FP-08 GESTIÓN DE LAS COMPRAS

Rev. 02

NOMBRE DEL PROCESO / SUBPROCESO Gestión de las compras

Jefe de Abastecimiento y
NOMBRE DEL PROCESO PADRE N.A. PROPIETARIO DEL PROCESO
Logística
MISIÓN, OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL PROCESO
DELTA QUÍMICA ha desarrollado esta ficha de proceso para fijar los criterios para la gestión del riesgo relacionado con los proveedores y el proceso
de compras. Cuando la organización y sus diferentes componentes tengan la necesidad de adquirir algún proceso, producto o servicio necesario
para realizar la actividad desempeñada, deben apegarse a los criterios definidos en este documento. Incluye actividades de la definición del riesgo
relacionado con el perfil del proveedor, controles aplicados y la definición de los métodos de compra.
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO
1. Identificación y comunicación de las necesidades de compra.
2. Solicitud de cotización/presupuesto
3. Aprobación de la compra
4. Envío de pedido al proveedor
5. Recepción de la Mercadería
5.1.Revisión y aceptación de la Mercadería
5.2.Almacenamiento de la Mercadería Recibida
5.3.Recepción de Documentos del Proveedor
6. Evaluación y reevaluación del proveedor
7. Seguimiento y medición
ENTRADAS SALIDAS
▪ Necesidades de compra ▪ Orden de compra
▪ Definición del perfil de riesgo del proveedor ▪ Presupuesto
▪ Solicitud de compra ▪ Guías de Remisión
▪ Búsqueda de proveedores ▪ Fichas técnicas /hojas de seguridad (según el caso)
▪ Evaluación de proveedores ▪ Informes del Sistema de Evaluación de Proveedores
RECURSOS AFECTADOS
Puestos implicados Infraestructura y Recursos
▪ Gerente General
▪ Coordinador del Sistema de Gestión
▪ Encargado de Compras ▪ Sistema Ébano.
▪ Jefe de Abastecimiento y Logística
▪ Jefe de almacén y Producción
INFORMACIÓN DOCUMENTADA APLICABLE
Documentos Registros
▪ Orden de compra
▪ Manual del Sistema ▪ Presupuesto
▪ FP-08 Gestión de las compras ▪ Guías de remisión
▪ Facturas
Indicadores Riesgos
▪ Roturas de stock en aprovisionamientos críticos
▪ % de NC de compras ▪ Mala codificación de los productos en el sistema
▪ Errores en el pedido
SUBPROCESOS
ORDEN NOMBRE SUBPROCESO

FP-08-01 Gestión de Proveedores

1
IT-08-01 Gestión del Almacén

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Rev. 02

DIAGRAMA DE FLUJO

1.- Identificación y comunicación de

las necesidades de compras

Personal implicado
INICIO

2.- Solicitud de cotización a Solicitud de Cotización

proveedor

Encargado de Compras

3.- Aprobación final de la compra

Gerente General / Encargado de

compras

Orden de compra
4.- Envío del pedido al proveedor

Encargado de compras
5.1- Revisión y Aceptación de la
Mercadería
Jefa de Almacén y Producción/
Encargado del proceso

