Guía - Auditando en Profundidad El Ciclo de Compras

Auditando en
profundidad el
ciclo de compras
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Javier Klus, MBA, CIA

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comercialización parcial o total
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Presentación del docente
Javier Klus
▪ Docente en universidades de Argentina y Colombia

▪ Colaborador en Auditool – Red Global de Conocimiento en Auditoría y
Control Interno
▪ Exdirector del Departamento de Administración y Recursos Humanos de la
Facultad de Ciencias Económicas - UADE
▪ Exsenior manager del Service Delivery Center de PWC Argentina.
▪ Especialista en evaluación de riesgos, control interno, auditoría (interna y
operativa) y mejora de procesos
▪ Licenciado en Administración (UADE) y MBA por la Universidad Politécnica
de Madrid
▪ Auditor Interno Certificado - Certified Internal Auditor (CIA)
▪ Programa de Formación Ejecutiva (PFE) dictado por la Universidad de San
Andrés y Diplomatura en Project Management (UCA)
▪ Varios de sus artículos se han divulgado en diversas publicaciones en
Argentina y España
Agenda
Diferencias entre un proceso

Importancia del ciclo de abastecimiento
01 dentro del proceso productivo 02 manual y otro soportado por un
sistema de información
Overview del proceso de Resumen de controles claves y

03 abastecimiento: 04 consideraciones de fraude
• Determinación de la necesidad
• Compulsa de precios/pedido
• Ingreso de las mercaderías
• Cuentas a pagar
• Pagos
Importancia del ciclo de abastecimiento dentro del proceso productivo
Cadena de suministros
Ventas y cuentas a
Pagos cobrar
Proveedores Empresa Clientes
Compras y cuentas Cobranzas

a pagar
Importancia del ciclo de abastecimiento dentro del proceso productivo
Compras
Objetivo principal:
Instrumentar la adquisición de los recursos necesarios

(materiales y no materiales) para asegurar el adecuado
funcionamiento de una organización bajo las mejores
condiciones de contratación (tanto a nivel de calidad del
producto/servicio, precio, variedad, etc.), velando por generar
valor agregado a partir del producto final entregado al
cliente.
Diferencia entre un proceso manual y otro soportado por un sistema de
información (SI)
Manual
1. Un circuito de compras no soportado en su

totalidad por un SI implica una mayor generación
de formularios que deben ser analizados y
resguardados.
2. Mayor carga administrativa para todos los

integrantes del sector.
3. Riesgos de confidencialidad de la información en

la medida que la documentación generada no se
resguarda de forma apropiada.
información (SI)
Manual
Un circuito manual o parcialmente soportado

por un sistema implica una carga de controles
muy importante para la organización, pues:
Pone el foco en el ambiente de

control, en el resguardo de control, en
la generación del proceso y en la
supervisión del mismo
Se priorizan aspectos relacionados

con segregación de funciones
información (SI)
Por sistema
1. Acceso a la información en tiempo real, en la

medida en que todo el proceso esté soportado por
un SI.
2. Eficiencia en las operaciones e incorporación

dentro del proceso de controles automáticos.
3. Esquemas más robustos de segregación de

funciones.
4. Esquemas más robustos de reporting (reportes) y

supervisión.
Estaremos viendo en el curso un proceso de

abastecimiento soportado por un ERP (en nuestro
ejemplo será SAP)
Overview del proceso de abastecimiento
1. Planeamiento de
compras
2. Requisición de
7. Pagos
compras
Pedido Remito
Abastecimiento
6. Verificación de 3. Selección de
factura proveedores
5. Recepción de
4. Procesamiento de
mercadería y manejo
la orden de compra
de inventario
Necesidades
de mercancías Entrada de Control de Pagos a
Pedido
y servicios mercancías facturas proveedores
Planificación, reporting y análisis

Detección de la necesidad
• Surge como resultado de la ausencia/insuficiencia de ciertos

insumos/servicios.
• Las solicitudes pueden provenir de:
– Almacenes: para los artículos con stock permanente

