Código: AM-CP-007

Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Responsable Gte. Cadena de Abastecimiento

Objetivo Obtener las mercancías conforme a los requerimientos

Alcance Desde que se recibe la solicitud, hasta la recepción de producto o de la mercancía

Descripción del proceso

Sub-Procesos o
Proveedor Entradas Salidas Clientes
Actividades
Planeación - Plan estratégico y lineamientos -Información sobre el Alta gerencia
Estratégica para cumplir con objetivos AM-PG-021 PG para desempeño del subsistema de
establecidos el control de Compras
-Información sobre niveles de Compras Estatus de las iniciativas
progreso y alcance de los objetivos
Conducción Lineamientos Generales, prioridades AM-PG-023 PG para -Información sobre desempeño Alta gerencia
Ejecutiva y decisiones estratégicas selección y del subsistema Compras
Revisión del SGC - Informe de revisión del SGC por la evaluación de -Información sobre desempeño Sub-Dirección
por la Dirección Dirección con estatus del subsistema proveedores del subsistema Compras Técnica
y acciones a tomar
Gestión de Riesgos - Análisis de riesgos del proceso y AM-PG-054 PG para -Información sobre el estado Aseguramiento de la
acciones a tomar para responder a su la planificación de la de control de los riesgos Calidad
tratamiento producción y
Diseño y -Especificaciones de Materias Primas requerimientos de -Insumos, suministros y/o Comercial
Desarrollo e Insumos para la producción materiales servicios requeridos Producción
-Requerimientos de materias primas,
insumos, productos y/o servicios
Planificación y -Requerimientos de materias primas -Insumos, suministros y/o Comercial
Programación de la e insumos para la producción servicios requeridos Producción
Producción
Almacenamiento -Guía de recepción - Insumos, suministros y/o Compras
de Materia Prima y -Áreas disponibles para servicios requeridos
Materiales almacenamiento de materias primas
e insumos bajo condiciones
establecidas
-Informe de inventario de materias
primas y materiales
-Requerimiento de suministros y
servicios

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 1 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Sub-Procesos o
Proveedor Entradas Salidas Clientes
Actividades
Producción -Requerimiento de materia prima, - Insumos, suministros y/o Producción
suministros y servicios servicios requeridos
Almacenamiento - Informe de inventario de productos - Insumos, suministros y/o Compras
del Producto -Requerimiento de suministros y servicios requeridos
Terminado servicios
Comercial -Requerimiento de suministros y - Insumos, suministros y/o Comercial
servicios servicios requeridos
Seguridad, Salud -Lineamientos y controles de - Insumos, suministros y/o Seguridad y Medio
Ocupacional y seguridad y medio ambiente servicios requeridos Ambiente
Medio Ambiente -Herramientas de control para la -Cumplimiento de lineamientos
seguridad industrial y controles
-Requerimiento de suministros y
servicios
Auditoría -Detección, informe y - Insumos, suministros y/o Auditoría
acompañamiento en la gestión de servicios requeridos Compras
riesgos financieros Disponibilidad de
-Requerimiento de suministros y documentación
servicios
Gestión Humana - Personal calificado - Evaluación del Desempeño Gestión Humana
- Plan de capacitación y desarrollo - Encuesta de Clima
- Clima laboral adecuado - Inducción al puesto
-Resultados de Evaluación del - Insumos, suministros y/o
desempeño servicios requeridos
-Requerimiento de suministros y - Requerimientos de personal"
servicios
Administración y -Seguimiento a la ejecución del -Insumos para la elaboración Administración y
Finanzas presupuesto del presupuesto Finanzas
-Requerimiento de suministros y - Insumos, suministros y/o
servicios servicios requeridos
Ingeniería - Mantenimiento y adecuación de - Insumos, suministros y/o Compras
infraestructura servicios requeridos Ingeniería
-Requerimiento de suministros y
servicios
Tecnología de la -Soporte a tecnológico a operaciones - Insumos, suministros y/o Tecnología de la
Información servicios requeridos Información
- Disponibilidad de equipos Compras
para mantenimiento preventivo

