UNIVERSIDAD NACIONAL

MICAELA BASTIDAS DE
APURIMAC

FACULTAD DE
ADMINISTRACION
  
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE
ADMINISTRACION
  
TEMA: GESTION POR PROCESOS

Monografía de la asignatura de Método de estudio he investigación

Ramos Zavala, Lucy Lizbeth

Soras Nuñez, Leydi Diana

        
                                       
ABANCAY- APURIMAC
2022
DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo primeramente a dios, y en

especial a nuestros padres por brindarnos su apoyo
incondicional y motivarnos a no rendirnos nunca,
gracias a ellos podemos seguir adelante y dar lo mejor
de nosotras mismas.
 AGRADECIMIENTO

En este presente trabajo agradecemos a mis padres y familiares por brindarme su apoyo
tanto moral y económicamente para seguir estudiando, lograr nuestros objetivos para un
futuro mejor y ser el orgullo de nuestras familias.
A la Universidad Nacional Micaela Bastidas de Apurímac porque nos está formando
para ser futuras licenciadas en la carrera Profesional de Administración.
De igual manera agradecemos al docente Percy Fritz Puga Peña por ser una persona de
gran sabiduría quien se ha esforzado por ayudarme a llegar al punto en el que me nos
encontramos ya que sencillo no ha sido el proceso, pero gracias a las ganas de
transmitirnos sus conocimientos y dedicación que los ha dirigido, hemos logrado
importantes objetivos como culminar el desarrollo del trabajo.
 INTRODUCCION

Un sistema de administración ayuda a una organización a implantar las metodologías,

las responsabilidades, los recursos, las ocupaciones, etcétera. que le permitan una
administración dirigida hacia la obtención de aquellos “buenos resultados” que se
quiere. El modelo clásico de administración está con base en la separación de la
Organización en apartamentos independientes que funcionan autónomamente. En
oposición, el modelo de gestión por procesos muestra una perspectiva sistémica de la
Organización. Las Empresas son un sistema de sistemas, o sea, son un ensamblaje o
mezcla de piezas conformando un todo complejo y unitario; un grupo de recursos que
ordenadamente relacionados entre sí, contribuyen a un definido objetivo. Los sistemas
coordinan las funcionalidades, independientemente de quien las ejecuta, intentando
encontrar la consecución de un objetivo común. Por esto la Administración por
Procesos implica reordenar flujos de trabajo de toda la Organización, para ofrecer una
atención y contestación exclusiva que va dirigida tanto a incrementar la satisfacción de
los usuarios como a facilitar las labores a los recursos humanos y que necesita la
implicación de todo el personal. Cada una de las ocupaciones de la organización, a
partir de la planeación de las compras hasta la atención de una reclamación, tienen la
posibilidad de y tienen que considerarse como procesos. Para operar de forma eficaz, las
empresas deben detectar y gestionar varios procesos interrelacionados y que interactúan.
La identificación y administración sistemática de los procesos que se hacen en la
organización y en especial las relaciones entre tales procesos se conocen como enfoque
con base en procesos.
 RESUMEN

La gestión por procesos puede definirse como una forma de enfocar el trabajo, donde se
persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la
identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los
procesos. 

Por consiguiente, su esfuerzo va a estar centrado en hacer su trabajo de la mejor manera

viable pues de esta forma auxilia, al costado de los demás, a que el resultado final del
proceso sea lo mejor viable. La Administración por Procesos es la manera de gestionar
toda la organización basándose en los Procesos, entendiendo dichos como un grupo de
recursos y ocupaciones interrelacionadas que convierten recursos de ingreso en recursos
de salida, con costo agregado para el comprador. La Organización debería garantizar
que sus procesos poseen la capacidad suficiente para lograr conseguir los resultados
planificados (según Proyecto Estratégico Marco de los Servicios Universitarios u otro
componente que existe en la Universidad). Para eso tiene que fundamentarse en datos
fines surgidos de la ejecución de un seguimiento y una medición adecuados. Los
indicadores son las herramientas que nos permiten evaluar la capacidad y efectividad
asociados a un proceso, recolectando de forma representativa la información importante
en relación a la ejecución y los resultados de uno o diversos procesos.
 INDICE

dedicatoria...................................................................................................................................2