(tener en cuenta la configuración del stock mínimo y punto
de pedido)
– Otros sectores de la empresa: productos sin stock

(bienes de uso, consumos especiales, etc.)
• Considerar la demarcación de límites de autorización para las

requisiciones de compra.
MRP Manualmente
(por el sector usuario)
• Estadísticas de consumo
• Administración de inventario • Estadísticas de consumo
• Pronóstico • Administración de inventarios
• Determinación de la cantidad de • Pronóstico
la orden y fecha de entrega • Determinación de la cantidad
de la orden y fecha de entrega
Requisición de Compra
Temas relevantes
• Si la requisición de compras es realizada por el sistema, se

deben considerar las estrategias de liberación definidas.
• Se deben controlar las condiciones técnicas que fueron puestas

en la requisición de compras.
• Hay que tener en cuenta que el sector compras no es un sector

que conoce a profundidad de las especificaciones técnicas de un
producto.
• Si la compañía tiene definido, en sus stocks, el inventario

mínimo o punto de pedido, es importante asegurarse de que
estén correctamente configurados.
Área de compras / pedido
Actividades relevantes del sector compras
Selección del proveedor. Los Si el proceso es realizado por Determinar si el producto es

principales criterios son: mejor un sistema, gran parte de los nuevo y si existe un registro
calidad y mejor precio (aunque datos pueden ser obtenidos del de proveedores asociado a
otros criterios pueden ser documento Requisición de este producto.
utilizados y deben ser compras. Esto asegura
documentados). integridad/exactitud de la
información.
Si existe un registro de Se emite el pedido de La solicitud de cotización

proveedores por sistema, se cotización a los proveedores debe contener por lo menos:
puede tener: el historial de los seleccionados y los cantidad y calidad requerida*,
mismos, la última compra proveedores deben enviar sus precios, impuestos, condición
realizada, materiales y precios cotizaciones; se debe prestar de pago, fecha de entrega,
(registro info en SAP). atención a la recepción de plazo de mantenimiento de la
estas. oferta y garantías.
*(tomarla de la Requisición de compras)

Recibidas las cotizaciones, el sector compras debe documentar la información recibida a efectos de
instrumentar una comparación de atributos y evaluar su razonabilidad.
Asimismo, este sector

puede solicitar cotizaciones
adicionales. Esto puede ser
realizado de forma manual
(documentar
apropiadamente) o por
sistema.
Consideraciones sobre tipos de documentos
• Si el proceso está soportado por un ERP, se deben tener algunas

consideraciones relacionadas con los documentos que se
manejan dentro del proceso de compras, ellas son:
– Documentos estándar
– Documentos a medida (customizados/adaptados)
– Existencia de controles de numeración (externos/internos)
• Los documentos se crean a partir de la copia de otro documento,

por ejemplo, a partir de la Requisición de compras se puede
crear un pedido.
Se procede a instrumentar la Se adjudica la compra. El Se inicia el proceso de

adjudicación (se puede proceso de adjudicación puede emisión de la orden de
instrumentar un proceso de variar en función del tipo de compra (OC).
revisión externa de los precios compras. No es lo mismo una
de los proveedores). licitación gubernamental que
una compra de material de
librería.

(emisión de la orden de compra)
• La información sobre cantidad, calidad y

especificaciones técnicas puede ser tomada
de la Requisición de compras, si el proceso
es a través de un ERP.

• Tolerancias en exceso de la entrega

(generalmente definido en el maestro de
materiales)
• El documento de compras permite definir un
conjunto de parámetros que determinarán • Tolerancias en exceso ilimitadas
cómo se comportará la compra a partir del
momento de la emisión de la OC. Algunos de • Verificación de facturas (una vez que se
los elementos que deben ser tenidos en reciban del proveedor)
cuenta (suponiendo que el sistema que
soporta el ciclo de compras es SAP) son los • Hay otros parámetros que pueden estar
siguientes: configurados en el documento OC. Es
importante establecer la correcta configuración
de los mismos

• No olvidar que las OC tienen que estar

autorizadas: ya sea la firma, en función a un
esquema de liberación según el monto y nivel
jerárquico apropiado para su liberación, o
bien una estrategia de liberación configurada
en el sistema.

