Auditoria GPLC

02 de agosto del 2021, Gómez Palacio, Durango.

Para: Mónica Pérez Domínguez / GZBR

De: Azucena Méndez Cabrales / GA

Asunto: Informe de resultados de Inventario General Ropa cedis GPLC julio 2021.

Objetivo

• Es validar el proceso de toma de inventario General Ropa para determinar el control interno que se lleva en el mismo.

• Dar a conocer las áreas de oportunidad detectadas en el proceso de inventario general en cedis regional GPLC.

• Generar y proporcionar recomendaciones y/o mejoras en los procesos de toma de inventario General Bodega Ropa en
base al nuevo proceso por localidades en secciones.

Antecedente

Como parte del cumplimiento fiscal en la toma de inventarios Generales Ropa en Cedis Coppel, el departamento de
auditoría interna participa en la validación y toma de inventario mediante muestras, el cual se realizó a finales del mes de julio
2021, tomando en cuenta que anteriormente las secciones se llevaba un método de preparación por lotes en cada pasillo que
tuviera cada surtidora y actualmente se lleva mediante localidades que se distribuyen en cada sección por zonas en pasillos.
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RESULTADOS
(TABLA DE RESULTADOS)

SECCIÓN 1 COLGADO 1:

• Participación por parte de auditoría en la sección realizando muestreos de 6,695 unidades de muestreo, se tomaron en
cuenta los códigos con mayor valor monetario para seleccionar dichas localidades.

• Se observó un buen acomodo de la mercancía, excesos de mercancía lo cual provocó localidades virtuales de surtible
y no surtible que se re trabajan en la conclusión del inventario de la sección y solo algunas prendas con polvo.

SECCIÓN 2 COLGADO 2:

• Participación por parte de auditoría en la sección realizando muestreos de 8,474 unidades, se tomaron en cuenta los
códigos con mayor valor monetario para seleccionar dichas localidades.
• Buen acomodo y limpieza de la mercancía lo que facilito el muestreo, excesos de localidades virtuales de surtible y no
surtible que se re trabajan en la conclusión del inventario de la sección y solo algunas prendas con polvo.
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SECCIÓN 3 JUGUETERIA – PERFUMERÍA:

• Participación por parte de auditoría en la sección realizando muestreos en la sección con 8,730 unidades de muestreo,
se tomaron en cuenta los códigos con mayor valor monetario para seleccionar dichas localidades.

• Buen acomodo y limpieza de la mercancía lo que facilito el muestreo, no se presentaron excesos de localidades
virtuales de surtible y no surtible por lo que se terminó más rápido que otras secciones, solo algunas prendas con
polvo.

SECCIÓN 4 DOBLADO:

• Participación por parte de auditoría en la sección realizando muestreos en la sección con 29,275 unidades de muestreo,
se tomaron en cuenta los códigos con mayor valor monetario para seleccionar dichas localidades.

• Buen acomodo de mercancía, pero algunos pasillos con del área con polvo.

• Se encontró en la sección 4 en el área de pantalones Levi’s, que se tienen pantalones de diferente estilo con el mismo
sku, lo que llama la atención es que dichos pantalones no son de las mismas características físicas y comentarios de
gerente son de que a Picking así le llegan de proveedor lo cual es relevante ya que son muy pocas las cantidades.

• Se observó en primer instante que Gerente no contaba con la herramienta necesaria para la aplicación y verificación de
inventarios (IMPRESORA EPSON) por lo que se tuvo dificultad para imprimir existencias de las localidades.
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• Se observó que en los pasillos se tiene acumulación de suciedad y basura que se genera del movimiento y acomodo del
total de existencias físicas de los SKU´S por pasillo.

• Se observó que se tienen problemas de conectividad de las PDA´S ya que al estar tomando el inventario las surtidoras
en ocasiones las sacaba del sistema y no se guardaba el inventario que se estaba tomando, lo que les genera atraso en
la toma de su inventario.

• Al realizar las muestras de la leche en polvo y artículos de la canasta básica se detectaron excesivos folios de
localidades no surtibles ya que se tenían productos perecederos con fechas de caducidad vencidas, tales fueron los
jugos JUMEX, jugos ARIZONA, Frijoles REFRITOS, GERBERS, etc. se encontraron códigos mezclados en distintos
racks, lo cual no permitió realizar la toma de estos códigos informando a Gerente de sección Agustín Moran.

SECCIÓN 6 ZAPATERÍA:

• Participación por parte de auditoría en la sección realizando muestreos en la sección con 13,814 unidades de muestreo,
se tomaron en cuenta los códigos con mayor valor monetario para seleccionar dichos lotes.

