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Plantillas para
construir un proceso
de onboarding efectivo
para tus nuevos
colaboradores
Tabla de contenidos
Introducción

Capítulo 1
Premisas clave para construir un onboarding

Capítulo 2
Listas de verificación para construir un onboarding
• Checklist: incorporación al primer día
• Checklist: incorporación a la primera semana
• Checklist: incorporación al primer mes

Capítulo 3
Plantillas para el onboarding
• Plantilla de email de bienvenida
• Plantilla de plan padrino
• Plantilla para contactar a miembros del equipo
• Plantilla con beneficios, políticas e información de la empresa

Conclusión
Introducción
Integrar a un nuevo colaborador a la organización puede representar uno de los
desafíos más significativos para el equipo de recursos humanos. En esta etapa
inicial, el colaborador y la empresa deben construir una relación que permita ser
estable, duradera y útil.

Si no implementas un proceso de onboarding que integre por completo a los nuevos

empleados a tu empresa podrías correr muchos riesgos, entre ellos, aumentar la
tasa de rotación. Una investigación realizada por Brandon Hall Group señala que las
organizaciones con un sólido proceso de incorporación mejoran la retención de
nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %.

Por este motivo, HubSpot y hackU hemos diseñado esta breve guía que incluye
checklists y plantillas para que realices un proceso de onboarding efectivo. Con ellas
puedes lograr mejores prácticas a fin de tener procedimientos de incorporación más
sencillos y eficientes para ambas partes.

En este documento encontrarás una serie de recursos que te ayudarán a ejecutar el

proceso de incorporación de los nuevos integrantes de tu equipo, conocido como
onboarding. Una buena cultura de onboarding genera retención de talentos, así
como la oportunidad de brindarles a los empleados recién contratados un ingreso
estructurado, tranquilo y sin complicaciones.

3
 Capítulo 1

Chapter 1
Premisas clave
What is
para construir un
a brand?
onboarding
Capítulo 1

Premisas clave
para construir un onboarding
Debemos partir por lo primero: ¿qué es el onboarding y por qué es tan importante?
El onboarding consiste en la etapa inicial de incorporación al equipo, donde los
nuevos integrantes conocen la cultura de la organización, el equipo de trabajo, el rol
que desarrollarán y las actividades internas.

Esta práctica tiene como objetivo que los nuevos colaboradores se adapten y
reciban el acompañamiento necesario para que desempeñen de forma adecuada
sus labores.

Este proceso consolida la relación entre colaborador y empresa, y permite que el

nuevo integrante se sienta bienvenido, apoyado y comprometido con los procesos
de la organización.

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Es el primer paso para generar una cultura organizacional e impulsar los valores en
conjunto para lograr objetivos que generen el bienestar de todos.

• El onboarding debe estar alineado con las políticas de la organización

• Debe incluir la mayor información posible
• No puede construirse a la ligera, necesitas atención al detalle
• El primer paso consiste en avisar que la persona ha sido seleccionada para el
cargo; así que deja todo claro desde el momento de la contratación para evitar
situaciones complejas
• Un buen onboarding puede durar de 6 meses a 1 año

El onboarding es uno de los momentos que siempre recordaremos al incorporarnos

en un trabajo; es esa primera impresión que no se borra fácilmente, y esto puede ser
afortunado o desafortunado.

Es responsabilidad de la empresa hacer que esta experiencia sea inolvidable, sin

contratiempos y llena de información de valor. Te sugerimos dejar de lado «lo que
haría todo el mundo» y elaborar tu propia bienvenida, con un sello innovador y
divertido.

Un ejemplo podría ser que tu equipo se ponga en contacto con el nuevo integrante,
que le llegue un pastel a su domicilio o que pueda participar en una reunión de
resultados. Así se sentirá incluido desde el primer día y conocerá más sobre los
procesos internos.

Lo cierto es que no existe un modelo único para llevar a cabo los procesos de
onboarding. Sin embargo, consideramos oportuno compartir contigo la estructura
que nos ha funcionado muy bien en los procedimientos de incorporación de nuevos
empleados en hackU y que podrás ejecutar con las plantillas que hemos diseñado.