• Historial de cambios en la OC
• Personas que realizaron los cambios

• Si el proceso es realizado a través de un SI
(por ejemplo SAP), permite tener una serie • Cambios realizados
de información de reporte que puede ser
utilizada como:
• Personas que autorizaron la OC
• Comparación del precio en la OC con

compras anteriores (si el producto no es
nuevo)
Almacenes
Actividades relevantes
recepción y control del abastecimiento
• Recepción recibe mercaderías.

Almacenes
• De corresponder, se realiza el control de

calidad en los productos (dependiendo de
las características, se puede realizar control
muestral, por laboratorio, etc.).
Almacenes
• En el caso de que el proceso esté soportado

por un sistema, el ingreso de las
mercaderías en un almacén se hace con
referencia a un pedido, lo que simplifica el
ingreso y asegura la integridad y exactitud de
la información volcada.
Almacenes
• Una mercadería solo será ingresada al

almacén cuando haya pasado el proceso de
control de calidad. Hasta ese entonces,
estará en un almacén intermedio,
generalmente llamado “de control de calidad”.
Almacenes
• Tipos de stock existentes:
– Stock de uso irrestricto

– Inspección de calidad
– Bloqueado
Almacenes
• Las copias del remito enviadas por el

proveedor deben resguardarse
apropiadamente, pues es un documento que
servirá para futuros controles.
Almacenes
• Tipos de Consumo:
– Centro de costos
– Proyecto
– Activo
Actividades relevantes Este esquema lo podemos ver en el siguiente gráfico:

recepción y control del
almacenamiento
Tolerancia de entrega Orden de compra Tolerancia de entrega
insuficiente 10% Cantidad = 100pc en exceso 20%
Al momento de recibir los productos,
pueden existir controles establecidos
dentro del sistema que definan si un 70 80 90 100 110 120 130 140 150
producto es entregado en defecto (por
menor cantidad), o bien por una
cantidad mayor, y si ambos casos
serán autorizados.
Sin mensajes
Advertencia de Error de entrega en
dentro del rango
entrega insuficiente exceso
de tolerancia
Almacenes
• Generalmente, los indicadores de tolerancias

son definidos en el maestro de materiales,
otro de los elementos a controlar dentro del
ciclo de abastecimiento.
Almacenes
Materias primas
• En el proceso de recepción de mercadería
se procede a la registración contable. Si el Materiales
proceso está soportado por un sistema, la a Provisión para Compras
registración será automática. No obstante, se Por el importe consignado en la OC, excluido el IVA
deberá verificar la correcta parametrización
de las cuentas que son impactadas en esta
operación:
Almacenes
• No olvidar los controles relacionados con

seguridad física y acceso a los almacenes
de la compañía (que complementan a los
controles vistos anteriormente).
Almacenes
• Realizar inventarios periódicos para

identificar, por ejemplo: materiales con baja
rotación, obsoletos, sin movimiento con más
de 1 año, etc.
Almacenes
• La autorización de cualquier tipo de ajuste

que se deba realizar dado el faltante o
sobrante de mercaderías.
Cuentas a pagar / pagos
cuentas a pagar
• El proceso de recepción de facturas puede ser un proceso

manual (recepción física de la factura) o bien electrónica, por
ejemplo, carga de la factura en un aplicativo que luego
impacta en los sistemas del comprador.
• Durante el procedimiento de carga de la factura se produce el

proceso denominado 3WM.
• En la recepción de las facturas pueden existir diferencias en

cantidad y en importe. Estas diferencias deben ser autorizadas
apropiadamente.
cuentas a pagar ¿por qué el 3WM)
• Posibilidad de detectar algunos riesgos como:

