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UNIDAD EDUCATIVA
“AMARILIS FUENTES ALCÍVAR”
Cdla. COVIEM, calle Juan Montalván y Jacinto Rodríguez, Telf: 2498616 – 2498962
E-mail: amarilisfuentesalcívar@gmail.com
GUAYAQUIL – ECUADOR

PROYECTO DE GRADO
DIDACTICO DEMOSTRATIVO

TEMA: “TIPOS DE CORRESPONDENCIA EN EL AMBITO

EMPRESARIAL”

Bachillerato Técnico
ÁREA: SERVICIOS
PERFIL PROFESIONAL: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ESTUDIANTE: GUAMAN DOMINGUEZ AIDA NICOLLE

C.I. 0955807169
BAQUE MALAN CESAR DAVID
C.I 0958601437
CURSO: TERCER AÑO DE BACHILLERATO
PARALELO: “A”

Tutor: DIPL. ZULEMA PINEDA PONCE

Año Escolar 2022 – 2023

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AGRADECIMIENTO

Agradecemos a Dios por su guía en todo momento en cada

paso que damos, por iluminar nuestro camino hacia nuestros
objetivos. A nuestros padres por las enseñanzas, por los
consejos dados, por los ejemplos de vida, por los valores
inculcados que nos hacen las personas que somos hoy en
día. A nuestros familiares por las palabras de aliento y
perseverancia. A nuestra tutora por trasmitir sus
conocimientos y por su guía en los pasos dados y por
incentivarnos a lograr nuestros objetivos. A nuestros
profesores que durante los 6 años de estudios nos impartieron
sus conocimientos para que de esta manera lo pongamos en
práctica en nuestra culminación de bachiller
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DEDICATORIA

Queremos dedicar este trabajo a Dios, porque sin él nada es

posible, a nuestros padres por habernos dado el empuje de
seguir adelante en nuestra carrera, por cada consejo y cada
palabra de aliento, a nuestros profesores por habernos
formado y brindado su conocimiento en toda esta etapa
estudiantil, a nuestros compañeros por ser cómplices en el
entorno estudiantil, y a cada persona que de una u otra
manera formaron parte de este hermoso camino.
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ÍNDICE

AGRADECIMIENTO ................................................................................................................................... 2
DEDICATORIA ........................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 5
ANTECEDENTES ........................................................................................................................................ 6
JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................................... 7
OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 8
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................. 8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................................................................... 8
PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO .................................................................................................................. 9
2. DESARROLLO DEL PROYECTO DEMOSTRATIVO ............................................................................. 10
2.1 RESPUESTA A PREGUNTA TEÓRICA .................................................................................................. 10
2.2. IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD DE LA FIGURA PROFESIONAL................................................. 12
3. EXPLICACIÓN ESCRITA DEL DESARROLLO ...................................................................................... 13
3.1. EXPLICACIÓN ESCRITA DEL DESARROLLO .................................................................................. 15
3.2 PROPUESTA ...................................................................................................................................... 15
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA ..................................................................................... 16
3.3. CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 18
3.4. RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 19
4. SISTEMIZACION .............................................................................................................................. 20
ANEXOS .................................................................................................................................................. 20
4.1. REFERENCIAS .............................................................................................................................. 29
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INTRODUCCIÓN

En la actualidad, una buena gestión de la correspondencia es fundamental en

el sector empresarial ya que a través de la misma puede afianzarse la relación entre
cliente-proveedor. La mayoría de las transacciones comerciales se llevan a cabo
mediante la comunicación escrita, es decir, la correspondencia. Por lo tanto, la rápida
y eficiente gestión de la misma puede aumentar el nivel de las ventas de una empresa.
Además, gran parte del desarrollo de las operaciones comerciales de un negocio
dependen del buen uso de la misma. (officemadrid, 2020)

Por consiguiente, la correspondencia se relaciona estrechamente con los

documentos contables y administrativos de la compañía. A través de ella se
comparten los documentos esenciales para la elaboración de declaraciones
tributarias. Entre estos figuran documentos importantes que se manejan a través de
este medio como las demandas, citaciones o requerimientos.