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Estructura
de un onboarding exitoso
1. El onboarding inicia desde el primer momento en que le
comunicas al nuevo integrante que obtuvo el puesto al que
se postuló
Una buena comunicación es crucial en cualquier tipo de relación interpersonal, y en
el ámbito laboral no es la excepción. El proceso de onboarding comienza a partir
del momento en que estableces el primer contacto con el nuevo colaborador para
anunciarle que acaba de ser contratado.

Sé claro respecto a la remuneración, beneficios, responsabilidades del cargo, bonos,

horarios, periodo de prueba, fecha de inicio y todo lo que consideres que debe
detallarse en ese momento.

Te recomendamos enviarlo vía correo electrónico para que quede trazabilidad del
proceso e incluir en la copia a los administrativos correspondientes.

2. Asegúrate de tener todo listo

Desde el primer día hazle sentir a tu nuevo colaborador que todo está listo para
recibirlo con mucho entusiasmo; esto generará mayor empatía con él. Es esencial
darle la bienvenida delante de todo el equipo y proporcionarle los recursos que
requiera en su proceso de incorporación, herramientas, programación de reuniones
y más. Días antes de la fecha de inicio establecida, envíale un mensaje o un correo
electrónico que muestre el sentimiento de expectativa y lo feliz que está la empresa
de tenerlo como miembro del equipo.

Además, debes planificar y estructurar el programa de formación que se aplicará

durante el periodo de prueba. En hackU automatizamos este proceso y nuestros
nuevos integrantes tienen una ruta de onboarding, donde conocen nuestras políticas,
beneficios, modelo de negocio y todo sobre la cultura organizacional. Ahorramos
mucho tiempo y minimizamos nuestros gastos gracias a nuestra metodología de
microcápsulas que enviamos por WhatsApp: durante 15 minutos y 1 vez al día, el
nuevo colaborador del equipo recibe información sobre la empresa; esto permite que
el proceso sea mucho más eficiente y rápido.
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3. Programa espacios en los que pueda conectar con el
resto del equipo (reuniones grupales)
Una prioridad para el onboarding es programar reuniones de bienvenida y con el
resto del equipo, con el fin de que conozcan al nuevo colaborador.

Esta acción es muy importante porque es la primera impresión que tendrá de sus
compañeros de trabajo; si bien seguramente ya tendrá alguna información, es el
espacio perfecto para seguir afianzando el reconocimiento de su nuevo equipo. Te
recomendamos que en esta etapa utilices la plantilla People To Meet (cargo, rol
y contacto), en la que podrás detallar cómo se encuentra conformado tu equipo y
darle rostro a quienes lo integran.

La información básica en este momento es muy valiosa. Programa las reuniones

de bienvenida con el resto del equipo, para que los miembros de la empresa se
presenten con el nuevo empleado.

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4. Ofrece la información indicada para que el trabajador
haga su trabajo de la mejor manera y enséñale cómo
funcionan los procesos internos
Es normal que al ingresar a una nueva empresa surjan mil dudas; trata de ponerte
en el lugar del empleado y enséñale los procesos con mucho cuidado y atención.
Te recomendamos que en esta etapa utilices la plantilla Beneficios, políticas e
información de la empresa.

En ella podrás detallar algunos de estos procesos; además, entrégale un cronograma

con compromisos y metas para las actividades cotidianas. Así, comprenderá que es
necesario organizarse para realizar bien su labor y desarrollar adecuadamente las
tareas de su rol.

Pon a su disposición un entrenador o como nos gusta llamarlo, padrino, para que
lo asesore; su rol es guiarlo durante las primeras semanas de adaptación. Puedes
ver las checklists que diseñamos para este proceso en el siguiente capítulo.