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 2 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Proveedor Entradas
Control de Calidad -Estado de conformidad de los
productos e insumos
Aseguramiento de -Resultado de inspección a
la Calidad proveedores
-Aprobación de proveedores
- Auditoría, Inspección y seguimiento
de acciones.
Soporte en cambios (AM-PG-001 y
AM-PG-058)
Requerimiento de suministros y
servicios.
- Quejas a proveedores.
Identificación de recursos críticos para la ejecución
Factores Críticos
Ddesabastecimiento del mercado o que solo exista un
suplidor.
Mecanismo de Control
Sub-Procesos o
Salidas Clientes
Actividades
- Generación de quejas a Producción
suplidor
- Insumos, suministros y/o
servicios requeridos
-Lista de proveedores a auditar Aseguramiento de la
-Información sobre el Calidad
cumplimiento de acciones.
-Resultado sobre el desempeño
- del proceso.
- Insumos, suministros y/o
servicios requeridos
Características de Calidad
Cumplimiento de especificaciones
Recursos

Aprobación de la mercancía o servicio adquirido.
Comprobación de la calidad.
Aceptación de servicios.
Indicadores
Nivel de calidad de los insumos recibidos , Internacional
- Nivel de cumplimiento de los proveedores , Internacional
- Nivel de efectividad en colocación de órdenes,
Internacional
- Lotes que se hicieron que no tuvieron falta de materias
primas y envases primarios
- Nivel de cumplimiento del programa de evaluación
Coordinadoras de Compras, Política de Compras, Catálogo de Artículos,
Listado de Proveedores aprobados
Especificaciones de productos y servicios, Sistema automatizado de
gestión de inventarios
- Nivel de calidad de los insumos
- Nivel de cumplimiento de fechas de entrega por los proveedores ,
Impresos
- Nivel de cumplimiento de fechas de entrega por los proveedores , Local
- Producto terminado no despachado por falta de material de empaque
- Nivel de cumplimiento del programa de evaluación
-

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 3 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Responsable Gerente de compras.

Garantizar el suministro oportuno de materiales, insumos y/o servicios necesarios para el desarrollo de la
actividad de la Empresa a través de la gestión de proveedores calificados y confiables, en cumplimiento de los
estándares de calidad y seguridad requeridos y el buen uso de los recursos económicos de la Empresa.
Objetivo
Inicia desde la identificación de la necesidad por parte de los clientes internos; continua con la gestión
ygestión, evaluación y selección de suplidores, Evaluación de cotizaciones, Cierre de negociación y culmina;
Alcance con la entrega del bien y/o servicio al solicitante y la factura es pagada al Suplidor.

Revisión No.
Descripción del proceso
Ciclo
Proveedor Entradas Sub-Procesos o Actividades Salidas Clientes
PHVA
Gestión humana Necesidad de P Requerimiento Necesidades de capacitación Matriz de Gestión
capacitación y capacitación humana
Formación.
Dirección financiera Lineamientos P Consolidación, evaluación y aprobación de Célula de Dirección
Para elaboración presupuesto presupuesto financiera
de presupuesto
Seguridad Gestión de riesgo P "Identificación Matriz de riesgos Seguridad
Evaluación
Control de Riesgos"
Insumos y Todos los
Solicitudes de servicios procesos
Todos los procesos compras de Gestión de solicitudes. comprados /
productos y
H Cotizaciones, Contratados
servicios selección de proveedores
Colocación de orden de compras
Suplidores externos Ordenes de H Recepción de órdenes de compra Facturas Cuentas por
compras conduces pagar.
Finanzas

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 4 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Suplidores Externos Formulario de H Validación de documentos Listado de Compras

