11/12/2016

Aproximación a un modelo de costes por departamentos en la pyme

Juan Jesús Bernal García

CU. Métodos Cuantitativos en Informáticos. Universidad Politécnica de Cartagena

José Soto Solano

Consultor de empresas y Socio-Director de Solgestión Consultoría

Estrategia Financiera, Nº 344, Sección Método del Caso / Artículos, Diciembre 2016, Editorial

Wolters Kluwer España, ISBN-ISSN: 2255-0496

De cara a la toma de decisiones de planificación y control en una empresa es importante conocer sus costes en

función de su naturaleza (origen) y comportamiento (evolución ante cambios en la actividad de la empresa).

Dependiendo de lo anterior, existen diferentes clasificaciones de costes, aunque nos centraremos en la separación

entre los denominados “costes directos”, que son aquellos costes que se asocian directamente a un producto o

servicio, a una actividad o a un área concreta de la empresa y los “costes indirectos”, que no pueden identificarse

directamente con ningún área, actividad o producto específico y, por tanto, deben repartirse de forma global a las

diferentes áreas, actividades o productos de la empresa. A partir de esto, hemos tratado de confeccionar una

herramienta informática, en hoja de cálculo (Excel), que nos permita desarrollar un modelo sencillo para el cálculo

de costes en una PYME, a través de las actividades más relevantes que se realizan dentro de cada uno de los

departamentos de la empresa, de forma que podamos determinar el coste directo e indirecto imputable a cada

uno de ellos

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Herramienta modelo de costes para pymes

Herramienta modelos de costes para pymes. Caso Práctico

Con esta herramienta no pretendemos abordar la complejidad inherente a los diferentes sistemas
de costes (costes completos, estándar o variables), orientados fundamentalmente hacia el cálculo
del coste de producción (aunque contemplan también otros costes). Solo tratamos de aportar una
visión sencilla al cálculo de costes en empresas no productivas, como una forma de mejorar su
toma de decisiones de cara al control y la planificación de objetivos a corto plazo, así como a
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compararse con la competencia y determinar si es rentable o no externalizar ciertas actividades o

servicios o incluso la posibilidad de ofrecer nuestros servicios a terceros.

INTRODUCCIÓN

La metodología que vamos a utilizar en nuestro modelo será la siguiente:

• A partir de los datos que nos facilita la contabilidad y la información complementaria

referida a los diferentes departamentos y actividades de la empresa, calcular el coste
por secciones/departamentos. A partir de aquí podríamos extender el modelo a
procesos/actividades y, por supuesto, a familias/artículos, aunque no es el objeto de
esta herramienta.

Concretamente llevaremos a cabo las siguientes tareas:

• Identificar y valorar los diferentes conceptos de costes

generados por la empresa: aparecen reflejados a través del balance de
sumas y saldos contable mediante las cuentas de gasto (cuentas
contables correspondientes al grupo 6 del Cuadro de Cuentas del Plan
General de Contabilidad). Señalar que se incorporarán al balance
aquellos gastos que, por su naturaleza, no hayan sido objeto de reflejo
contable, pero se deben de tener en cuenta mediante su periodificación
extracontable (concretamente hablamos de las amortizaciones de los
elementos de inmovilizado de la empresa, que generalmente se suelen
contabilizar a final de año).

• Separar los diferentes departamentos o secciones dentro de la

empresa y asignar a cada uno de ellos una superficie ocupada respecto
de la superficie global de la misma.

• Identificar las actividades principales que se realizan en cada

departamento y el número de personas que realizan dichas actividades
para cada mes.

• Establecer el porcentaje de coste de personal que representa

cada actividad dentro del departamento.

• Establecer unos criterios de reparto para cada tipo de gasto, de

cara al reparto de los costes indirectos de la empresa.

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• Reparto de costes directos e indirectos a cada departamento.

Hay que matizar que, dado que nuestra idea se centra en los costes de los diferentes
departamentos, sin llegar a descender a nivel de artículos o familias, determinados costes como
los de compras o los de transportes de ventas no se contemplan, al considerar que su imputación
va directamente al producto final.

CASO PRÁCTICO

Datos de partida

Para nuestro caso práctico partiremos de los datos de una pyme perteneciente al sector de la
distribución que ofrece sus productos online a través de una tienda propia. La empresa cuenta con
una superficie global de 2200 metros cuadrados, repartidos entre las diferentes
secciones/departamentos: administración, comercial, compras, RRHH, informática, almacén y
tienda.

