MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE

INVENTARIO
MAAZ HIPERMERCADOS

VICTOR OBERTO
JENNIFFER VARGAS
HUMBERTO CASTRO
JHOANGEL RIERA
IVANESCA UGARTE
GIOVANY MIQUILENA
 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Esp/Cord/Lid Inventario
DEPENDENCIA: Administrativa/Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Gerencia

MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Controlar, gestionar y supervisar todos los procesos relacionados al área de
inventario o que afecten al mismo de manera directa o indirecta.
FUNCIONES ESCENCIALES
1. Auditar todas las cargas de mercancía que sea registrada en el
hipermercado, tanto compras, notas de entrega y cargos.

2. Gestionar y definir el sistema para el control del inventario

3. Evaluar los movimientos de mercancía por proveedor.

4. Mantener el orden y control de los procedimientos en el departamento, así

como el cumplimiento de las funciones de cada personal del área.

5. Controlar y reducir a su mínima expresión los costos de los descargos de

inventario (Merma/producción/uso interno).

6. Planificar la estrategia para las actividades de los inventarios cíclicos.

7. Revisar y analizar los movimientos de unidades de mercancía con

diferencias en el sistema, además de los distintos incidentes que pudiesen
generar diferencias a nivel de facturación.
 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Especialista de inventario (carnicería)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario/ Líder Perecederos
MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Controlar, verificar y analizar los procesos de recepción, transformación, venta
y avería de toda la mercancía relacionada al área de carnicería.

FUNCIONES ESCENCIALES
1. Supervisar la recepción de mercancía en el área de carnicería.

2. Auditar y controlar el proceso de desposte y transformación de mercancía.

3. Evaluar, controlar y analizar las mermas naturales de toda la mercancía.

4. Supervisar la presentación en piso de ventas de toda la mercancía.

5. Determinar la procedencia de la mayoría de la merma natural de los

procesos, tanto en depósito de materia prima como en piso de ventas.

6. Realizar una vez por semana inventario general del departamento.

7. Colaborar con los inventarios cíclicos de piso de venta.

 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Especialista de inventario (Fruver)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario/ Líder Perecederos
MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Controlar, verificar y analizar los procesos de recepción, transformación, venta
y avería de toda la mercancía relacionada al área de fruver.

FUNCIONES ESCENCIALES
1. Supervisar la recepción de mercancía en el área de fruver.

2. Auditar y controlar el proceso de transformación de mercancía.

3. Evaluar, controlar y analizar estadísticamente las mermas naturales de

toda la mercancía, así como de la merma desconocida o no determinada.

4. Supervisar la presentación en piso de ventas de toda la mercancía y su

venta.

5. Realizar una vez por semana inventario general del departamento.

6. Mantener orden en cuanto a los procesos de solicitud de compras y pedidos

de los distintos rubros, trabajando de la mano con los operadores del área.

7. Colaborar con los inventarios cíclicos de piso de venta.

 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Especialista de inventario
(Panadería/producción)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario/ Líder Panadería

MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Controlar, verificar y analizar los procesos de descarga para producción,
procesamiento de productos no aptos para la venta, y auditoria de toda la
mercancía relacionada con el área de panadería y producción.

FUNCIONES ESCENCIALES
1. Supervisar la recepción y almacenamiento de mercancía para el área de
producción panadería y pastelería.

2. Auditar y controlar los descargos y uso de materia prima para producción.

3. Evaluar y analizar estadísticamente el uso de la materia prima para

producción.

4. Supervisar los cargos de mercancía y el debido registro en el sistema para

su venta al público.

5. Realizar una vez por semana inventario general del depósito de materia
prima para mantenerlo sincerado.

6. Mantener orden en cuanto a los procesos de solicitud de compras y pedidos

de los distintos rubros, trabajando de la mano con los operadores del área.

7. Colaborar con los inventarios cíclicos de piso de venta.

 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Analista de inventario
(charcutería/maaz food)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario/ Líder Perecederos/
Gerente Restaurant
MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Controlar, verificar y analizar los procesos de transferencia y transformación de
mercancía para su venta en restaurant, al igual que para el área de charcutería

FUNCIONES ESCENCIALES
1. Supervisar la recepción y almacenamiento de mercancía para el área de
charcutería.

2. Auditar y controlar los descargos, transferencias y transformación de

mercancía para su venta en charcutería y restaurant.

3. Evaluar y analizar estadísticamente el uso de la materia prima para

restaurant.

4. Supervisar los registros de los productos en el depósito de materia prima

correspondiente al área de charcutería.

