IDEAS PARA REDUCIR COSTES

Fuente: Elaborado a partir de http://www.eoi.es

La competitividad está relacionada con todas aquellas decisiones que permiten a la empresa
ser eficaz (lograr sus objetivos) y eficiente (lograrlos al menor coste) y conseguirlo de manera
continuada en el tiempo (es decir, de forma “sostenible” en el tiempo). Formas de potenciar
esta competitividad son, entre otras: Gestionar, motivar y liderar más eficazmente a su
Personal, implantar sistemas de mejora continua de sus procesos, invertir en el empleo de
nuevas tecnologías capaces de modernizarlos (capaces de reducir y/o evitar defectos de
producción, accidentes, consumo excesivo de energía, etc.), establecer sistemas de
aseguramiento de calidad, reducir costes, etc.
Ahora bien ¿cómo reducir costes? En esta lectura se ofrecen algunas ideas.

Existen diferentes formas de lograrlo y, si bien muchos piensan en “reducción de gastos” como
destitución de personal, reestructuración empresarial o disminución del número de
proveedores… Estas son, más bien, formas de deteriorar la calidad de muchos procesos, lo que
puede redundar “paradójicamente” en mayores costes estratégicos como pérdida de prestigio
e imagen, de clientes, de socios, de oportunidades de negocio, en suma.

Una de las mejores maneras de reducir costes consiste en implantar un sistema de mejora
continua, capaz de gestionar los procesos de forma más eficaz (gestión de proveedores, de
desarrollo y fabricación del producto, de distribución y venta, del servicio post-venta, etc.). Por
tanto, más que tratar de reducir costes, lo que se debe buscar es optimizar su gestión.

La gestión de costes debe hacerse siempre, no sólo en tiempos de crisis

Según la consultora madrileña Improven “el 68% de las empresas la detectan y reaccionan muy
tarde, cuando los resultados ya están resentidos y el margen de reacción es estrecho o
inexistente”. Y esa detección tardía limita el abanico de opciones, […] somete la empresa a una
tensión extrema y obliga a tomar decisiones drásticas y poco planificadas”.

Medidas precipitadas
“Las áreas que más se trabajan son la reducción de personal (82%), el incremento de ventas
(71%) y la disminución de gastos generales (65%), frente a otras medidas correctoras más
adecuadas a medio plazo, como el cierre o la venta de unidades de negocio no rentables (32%)
o la eliminación de clientes y productos no rentables (21% y 33%, respectivamente)”.
Estas soluciones precipitadas, por sí solas, “no garantizan reconducir el negocio y sólo permiten
rebajar los costes fijos, a todas luces insuficientes, por lo que es vital compaginarlas con otras
medidas”.

Medidas exitosas y rentables

 La venta y/o cierre de unidades de negocio no rentables ayuda a que la empresa se centre
en las actividades que mayor valor le aportan (al hacerlo se potencia el beneficio global
pues este tipo de negocios lastran los resultados generales al exigir recursos que no se
emplean en otras actividades más rentables).
 Eliminar productos no rentables, con malos ratios de ventas y un alto coste de
mantenimiento en catálogos (y en almacén), facilita que la empresa pueda centrarse aún
más en los productos más rentables (pues facilita su venta y por tanto, los ingresos
inherentes).
 El descontrol en la aplicación de precios, en los descuentos a clientes o en las promociones
tiene un gran impacto en la rentabilidad global, haciendo cuestionables a muchos clientes.

1
 Resumiendo, se deben gestionar las ventas no sólo desde la facturación, sino desde la
rentabilidad y el valor potencial del cliente.

¿Qué más puede hacerse?

Buscar nuevos proveedores que den servicio a las demandas de la empresa, comprobando
no sólo precios, sino también calidad y servicio.
Según los expertos, realizar cambios en esta área es menos traumático, más rápido, potente y
efectivo que, por ejemplo, eliminar personal. Así por ejemplo, según Ferrán Baños, director
técnico de la Asociación de Profesionales de Compras (AERCE), “un ahorro del 5% en los costes
de compras supone un aumento del beneficio del 30%. Y un incremento del 5% de esos costes
tiene el mismo impacto negativo sobre los beneficios y la rentabilidad de la empresa, es decir,
rebaja los beneficios un 30%”.