El presente proyecto surgió con la necesidad de determinar la influencia

que tienen la gestión de correspondencia en el desarrollo organizacional de la

empresa. Cabe destacar que la correspondencia es un elemento importante en las
organizaciones diariamente, dado que, la misma nos permite enviar y
recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes
ahorrando tiempo.
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ANTECEDENTES

Según (SGAIM, 2020) dice que : “El control de la correspondencia es una parte
fundamental de la gestión documental de cualquier empresa. Garantizar que la
información la recibe el destinatario, en los tiempos adecuados, es una labor de
coordinación necesaria para la eficacia de la organización.

En relación al proyecto es de gran ayuda clasificar toda la información

correctamente, sobre todo porque hay que tener en cuenta aspectos como: asunto,
destinatario, remitente, tipo y prioridad de documento, o si se trata de un envío masivo
o individual. La clasificación de la correspondencia no sólo facilita la gestión
documental, sino que optimiza los procesos, reduce el riesgo de perder información y
acorta los tiempos de respuesta.

En una segunda investigación (Equipo editorial, 2021) afirma que: “La

comunicación organizacional es mucho más que un simple intercambio de datos ya
que contempla también el establecimiento de las dinámicas de cooperación,
de coordinación y de avance conjunto hacia los objetivos, o sea, sirve en gran medida
para la gestión de la organización y la integración de sus distintos elementos, teniendo
así un impacto en la productividad y la calidad”.

El fragmento con el presente proyecto tiene una relación dado que el área
contable y administrativa está directamente relacionada con la correspondencia,
especialmente cuando se trata de documentos contables.
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JUSTIFICACIÓN

El proyecto demostrativo alcanza relevancia, a nivel teórico debido a que

profundizará en algunas definiciones de términos que son importantes dentro del
ámbito empresarial, los cuales se encuentran estrechamente ligados a la
comunicación de la organización, en especial en lo que implica la correspondencia.

Por otra parte, a nivel práctico permitirá trabajar en posibles ejes para abordar
la problemática que implica el desconocimiento por parte de los estudiantes en lo que
concierne a la correspondencia de las empresas, un aspecto que no alcanza
relevancia en el contexto de la educación secundaria, sin embargo, si será importante
en la educación superior y dentro de la vida laboral.

Por último, el proyecto demostrativo es importante a nivel académico debido a

que permite afianzar y demostrar los conocimientos obtenidos a lo largo del tiempo
con la finalidad de alcanzar una evaluación favorable que permita a los docentes
evidenciar el desempeño académico de los estudiantes ya que la enseñanza de la
gestión corresponsal tiene como objetivo preparar a profesionales técnicos al servicio
de los negocios, empresas y comunidad demostrando todas sus capacidades y
habilidades intelectuales.

Puesto que el motor principal, es construir teorías y modelos teóricos sobre el

rol que desempeña dentro de la sociedad, organizaciones y mercados.
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar un análisis de estudio sobre la transcendencia de la gestión de

correspondencia en las empresas de la ciudad de Guayaquil, dado que, contribuyen
en la calidad y efectividad en la prestación de servicio; puesto que toda organización,
con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un
intercambio de correspondencia con otras organizaciones. Por consiguiente, se dice
que las empresas forman parte de mercados competitivos que actúan en un mundo
globalizado, por tal razón, en todas las entidades existe una persona o departamento
encargada de la manipulación de correspondencia que llega o sale de esta.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Describir la utilidad de la correspondencia mediante la gestión informática,

en vista de que, la tecnología e información ha cambiado en muchos casos
el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a
la empresa, en donde, el responsable de la recepción debe asegurarse de
que el destinatario es la empresa o la persona que trabaja en ella.
• Determinar la recepción y clasificación de la correspondencia, debido a que
la llegada de la correspondencia puede producirse a través de los servicios
de Correos o empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será
la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas
de Correos, al tener contratado un apartado de correos.
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PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

Para nuestro proyecto demostrativo usaremos una planificación basada en el

diagrama de Gantt en donde podemos observar la estructura con cada una de sus
partes, y las fechas correspondientes a cada actividad.
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2. DESARROLLO DEL PROYECTO DEMOSTRATIVO

2.1 RESPUESTA A PREGUNTA TEÓRICA

¿Cuáles son los tipos de correspondencia que se elaboran dentro del ámbito
empresarial?