5. Realizar una vez por semana inventario general del depósito de restaurant.

6. Mantener orden en cuanto a los procesos de solicitud de compras y pedidos

de los distintos productos de materia prima del restaurant, trabajando de la
mano con la gerencia del mismo.

7. Colaborar con los inventarios cíclicos de piso de venta.

 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Analista de inventario (Piso de ventas)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario
MANUAL DE FUNCIONES

OBJETIVO PRINCIPAL
Verificar y revisar la recepción de mercancía junto con el personal de almacén,
al igual que al momento de realizar las transferencias de productos a piso de
venta.

FUNCIONES ESCENCIALES
1. Supervisar la recepción de mercancía y coordinar junto con los distintos
departamentos involucrados el depósito de destino de la misma.

2. Auditar y controlar las transferencias y transformación de mercancía para

su exhibición en piso de ventas.

3. Realizar diariamente, dependiendo de las instrucciones del líder del área,

inventarios cíclicos de los productos en anaqueles.

4. Revisar y analizar diariamente junto con el encargado del área los

movimientos de los productos con diferencias arrojadas en los resultados
de los cíclicos.

5. Realizar dos veces al mes, junto con el personal de almacén un inventario

general de dicho depósito.
PROCEDIMIENTOS
 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Esp/Cord/Lid Inventario
DEPENDENCIA: Administrativa/Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Gerencia
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

N° PROCEDIMIENTO
1 Solicitar y auditar diariamente todas las compras (facturas y notas
de entrega) con el fin de corroborar que no exista problema con la
existencia o con la codificación de ningún SKU registrado.
2 Comparar todas las compras de mercancía con el formato de
recepción de almacén de cada factura, según corresponda.
3 Auditar, analizar y corregir los productos con diferencias arrojadas
en los inventarios cíclicos.
4 Auditar las compras, formatos de recepción, notas de salida y
facturas originales de productos que reposan desde gestiones
anteriores en el depósito de diferencias.
5 Realizar cargos, descargos y ajustes de inventario de mercancía
que haya sido registrada de manera errada en algún código o que
se haya facturado mal en el área de caja.
6 Realizar solicitudes de descargos para
producción/donación/incentivo al personal y otros, con los costos
en dólares de cada producto, extraído del valorizado, con el fin de
entregar a la gerencia de la tienda un monto real en cuanto al costo
de cada uno de los procesos que se lleven a cabo.
7 Indicar cómo y realizar de manera conjunta con los analistas y
especialistas del departamento los inventarios cíclicos de la tienda.
8 Programar y coordinar junto con el personal de tienda, perecederos
y almacén los inventarios generales a realizarse con un
cronograma determinado, que se debe hacer llegar a cada
departamento al cierre de cada mes.
9 Generar una vez por semana el reporte valorizado de toda la
tienda, con el fin de analizar y estudiar cada uno de los
productos/SKU que pudiesen tener algún tipo de error o problema.
10 Cumplir con las funciones y procedimientos de los especialistas o
analistas de cada área, en caso de que el personal de turno no se
encuentre disponible para dicha actividad por cualquier razón.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Especialista de inventario (carnicería)
DEPENDENCIA: Operativa
NUMERO DE CARGOS: Uno
REPORTA A: Coord. Inventario/ Líder Perecederos

N° PROCEDIMIENTO
1 Verificar al momento de la recepción de toda la mercancía en el
área de carnicería los pesos que vienen en factura de cada
producto, para constatar la merma inicial de cada producto, así
como las diferencias que tendría que reconocer el proveedor,
devoluciones, entre otras novedades.
2 Llevar a cabo, junto con la persona encargada de carnicería el
proceso del desposte de la carne (Res/Cerdo) al igual que la
transformación de mercancía que así lo requiera, con el fin de
determinar la merma total de cada producto, tanto durante el
tiempo que permaneció en cava de igual forma en la que se recibió
como posterior a la transformación.
3 Solicitar sea indicado para supervisar cualquier tipo de novedad al
momento de presentar la mercancía en piso de ventas, se deben
verificar los pesajes de toda la mercancía antes de ser exhibida o
transformada en otro producto en piso de ventas.
4 Realizar de una a dos veces por semana, junto con el personal
encargado de carnicería un inventario general del departamento,
para determinar la merma total de cada uno de los productos que
se produce posterior a su transferencia a piso de ventas (Pollo
entero y carne despostada en mostrador) para determinar esa
merma natural no controlada que se va acumulando en piso de
ventas y que con el tiempo generará grandes diferencias y por lo
tanto un costo más elevado al momento de sincerar el deposito.
5 Realizar junto con los analistas de piso de ventas los inventarios
cíclicos de la tienda, con el fin de colaborar en el control y mejoría
del departamento.