Agradecimiento............................................................................................................................3

introduccion.................................................................................................................................4

resumen.......................................................................................................................................5

indice............................................................................................................................................6

capitulo i.......................................................................................................................................8

gestion por procesos....................................................................................................................8

1.1 Definición.....................................................................................................................8

1.2 Sistema de gestión basado en procesos.......................................................................9

1.2.1 Identificación y selección de los procesos..........................................................10

1.2.2 Estructuración de los procesos...........................................................................10

1.2.3 Descripción de los procesos................................................................................11

1.2.4 Seguimiento y medición de procesos.................................................................11

1.3 Metodología y gestión por procesos..........................................................................12

1.3.1 Identificación procesos.......................................................................................12

1.3.2 Documentación por procesos.............................................................................12

1.3.3 Ficha de procesos...............................................................................................12

1.3.4 Roles en la gestión por procesos........................................................................12

1.3.5 Auditoria por procesos.......................................................................................12

Conclusion..................................................................................................................................12

RECOMENDACIONES..................................................................................................................12
ANEXO........................................................................................................................................12
 CAPITULO I

GESTION POR PROCESOS

1.1 Definición

La gestión por procesos es como una forma de enfocar el trabajo, donde se sigue
el mejoramiento constante de las ocupaciones de una organización por medio de
la identificación, selección, especificación, documentación y optimización
continua de los procesos. Toda actividad o sucesión de ocupaciones que se
conducen a cabo en las diversas unidades constituye un proceso y como tal, se
debe gestionarlo, también lleva implícito un cambio cultural en la organización,
cuya esencia es que cada individuo que la integra entienda la relevancia de su
trabajo y la colaboración que éste tiene dentro del proceso. Por consiguiente, su
esfuerzo va a estar centrado en hacer su trabajo de la mejor manera viable pues de
esta forma auxilia, al costado de los demás, a que el resultado final del proceso
sea lo mejor viable.

Por otra parte, se logra una exhaustiva representación de los procesos que
contribuye a la implementación e integración de los sistemas de gestión asociados
a las Normas ISO (Medina León et al., 2019).

1.2 Surgimiento
La gestión de la calidad evoluciona a través de los años y unido a ello la gestión por
procesos adquiere importancia para los empresarios y las organizaciones. Es a
principios del siglo XX, que empresarios estadounidenses entre los que se destacan
Taylor y Ford, introducen conceptos de forma empírica que se relacionan con la
incorporación de la gestión a las organizaciones. Así surgen iniciativas destinadas a
mejorar los procesos y los resultados de la fabricación de productos en serie.

1.3 Sistema de gestión basado en procesos

La Administración por Procesos es la manera de gestionar toda la organización

basándose en los Procesos, entendiendo dichos como un grupo de recursos y
 ocupaciones interrelacionadas que convierten recursos de ingreso en recursos de
salida, con costo agregado para el comprador.

Todos los procesos que conforman el sistema deberían ayudar a la consecución de

los fines de la Organización, lo cual involucra una interacción “causa-efecto”
entre los resultados de los procesos personales y los resultados globales del
sistema.(Zaratiegui, 1999)

Estaremos organizados por procesos una vez que:

 Dominemos todos los procesos.

 Tengamos una perspectiva sistémica (Organización como un sistema).
 Conozcamos las interacciones.
 Tengamos perspectiva.

Las actuaciones a emprender para dotar de un enfoque con base en procesos a un

sistema de gestión tienen la posibilidad de agrupar en 5 gigantes etapas:

 Identificación y selección de los procesos.

 Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).
 Explicación de todos los procesos.
 Seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen.
 Optimización de los procesos basado en el seguimiento y medición
llevado a cabo

1.3.1 Identificación y selección de los procesos

El primer paso es pensar sobre cuáles son los procesos que tienen que configurar
el sistema y que van a conformar parte de la composición de procesos. Frente a
esto se necesita tomar en consideración que los procesos ya hay en la
organización, de forma que el esfuerzo se concentra en identificarlos Cualquier
actividad, o grupo de ocupaciones ligadas entre sí, que usa recursos y controles
para cambiar recursos de ingreso (especificaciones, recursos, información,
servicios, …) en resultados (otras informaciones, servicios, …) puede
 considerarse como un proceso. Los resultados de un proceso han de tener un
costo agregado en relación a las entradas y tienen la posibilidad de constituir de
manera directa recursos de ingreso del siguiente proceso.(Medina León et al.,
1970)