Dentro del ámbito empresarial se genera varios tipos de correspondencia, no

obstante, estos tipos difieren dependiendo del tipo de empresa ya sean públicas o
privadas:

Según su contenido:
• Primera Clase: Indica toda la correspondencia personal que contiene
únicamente información escrita, como cartas, postales, documentos
comerciales y de negocios, periódicos, etc.
• Segunda Clase: Comprende toda la correspondencia relativa a bultos,
encomiendas, i.e. artículos de tamaño considerable, que son manejados por
una oficina de correos separada.
Por su tramitación:
• Correo: su tramitación corresponde al envío del área postal al destino
correspondiente. A su vez, se pueden dividir en: Normal, la correspondencia
sigue el recorrido habitual por correo; y certificado, lo que significa que el
remitente paga una tasa doble para que la oficina entregue un recibo de que su
escrito ha llegado a su destino previsto.
• Telégrafo: En las oficinas de telégrafo se envían mensajes, normalmente muy
breves.

Según su forma:
La correspondencia se distingue por la forma de redacción y presentación, por
lo que cada una tiene
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• La Correspondencia Comercial: estos escritos son comunicados por

comerciantes, industrias, diversos tipos de negocios, etc. Su objetivo principal
es impulsar los negocios y promover los negocios.
• Correspondencia oficial: la correspondencia oficial es la correspondencia
entre los municipios del estado y varias instituciones del estado, municipios,
etc.

Según el destino:

• Publicas: La información que contiene en su poder puede ser transmitida y

difundida a través de los distintos medios de comunicación, como la prensa, la
radio, la televisión, etc. Ya que su contenido es de carácter público y su
información es general.
• Privadas: La información es particular, generalmente comercial y, sobre todo,
oficial. Esta correspondencia está destinada a una o varias personas
selectas que tienen el derecho de acceder a esa información.

Figura 1: Tipos de correspondencias.

Elaboración: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.

Fuente: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
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2.2. IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD DE LA FIGURA PROFESIONAL

IMPORTANCIA

Con el tiempo, la gestión administrativa se ha convertido en un puesto poderoso

y muy necesario para cualquier empresa. Realizarla de buena manera significa
importantes beneficios comerciales, como bien saben quiénes eligen participar en el
sector empresarial. y que para ello se estudia dentro del bachillerato técnico como
base para poder estar preparado ante las exigencias en la educación de tercer nivel y
el mundo laboral.
La gestión administrativa, primero, tiene que ver con mantener saludables las
ganancias de la empresa. Y si no hay control de costos ni intención de reducir las
pérdidas, el negocio probablemente colapsaría. Este no es el caso del trabajo de
gestión administrativa, cuya función es organizar todos los aspectos del negocio,
incluido el departamento financiero, donde el flujo de caja es más fácil de controlar.

Por otra parte, la información importante se enfoca en el nivel administrativo y

se superpone, por lo tanto, también se evitan algunas deficiencias en la gestión de
transacciones. Esto también significa que se reduce la cantidad de errores que pueden
ocurrir cuando se necesita enviar información a otro departamento. Para que esto sea
posible, se debe utilizar un buen sistema de gestión, al que solo unas pocas personas
tienen acceso, así mimos capacidad de cambio, la cual se puede obtener desde la
preparación evidenciada en el bachillerato técnico.

APLICABILIDAD

La figura profesional que actúa en el proyecto es el de gestor administrativo

encargado de proyectar metas, definir objetivos, establecer recursos necesarios y las
actividades que se van a realizar en determinado período de tiempo para tener éxito.
Eso es algo que se puede conseguir o bien formando al personal a través de la
formación desde el bachillerato técnico en este sentido o bien optando por estudiantes
que vayan con amplios conocimientos en la materia a la educación universitaria
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3. EXPLICACIÓN ESCRITA DEL DESARROLLO

Para el desarrollo del presente proyecto de grado, en la figura profesional de

“Gestor Administrativo”, se determinó el índice de competencia que presentan las
empresas públicas y privadas encargadas de la gestión de correspondencia. A
continuación se mencionan algunas de ella:

Ilustración 1: Empresas de correspondencias en Ecuador.

Elaboración: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.

Fuente: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
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En relación a lo investigado, se observa que el sector de servicios de

correspondencia en el Ecuador está en constante crecimiento, el mercado en el cual
el servicio está sumergido cada vez es más grande, lo cual ha generado un alto nivel
de competencia en el sector, lo que ha motivado a las empresas a esmerarse por
brindar una mejor asistencia a los usuarios. De acuerdo a la Superintendencia de
Compañías, existen 353 empresas Courier en el país, legalmente constituidas y
registradas por dicha institución.