Para hacer de esto un proceso más automatizado, entrégale una lista de tareas o un
manual de trabajo. Adicionalmente, ten en cuenta las tres etapas que te permitirán
saber en qué momento del onboarding se encuentra el nuevo colaborador y qué
decisiones debes tomar al respecto:

Primera etapa: primer día

El primer día está lleno de muchas emociones interesantes tanto para el nuevo
colaborador como para el equipo de Recursos Humanos, que es el encargado de
hacerle pasar uno de los mejores días e involucrarlo con el equipo de forma exitosa.

Las dudas pueden estar a flor de piel en este día, así que es conveniente tener los
recursos necesarios que indiquen cuáles serán sus funciones, lo que se espera de él
y hacerlo sentir cómodo. Puedes utilizar videotutoriales, email, etc.; todo lo que te
permita incorporarlo en el modelo organizacional de la empresa.

En nuestra Checklist: incorporación al primer día encontrarás el paso a paso para

que el nuevo colaborador viva una experiencia maravillosa.

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9
Segunda etapa: primera semana
La primera semana es la más desafiante; en ese momento el empleado ya pudo
identificar qué tan conectado se encuentra con la organización. Así que es buena
idea que tengas un feedback de su parte y planees un espacio en el que puedan
compartir la experiencia de la última semana.

En esa reunión pregúntale cada detalle: cómo se siente, cuál ha sido su mayor reto,
qué necesita y si tiene todos los recursos para desempeñar su trabajo. Se trata de
saber si está satisfecho y contento con lo que ha vivido esta semana, y si no fuera
así te sugerimos que te dé información para que puedes mejorar su experiencia y no
tener resultados negativos en futuras ocasiones.

Esta semana es de plena inmersión en la empresa y requiere un acompañamiento

detallado. La Checklist: incorporación a la primera semana te servirá para que
el nuevo colaborador pueda incorporarse con su equipo de trabajo y reconocer a
profundidad a sus líderes.

Tercera etapa: primer mes

Es importante no perder el contacto con el nuevo integrante, felicitarlo por su
primera gestión y ayudarlo en cualquier inconveniente que pudiera presentarse. Este
primer mes sigue siendo de prueba, así que pregúntale frecuentemente cómo se
siente en la empresa.

Hazlo partícipe de actividades para que se sienta más identificado con la entidad
y aumente su motivación. Da muy buenos resultados hablarle de lo que puede
conseguir en el futuro.

En la Checklist: incorporación al primer mes podrás planificar, estructurar y

programar las próximas actividades para el colaborador.

10
 Capítulo 2

Chapter 1
Listas de
What is
verificación para
a brand?
construir un
onboarding
Capítulo 2

Listas de verificación para

construir un onboarding
El onboarding debe ser un proceso inolvidable para el nuevo integrante, que lo llene
de buena energía y de motivación para dar lo mejor de sí a partir del momento en el
que se integra a la corporación.

Sabemos que este proceso puede ser difícil, y por eso hemos pensando en estos
recursos para que tanto los líderes de equipo como el talento recién contratado
puedan darle un giro de 180° a la tradicional sesión de onboarding.

Con las listas que hemos incluido en este capítulo, podrás hacer un seguimiento del
onboarding desde el primer día hasta cumplido el primer mes. De esta forma tendrás
un mayor control sobre las dudas, necesidades y avances de los trabajadores nuevos
en términos de asimilación a la cultura laboral de tu empresa.

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Checklist: incorporación al primer día

Este es el momento clave de definición de expectativas. Es necesario proveer

toda la información para que el nuevo integrante del equipo logre familiarizarse
con la cultura de la empresa, con el cargo y las demás áreas. Empieza el día con
una cara amable. No dejes que la persona que entre al equipo esté pegada a un
ordenador sin conexión real. Agenda temprano una charla 1 a 1 con quien ingresa.
Dale la oportunidad de empezar el día de una forma relajada, ¿qué tal si le llega un
desayuno sorpresa? Piensa en nuevas formas de darle la bienvenida.
Actividad Estado

Enviar un mensaje de correo de bienvenida con copia a todo el personal.

Firma de contrato y otros documentos administrativos.