Pedido
▪ Mercaderías no recibidas
▪ Facturas no pagadas
▪ Mercaderías no autorizadas y pago de las mismas
▪ Sobrevaloración de la deuda, si se duplican las Mercaderías
Factura
facturas recibidas
• Tener en cuenta que algunos sistemas tienen reportes

para detectar potenciales facturas duplicadas
• Posibles controles de verificación de facturas:
01 02 03 04 05
Variación en Variación en Variación en Variaciones en la Variaciones en la

cantidad precio cantidad y precio fecha (planeada vs. calidad (definidas a
efectiva) través del maestro
de materiales)
• Si alguna de estas situaciones existe, las facturas se

bloquearán en el sistema. También, se puede definir
que una factura se bloquee por control de calidad (esto
depende de la configuración de material en el maestro
de materiales).
Importante controlar quiénes son las personas que pueden

desbloquear facturas en el sistema.
cuentas a pagar
Importante definir los términos de pago definidos

para el proveedor, los cuales generalmente son
datos fijos en el maestro de proveedores, que no
deberían ser modificados al momento de ingresar la
factura.
cuentas a pagar
Muchas veces existe la posibilidad de ingresar una factura por otro módulo del sistema (en SAP, por ejemplo),
dado que esa factura no tiene como contrapartida la recepción de mercaderías (por ejemplo: distintos tipos de
servicios). Si una factura es ingresada a través de este circuito no existirá una validación contra el pedido o la
recepción de la factura, para lo cual debemos ajustar los controles de:
Limitar el acceso a Revisar los reportes Constatar que el Verificar reportes de

la transacción sobre las facturas campo “verificación facturas duplicadas
contabilizadas facturas duplicadas”
esté activado
pagos
• El objetivo principal es proceder a la cancelación de las

obligaciones contraídas (originadas por compras / compra
de servicios, otros pagos) a partir de la emisión de un
instrumento de pago.
• El proceso de pago engloba la selección de las facturas a

vencer/vencidas, así como la autorización del pago
propiamente dicha.
pagos
• En el proceso de pagos también intervienen otros

sectores como tesorería.
• Un concepto importante en el caso de los pagos en otra

moneda es el correcto ingreso de los tipos de cambio en
la tabla del sistema correspondiente (en el caso de SAP
es la TCURR).
Se debe asegurar la integridad y exactitud de la

información ingresada, así como que la transacción
esté apropiadamente segregada (es una
transacción crítica).
Registros maestros
¿Qué registros maestros encontramos?
Proveedores
1. Chequear doble facturación: cada proveedor
puede ser marcado para especificar si el
chequeo de “doble facturación” será realizado.
2. Verificar que la cuenta asignada al proveedor,

que se establece desde el maestro de
proveedores, está bien configurada.
En SAP se llama “Cuenta de Reconciliación”.

Registros maestros
¿Qué registros maestros encontramos?
Materiales
1. Chequear los materiales que tienen definido algún
tipo de tolerancia permitida, así como determinar
su razonabilidad (un ítem como maquinarias no
debería tener ningún tipo de tolerancia permitida,
mientras que otro ítem como el carbón sí la podría
tener).
2. Chequear si el material está definido como

obligatorio para “control de calidad” y si esta
definición es razonable (esto es posible en SAP).
Resumen de controles clave y consideraciones de fraude
• Para las solicitudes que provienen de almacén, revisar

la configuración del stock mínimo y punto de pedido
definido en el sistema.
• Controlar las estrategias de liberación definidas para la

requisición de compras o, en su defecto, la correcta
autorización de este pedido.
• Verificar la integridad entre la información de la

requisición de compras y la OC. Si es por sistema, el
proceso es automático y no debería ser modificado,
salvo que sea con autorización.
• Las condiciones técnicas no deberían ser modificadas