Nota. Se han adjuntado dos libros de Excel, uno con los datos del caso práctico (Hecostes_CP) y
otro con los datos en blanco (Hecostes).

A partir de aquí vamos a diseñar un modelo elaborado en hoja de cálculo Excel que contempla las
hojas que se muestran en el menú de la figura 1.

Figura 1. Menú

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Los datos de las hojas "BALANCE DE SUMAS Y SALDOS", "DEPARTAMENTOS" y "ACTIVIDADES" se

introducen manualmente a partir de la información de nuestro programa de contabilidad o de la
información complementaria aportada. Mientras que para el resto de hojas, se automatizarán
todas las operaciones, con la idea de obtener los informes de costes que deseamos.

Balance de sumas y saldos

La primera información que vamos a necesitar va a ser el balance de comprobación o de sumas y

saldos de la empresa, de las cuentas de gasto, del grupo 6 de la contabilidad, y en nuestro caso,
de forma mensual, aunque nos vamos a centrar en el primer trimestre de un ejercicio, por lo que
necesitaremos información del balance de sumas y saldos a enero, febrero y marzo.

Figura 2. Balance de sumas y saldos

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Tal y como se aprecia en la figura 2, en la hoja de Balance de sumas y saldos, tenemos una flecha
de vuelta al menú y los datos estructurados de forma mensual, con detalle del código de cuenta,
descripción, grupo contable y meses. Señalar que los datos se han tratado en forma de tabla
(seleccionamos el rango y, a partir de aquí, escogemos del Menú superior "Insertar-Tabla") y que
la columna "Grupo" se ha calculado utilizando la función de Excel EXTRAER, que nos permite
obtener los 2 primeros dígitos de la cuenta contable. Igualmente podemos añadir más meses
estando dentro de la tabla, con clic derecho del ratón, la opción de "Insertar-Columna de tabla a
la derecha".

Nota. Como siempre, hemos añadido la posibilidad de introducir el logo de la empresa, que
aparecerá en los sucesivos informes.

Departamentos

La empresa dispone de los departamentos comentados anteriormente, a los que añadiremos el de

Dirección. De cara al reparto de los costes indirectos de la empresa, indicaremos la superficie
ocupada por cada uno de ellos (ver figura 3). Igualmente trataremos los datos en forma de tabla.
Para cada departamento estableceremos un código numérico (ver en figura 3 Cod_D).

Figura 3. Departamentos

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Actividades

Pasamos ahora a definir las actividades dentro de cada departamento. Utilizaremos un código de
dos dígitos para definir cada actividad, manteniendo como primer dígito el código del
departamento y como segundo dígito el que define la actividad (ver figura 4).

Figura 4. Actividades

Con el fin de facilitar la entrada de los nombres de los distintos departamentos y actividades, se
ha incluido una hoja con el listado de los mismos llamada "Intermedia" (que puede ocultarse si se
desea con el botón derecho sobre su nombre y activar ocultar). Podemos ir introduciendo aquí los
distintos departamentos, y ello nos sirve para hacer un desplegable en las hojas sucesivas. El
listado es una TABLA, con lo cual (como ya hemos comentado en otras herramientas), si nos
posicionamos en el último nombre de la lista y pulsamos la tecla Tabulación, se añade una línea
para introducir un nuevo elemento a la lista, y ya aparecerá en los desplegables correspondientes.

Reparto de costes de personal

Vamos a indicar en esta hoja para cada mes y departamento, el coste directo a imputar de
acuerdo con los datos de la hoja "Balance de sumas y saldos". Para ello localizamos el grupo 64
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que recoge contablemente todos los gastos de personal y trasladamos este importe a la hoja
"Reparto costes personal". Lógicamente este importe es el del total de coste del mes, para
imputar la parte proporcional a cada departamento, lo haremos multiplicando por los porcentajes
de coste que aparecen en la columna "% Coste_P" y que es el porcentaje que le corresponde del
total de costes de personal a cada departamento (ver figura 5).

Para saber el coste directo a imputar a cada actividad, multiplicaremos el coste del departamento,
calculado como definimos anteriormente, por un porcentaje de coste de cada actividad y que
aparece en la columna "% Coste_A" (ver también figura 5).

Figura 5: Reparto costes de personal

Se ha utilizado la función de Excel, SUMAR.SI, para importar automáticamente los gastos de

personal (grupo 64) de la hoja "Balance de sumas y saldos".