1.3.2 Estructuración de los procesos

Una vez efectuada la identificación y selección de los procesos, nace la

necesidad de representar esta composición de forma que se facilite la decisión e
interpretación de las interacciones existentes. Para eso, la forma más
representativa es por medio de un Mapa de Procesos.(Medina León et al., 1970)
El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar
todos los procesos que hay en una compañía y su interrelación entre ellos. Nos
da una perspectiva universal de la Organización. No se necesita descender a
recoger en detalle las labores que se conducen a cabo, sin embargo, sí se tienen
que describir todos los enormes equipos de ocupaciones que las engloban, Para
la elaboración de un mapa de procesos es necesario reflexionar sobre las
posibles agrupaciones que pueden formar los procesos identificados
anteriormente. Las tres grandes agrupaciones que componen un mapa de
procesos son:

 Procesos Estratégicos: esos vinculados a las responsabilidades de la

dirección y al extenso plazo. Son procesos de organización y otros juntos a
componentes clave o estratégicos.
 Procesos Operativos: esos juntos con la ejecución del producto y/o
prestación del servicio. Poseen un más grande efecto en la satisfacción del
cliente.
 Procesos Soporte: esos que ofrecen soporte a los procesos operativos.
Procesos involucrados con los recursos y mediciones. Dan los recursos que
requieren los demás procesos.

1.3.3 Descripción de los procesos

 El mapa de procesos posibilita detectar los procesos y la interacción entre ellos,
sin embargo, no posibilita saber cómo son “por dentro” y cómo permiten la
transformación de entradas en salidas. Las agrupaciones tienen la posibilidad de
comprender como macroprocesos que integran en sí otros procesos que,
paralelamente, tienen la posibilidad de desplegar en otros procesos, y de esta
forma sucesivamente. En otras palabras, la composición completa de procesos
de una Organización está formado de diversos niveles de desagregación.(Ángel,
2010)

El último grado de despliegue que se considere en el momento de implantar la

composición de procesos debería permitir que cada proceso sea gestionable, o
sea, de simple desempeño y que aporte información importante y de utilidad. La
especificación personal de los procesos debería dar información relativa a las
ocupaciones que lo conforman, así como cada una de las propiedades
importantes que permitan el control de las mismas y la administración del
proceso.

1.3.4 Seguimiento y medición de procesos

La Organización debería garantizar que sus procesos poseen la capacidad

suficiente para lograr conseguir los resultados planificados (según Proyecto
Estratégico Marco de los Servicios Universitarios u otro componente que existe
en la Universidad). Para eso tiene que fundamentarse en datos fines surgidos de
la ejecución de un seguimiento y una medición adecuados. Los indicadores son
las herramientas que nos permiten evaluar la capacidad y efectividad asociados a
un proceso, recolectando de forma representativa la información importante en
relación a la ejecución y los resultados de uno o diversos procesos. La obra de
un óptimo sistema de indicadores es importante para lograr hacer la
administración positiva de un proceso. Por cada una de estas causas, se necesita
detectar un diminuto número de indicadores que deberán:

1) Cubrir los puntos más importantes del proceso.

2) Reflejar fielmente lo cual se desea medir.
3) Ser claros, simples y comprensibles.
4) Fundamentarse en mediciones objetivas y fiables.
5) Afirmar el seguimiento de la evolución.
 6) Obtener beneficios de su implementación.
7) Ser comparable en la era.
Existen diversos tipos de Indicadores:

 De Efectividad: Presentan el grado en el cual el proceso ha contribuido a la

consecución de los objetivos en general de la organización.
 De Eficiencia: Miden los resultados conseguidos con en relación a los recursos
usados.
 De Flexibilidad: Miden la capacidad del proceso para ajustarse anticipadamente
a las expectativas del comprador.

1.4 Metodología y gestión por procesos

Este enfoque por procesos aplicado al trabajo en calidad conlleva una metodología
determinada, artefactos y herramientas que tienen la posibilidad de y tienen que ser
correctas para adaptarse a la verdad local; el trabajo con procesos no es excluyente, sino
complementario con otros enfoques como esos que se centran en la capacitación del
personal, la modernización de la tecnología, el trabajo normativo u otros.