Chequear los precios

Una PYME que quiera competir “tiene que estar chequeando permanentemente sus niveles de
precios y renegociando con sus proveedores el material y el servicio”, señala José Fernández
de Valderrama, director general de Fullstep, que recuerda que las pymes suelen tener, por
costumbre, relaciones de confianza estables con sus proveedores. “Si tienes alguno que no
está controlando y acotando lo suficientemente rápido sus costes, esos te los pasará a ti. Y tu
obligación, en esos casos, es la de buscar y valorar si hay otras fuentes más económicas y
eficientes de suministro que te permitan mantener el margen”.

Según el proveedor
Baños, de AERCE, puntualiza: “Es importante establecer relaciones a largo plazo para trabajar
conjuntamente. En los casos en los que hay mucha competencia y el producto es estándar, no
es tan necesario cerrar acuerdos a largo plazo. Y cuando son proveedores estratégicos para la
empresa, con un coste elevado respecto al total o hay pocos proveedores, a la empresa le
interesa más fijar acuerdos de colaboración a largo”.

Francisco Escanellas, director general de la consultora Expense Reduction Analysts, que

consiguió que sus clientes ahorraran en 2007 una media del 19,7%, recomienda: “Analizar si
los proveedores son los adecuados, es decir, ¿estoy comprando lo que necesito o lo que me
venden? Analizar aspectos como si sus honorarios, la forma de pago, etc. son los idóneos. Hay
clientes que, por estructura financiera, les interesa que les paguen a 90, 60, 30 días…
Estudiamos la fórmula para que nuestros clientes tengan un mejor servicio a un coste menor”.

Poner las normas

Fernández de Valderrama aconseja, antes de comprar, tener definidas –y por escrito– todas las
especificaciones de calidad (nivel de servicio), logística (forma de entrega), financieras (medio
de pago y penalizaciones), administrativas (pedidos, facturas, albaranes…). Después, “pide
ofertas a todo proveedor que sea capaz de darte el servicio que necesitas. Con nuestros clientes
manejamos entre 30 y 40 ofertas y eso no se puede hacer sin un sistema tecnológico como el
nuestro, que obliga a los proveedores a ofertar de la misma manera. Así, todas las ofertas son
comparables”. Una vez que las tienes todas, “analiza el precio y al proveedor (calidad,
experiencia, estructura financiera, histórico, etc)”.
Este directivo considera que comprar bien es hacerlo entre un 5 y un 10% mejor que el resto.
“Imagina una empresa que vende 100, gasta en compras 60 y, tras otros costes (personal,
amortizaciones…), al final, gana 10. Si mejoramos un 10% ese 60 de compras, conseguimos
pasar a la cuenta de resultados de 10 a 16, que es lo mismo que incrementar un 60% el
margen”.

2
Gestión de las existencias
¿Cuál es el stock idóneo que debe tener una empresa para dar el mejor servicio y evitar
gastos innecesarios? Las ventas perdidas por rotura de stock1, los costes por tener existencias
en exceso o una mala gestión de los imprevistos se pueden evitar… Y todo eso son beneficios
que van a parar a la empresa.
Optimizar el inventario del almacén ahorra dinero que se puede destinar a otras tareas.

Venta perdida por rotura de stock

“Hay empresas que tienen mucho depósito de unas referencias y le faltan de otras (rotura de
stock). En este segundo caso, parte de la demanda que te llegue la pierdes, porque no podrás
atenderla y se irán a tu competencia”, explica Josè Presencia, director de ToolsGroup.

Gastos por exceso de stock

“El coste de propiedad del stock no es sólo el financiero, sino también el del espacio que ocupa,
que se quede obsoleto, se pierda o rompa, su manipulado,… Así, si el coste financiero es, por
ejemplo, el 7%, el coste real de ese exceso es como mínimo del 15%. Una reducción de ese
inmovilizado tiene un efecto directo en caja2 (si desinvierto 1.000 euros de stock, van a caja),
pero también en la cuenta de resultados (si reduzco 1.000 euros el inmovilizado, el 15%, como
mínimo, es beneficio, al ser un gasto menos)”.

Gestión de las facturas

Tener un plan eficiente de compras evita, entre otras cosas, que se generen facturas
innecesarias. Y cada nueva factura es un gasto de papel y un aplazamiento en el pago o cobro
del producto y/o servicio. La factura electrónica es una solución que ahorra y agiliza la
liquidez. También se aconseja establecer límites en el servicio telefónico, negociar las
licencias de software, comprobar las condiciones del renting…

Ahorrar en telecomunicaciones
Ésta es otra de las áreas de actividad que más gastos comporta dentro de la estructura de una
empresa: Telefonía fija y móvil, hardware, software, redes inalámbricas, impresión y
digitalización de documentos… Un mal uso de estas tecnologías incrementa de forma
considerable los gastos. Prestar atención al control de los sistemas de climatización, de
iluminación, y al buen funcionamiento de los equipos, etc. es también imprescindible.