por compras salvo autorización del sector requirente
(riesgo de pedir material con especificaciones distintas a
las solicitadas).
Pedido de compras
• Asegurar que los criterios de selección estén perfectamente

autorizados y sean razonables.
• Debe ser justificada cualquier selección de proveedor que no

concuerde con los criterios de mejor calidad y precio.
• Asegurarse de que los empleados del área de compras, que

están directamente involucrados con la generación de OC o
selección de proveedores, tengan acceso al maestro de
proveedores.
Pedido de compras
• Revisar que todos los documentos tengan correlatividad

numérica, así como analizar los gaps existentes.
En caso de que el proceso esté soportado por

un sistema, la numeración debería ser
automática. Asegurarse de la correcta
configuración.
Pedido de compras
• En caso de que el proceso sea realizado a través de un

sistema de información, estar atento a las tolerancias
definidas en el documento de compras. Muchas de estas
tolerancias están asociadas al maestro de materiales.
La inadecuada configuración de estas tolerancias puede

originar errores o fraudes dentro de la organización,
asociadas a recibir productos no solicitados.
• Tener cuidado con el desdoblamiento de compras que

pueden intentar vulnerar los esquemas de autorización
definidos.
Recepción y control de almacenamiento
• Importante respetar los esquemas de control de calidad

definidos para los productos y la correcta autorización de los
mismos previo a ser ingresados en el almacén.
• En caso de existir un sistema (por ejemplo SAP) si un producto

está o no sujeto a control de calidad estará definido en el
maestro de materiales.
• Verificar las tolerancias definidas por producto (definido en

el maestro de materiales). De no realizarse esta revisión, se
corre el riesgo de recibir productos no solicitados o bien no
autorizados.
Recepción y control de almacenamiento
• Establecer un esquema de ingreso de productos al almacén

y control de los camiones a su salida.
• Establecer monitoreos continuos sobre los stocks de

materias primas:
materiales con baja obsoletos sin movimiento con

rotación más de 1 año
Cuentas a pagar
• Ya sea un proceso automático o manual, tener en

consideración el control del triple matcheo (3WM). Es decir,
entre la OC, la recepción de las mercaderías y la factura
recibida.
• Las diferencias detectadas deben ser autorizadas antes del

ingreso de la factura en el sistema.
• Asegurarse de que exista una apropiada segregación de

funciones y que quien ingrese la factura no sea la misma
persona que autoriza las excepciones.
Cuentas a pagar
• Las condiciones de pago, generalmente, son definidas en el

maestro de proveedores. Asegurarse que quien modifica el
maestro de proveedores no sea la misma persona que ingresa
las facturas.
• Estar atento y controlar el ingreso de facturas bajo otros

circuitos que no sea el de compras generadas a través de una
OC. Limitar el acceso a estos circuitos/transacciones.
• Utilizar el indicador de “verificación de facturas duplicadas”

en el maestro de proveedores.
Maestro de proveedores y maestro de materiales
• Verificar si en el maestro de proveedores se ha activado el

indicador de “chequeo doble facturación”.
• En SAP la cuenta a donde se impacta la deuda de todos los

proveedores se denomina “cuenta de reconciliación”.
Verificar que esté correctamente definida en el maestro de
proveedores.
• Asegurarse de que solo pocas personas ajenas a los procesos

operativos relacionados con compras tienen acceso al maestro
de proveedores.
Maestro de proveedores y maestro de materiales
• Verificar qué materiales tienen definidos la posibilidad de

“tolerancias”, evaluando si esto es razonable o no.
• Verificar qué materiales deben pasar por control de calidad, lo

cual también se define en el maestro de materiales.
• Asegurarse de que solo las personas ajenas a los procesos

operativos relacionados con compras tienen acceso al maestro
de materiales.
Material de consulta
Se adjunta material existente en Auditool que puede ser tomado como referencia en la guía de búsqueda de
potenciales fraudes.
Título Descripción Link