Para que una actividad se logre gestionar por medio de procesos se necesita que tenga
una tarea bien determinada, que se logren detectar precisamente las entradas y salidas,
así como permitir poder ser descompuesta en labores. La responsabilidad del proceso se
puede destinar a una persona y, además, por medio de la aplicación de la metodología
de administración por procesos se puede conseguir la estabilización de la actividad en
cuestión.

los procesos han permitido desarrollar una serie de técnicas relacionadas con ellos. Por
un lado, las técnicas para gestionar y mejorar los procesos, de las que se citan el Método
sistemático de mejora y la Reingeniería, ambas de aplicación puntual a procesos
concretos o de uso extendido a toda la empresa. Por otro lado, están los modelos de
gestión, en que los procesos tienen un papel central como base de la organización y
como guía sobre la que articular el sistema de indicadores de gestión. De estos modelos
se examinan el mapa de procesos y el cuadro de mando integral.(Zaratiegui, 1999)

1.4.1 Identificación procesos

por procesos, deberíamos situarnos en una postura concreta en lo cual tiene relación con
nuestra organización.
Introducir la gestión por procesos es una tarea ardua y difícil. Por siglos organizaciones
importantes y decisivas en la historia de la humanidad han presentado una estructura
funcional. Más de cien años en el estudio y desarrollo de la Administración Científica y
el reconocimiento de empresas exitosas, resultan razones de peso para el rechazo al
cambio que se encuentra en la mayoría de las instituciones para la implementación de la
gestión por procesos.(Medina León et al., 2019).

En inicio, en el momento de conceptualizar de forma inicial los procesos, va a importar

la magnitud de la organización a examinar, así como la proporción de ocupaciones que
tenga capacidad de hacer, y según vivencia y otros componentes, describiremos las
sistemáticas más frecuentes de esta clase de organización. Es cierto que la casuística que
nos tenemos la posibilidad de hallar es bastante vasta, sin embargo, va a ser objetivo
intentar borrar el más grande número de barreras de esta clase para un óptimo
conocimiento del mismo, sin que la dificultad y la magnitud, influyan bastante en la
elección de incrementar o reducir el número de procesos, así como la administración de
las ocupaciones que conforman todos dichos procesos.

el enfoque de procesos es lograr disponer de una visión integral de las principales

actividades que se deberían reconocer en un contexto de múltiples actividades
interrelacionadas de una organización que comienzan con la recepción de los
requerimientos explícitos o implícitos de un cliente(Torres, 2014)

1.4.2 Documentación por procesos

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para terminar una labor o
proceso. Es una documentación interna y continua del proceso a medida que se realiza;
en la documentación es de mayor relevancia el "cómo" de la utilización que el "cuánto"
del efecto del proceso. Un comercio es en esencia un conjunto de procesos
interrelacionados, y si dichos procesos no permanecen documentados por escrito, puede
haber problemas. Las organizaciones poseen procesos repetibles que son clave para que
sus operaciones sean famosas, por lo cual la documentación de procesos sirve como una
guía importante de alusión para los empleados y directores.

Gestión por Procesos exige el involucramiento de todas las personas que se relacionan
en los procesos de la Organización, pero para que el proyecto tenga el éxito esperado, se
requiere asignar funciones de dirección y ejecución distintas, según el rol requerido.
(López, 2020)
1.5 Por qué necesitas la documentación de procesos
La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a
detectar el estado presente de un proceso con el objetivo de saber cómo mejorarlo.
Cualquier labor que se lleve a cabo bastante más de una vez o que la realicen varias
personas debería ser documentada. Hacer esto ofrece uniformidad a la organización y te
posibilita monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

Una segunda característica que emana de este caso es que documentar está vinculado a
una actividad de indagación. Lo que significa que es un medio, una estrategia de hacer
público un proceso. Esto hace que siempre esté presente un Otro –aquel a quien nos
dirigimos, aquel a quien acompañamos- en la tarea de documentar y narrar. (Hernández,
2013)

La documentación de procesos además te posibilita saber qué está realizando la

población y obtener información importante sobre los trabajos internos de la
organización. Si no documentas un proceso, esencialmente, alguien más lo va a
rediseñar cada vez que se repita.