5.2- Almacenamiento de la
5.- Recepción de la Mercadería
Mercadería Recibida

Encargado de Compras/ Jefa de Jefa de Almacén y Producción

Almacén y Producción
5.3- Recepción de Documentos del
Proveedor

Encargado de Compras
FIN

6.- Evaluación de proveedores FP-08-01 Gestión de Proveedores

Gerente General / Encargado de Compras

Jefa de Almacén y Producción /
Encargado de compras

6.- Seguimiento y medición

Encargado de compras
FIN

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ACTIVIDADES
ORDEN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Identificación y Todo el personal implicado a este proceso de DELTA QUÍMICA, puede Personal
comunicación de las identificar los productos/servicios que se deben adquirir para el implicado
necesidades de funcionamiento de la organización.
compra En Delta Química se identifican dos necesidades de compras:
1. TIPO 1: Compras frecuentes a la comercialización de nuestros
productos USP:
- Que se encuentran bajo stock en nuestros almacenes
(demanda continua).
- Aquellos de baja rotación y baja demanda, cuya cotización a
solicitar al proveedor se requiere para generar el respectivo
presupuesto para el cliente solicitante. (Ver FP-07 Gestión de
las ventas).
2. TIPO 2: Compras no frecuentes propias de la gestión de Delta
Química.
Una vez identificados esos productos/servicios, el personal implicado debe
comunicar al Encargado de Compras la necesidad. Para ello:
1. TIPO 1: El Jefe de Almacén y Producción genera un requerimiento
a través del Sistema y el Encargado de Compras, realiza una revisión
diaria de los requerimientos generados.
2. TIPO 2: La persona solicitante(cliente) enviará un mail con la
descripción detallada de que necesita adquirir, al Encargado de
Compras (logística@deltaquímica.com).
Para los dos tipos de compras el Encargado de Compras junto con el Jefe de
almacén y Producción, procederán a determinar a qué proveedor se
realizará la compra, para finalmente tener la aprobación del Gerente
General.

El Encargado de Compras no aceptará ninguna solicitud que no le llegue por

estas vías.
Como requisito indispensable el Encargado de Compras deberá solicitar con
antelación antes de la compra el Certificado de Análisis y Hoja de Seguridad
del producto USP a comprar.

2 Solicitud de cotización
a proveedor
3 Aprobación final de la
compra
Cuando el Encargado de Compras recibe por parte del personal implicado el Encargado de
requerimiento (vía Sistema para el tipo 1/vía correo para el tipo 2), solicita compras
la cotización de 1 a 2 proveedores diferentes, esto según el tipo de compra.
En caso de compras de Tipo 1: De requerirse la necesidad de adquirir un
nuevo producto, se buscarán proveedores que lo suministren y se pedirá
cotización hasta a 2 de ellos.
Si son proveedores nuevos, evaluarlos de acuerdo con la FP-08-01 Gestión
de Proveedores.
El Encargado de compras recibirá las cotizaciones y decidirá cuál es la opción
más conveniente siguiendo los criterios de: Precio, marca, tiempos de
entrega demandados por el cliente, según el tipo de compra.
Se dará prioridad a los proveedores que ya se encuentren dentro de nuestro
Listado de Proveedores.
Gerente
Tanto para compras del tipo 1 como para el tipo 2, el Encargado de Compras
General /
solicita la autorización por parte de Gerencia General para adquirir el

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producto/servicio demandado. Esta autorización quedará evidenciada con Encargado de

un Visto Bueno (VºBº) en la misma Orden de Compra. Si no se autoriza, la compras
gerencia deberá justificar porqué.
Una vez autorizada la compra, el Encargado de compras procederá a hacer
el pedido.
4 Envío de pedido al Una vez aprobada la compra, el Encargado de Compras enviará un mail al Encargado de
proveedor proveedor incluyendo la Orden de compra detallando lo que necesita y compras
asociándolo a la cotización inicial del propio proveedor para formalizar el
pedido. En ella debe constar, como mínimo:
1. Datos del proveedor
2. Fecha
3. Fecha de pago
4. Atención
5. RUC
6. Lugar de procedencia
7. Ref. Comunicación
8. Producto/servicio
9. Cantidad
10. Unidades
11. Descripción
12. Precio con IGV
13. Total
Pasados los 2 días hábiles y de no haber respuesta por parte del proveedor,
se procederá a contactarlo vía telefónica.
5 Recepción de la La mercadería se recibe: Encargado de
Mercadería Compras/ Jefa
El Encargado de Compras en conjunto con la Jefa de Almacén y Producción,
de Almacén y
y/o Coordinador del área de almacén, recepcionan el pedido en el ingreso al
Producción
almacén, junto con la factura, guía del proveedor y/o guía de transporte,
según el caso.
Logistica debe entregar, la guía de SUNAT y/o factura SUNAT, la orden de
compra y el certificado de calidad al jefe de almacén y producción,
haciéndole firmar el Registro de Recepción de Documentos manejado por
logística, para que almacén proceda al ingreso de la mercadería. Estos
documentos son entregados inmediatamente a la encargada de control de
calidad para la verificación y análisis organoléptico dando conformidad con
el llenado del REGISTRO DE INGRESO, luego la encargada de control de
calidad es la responsable de devolver los documentos al jefe de almacén y
producción para el ingreso al sistema.
En caso que los documentos de ingreso estén incompletos, el producto se
colocará en su lugar, pero con una etiqueta color verde fosforescente que
diga “NO VENDER” hasta que logistica regularice la documentación, con un
pazo de 24 horas.
En el caso de compras locales, el encargado de Transporte entregara toda
la documentación al jefe de almacena y producción y /o coordinador del
área de almacén en coordinación con el área de logistica, luego se
entregarán los documentos a la encargada de control de calidad para su
respectivo ingreso y se continua con el procedimiento normal.
Cuando el pedido sea recibido, con su correspondiente documentación, el
Encargado de Compras junto con la Jefa de Almacén y Producción y/o la

