Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: PEI-SST-013

SG-SST
Fecha: Enero de 2019
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL CAMBIO
Versión: 2
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la gestión del cambio para cada una de las actividades
desarrolladas dentro de AQUI SU EMPRESA, que puedan generar un alto potencial de
riesgo y así controlar las desviaciones, asegurando el logro de los objetivos propuestos.

2. ALCANCE

Los lineamientos descritos aquí deben ser aplicados a cambios en los procesos de la
organización que afecten el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
(Tanto de oficina central como en cada una de las Sedes).

3. RESPONSABLES

Gerencia
 Analiza la posibilidad de apertura de nuevas Sedes
 Contratar los locales para apertura de nuevas Sedes
 Entregar los locales al área de para comenzar con el montaje de la nueva tienda

Director
 Recibir, aprobar y gestionar las aperturas de Sedes nuevas
 Recibir, aprobar y gestionar las solicitudes de cambios por parte de Visual,
arquitectura, compras y suministros u otros.
 Revisar y validar la información diligenciada por cada solicitante.
 Aprobar los diseños de remodelaciones, aperturas de Sedes, y demás cambios con
anterioridad revisados
 Reportar al encargado del SG-SST los cambios a realizar
 Realizar los trámites necesarios para poder implementar el cambio.
 Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.
 Obtener información confiable y objetiva para soportar la solicitud.
 Implementar las acciones que propendan por la minimización de cambios.

Mesa de gestión de cambio: los cambios aprobados serán divulgados en la reunión de

directores con el fin de que todos tengas conocimiento de los mismos y puedan tomar
las acciones a las que haya lugar desde su cargo.

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 Evaluar y recomendar la causa, justificación e impacto del cambio a todas las áreas
desde las perspectivas, financieras, económicas, de programación, seguridad y salud
en el trabajo y demás.

Directores de otras áreas

 Identificar la necesidad de cambio
 Realizar solicitud de cambio
 Divulgar los cambios aprobados con anterioridad

Encargado SG-SST
 Evaluar el impacto de los cambios a nivel de seguridad y salud en el trabajo
(identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles)
 Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestión de
cambio.
 Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestión de cambio.
 Formular acciones de mejora a partir de análisis de causas.
 Verificar los impactos de tiempo, costo, y beneficios. Previos a la aprobación final de
las solicitudes.
 Realizar inducción de SG-SST al personal nuevo en caso de presentarse nuevas
contrataciones.
 Asegurar que se evalué el impacto económico de la implementación del cambio,
mediante actualización del presupuesto SST
 Hacer seguimiento y consolidar los controles de cambio aprobados

4. CONDICIONES GENERALES

Es importante para AQUI SU EMPRESA identificar los peligros y riesgos asociados a los
cambios que se generen en las diferentes actividades antes de introducir tales
cambios, contemplando aquellos riesgos internos y externos que podrían ser
introducidos, por las partes interesadas como (Ej. Nuevos procesos, tecnología,
modificación legal, de reglamentos, evolución de los conocimientos en SG-STT etc.),
con el fin de eliminar o minimizar las consecuencias en caso de que un evento se
materialice, gestión del cambio teniendo en cuenta los siguientes puntos:

 Establecer criterios de identificación de la necesidad de cambio

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 Prever obligación de soporte del cambio

 Validar el conocimiento de la capacidad del elemento a cambiar
 Comunicación a involucrados en el cambio

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

# ACTIVIDAD
1 Planeamiento del cambio
2 Evaluación de impacto
OBSERVACIONES
A partir de la solicitud, establecer la necesidad
de cambio según alguno de los siguientes
criterios:
1- Aumento del requerimiento
2- Disminución del requerimiento
3- No cumplimiento del estándar
Evaluar los efectos positivos y adversos del
cambio, conjuntamente con el responsable del
área SG-SST,

Evaluar los riesgos del proceso de cambio.