Creación de correo electrónico, credenciales y accesos a plataformas
internas.
Presentación: Bienvenida. Aquí también puedes incluir un video de
bienvenida del presidente o CEO de tu empresa.
Compartir documentos y materiales de apoyo relacionados con su rol.
Charla: Conoce más de la empresa: historia, valores, misión, visión y
organigrama.
Charla sobre Culture & Team.
Charla: ¿Cómo trabajamos en la empresa? (metodologías y
herramientas).
Charla: Beneficios y ventajas de trabajar en tu empresa.
Presentación: Queremos conocerte, por eso te invitamos a que grabes
un video corto de mínimo un minuto, donde nos cuentes acerca de ti,
lo que te gusta y cuál será tu rol en la empresa. Si te encuentras en una
empresa que es 100% presencial, realiza una reunión en la sala principal
para presentarte.
Envío del Kit de Bienvenida (hoodie, mug, lapicero, agenda).
Revisión del plan de capacitación semanal y entrega del «Reto Welcome»
(un reto de bienvenida que tenga unas tareas específicas para el nuevo
integrante).
Antes del primer día, ten listo el programa de la primera semana para el nuevo
integrante del equipo. Agenda al día siguiente de su ingreso la reunión con su líder
directo.
Checklist: incorporación a la primera semana

En esta etapa es necesario que el nuevo miembro del equipo logre plena inmersión
en la empresa, lo cual requiere un acompañamiento constante durante todo el
proceso de adaptación. ¿Qué tal hacer esa semana un poco diferente? En hackU,
por ejemplo, implementamos el «Reto Welcome», que se trata básicamente de un
checklist que el colaborador debe cumplir en su primera semana de onboarding.
Dicen que aprendemos más de lo práctico que de lo teórico; entonces, te animamos
a que crees tu propio reto para el nuevo ingreso.
Nombre:

Fecha de ingreso:

Reto Welcome

Actividad Estado

Actualiza tu perfil de la intranet con foto y toda la información posible.

Realiza la prueba del DISC.

Envía un chiste o meme al canal de intranet en la que se encuentre todo
el equipo.
Síguenos en todas las redes (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube,
Twitter).
Configura tu firma en el correo electrónico.

Ten la primera reunión con tu líder.

Actualiza tu perfil de LinkedIn con la portada y empresa actual. Agrega
por lo menos 10 personas del sector de la empresa por día y comparte
todo lo que se publique desde el perfil de la organización.
Pregúntale a tu líder con qué libro debes empezar tu plan de lectura.

Escribe en tus palabras cuál es el propósito de esta empresa.

Identifica en tu calendario si ya tienes las CFR (sesiones de Conversation,
Feedback and Recognition) con tu líder; si no es así, escríbele para
coordinar los espacios.
Si estás en una ciudad donde hay más personas de esta empresa, invita
a alguna para que se tomen un café y te cuente sobre experiencia. Si no
tienes a nadie en tu ciudad, puedes proponer un café virtual.
Checklist primera semana (líder)

Actividad Estado

Charla de bienvenida del líder.

Presentación con los compañeros de trabajo.

Presentación de las principales áreas de la empresa: RH, Marketing,
Ventas, TI y otras.
Charla de expectativas y del rol. Pregúntale: ¿Qué espera de esta
empresa? ¿Cómo se ve en 3 años? ¿Qué lo motivó a entrar a la
organización? Cuéntale: ¿Qué esperas tú? ¿Qué tiene que hacer para
cumplir las expectativas?
Charla sobre retos, objetivos y funciones del rol.

Agendar puntos de control SOS (Seguimiento, Obstáculos y Soluciones)

Agregarlo a las reuniones periódicas de equipo.

Si aplica: invítalo a trabajar de la mano con una persona que tenga su
mismo cargo.
Primera sesión de CFR (1:1).

Checklist: incorporación al primer mes

En esta fase es necesario analizar cómo fue el desempeño del colaborador durante
las primeras semanas. Es importante recoger información relevante sobre los
aciertos y posibles errores durante la etapa de inmersión.