De tal forma, que la demanda creciente de este sector es lo que empuja a este tipo
de servicios a ser más competitivos, tiempo de entrega oportuna y seguridad a la
correspondencia y paquetes de los usuarios del servicio. Pero como en toda actividad,
también existe una competencia desleal, debido a la existencia de gran cantidad de
empresas que se encuentran funcionando de manera informal, por lo que es necesario
establecer reglamentos y normas, los cuales deben regir a las empresas courier para
garantizar su adecuado funcionamiento y sobre todo para que esta actividad se
maneje de forma legal.

Finalmente, Como se ha podido analizar, si bien existen factores que perjudican al

sector courier, también existen factores que lo benefician. El tratar de dar soluciones
integrales a los problemas de logística y de seguridad a los que se enfrentan a diario
las personas y organizaciones, es compromiso de las empresas de correspondencia
que hoy en día tienen mayor acogida por sus múltiples cualidades.
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3.1. EXPLICACIÓN ESCRITA DEL DESARROLLO

3.2 PROPUESTA

Dentro de la propuesta se realizó una investigación que abarca todo lo

relacionado a la gestión de correspondencias empresarial, en donde se indagó y se
determinó cada uno de los específicos planteados en el presente proyecto.

Como factor clave, se determinó con el pasar de los años se han

perfeccionados las técnicas y los estilos según la situación y motivo con la que se
presente una correspondencia, pero hoy en día se ha ido reemplazando poco a poco
por los e-mails, por ser una forma más rápida y confiable de que la información llegue
al destinarlo correspondiente. Debido a que hoy en día es probable encontrar la
correspondencia sobre todo en el área laboral y operaciones comerciales, como
contratos, cartas de recomendación, cartas de prestación de servicios, etc.

Figura 2: Factores que interviene en la metodología de la investigación

Elaboración: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.

Fuente: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
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CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA

Con la finalidad de presentar la propuesta, se ha creado una encuesta con los

criterios que se tendrá en cuenta para la aprobación del proyecto por parte de
personas que conocen del tema en relación a la gestión de correspondencia. Cada
una de las preguntas van a verificar el cumplimiento de los objetivos que fueron
planteados desde el inicio del trabajo de grado. Se tomó en cuenta la opinión de 10
personas de la ciudad de Guayaquil.

Por otro lado, en la Tabla No 1, se visualizan los parámetros de evaluación a

las personas, en donde se observa la autenticidad de la información y la aceptación
del proyecto de grado.

Tabla 1: Parámetro de Evaluación

Elaboración: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.

Funcionalidades Criterios De Evaluación

¿Considera que el uso de la correspondencia tradicional

sigue siendo útil en la actualidad?
Proyecto ¿Es de su agrado que se actualice la correspondencia
De mediante el uso de la tecnología con el fin de facilitar
Grado procesos?
¿Cree usted que el uso de la correspondencia mejora la
rentabilidad en la gestión comercial de una empresa?
¿Cree usted que la gestión administrativa influye mucho
para que una empresa sea exitosa?
¿Se cumplió con cada uno de los objetivos propuesto
para el presente proyecto de grado, de tal forma, que
haya despejado dudas referentes a la gestión de
correspondencia?
Fuente: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
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En la Tabla No 2, se visualizan las respuestas obtenidas por las 10 personas

encuestadas de la ciudad de Guayaquil. Cabe señalar que las respuestas van de una escala
de “Totalmente en desacuerdo” a “Totalmente de acuerdo”.

Tabla 2: Resultado de los criterios de aceptación

P1 P2 P3 P4 P5

Totalmente
en
desacuerdo

En
desacuerdo
Mediamente 2
de acuerdo

De acuerdo 2 6 5 8 8

Totalmente 8 4 3 2 2
de acuerdo
Elaboración: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
Fuente: Baque M. César D., Guamán D. Aida N.
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3.3. CONCLUSIONES