3 Autorización gerencial
4 Comunicación y socialización
5 Capacitación y
entrenamiento
6 Evaluación periódica
7 Documentación de
cumplimiento
Plantear el cambio a Gerencia
Gerente evalúa disponibilidad presupuestal
Establece la fecha límite para el cambio
Difusión del cambio a los jefes- cadena de
mando
Identificar necesidades de formación,
capacitación y entrenamiento en personas
involucradas.
Realizar formación
Revisar y establecer sistema de evaluación
periódica del cambio.
Se evidencia en el seguimiento desviaciones del
estándar se debe informar al responsable SG-
SST
Documentar cumplimiento del cambio

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6. MANEJO DEL CAMBIO

a. Actividades
Se aplica en cuanto a cambio de actividades, bajo la verificación de los Planes de
trabajo, por parte del encargado del SG-SST, en la cual se identifica si el personal
realizará actividad diferente a la contemplada inicialmente en la matriz de
identificación de peligros, se evalúa a través de análisis de riesgos (AR preliminar), se
gestiona elementos de protección personal y/ o elementos de trabajo, y se monitorea
cumplimiento de los controles. Paralelo a ello, se ajustan procedimientos seguros de
trabajo.

b. Tecnología
En cuanto a cambios en los procesos de trabajo, al incrementarse las actividades
Automatizadas por el desarrollo de las actividades, que ameritan acondicionamiento
de equipos, se gestiona en conjunto con las áreas interesadas en el proceso
(administración y área técnica), la viabilidad del cambio en cuanto a que no genere o
incrementen los riesgos (seguridad y salud), verificación de competencias del uso de
nuevos equipos, así como el estudio de costo.

c. Riesgos
AQUI SU EMPRESA cuenta con un procedimiento de IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS,
VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES, contempla que se debe
aplicar sistemáticamente un procedimiento para la identificar peligros, evaluar,
controlar y monitorear los riesgos en cada uno de los cambios realizados, asociados a
la organización, actividades, procesos de trabajo, etc.

d. Documentos:
Tiene por objeto establecer el mecanismo de elaboración, organización y modificación
de los documentos internos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo,
con el fin de asegurar que la documentación del sistema se pueda entender y operar
de manera efectiva, eficiente y confiable. Los cambios a los documentos quedaran
registrados en la lista maestra de documentos, el encargado del SG-SST será el
responsable de la actualización y distribución de los mismos.

e. Administrativos:
Cambios de personal: En caso de requerir cambios de personal por vacaciones,
permisos no remunerados, licencias, incapacidades; AQUI SU EMPRESA Realizará el
procedimiento de contratación que incluye inducción SST. Durante la inducción al
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cargo se procurará el empalme con el funcionario saliente o en caso de no ser posible

con el jefe inmediato dejando registro.

e. Cambio de instalaciones:
En caso que requiera ser efectuado cambios en procesos, legislación, instalaciones, la
administración de AQUI SU EMPRESA analizará, evaluará, aprobará previamente y
ejecutará, contemplando según requerimientos, lo definido en documentación
siempre y cuando sea aplicable al tema específico del cambio.

8. MONITOREO Y REVISIÓN
Se debe coordinar actividades de seguimiento y control para monitorear el
cumplimiento de los estándares establecidos en este procedimiento.

9. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS

a. Reporte de cambios

El responsable de la realización del cambio deberá informar por medio electrónico al

encargado del SG-SST el tipo de cambio, el inicio de este, las personas involucradas y el
tiempo de regreso a la normalidad o la continuidad.

b. Determinación de la necesidad de utilizar el procedimiento de gestión del

cambio

El encargado del SG-SST definirá si el cambio reportado afecto al sistema haciéndose

las siguientes preguntas:

1. Se ha creado nuevos peligros?

2. Cuáles son los riesgos asociados a los nuevos peligros?
3. Los riesgos de otros peligros han cambiado?
4. Los cambios pueden afectar adversamente los controles existentes?

c. Medidas a desarrollar

El encargado del SG-SST deberá comunicarse con el responsable del cambio, y con
este, definir el tiempo en que se va a realizar el levantamiento de información para la
identificación de peligros, valoración del riesgo y determinación de controles respecto
a lo encontrado.
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Se deberá plasmar en el informe de matriz de peligros estos cambios, de ser necesario.

d. Divulgación

El encargado del SG-SST deberá comunicar los resultados de la identificación de

peligros a todas las personas que se vean afectadas con el cambio.

10. Formatos aplicables (Registros)

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