Código: P-SST-19

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE Fecha: 21/02/2019

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1. OBJETIVO: Identificar la metodología apropiada para controlar y evaluar el

impacto que los cambios tanto internos como externos puedan generar sobre
la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.

2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas de la empresa que requieran alguna

transformación y/o cambios que sobrevengan con ocasión a sus actividades
propias y que puedan afectar la Salud y Seguridad en el Trabajo del personal
de planta, contratistas y visitantes.

3. DESCRIPCION DEL PROCESO El proceso de Gestión de Cambios es un

proceso global que gestiona simultáneamente el ciclo de vida y el estado de
muchos cambios. Las actividades propias de la Gestión de Cambios conviene
diferenciarlas de las actividades responsabilidad de la Gestión de
Programas/Proyectos.

Es importante distinguir entre Gestión y Control de Cambios, el primero hace

referencia al proceso global y el segundo a un procedimiento concreto sobre un
cambio específico.

4. DEFINICIONES:
 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya
existente.
 Cambio interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de
trabajo, cambio en instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o
herramientas y cambio de mobiliario.
 Cambio externo: Cambio en la legislación y evolución del conocimiento en
seguridad y salud en el trabajo.
 Gestión del cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos
para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear el impacto en la
seguridad y salud en el trabajo de los cambios y nuevos proyectos.
 Identificación de peligros: Proceso para establecer si existe un peligro y
definir las características de este.
 IPVR: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos y
Determinación de Controles.
 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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5. ROLES Y RESPONSABILIDADES:

 Encargado de SST: Identificar los cambios ocurridos o que van a suceder.

Analizar riesgos y requisitos de ley si aplica.
Establecer las recomendaciones.
Analizar el impacto de los cambios sobre el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Promotor del cambio (Gerencia): Es el que Inicia y hace la petición del

cambio a partir de una necesidad. Detecta la necesidad de cambio en su
ámbito de responsabilidad

 Es el responsable de la operación del proceso de Gestión de Cambios.

Colaborando en las funciones sobre las que este le delegue autoridad,
asegurando que se cumplan los acuerdos de niveles de servicio, y velando
por la coordinación en el tratamiento de los cambios.

 Es el que se encarga de la mejora continua del proceso.

6. CONTENIDO:

6.1 Identificar y registrar el cambio: Gerencia debe realizar una evaluación en

los procesos, en la cual va a Identificar cual es el cambio que se va a realizar,
cuál es su propósito y su justificación y la estrategia con la que se va a ejecutar
el cambio.
6.2 Analizar el impacto: El encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo debe
examinar que efecto puede tener el proceso en el momento del cambio a nivel
de la entidad en el Sistema de Gestión y definir las acciones para su
intervención, para esto debe diligenciar el formato de Gestión del Cambio, en el
cual quedara evidenciado todos los aspectos que serán intervenidos.

6.3 Analizar la información del cambio: Gerencia deberá analizar la información

del cambio y evalúe si se requieren ajustes o si se puede aprobar.

- Si se aprueba el cambio: Se debe proseguir a la siguiente actividad.

- Si no se aprueba el cambio: Solicite los ajustes y devuélvase a la
actividad anterior.

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Gerencia se encargará de comprobar la correcta implantación del cambio, para lo

cual consultara al personal involucrado, es decir, a los administradores y
especialistas técnicos y/o al equipo involucrado en el desarrollo del cambio.

6.4 Divulgar y retroalimentar: Gerencia deberá informarle a las personas

interesadas sobre los cambios que se van a realizar, teniendo en cuenta a la
persona encargada de Seguridad y Salud en el Trabajo para que sea quien
indique a los demás funcionarios de la empresa sobre los impactos que puede
generar ese cambio en el tema de seguridad e infórmele cómo quedará
establecido en el formato de gestión del cambio.

6.5 Implementar el cambio: Luego de divulgar el cambio a las personas

interesadas, gerencia procederá a realizar las actividades las cuales se
planearon para dicho cambio.

6.6 Revisión de la implementación y cierre del cambio: Después de que

transcurra un tiempo establecido tras la implementación del cambio, o si es el
caso, de su “marcha atrás”, el encargado, en este caso gerencia, deberá
realizar la revisión para validar la efectividad de dicho cambio.

6.7 Gestión y mejora del proceso: La persona encargada de Seguridad y Salud

en el Trabajo deberá realizar seguimiento y evaluación a las actividades las
cuales se le han ejecutado cambios, este seguimiento se llevara a cabo en el
formato de gestión del cambio.

Para ello se deberá realizar el seguimiento a lo desarrollado por el procedimiento

mediante la siguiente manera:

 Realizar un registro detallado de los cambios presentados

 Realizar el seguimiento de cada uno de los cambios realizados y su
efectividad
 Realizar la retroalimentación de las actividades del procedimiento.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 F-SST-52 Formato de gestión del cambio

 F-SST-53 Formato de seguimiento gestión del cambio

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ANEXOS

1. Esquema para la gestión del cambio

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