• Se determinaron los fundamentos teóricos que permitieron realizar este

proyecto de investigación y mediante el uso de instrumentos de investigación
se pudo analizar la situación que se encontraban las empresas de
correspondencia en la ciudad de Guayaquil en su gestión administrativa.
• La retroalimentación oportuna establecerá indicadores de gestión a su vez
medirá los avances y resultados, para verificar el estado actual de las
correspondencias y objetivos de la empresa.
• Se concretó que la optimización del proceso de gestión administrativa de las
empresas de correspondencia en relación de los costos y gastos implican,
medir la competitividad y competencia laboral de sus trabajadores. Esta se
debe cuantificar en base a estudios estadísticos del servicio que reciben los
clientes referentes a la atención que convienen ante el requerimiento.
• Se realizó una búsqueda bibliográfica sobre la gestión de correspondencia, se
encuentran varios trabajos de grado y artículos de revista, que hacen referencia
que las empresas optimizan el tiempo de los empleados y así mejoraran la
calidad de vida de sus colaboradores y la prestación de servicios que ofertan
dichas organizaciones.
• Las empresas de correspondencia consideran que su gestión está enmarcada
en un servicio físico. Su utilización ha sido una de las soluciones para cada
persona debido a la situación sanitaria en la que se encuentra cada país, dando
así la pauta para el desarrollo del tema que se trata en este trabajo,
• Sus beneficios van desde mejorar el ambiente en el ámbito personal, aumentar
la productividad y calidad en el trabajo, generar mayor responsabilidad, mejorar
la flexibilidad laboral lo cual reduce el estrés y los costos.
• Se analizó cada uno de los recursos que componen la estructura empresarial
esto es, un análisis y mejora de la gestión administrativa a las empresas de
correspondencia en la ciudad de Guayaquil para así garantizar que las diversas
actividades se desarrollen sin problemas.
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3.4. RECOMENDACIONES

• Mantener un buen desempeño en las empresas de correspondencia se obtiene

manteniendo lo siguiente: la flexibilidad, la nueva forma de trabajar, la
autoeficacia ;la formación necesaria y capacitación permanente en cuanto al
uso y funcionamiento de las Tecnologías de Información y Comunicaciones
(TIC’s).
• Conocer los tipos de correspondencia que existen en la institución, para
mejorar la coordinación de las diversas actividades que se desarrollan dentro
de la organización.
• Informar a cada asociado de la empresa qué tipos de comunicaciones utiliza la
agencia e identifique las formas disponibles de correspondencia.
• Retroalimentar de manera oportuna establecerá indicadores de gestión a su
vez medirá los avances y resultados, para verificar el estado actual de las
comunicaciones y objetivos de la empresa.
• Analizar la información obtenida en la presente investigación, para la
realización de un modelo de correspondencia más optimo en las empresas de
la ciudad de Guayaquil.
• Se recomienda el uso de un sistema de papeles para organizar digitalmente
documentos de correspondencia desordenados y en mal estado por el uso de
archivadores gigantescos y obsoletos, esto quiere decir que en caso tal de que
por error se envié un documento a la división que no corresponde, esta remita
devuelta el documento a recepción para que ellos hagan llegar al lugar que
pertenece, evitando así que cada división tenga un libro adicional para enviar
el documento al grupo indicado. Y de esta forma también evitar que cuando se
necesite saber dónde está un documento específico no se deba pasear de
división en división hasta encontrarlo.
• Es recomendable la creación de un archivador digital para mantener respaldos
de documentos; que por su importancia, se encuentran expuestos a pérdidas y
deterioro, a su vez, para mejorar la calidad en los procesos de cualquier
servicio, aminorando el uso excesivo de papel así como burocracia innecesaria
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4. SISTEMIZACION

ANEXOS

ANEXO No.1 ESTRUCTURA DE UNA CORRESPONDENCIA.

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ANEXO
No 2. FORMATO DE LA ENCUESTA DE ACEPTACIÓN
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ANEXO No 3. RESULTADOS DE LOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

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ANEXO No.5 EJEMPLIFICACIÓN DE UNA CORRESPONDENCIA.

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ANEXO No.6 EJEMPLIFICACIÓN DE UNA CORRESPONDENCIA.

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4.1. REFERENCIAS

officemadrid. (19 de junio de 2020). Gestión de la correspondecia. Obtenido de

https://www.officemadrid.es/la-importancia-de-una-buena-gestion-de-la-
correspondencia/

SGAIM. (2020). Correspondencia. Obtenido de https://www.sgaim.com/clasificacion-

automatica-de-la-correspondencia-disminuye-riesgos-y-optimiza-procesos/#

Equipo editorial, E. (2021). Comunicación organizaciónl. Argentina. Obtenido de

https://concepto.de/comunicacion-organizacional/