Además, la hoja incluye la columna "Indicador", tanto en las hojas de "Reparto de costes de
personal" como en la de "Reparto de costes generales", sirve para para comprobar que los
cálculos eran correctos, es decir, que imputábamos correctamente todo el coste que hay en la
hoja de BSS.

Reparto de costes generales

Los costes generales engloban el conjunto de costes indirectos de la empresa, incluida la

amortización contable. Por sencillez, establecemos el reparto de costes generales a nivel de
departamentos a partir de un determinado "cost driver" o inductor de coste, sin incluir las
actividades. Como inductores de coste para cada departamento tenemos, el número de
trabajadores, la superficie ocupada o un porcentaje del total de coste (ver figuras 7 columna
"Crit_R"). Para seleccionar el criterio de reparto hemos realizado una validación de datos, a partir
de una definición previa de un nombre en las celdas S5 a S7 de esta misma hoja, y dónde
aparecen los 3 criterios mencionados. Las hipótesis de reparto son las que aparecen a en la figura
6.

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Figura 6. Criterios de reparto

Figura 7: Reparto costes generales

Figura 7.1. Reparto costes generales-coste reparaciones

Figura 7.2. Reparto costes generales-otros gastos

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Antes de entrar en el detalle de los informes, hay que tener en cuenta que debemos preparar los
datos para presentarlos en forma de "tabla dinámica". Esto supone que debemos crear la
siguiente estructura que se muestra en la figura 8.

Figura 8. Resumen para tabla dinámica

Como vemos en la figura 8, se resumen los datos por departamentos, actividades y meses, con
detalle de los costes directos e indirectos a imputar. Para el cálculo de los costes directos,
importamos de la hoja "Reparto costes personal" los datos correspondientes utilizando la función
de Excel SUMAR.SI.CONJUNTO. Igualmente, para el cálculo de los costes indirectos, importamos
de la hoja "Reparto costes generales" los datos correspondientes utilizando la función
SUMAR.SI.CONJUNTO que multiplicaremos por el porcentaje que asignamos a cada Actividad
dentro del departamento y que importamos de la hoja "Reparto costes personal" (columna "%
Coste_A") utilizando también la función SUMAR.SI.CONJUNTO.

Informe departamentos

A partir de los datos contenidos en la hoja "Resumen para TD", insertamos una tabla dinámica:

1.º Seleccionamos el rango de datos que vamos a utilizar para nuestros informes. A
priori todos los datos contenidos en la hoja anteriormente mencionada.

2.º Insertar, gráfico dinámico y tabla dinámica.

3.º Le indicamos dónde insertar la tabla dinámica, que en nuestro caso será en la hoja
"Report departamentos".

4.º Seleccionamos los campos que queremos para el informe: departamento, costes
directos y costes indirectos (ver figura 9a). Si nos situamos sobre la tabla dinámica,
aparece en la parte superior de la ventana "Herramientas de tabla dinámica" y en la
opción "Diseño", podemos optar por "Filas con bandas" (ver figura 9b).

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5.º Se ha incluido un gráfico de barras dinámico, y para poder seleccionar el

mes/meses a visualizar, insertamos una "segmentación de datos por meses": estando
dentro de la tabla, ir al Menú Analizar, insertar segmentación de datos y
seleccionamos el campo mes.

Figura 9ª. Para diseñar la tabla dinámica

Figura 9b: Informe coste departamentos

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Informe actividades

Vamos a repetir los dos primeros pasos del informe anterior, y a continuación:

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1.º Le indicamos dónde insertar la tabla dinámica, que en nuestro caso será en la hoja
"Report Actividades".

2.º Seleccionamos los campos que queremos para el informe: Actividad,

Departamento, Costes directos y Costes indirectos.

3.º Añadimos un filtro por departamento, que nos permita ver las Actividades dentro
de él, aunque también podíamos haber añadido, al igual que antes, una segmentación
de datos por Departamento. Para añadir el filtro, nos situamos en la lista de campos
de la tabla y arrastramos el campo Departamento a la etiqueta "Filtros".

En la figura 10 podemos ver cómo quedaría.

Figura 10. Informe coste actividades

CONCLUSIONES

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Se ha elaborado una herramienta muy útil para la imputación de costes y, gracias a las tablas
dinámicas, se pueden elaborar informes analítico-gráficos muy versátiles de forma relativamente
sencilla. El usuario puede, a partir de este ejemplo, completarla y adaptarla a sus necesidades.

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