Ahorrar desde la eficiencia energética

Se pueden obtener ahorros de hasta el 40% en la factura energética, siempre y cuando las
empresas estén dispuestas a invertir previamente en recursos tecnológicos y dinero…, eso sí,
que rentabilizarán –según los expertos– a medio plazo.
Las empresas pueden ahorrar al auditar su uso de servicios públicos. Las compañías de
servicios pueden ofrecer auditorías energéticas gratuitas. Incluso sin una auditoría de energía,
también se puede ahorrar siguiendo reglas simples como: Utilice lámparas de bajo consumo,
apague los terminales de ordenador por la noche (excepto los que deben correr para el
procesamiento de datos o razones similares) y todos los termostatos de los temporizadores.

Seguimiento del gasto

La empresa debe asegurarse de que a todos sus gastos se les realiza el correspondiente
seguimiento. No importa tanto si se emplea un simple cuaderno para realizar anotaciones o si
se usan complejas hojas de cálculo y programas, lo importante es revisar cada uno de los
gastos. El objetivo es ver dónde puede reducirse o eliminarse dicho gasto.

1
Quedarse sin existencias en almacén de forma que no puede darse servicio a un cliente potencial.
2
Dinero en efectivo.

3
Implementar el teletrabajo
Permitir que los trabajadores realicen actividades a distancia en lugar de trabajar físicamente
en la oficina, contribuye a recortar ciertos gastos: Alquileres, energía, climatización, agua,
mobiliario, etc. (se requieren espacios de trabajo más pequeños pues parte de la mano de
obra teletrabaja).

Consolidación del Proveedor

Preocupadas por el suministro de ciertos productos, muchas empresas mantienen un gran
número de proveedores; incluso, muchos de ellos, les suministran el mismo producto. La
reducción del número de proveedores no sólo facilita emitir grandes pedidos a pocos
suministradores (con el consiguiente descuento por volumen de pedido –rappels-) sino que
facilita una gestión más eficiente de todo el proceso: Menor número de órdenes de compra,
facturas, etc. facilitando su procesamiento y reduciendo su coste inherente.

El gasto de material
Las empresas suelen utilizar enormes cantidades de cartón corrugado en sus embalajes.
¿Podría ser interesante adquirir maquinaria capaz de compactarlo y envolverlo tras su
utilización? Parece más eficiente (y ecológico) tratar de venderlo que destrozarlo, tirarlo y
pagar a una empresa para que venga a recogerlo.

Metodología de la eficiencia
Una forma eficaz de ahorrar costes consiste en aplicar la filosofía de gestión conocida como
“Lean Management”. En los negocios, “Lean” significa todo aquello que facilita reducir
residuos, desperdicio de recursos, gastos innecesarios. Y con ello no sólo no se reduce el nivel
de calidad del producto o servicio, sino que incluso aumenta. A través de esta filosofía, se
busca potenciar la productividad en todos los sentidos: Ya sea produciendo lo mismo con
menos recursos o generando más con los mismos inputs. Por ejemplo, en lugar de dar a cada
empleado una impresora, exigir que la compartan, o la creación de una impresora por cada
departamento es “lean” (pues ahorra dinero a la compañía y los empleados pueden seguir
realizando su trabajo). Animar a que los empleados traigan sus propios vasos, platos y
utensilios para comer desde casa, no sólo crea un ambiente informal más distendido, sino que
ahorra tener que solicitar suministros a granel de papel, plásticos, etc. Extender esta idea a
todos los procesos permite ganar en eficiencia.

Alianzas Estratégicas
Firmar algún tipo de alianza estratégica con otras empresas puede ser una buena opción para
potenciar la eficiencia. Así, a través de estos acuerdos de cooperación, cada socio se centra en
el recurso o proceso que domina de modo que, en equipo, logran desarrollar proyectos que
de forma individual no podrían afrontar (efecto sinérgico). A través de la alianza, los
“partenaires” comparten ciertos recursos: Conocimientos técnicos del personal, sistemas de
comercialización o transporte, etc. Al compartirlos, los socios “liberan” recursos
potencialmente útiles para otros proyectos (pues ya no tienen que “pagar” por estos
conocimientos o servicios).

Utilizar la Tecnología
Emplear tecnologías que permiten una comunicación virtual, por ejemplo dispositivos de
teleconferencia, facilita reuniones e intercambios de ideas sin necesidad de costosos
desplazamientos.