No solo necesitas documentar tus procesos, sino que debes hacerlo de forma adecuada.
Un procedimiento mal redactado puede traer problemas. Entre las causas más comunes
de los procedimientos mal redactados

 “gestión por procesos en las organizaciones de información es la forma más eficaz para
desarrollar acciones que satisfagan las necesidades de los usuarios, tanto internos como
externos” (Delgado , 2006).

1.5.1 Ficha de procesos

La Ficha de Proceso es un archivo donde se recogen las propiedades más importantes
para controlar las ocupaciones recogidas en el diagrama. Es nuestra organización la que
debería dictaminar qué información integrar en la ficha de proceso, continuamente y
una vez que posibilite la administración del mismo.
 importancia para la conceptualización de la gestión integrada por procesos que el
sistema de procesos está caracterizado por el conjunto de procesos interrelacionados
entre sí y con el medio o entorno, enfocado a satisfacer los requisitos de todas las partes
interesadas de la organización(Llanes, Font et al., 2014)

1.5.2 Roles en la gestión por procesos

La utilización y mantenimiento de una Administración por Procesos pide el
involucramiento de toda la gente que se relacionan en los procesos de la Organización,
sin embargo, para que el plan tenga el triunfo anhelado, hace falta dedicar
funcionalidades de dirección y ejecución diversas, conforme el papel solicitado.

“La aplicación del enfoque basado en procesos o gestión por procesos en las
organizaciones de información es la forma más eficaz para desarrollar acciones que
satisfagan las necesidades de los usuarios, tanto internos como externos” (Delgado,
2006).

Luego, los papeles que se indica contemplar en la utilización de una Administración por
Procesos y las funcionalidades que contempla cada uno:

1. Dueño del Proceso: Es la persona responsable de un proceso y sus funciones

2. Analista de Procesos o Facilitador Metodológico: Es la persona que
acompaña y brinda el apoyo técnico en la revisión y documentación de los
procesos.
3. Participantes del Proceso: Son las personas integrantes de la Organización

Un proceso de auditoría operacional es importante pues supone la serie de pasos que

un auditor lleva a cabo para evaluar las actividades operacionales de una
determinada compañía u otra organización.(Catañeda,2019, p.10.)

1.5.3 Auditoria por procesos

La auditoría de procesos y métodos pretende revisar la efectividad del sistema de
calidad implantado en un proceso especial, para afirmar la calidad de un producto o
servicio. Se comprueba que las propiedades del proceso y/o método cumplen con las
especificaciones que de él se esperan.
“Es por eso de vital importancia la aplicación de una Auditoría de Gestión la cual
permite medir la eficacia y eficiencia con que se manejan los recursos disponibles y se
logran los objetivos previstos por una institución”(Elizabeth, 2014)

CONCLUSION

La gestión por procesos es como una forma de enfocar el trabajo, donde se sigue el
mejoramiento constante de las ocupaciones de una organización por medio de la
identificación, selección, especificación, documentación y optimización continua de los
procesos.

Para que una actividad se pueda gestionar mediante procesos es necesario que tenga

una misión bien definida, que se puedan identificar claramente las entradas y salidas, así

como permitir poder ser descompuesta en tareas. La responsabilidad del proceso se

puede asignar a una persona y, además, mediante la aplicación de la metodología de

gestión por procesos se puede lograr la estabilización de la actividad en cuestión.

La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a

detectar el estado presente de un proceso con el objetivo de saber cómo mejorarlo.

ANEXO
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Catañeda, J. (s. f.). AUTORA JESSICA TATIANA CASTAÑEDA AHUMADA. 68.

Delgado, M., & C, M. de la. (2006). La gestión por procesos en las instituciones de información.

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DESICIONES EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO 1 DE JULIO LTDA. EN EL AÑO

2013”. 337.

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cómo los jóvenes aprenden dentro y fuera de la escuela secundaria—DOI

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Llanes-Font, M., IGodínez, C. L., Moreno-Pino, M., & García-Vidal, G. (2014). De la gestión por

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Zaratiegui, J. R. (1999a). LA GESTIÓN POR PROCESOS: SU PAPEL E IMPORTANCIA EN LA

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Zaratiegui, J. R. (1999b). LA GESTIÓN POR PROCESOS: SU PAPEL E IMPORTANCIA EN LA

EMPRESA. 1.