• Buen acomodo de mercancía, pero algunos pasillos se encontraron cajas de zapatos con polvo y algunos racks con
basura.
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Conclusiones

• Inventario General en cedis Regional Ropa Gplc realizado del 26 al 30 de julio del año en curso arrojando un resultado
de mercancía surtible con unidades faltantes con un valor de $ y lo no surtirle con unidades sobrantes con un valor de
$ lo cual arroja un sobrante final de unidades y un importe total de $

• Observando los resultados de inventario la sección 4 en el No surtible tiene el mayor sobrante registrado con un total de
$ lo cual representa el % de todo el sobrante registrado, seguida de la sección 6 zapatería con un total de $ siendo el %
del sobrante total, por comentarios de gerente se llegó a la conclusión de que la mayoría de los NO SURTIBLES es por
mercancía de primera necesidad (Canasta básica) que ya están caducados, debido a que el surtido de dichos artículos
(enlatados, embazados, embotellados y empaquetados) sale muy poco a las tiendas.

• Hay secciones que están generando un porcentaje de cambio de unidad surtible a no surtible, siendo la sección 4 la
más representativa de estas con un faltante en el surtible de $ con unidades, uniformes con un faltante de $ con
unidades y la sección 6 con un faltante de $ con unidades.

• Auditoría interna como tercera línea de defensa participo con muestreos en las diferentes áreas, en total de 66,988
unidades el cual representa un __ % del total de existencia en este inventario, en estos muestreos se detectaron
diferencias en la sección 1,2,3,4 y 6 realizándose los ajustes correspondientes.

• Se detectó que la primera línea de defensa mantiene mercancía en exceso (surtible y no surtible) la cual se acomoda en
caja de cartón o en algún lugar de los racks que estuviera desocupado generando localidades virtuales surtibles y no
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surtibles lo cual generó doble trabajo ya que a falta de la preparación post al inventario en las secciones se tuvieron
mercancías sin asignar localidades eso sin tomar en cuenta lo que Picking dejó pendiente, durante la toma de inventario
se complica su toma generando posibles errores en toma de inventario esto en todas las secciones.

• No se tuvo la participación activa por parte de la segunda línea de defensa por centralizador Marco Contreras Bautista
quien participo en inventario pasado del mes de enero 2021 llevando a cabo la supervisión del proceso de toma de
inventario, la cual hubiera sido de gran ayuda debido a la instalación del nuevo proceso por localidades tanto para
personal del cedis ropa como para el departamento de auditoría, las dudas y las aclaraciones se lograron comprender
durante la aplicación de los inventarios.
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Propuestas

• Se recomienda hacer un análisis a fondo de los resultados obtenidos en el inventario ya que como se mencionó las
secciones 4 y 6 son las que presentan mayor diferencia en faltante surtible y sobrante no surtible en excesivas
localidades sin asignar, preferentemente realizar un acuerdo con los funcionales intermediarios que se encargan de los
indicadores de surtido a las tiendas y se estudie mejor el suministro y abastecimiento de los productos perecederos.

• Se recomienda realizar una reunión entre las partes operativas involucradas en el proceso siendo los Gerentes de las
distintas secciones la primer Línea de defensa para evitar este tipo de irregularidades basándonos en el hecho de que
los gerentes son las personas más involucradas en el proceso y son quienes conocen las áreas de oportunidad dentro
del mismo y generar planes de acción para tener un inventario sano en sus secciones correspondientes.

• Realizar un recorrido en el Cedis y detectar las áreas donde se necesite realizar una campaña de limpieza
principalmente en la sección 1, 4 y 6 donde se detectó más polvo y evitar que los colaboradores dejen basura de la
mercancía por los pasillos, así mismo, solicitar ventiladores portátiles con suministro de agua para que en temporadas
de calor, se mantenga fresco el ambiente y se disminuya la fatiga en los colaboradores ya que no se consideran que
tienen instalaciones ergonómicas.

• En base a las observaciones generadas de las diferencias reales detectadas en los inventarios se recomienda se
aplique una mejora al proceso de localidades y se fragmente cada localidad en “n” cantidad de posiciones para que al
momento de realizar inventarios o detectar alguna diferencia durante aplicaciones de auditorías o revisiones especiales,
sea más fácil el poder realizar el ajuste solo del SKU que se encuentre en la posición que tiene diferencias y no tener
que volver a contabilizar todos los SKU´s que están en la localidad. Ejemplo; la localidad 403020101 tiene 150
unidades divididas en 5 SKU´S las cantidades por SKU son las siguientes:

SKU DESCRIPCIÓN CANTIDAD EN CANTIDAD FISICO DIFERENCIA

SISTEMA

125458 Pantalón x 50 50 0
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135248 Pantalón y 50 50 0

147852 Pantalón z 50 49 -1

136987 Pantalón a 50 49 -1

124659 Pantalón b 50 50 0

Si la localidad se dividiera en 5 posiciones una para cada código que hay, únicamente se tendría que realizar el ajuste de los
sku´s que tuvieron diferencia y no tener que volver a tomar toda la localidad completa, con esto, se tendrían tiempos
eficientes y al momento de detectar algún sku con “n” cantidad sin localidad se pueda asignar en una posición y evitar re
trabajar las localidades virtuales al final de cada inventario.

Gestión

Con base en la revisión en este informe, se solicita lo siguiente:

• Plan de acción a seguir en base a los hallazgos detectados en el proceso de dicho inventario para que en próximo
inventario se generen las mismas áreas de oportunidad.

• Aseguramiento de la primera línea de defensa (operación) en cada proceso que lo involucra.