Selección de banderas rojas para el ciclo de compras e https://www.auditool.org/inicio/control-
Banderas rojas para el proceso de compras -
inventarios. Las mismas deben ser analizados dado que interno/riesgos-matrices-y-alertas/1332-banderas-
inventarios
son el indicio de un potencial fraude rojas-en-el-proceso-de-compras-inventarios
Selección de banderas rojas en el proceso de selección de https://www.auditool.org/inicio/control-

Banderas rojas en el proceso de compras -
proveedores. Las mismas deben ser analizadas dado que interno/riesgos-matrices-y-alertas/1326-banderas-
proveedores
son el indicio de un potencial fraude rojas-en-el-proceso-de-compras-proveedores
Banderas rojas en el proceso de compras Selección de banderas rojas en el proceso de compras https://www.auditool.org/inicio/control-
desde la perspectiva de la documentación (documentación). Las mismas deben ser analizadas dado interno/riesgos-matrices-y-alertas/1323-banderas-
utilizada que son el indicio de un potencial fraude rojas-en-el-proceso-de-compras-documentos
Selección de situaciones que se pueden plantear dentro del https://www.auditool.org/inicio/control-

Señales de alerta en el proceso de compras sector de compras y que pueden ser indicios de potenciales interno/riesgos-matrices-y-alertas/997-senales-de-
fraudes o fallas de control interno dentro del sector alerta-en-el-proceso-de-compras
Selección de situaciones que se pueden dar en el proceso https://www.auditool.org/inicio/control-

Alertas de fraude en el proceso de compras
de compras y que pueden ser indicios de potenciales interno/cuestionarios-y-evaluaciones/935-alertas-de-
(Complementa lo visto en el punto anterior)
fraudes o fallas de control interno dentro del sector fraude-en-el-proceso-de-compras

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Diferencias entre un proceso

Overview del proceso de Resumen de controles claves y

Proveedores Empresa Clientes

Compras y cuentas Cobranzas

Instrumentar la adquisición de los recursos necesarios

1. Un circuito de compras no soportado en su

2. Mayor carga administrativa para todos los

3. Riesgos de confidencialidad de la información en

Un circuito manual o parcialmente soportado

Pone el foco en el ambiente de

Se priorizan aspectos relacionados

1. Acceso a la información en tiempo real, en la

2. Eficiencia en las operaciones e incorporación

3. Esquemas más robustos de segregación de

4. Esquemas más robustos de reporting (reportes) y

Estaremos viendo en el curso un proceso de

Planificación, reporting y análisis

• Surge como resultado de la ausencia/insuficiencia de ciertos

• Las solicitudes pueden provenir de:

– Almacenes: para los artículos con stock permanente

– Otros sectores de la empresa: productos sin stock

• Considerar la demarcación de límites de autorización para las

• Si la requisición de compras es realizada por el sistema, se

• Se deben controlar las condiciones técnicas que fueron puestas

• Hay que tener en cuenta que el sector compras no es un sector

• Si la compañía tiene definido, en sus stocks, el inventario

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

Selección del proveedor. Los Si el proceso es realizado por Determinar si el producto es

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

Si existe un registro de Se emite el pedido de La solicitud de cotización

*(tomarla de la Requisición de compras)

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

Asimismo, este sector

Área de compras / pedido

Consideraciones sobre tipos de documentos

• Si el proceso está soportado por un ERP, se deben tener algunas

• Los documentos se crean a partir de la copia de otro documento,

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

Se procede a instrumentar la Se adjudica la compra. El Se inicia el proceso de

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

• La información sobre cantidad, calidad y

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

• Tolerancias en exceso de la entrega

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

• No olvidar que las OC tienen que estar

Área de compras / pedido

Actividades relevantes del sector compras

• Personas que realizaron los cambios

• Comparación del precio en la OC con

• Recepción recibe mercaderías.

• De corresponder, se realiza el control de

• En el caso de que el proceso esté soportado

• Una mercadería solo será ingresada al