Actividad Estado

Crea y envía una encuesta de incorporación pasados 30 días.

Organiza una reunión con el líder de área para conocer el progreso del
colaborador.
Organiza una reunión individual con el nuevo integrante al final del mes.
Comprueba los sentimientos y expectativas del colaborador sobre el
trabajo.
Planifica y programa una encuesta de tres y seis meses para el
colaborador.

Estamos seguros de que si utilizas estas checklists en el proceso de onboarding para

cada nueva contratación, tu proceso de inmersión alcanzará otro nivel.
 Capítulo 3

Chapter 1
Plantillas para el
What is
onboarding
a brand?
Capítulo 3

Plantillas para el onboarding

Una vez que hayas leído y revisado el contenido de este ebook, puedes emplear
las siguientes herramientas, diseñadas a modo de plantilla, para desarrollar una
integración u onboarding de una manera que sea más sencilla para los miembros de
tu equipo.

1. Plantilla de email de bienvenida

Este formato está diseñado para crear un correo electrónico para tus nuevos
colaboradores de equipo dentro de la empresa. Te sugerimos utilizar un banner
o imagen de diseño personalizado para cada integrante. Esto generará más
engagement durante el proceso de incorporación.

2. Plantilla de plan padrino

El plan de apadrinamiento, sponsor, soporte o plan padrino es la forma en que los
colaboradores con más experiencia ayudarán a los nuevos integrantes durante su
proceso de integración a la empresa.

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Utiliza este formato para comunicar a los miembros de tu equipo que han sido
seleccionados para dar la bienvenida a los nuevos miembros. Esta persona será tu
«partner» —alguien diferente al equipo de RH y a tu líder—, para ayudarte a que el
ingreso a la empresa sea el mejor. Tu padrino tendrá como objetivo apoyarte en lo
que necesites, conocerte y además contarte su historia de éxito.

3. Plantilla para contactar a miembros del equipo

Esta plantilla está diseñada para que el nuevo colaborador reconozca las áreas y
los puestos. Con ello logrará saber en términos generales qué hacen, quiénes son y
cómo puede contactar a las personas de su equipo. Sin duda, las primeras reuniones
pueden resultar algo confusas, pero solo es cuestión de adaptación, algo de tiempo
y mucha disposición para ayudarle a conocerlas en su totalidad.

4. Plantilla con beneficios, políticas e información de la

empresa
Por último, esta plantilla está diseñada para ayudarte a compartir información
importante con los nuevos miembros del equipo. Aquí podrás detallar los beneficios
con los que contará el nuevo integrante. Ten en cuenta que esta es una plantilla
que siempre estará en construcción, porque se busca que cada día se brinden más
beneficios y herramientas que lleven a tu equipo de trabajo a ser mejores personas
y profesionales. Recuerda que si surge alguna duda acerca del beneficio-alianza
por parte de algún colaborador, lo ideal es que hablen con el área de Recursos
Humanos.

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Conclusión
Luego de haber leído esta guía sobre el proceso de onboarding y conocido las
plantillas y checklists que diseñamos para ti, esperamos que este material sea de
utilidad para construir un proceso de onboarding de forma estratégica.

Estamos seguros de que obtendrás un efecto positivo en los empleados de nuevo

ingreso y resultados duraderos para toda tu organización. Si aún no has hecho una
actualización, este es el momento de evaluar tus procesos de onboarding y
estructurar un nuevo plan que te permita aplicar todo lo visto a partir del primer día
de contratación de cualquier nuevo empleado.

Con el enfoque correcto, todos podrán desarrollar un sentido de pertenencia a

través del proceso de onboarding. Verás que con ello la cultura empresarial se
fortalecerá y los resultados por equipo serán mejores.

Esperamos que estas plantillas ayuden a que tus procesos de onboarding sean más
divertidos, menos tediosos y puedas encantar a los nuevos colaboradores para que
se queden contigo y sigan cosechando más triunfos.
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