Actualizacion de Procesos de Facilitadores

Procesos Operativos
del Facilitador
Junio 2021
AGENDA
o Derivación (curso, charla o seminario)

o Focalización (ingreso a OTEC Manager)
o Envío de confirmación curso / Listado participantes
o Ingreso portal capacitación y actualización de material
o Ejecución del curso
o Recomendaciones (para cursos streaming)
o Cierre
AGENDA

o Cierre
DERIVACIÓN (CURSO, CHARLA O SEMINARIO)
1Coordinador asignará
curso/charla/seminario según
SU DISPONIBILIDAD
ENTREGADA EN ID, dato clave
PLATAFORMA GOOGLE
CALENDAR (GMAIL)
Plataforma 1. Webex
2. Teams 3. Zoom
2 Día de ejecución, hora

de inicio y término.
Se enviará un correo Formal
con la confirmación del curso,
indicando la modalidad que Que corresponda a
mi nombre
corresponda y los datos del
contacto empresa.
DERIVACIÓN (CURSO, CHARLA O SEMINARIO)
3o Coordinador creará
reserva del curso en
Google Calendar con los
mismo datos enviados en
el correo oficial de
confirmación.
o Te solicitamos bloquear
los días que no tienes
disponibilidad, de esta
manera podemos hacer
una derivación más
eficiente. Se reserva
con la fecha
y horario de
ejecución.
AGENDA

o Cierre
FOCALIZACIÓN (INGRESO A OTEC MANAGER)
El Objetivo del proceso de focalización es asegurar que el curso solicitado por empresa
corresponda a los datos derivados por OTEC ACHS.
o Verificar lo siguiente:
1. Fecha y horario (si hay diferencias debe ser informado)
2. Perfil de los participantes (cargo, nivel de estudios, especialistas, etc.)
3. Descripción del curso (aspectos importantes a tener en cuenta y que se detallan en OTEC Manager).
- En este Ítem se proponen preguntas abiertas, de las cuales se deben tomar en cuenta los aspectos que puedan resultar
críticos, relevantes y atingentes con el curso de capacitación que se va a ejecutar.
- Informar si la empresa tiene algún reparo (ya sea en las fechas de ejecución, horario, contenido o plataforma.
- Este proceso debe ser realizado en plataforma Otec Manager, si no tienes clave ni usuario debes contactar al área
de facilitadores.
Analista RR.HH
• Faena
• Empresa
• ACHS
• OTEC
• Otros
Minera Escondida
• Conocimiento Medio
• Habilidad
- Operario
- Administrativo
- Supervisor/Jefatura
- Gerencia/Ejecutivo
- Otros
Ejemplo: Asisten
integrantes del CPHS,
compuesto por Grte.
operaciones, operarios,
- Estudios escolares supervisores y APR.
- Técnicos Estudios van desde
- Profesionales técnicos a profesionales.
- Otros
Manejo de expectativas (moderar si es necesario)

Ejemplo: Reforzar conocimientos sobre clases de fuego
según NCH, y tipos de extintores.
Ejemplo: De los 10 asistentes, 5 se conectan

independientes y 5 desde un mismo equipo.
Ejemplo: Extintor más adecuado para bodega de cartones.
Ejemplo: Se confirma que capacitación se hará por

plataforma Webex.
Ejemplo: Empresa tiene Plan de Emergencia donde se

consigna el uso de extintores, antes situaciones de
amago.
(Sólo si hay temas sensibles ligados a la capacitación, de

lo contrario escribir)
Ejemplo: “No indica”
Lo indicado (este ítem esta repetido en plataforma)

Podría ser SI, generalmente para cursos presenciales por peajes,

kilometraje, etc., cuando la empresa cambia lugar de capacitación, y
debe ser catalogada como “focalización con reparos”
Ejemplos:
Contacto tiene cargo de Analista de RR.HH.
Se solicita ingresar a sala virtual 5 minutos antes de comenzar capacitación; etc.
Ejemplos:
Contacto indica que debido a seguridad TI corporativa, no se acepta otra plataforma que no sea Teams.
Contacto indica que solicitó capacitación de 1 hora y no curso de 2 horas, como el descrito; etc.
Ejemplo:
Matías Lara, persona de contacto de la empresa no pudo ser ubicado. Se le envió correo, sin respuesta hasta la fecha.
Nota: Para no caer en falta, colocar focalización rechazada, lo que no invalida realización de curso. Retomar gestión en días
posteriores y si se establece contacto, actualizar focalización como exitosa.
Estados de focalización
Focalización Focalización con Focalización