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Rev. 02

persona designada por ellos para esa labor, realizará una inspección visual
de la mercadería para determinar si viene correcto o presenta daños.
El transportista/repartidor se quedará con una copia firmada de la Guía de
Remisión/factura, y el Encargado de Compras con la otra. Estos documentos
serán guardados en Files durante 5 años.
En caso de presentar daños, deberá fotografiarlo todo y abrir una No
Conformidad al proveedor y/o trasportista según sea el caso, según lo
especificado en la ficha de proceso FP-11 GESTIÓN DE NO
CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS. Si los daños son mayores, la
mercadería no será aceptada.
5.1 Revisión y aceptación Una vez asegurada que la mercadería, está en buenas condiciones, es Jefa de
de la Mercadería aceptada y se procederá a verificar que lo recibido coincide con la Orden de Almacén y
Compra generada inicialmente y con la GR del proveedor. Producción/
Encargado del
Para los casos de servicios prestados, la persona de DELTA QUÍMICA que
proceso
haya solicitado el servicio y/o haya recibido el servicio adquirido deberá
indicar al Encargado de compras vía correo la ejecución conforme del
mismo. Si se presentan desviaciones en las disposiciones de la prestación de
servicios se debe abrir una No Conformidad al proveedor, según lo
especificado en la ficha de proceso FP-11 GESTIÓN DE NO
CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS.
5.2 Almacenamiento de la El Jefe de almacén y Producción, dará entrada en el Sistema del material que Jefe de
Mercadería Recibida se ha recibido. almacén y
producción
Dada la conformidad de la mercadería, se procederá a su ubicación en su
lugar correspondiente para proceder con el alta en el sistema Para una
adecuada gestión del almacén, se tiene el instructivo IT-08-01 GESTIÓN DEL
ALMACÉN.
5.3 Recepción de El Encargado de Compras es responsable de la recepción de los documentos Encargado de
Documentos del emitidos por el cliente para su posterior archivo correspondiente y asegurar compras
Proveedor la trazabilidad de la información de las compras realizadas.
6 Evaluación y DELTA QUÍMICA SRL selecciona, evalúa y reevalúa a sus proveedores, tanto Encargado de
reevaluación del si son nuevos como si no. compras /
proveedor Jefe de
Para ello, sigue la metodología descrita en la ficha de subproceso FP-08-01
almacén y
GESTIÓN DE PROVEEDORES.
producción /
Gerente
General
Para la evaluación de la eficacia y seguimiento de la correcta aplicación de
Seguimiento y este proceso y las posibles incidencias que puedan encontrarse, se atiende Encargado de
7 a lo establecido en el documento FP-13 GESTIÓN DEL SEGUIMIENTO Y
medición compras
MEDICIÓN DE PROCESOS.
Revisado por: Aprobado por: Elaborado por:
Fecha:19/10/2021 Fecha:19/10/2021 Fecha:07/10/2021

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE REVISIÓN MODIFICACIONES RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR

EMISIÓN

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2/07/2021 01 Se añade en el punto 1 que el Encargado de compras debe solicitar con antelación antes
de la compra la FT y CA de los productos USP

07/10/2021 02 Logística debe entregar, la guía de SUNAT y/o factura SUNAT, la orden de compra y el
certificado de calidad al jefe de almacén y producción, haciéndole firmar el Registro de
Recepción de Documentos manejado por logística, para que almacén proceda al ingreso
de la mercadería.

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