e insumos deberá efectuarse previa verificación de que los mismos
cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como
clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos,
etcétera.
4. El Auxiliar de Almacen deberá revisar la lotificación o series y caducidad, este última, deberá ser de
cuando menos un año a partir de su recepción, salvo en los casos, que por la propia naturaleza del
producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable.
5. Posterior a la recepción física de los materiales, el Auxiliar de Almacen, procederá a registrar la nota
de entrada de materiales o insumos en SAP, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la
orden de compra y la factura o remisión.
6. Elaborado el registro de entrada en el sistema, el Auxiliar de Almacen y jefe de Almacen deberá
verificar y validar la correcta captura de la misma, así como que los registros individuales de los
materiales hayan sido afectados adecuadamente.
7. Será responsabilidad del auxiliar de Almacen y jefe de Almacen, el inmediato y debido acomodo de
los materiales recepcionados, así como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto
dichos materiales, no sean entregados a los usuarios finales.
8. Llevar a cabo inventarios cíclicos de forma periódica y para los inventarios fiscales el almacén deberá
cerrar 2 días (periodo de que dura el inventario General)
9. La gestión de los pedidos, los jefes de equipo se las harán llegar a los auxiliares a través del correo
electrónico, y los auxiliares gestionarán a través del Portal de Solicitudes de Materiales de
INGETEAM Mexico. Los gestores que no cuenten con jefes de equipo o auxiliares realizaran la
gestión ellos mismos.
10. Los pedidos aprobados por coordinadores y gestores que el Almacen Central reciba en un horario de
8am a 12pm, serán suministrados en un horario de las 12:00 hrs hasta las 24 hrs siguientes, excedido

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salida de los Almacenes.

este tiempo lo solicitado se devolverá a los anaqueles y se tendrá que volver a hacer la gestión, los
pedidos que sean autorizados a las 12:01 hrs serán procesados al día siguiente.
11. En la cuestión del suministro de herramienta, EPI’s y ropa, el técnico que solicita a el jefe de equipo o
auxiliar es el que tendrá que pasar a almacén a recolectar y firmar lo solicitado.
12. La carga de Epis al portal cuando este sea entregado por primera vez, se realizará y tendrá un plazo
máximo en las 24 horas siguientes.
13. Las devoluciones a almacén se realizarán en un horario exclusivamente de 4pm a 6 pm.

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5.0 DEFINICIONES
Inventario: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen a una persona, empresa o
institución.

Inventarios Cíclicos:  es un método de conteo y control en el que el inventario se cuenta a intervalos
regulares durante el ejercicio fiscal.
SAP: Sistema Informático Integrado de Gestión Empresarial

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6.0 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencias de las Etapas
1.- Análisis de Consumo interno a
Solicitudes de Material
2.- Recepción de solicitudes de
compra y realización de compra.
3.- Recibe materiales e insumos
4.- Verifica materiales e insumos
Actividad Responsable
1.- Lleva a cabo un análisis de Auxiliar administrativo almacen.
consumo y se le informa a l parte
operativa de los requerimientos
para realizar el pedido de compra.
Cuadro de análisis de consumo
interno
 Solicitudes de Pedido
2.1 Recibe la solicitud de pedido Auxiliar de Compras (Materiales)
asigna proveedor y costo y
procede a gestionar la orden de
compra y él envió al proveedor
para su suministro.
2.2 Posterior a la compra, turna al
área de Almacen las órdenes de
Compra generadas
 Solicitud de Pedido
 Orden de Compra
3.1 Recibe notificación de los Auxiliar de Almacen y/o Auxiliar
pedidos que recibirá y su de Almacen
respectiva documentación asi
como la fecha de entrega de
proveedor.
 Orden de Compra
 Factura o remisión
4.1 Verifica que los materiales e Auxiliar de Almacen y/o Auxiliar
insumos que le están siendo de Almacen
entregados, sean concordantes a
los estipulados en la orden de
compra, facturas o remisiones.
PROCEDE:
NO:
Rechaza y no recibe los bienes
que incumplan a lo solicitado
indicándole al proveedor, las
causas que motivaron este hecho
y notifica al área de compras

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 Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de
5.- Ingresa al sistema y emite
nota de entrada
6.- Instruye sobre acomodo de
Bienes
8.- Supervisa periódicamente
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salida de los Almacenes.
SI:
Recibe los bienes, sella de
recibido en el original de la factura
o remisión; se plasma la firma y
nombre del personal de almacén
que recibe, se obtiene copia de la
misma, adjuntando a la copia del
pedido.
 Factura o remisión
5.1 Ingresa al sistema “SAP”, Auxiliar de Almacen
captura y hace efectiva la entrada
de materiales e insumos procede
a emitir la nota de entrada al
almacén (para generar la cuenta
por pagar), posterior registra la
ubicación al rack en que se
posicionara el material.
 Nota de Entrada
 6.1 Instruye al personal Jefe de Almacen
auxiliar de almacén para
clasificar, distribuir y
ubicar los materiales e
insumos recepcionados
acorde a la ubicación
asignada.
8.1 Supervisa el debido control, Jefe de Almacen
guarda, custodia y resguardo de
los materiales e insumos
recepcionados, hasta en tanto
son entregados a los usuarios
finales.
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 Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de
salida de los Almacenes.

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7.0 DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA DE ALMACENES DEPARTAMENTO DE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
ADQUISICIONES/COMPRAS

Inicio

Recibe
Análisis de existencia y
requisiciones
elaboración de
Realiza las
requisiciones
compras
Cuadro de análisis
Pedidos
Solicitud de
Pedido

Recibe bienes y facturas o

remisiones que los amparan

Facturas-Remisiones

Verifica los bienes contra

pedido y factura

SI NO
¿Procede?

Rechaza / No recibe los

Recibe bienes Recibo copia de la nota
bienes Recibo copia de nota de
plasma Nombre y entrada y factura de entrada y de factura
firma, adjunta copia
de documentos

Copia/Factura

Copia/Pedido

Fin

Ingresa al Sistema
SAP y libera la
entrada del material

Copia/Factura

Copia/Pedido

SI NO
¿Es correcta
la captura?

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Detecta errores y
Distribuye a quien
corresponde
Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de
salida de los Almacenes.

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8.0 REGISTROS
El registro de los procedimientos de Almacén se hace en los formatos que corresponden a cada actividad:
Registros Tiempo de conservación Responsable de Código o Registro
consérvalo
Albarán 5 Responsable del Área No aplica
de Almacén
Orden de transporte 5 Responsable del Área No aplica
de Almacén
Orden de Compra 5 Responsable de No aplica
Compras

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9.0 ANEXOS
PSG_16098_01_003 CKL Recepcion de Materiales
PSG_16095_00_003 Requisición
PSG_16095_02_011 Formato Acuse

SELLOS ALMACEN

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salida de los Almacenes.

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