Exitosa Reparo Fallida (rechazada)
o Corresponde al estado o Corresponde al estado o Cuando has realizado el
cuando has realizado de cuando has realizado el contacto telefónico sin
manera correcta el contacto contacto telefónico y embargo no lograste
telefónico y la empresa no empresa le indica que contactar a la empresa.
tiene ningún reparo o requiere EJ:
modificación. o Frente a esta situación
1. Cambio de Horario. debes dejar una
o Si la empresa requiere observación en focalización
2. Cambio de Fecha.
conectarse de un solo solicitando un nuevo
3. Cambio de plataforma. contacto telefónico.
computador agregar
observación. 4. No es el curso que
solicitaron.
Antes de rechazar focalización, se deben agotar todos los medios. Ejemplo: Envío de mail
PROBLEMAS PARA FOCALIZAR
Modelo envío de mail
FECHA FOCALIZACIÓN
Curso x excepción:
Aquel que se asigna dentro de las 72 hrs. antes de su ejecución.
Llegada Envío Envío Día del

NA NA
Info Foca Foca Curso
Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes
27/04 28/04 29/04 30/04 x 01/05 02/05 03/05 x 04/05 x

Fecha ideal Fecha Límite
12.00 hrs.
En falta
Si este día no ha tomado
contacto, mandar mail a soporte
AGENDA

o Cierre
ENVÍO INVITACIÓN
1o Envió de link para

ingreso de sesión de 3 a
5 días hábiles previos al
inicio del curso.
o Este link se envía de

manera automática a
través de plataforma
Webex.
WEBEX
ENVÍO INVITACIÓN

inicio del curso.
o Soporte técnico envía

invitación desde mail.
MICROSOFT
TEAMS
ENVÍO INVITACIÓN

inicio del curso.
o Este link se envía de

manera automática a
través de plataforma
Zoom
ZOOM
ENVÍO LISTADO DE PARTICIPANTES
2o Soporte técnico envía

listado de
participantes, link para
registro de asistencia,
evaluación y encuesta.
El link de asistencia debe utilizarse

cuando la empresa se conecta a través
de un solo computador, es de vital
importancia ya que es la evidencia
para reportar ante SUSESO
El link de evolución debe utilizarse

cuando la empresa se conecta a través
de un solo computador o el
participante tiene problemas para
desarrollar la prueba en línea, es de
vital importancia ya que es la
evidencia para reportar ante SUSESO
PLATAFORMAS OFICIALES
1 2 3
MICROSOFT ZOOM
WEBEX
TEAMS
Webex es la plataforma oficial de ACHS, y aún cuando pueda generar

dificultades a los usuarios, cuidar de no emitir juicios sobre la misma.
AGENDA

o Cierre
INGRESO PORTAL CAPACITACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MATERIAL
Solicitud anterior
Se abrirá escritorio.
Buscar CV en PDF
CV cargado
Cuando esté aprobado

saldrá “0”
Para descarga del

material
RECUERDA QUE: Puedes

buscar el curso por el
nombre.
Si no tienes acceso a la
presentación debes pedir
autorización al área de
facilitadores
Revisa constantemente el
portal de Operaciones
Capacitación para validar si
el material tuvo alguna
actualización.
AGENDA

o Cierre
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES
1
24 horas antes del inicio
2
Conéctate 15 minutos
3
Para asegurar servicio,
4
Carga la presentación de
del curso, asegúrate de previos al inicio del si facilitador no se la actividad. Es importante
haber recibido el link de curso, corrobora conecta en los 10 para el participantes ver
panelista, de no tenerlo conexión, verifica buen minutos previos al esta presentación a
comunícate con soporte funcionamiento de curso, se realizará momento de ingresar a la
técnico. De no obtener cambio de facilitador.
micrófono/video (solicita sesión. Se sugiere saludar
respuesta a llamado,
enviar mail. retroalimentación a a las personas que van
soporte o asistente). ingresando.
EJECUCIÓN DEL CURSO – CONSIDERACIONES
IMPORTANTES
5
Si el computar no
6
Si tienes una baja
7
Reproduce siempre el
8
Corrobora que la
funciona y le impide cantidad de video de COVID-19 al evaluación (prueba) de la
pasar las presentaciones, participantes iniciar el curso (si no actividad este cargada en
o no tiene sonido, se conectados, comunícate cuentas con él, solicítalo plataforma (Webex o
debe explicar la con el contacto empresa a Daniela Suárez, Zoom). Recuerda que la
contingencia a la para informarle la encargada de evaluación en Teams se
empresa y se procederá situación (tener a mano facilitadores). deja a través de un link
a realizar cambio de el número móvil). en el chat.
facilitador.
EJECUCIÓN DEL CURSO – ENCUESTA
DE REACCIÓN
Siempre debes enfatizar que

respondan la encuesta de
satisfacción de los
participantes, utiliza el
formato y agrega siempre el
numero de OP y tu nombre.
EJECUCIÓN DEL CURSO – ENCUESTA DE
REACCIÓN WEBEX (AUTOMÁTICA)
Coméntale al participantes
antes de su salida que al
finalizar la sesión le
aparecerá el siguiente
mensaje
AGENDA

o Cierre
RECOMENDACIONES (PARA CURSOS STREAMING)
RECOMENDACIONES (PARA CURSOS STREAMING)
AGENDA

o Cierre
CORREO DE INVITACIÓN ENVIADO A FACILITADOR
49
ENVÍO DE LINK A TRÁVES DEL CHAT
LINK DE
EVALUACIÓN
50
ABRIR DE RESPUESTAS
PINCHAMOS LINK DE
RESPUESTAS
51
HOJA DE RESPUESTAS
OP NOMBRE RUT RESPUESTAS FECHA Y RESPUESTAS DE LOS