registro de Evaluación de criticidad Proveedores.
suplidor. Debida diligencia, antecedentes Matriz de criticidad
Documentos de Vinculación de proveedores.
conocimiento del Reporte Debida
suplidor. Diligencia.
Registro del
cliente en ERP.
Control de calidad Especificaciones H Solicitudes de muestras, fichas técnicas, COA Entrega de Control de
de calidad y BPM y especificaciones. Productos que calidad.
cumplen con
requisitos BPM.
SSOMA Lineamientos Permiso de trabajo Necesidades y SSOMA
para el trabajo Utilización de EPP reportes.
seguro. Reporte de actos o condiciones inseguras
Equipos de
H Reporte de de Accidentes Planes de Acción.
Protección Participación en Simulacros"
Personal.
Aseguramiento de calidad Documentación H Elaboración de documentos y formatos Documentos Compras.
Seguridad del proceso de Actualización de documentos y formatos aprobados y
compras. Publicación de documentos y formatos publicados en Todos los
Aplicativo Procesos"
Documental
Aseguramiento de calidad Evaluación de V Evaluar y reevaluar a los suplidores. Resultado de Compras.
Seguridad proveedores. evaluaciones. suplidores
externos
Aseguramiento de la calidad Medición y V Presentación de Kpi’s (indicadores) Resultado de Kpi’s Aseguramiento
Desempeño del (indicadores). de calidad.
proceso.
AM-MT-043 Matriz
para el
Seguimiento al
Desempeño de los
Procesos"
Aseguramiento de la calidad Auditorías a V Verificar requisitos suscritos de los bienes o Informe de Aseguramiento
suplidores. servicio. auditorías. de Calidad.
Verificar cumplimiento de seguridad suplidores
Visitas de Manifestación Suscrita. Suplidores
seguridad. " Formulario Visita

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 5 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

de seguridad
suplidores
"
Gestión humana Lineamientos V Evaluación del desempeño de los Evaluación del Gestión
para la Gestión colaboradores del área desempeño del humana
del Personal. Diligenciar encuesta de clima Colaborador.

Lineamientos Registro de
para la Gestión Encuesta de clima
del clima.

Suplidores Externos Evaluación del V Evaluar requisitos de servicio de calidad, Resultado de Calidad
desempeño seguridad. evaluación
suplidores. suplidores Compras

Revisión por la
Dirección
Aseguramiento de calidad Informe de A Identificación, tratamiento y cierre de Formato CAPA Aseguramiento
Control Interno auditorías hallazgos de calidad.
internas o Tratamiento de requerimientos internos
externas.

Auditorias de
control interno.

Resultados de los
Riesgos"

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 6 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Identificación de recursos críticos para la ejecución

Riesgos Oportunidades

Ver Matriz de Riesgos

Requisitos Aplicables Recursos

INFORME 32: N/A Humanos: Gerente Cadena de Abastecimiento, Incluir recursos humanos
involucrados (ej. gerentes directores, analistas, supervisores y
ISO 9001:2015: 1.4.3; 4.1; 8.4; 9.1.1. auxiliares.Gerente de compras, comprador II.

Norma BASC: 4.4; 5. (C); 6.1; 8.1; 9.1.
Estándar BASC 6.0.1: 1.1;1.1.1; 1.1.1 (f)
OEA Exportador RD: 3.1; 3.2;3.3;3.4.
Tecnológicos: Incluir Software, hardware.- ERP Libra, paquete de office.
Computador, Teléfono, flota.
Financieros: Financieros: Tarjeta de crédito corporativa, Presupuesto
de compras. Incluir recursos financieros necesarios.

Seguridad: Incluir los recursos de seguridad y control de

acceso.Ambiente seguro, correcta iluminación, Mobiliario Ergonómico,
Carnet de identificación, Tarjeta de Acceso.
Indicador(es) Documentos Asociados
Nombre:Solicitudes atentendidas en tiempo = (Sol atendidas
<=9 días/Total solicitudes autorizadas) X 100.
AM-DOG- 010 POLITICAS DE COMPRAS
Fórmula:
AM-PG-021 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE
Efectividad de entrega= (pedidos recibidos a tiempo / total de COMPRAS.
pedidos para el periodo) X 100.
AM-PG-023 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
Confiabilidad de Suplidores= (# Asociados de Suplidores SUPLIDORES.
Vinculados + Actualizados sin alertas en el mes / # Total de
suplidores a vincular y actualizar en el mes) X 100.

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 7 de 8

 Código: AM-CP-007
Versión: 0
Caracterización de proceso de Compras Fecha emisión: 13/01/2022
Fecha revisión: N/A

Realizado por: _____________________________________________ Fecha: __________________

Aprobado por: _____________________________________________ Fecha: __________________

Gte. Área o Departamento

Aprobado por: _____________________________________________ Fecha: __________________

Gte. Aseguramiento de Calidad

AM-CP-000 V. 0 Cadena de Abastecimiento Página: 8 de 8