PARTICIPANTE CORRECTAS HORA ASISTENTES
52
53
LLENAR FORMULARIO DE CIERRE
Enviar a: cierreotec@achs.cl
54
CIERRE
1
Antes de cerrar sesión,
2
Los link de registro de
3
Recuerde que para Webex,
4
Asimismo, si el curso se
asegurarse que se hayan asistencia, evaluación la evaluación final debe está proyectando desde un
completado el proceso de final y encuesta de estar cargada en la misma equipo a toda la sala, o si
registro de asistencia (en satisfacción los envía plataforma (previo al curso las personas están
caso de registrarse por soporte antes del curso. verificar con soporte). En conectadas desde su
link) y que todos hayan caso de usar plataforma equipo móvil o tablet, o si
respondido la prueba de Teams y zoom, el link de la existiese cualquier
evaluación final (no aplica prueba se debe enviar por dificultad para visualizar la
para charlas de 1 hora). el chat. evaluación final, y sólo en
estos casos específicos,
también el link de la prueba
se debe enviar por el chat.
CIERRE
5
Si a pesar de las alternativas
6
Indicar e insistir que las
7
Se sugiere enviar los cierres
dadas anteriormente, aun pruebas se realizan durante de curso (registro de
existiese problemas para el curso, no durante el día o asistentes) inmediatamente
visualizar la evaluación final, al otro día. Las pruebas después de terminada la
como último recurso se fuera del plazo no serán capacitación. Plazo máximo:
autorizará excepcionalmente consideradas en cierre. 2 días hábiles.
enviar link al correo del
contacto oficial u otra persona
responsable (tomar nota del
nombre de la persona).
CIERRE – CANALES DE COMUNICACIÓN
CELULAR
NOMBRE COMPLETO CORREO CORPORATIVO CARGO
VALENTNA ALEJANDRA CONTRERAS PORRAS vacontrerasp@achs.cl 569-33984524 Supervisor de operaciones
DANIELA VICTORIA SUAREZ GONZÁLEZ dvsuarezg@achs.cl 569-33728824 Encargada de facilitadores
MARIA JOSE DÍAZ PIZARRO mjdiazp@achs.cl 569-34556923 Ejecutiva Capacitación
MARIANA JOSEFINA GARCÍA mjgarciap@achs.cl 569-646 4920 Ejecutivo de cierre
ALEJANDRA PAULINA MIRANDA VILLEGAS apmirandav@achs.cl 569-42210798 Ejecutiva Soporte
BASTIAN CAMILO CHAVEZ ROA bchavez@achs.cl 569-44010050 Ejecutiva Soporte
PAULINA ANDREA MUÑOZ CASTILLO bchavez@achs.cl 569-40198241 Ejecutiva Coordinadora
WASHINGTON RODRIGO GONZALEZ AVILA wgonzaleza@achs.cl 569-42598127 Ejecutivo Cierre
YANIRA NATALIE ORMEÑO DIAZ ynormenod@achs.cl 569-44396535 Ejecutiva Coordinadora
MACARENA FERNANDA GUAJARDO URRUTIA mguajardou@ext.achs.cl 569-44372051 Ejecutiva Soporte

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2. Perfil de los participantes (cargo, nivel de estudios, especialistas, etc.)

Manejo de expectativas (moderar si es necesario)

Ejemplo: De los 10 asistentes, 5 se conectan

Ejemplo: Extintor más adecuado para bodega de cartones.

Ejemplo: Se confirma que capacitación se hará por

Ejemplo: Empresa tiene Plan de Emergencia donde se

(Sólo si hay temas sensibles ligados a la capacitación, de

Lo indicado (este ítem esta repetido en plataforma)

Podría ser SI, generalmente para cursos presenciales por peajes,

Focalización Focalización con Focalización

Llegada Envío Envío Día del

Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes

27/04 28/04 29/04 30/04 x 01/05 02/05 03/05 x 04/05 x

o Derivación (curso, charla o seminario)

1o Envió de link para

o Este link se envía de

1o Envió de link para

o Soporte técnico envía

1o Envió de link para

o Este link se envía de

2o Soporte técnico envía

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El link de evolución debe utilizarse

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o Derivación (curso, charla o seminario)

Cuando esté aprobado

Para descarga del

RECUERDA QUE: Puedes

o Derivación (curso, charla o seminario)

Siempre debes enfatizar que

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o Derivación (curso, charla o seminario)

OP NOMBRE RUT RESPUESTAS FECHA Y RESPUESTAS DE LOS

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