CODIGO: P-D1-GCO

PROCEDIMIENTO GESTION DE CAMBIOS FECHA DE APROBACIÓN:

ORGANIZACIONES
05/03/2019

1. OBJETO:

Evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los
cambios organizacionales temporales o permanentes para gestionarlos de forma
planificada y controlada, minimizando la introducción de nuevos peligros y los riesgos para la
SST en el ambiente de trabajo cuando los cambios ocurren.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los cambios internos y externos que genere la
organización. Cubre desde la identificación del cambio, su análisis para identificar sus
riesgos y oportunidades, la evaluación de los riesgos y la planificación de la gestión del
cambio hasta la información o capacitación a los colaboradores de los cambios
generados y las medidas a implementar.
3. DEFINICIONES

 Cambio: El conjunto de variaciones de diferente orden que sufren las organizaciones y

que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Por ejemplo: fusión con
otra Entidad, eliminación o creación de nuevas funciones de la Entidad, lanzamiento de
un nuevo producto o servicio, apertura de nueva sede, cambio en la estructura
organizacional, recorte presupuestal, tercerización de un proceso, incorporación de
herramientas tecnológicas para el desarrollo de los procesos, entre otros.
 Cambio Interno: Los cambios internos pueden ser introducción de nuevos procesos,
nuevos servicios o productos, los cambios de productos, servicios y procesos existentes
cambio en los métodos de trabajo, cambios en instalaciones, la organización del trabajo,
las condiciones de trabajo, los equipos, la fuerza de trabajo entre otro
 Cambio externo: cambios en en los requisitos legales y otros requisitos, desarrollos en
conocimiento y tecnología, evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo
o la información sobre los peligros y riesgos para la SST
 Medidas Establecidas: son todas aquellas acciones que se en pro de implementar el
cambio establecido.
 Impacto: Conjunto de posibles efectos que sobre un proceso pueda tener un
cambio interno o externo

4. GENERALIDADES

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ORGANIZACIONES
05/03/2019

 Los cambios en la organización pueden surgir por sugerencia de cualquiera de los

colaboradores o asesores externos quienes deben comunicarlo al gerente quien
se convierte en el líder del cambio o asignará a uno de los colaboradores para ello,
este líder será el encargado de presentar formalmente la propuesta de acuerdo al
desarrollo del presente procedimiento.
 Todo cambio tiene que llevar claramente la información respecto a la identificación
del cambio, con un análisis previo de las causas y efectos del mismo para ser
estudiado por la alta dirección de la empresa.
 Los mecanismos de aprobación de cualquier cambio se cumplirán de acuerdo al
conducto regular relacionado en el desarrollo de este procedimiento, y tendrá que
cumplir con los requerimientos establecidos en el formato F-D1-CAM-001
Formato para Gestión de Cambio Organizacionales, para ser evaluado y aprobado
si impacta o articula los objetivos organizacionales.
 El líder del cambio convocará a una reunión para analizar el cambio, sus peligros,
riesgos y oportunidades y e esta manera establecer las acciones a implementar
que sean necesarias considerando garantizar el cumplimiento de las normas de
seguridad y salud en el trabajo si se define implementar el cambio organizacional
 Los cambios y las medidas necesarias a implementar se documentarán en el
formato para gestión de cambios organizacionales en el cual se hará una
identificación de los peligros y evaluación del nivel de riesgo considerando para
ello la metodología establecida en la norma técnica colombiana del ICONTEC
GTC 45, y se planteará un plan de acción que incluya las medidas de prevención
y control de los peligros identificados. Las medidas que se aprueben deberá ir a
formar parte del plan de acción y se integrarán a las actividades de la empresa y si
es necesario a las del plan anual de SST. La alta dirección deberá aprobar qué
medidas se van a implementar y si el cambio organizacional propuesto se autoriza.
 Todas las medidas implementadas para aplicar los cambios serán informados en
la misma reunión a todos los asistentes y adicionalmente por medio de un
comunicado en medio físico o electrónico para darlas a conocer también a todos
los demás miembros de la empresa
 Si los cambios autorizados impactan a los clientes, estos también deberán
ser informados de los cambios y las medidas definidas por parte de la
empresa

5. DESARROLLO

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N° Actividad Desarrollo Responsable

Se deben identificar permanentemente los

cambios ocurridos o que van a suceder en
la organización como:
 Implementación de nuevos procesos y
nuevos proyectos
 La legislación.
 Cambios de Tecnología. Colaborador
Identificación
1  Cambio en la Infraestructura, que identifique
del cambio.
Instalaciones y Equipos la necesidad del
 Adecuaciones de Sitio de Trabajo cambio
 Cambios de Personal
 Implementación de nuevos procesos y
nuevos proyectos
Se identifica la necesidad del cambio, y se
socializa la necesidad de cambio al gerente

EL gerente define si es necesario o no el

cambio. En caso positivo asume el
2 Estudiar el
liderazgo del cambio o lo delega a un Gerente
cambio
colaborador. En Caso negativo el
procedimiento llega a su fin
El líder del cambo presenta una propuesta,
y convoca una reunión con la alta dirección
y se evalúa la pertinencia e impacto del
cambio así como las medidas a Líder del
3 Evaluar el
implementar propuestas para prevenir y cambio, Alta
cambio
controlar los riesgo identificados y dirección
valorados. Esta información se documenta
en el formato F-D1-GCO-001 Formato para
gestión de cambios organizacionales
4 Aprobar el Los presentes en la reunión autorizan o no Líder del
cambio el cambio y aprueban o desaprueban las cambio, Alta
medidas que deben implementarse. En dirección
caso de aprobación el procedimiento
continúa, en caso de no ser aprobado se

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N° Actividad Desarrollo Responsable

devuelve al paso 3
Se comunica el cambio a realizar y las
medidas a implementar aprobadas a todos Líder del
5 Comunicar el
los asistentes, adicionalmente se informa cambio/
cambio
por medio físico o electrónico a todos los Gerente
integrantes de la empresa
Las actividades a implementar se integran
al cronograma de actividades de la
6 Director
empresas, Las medidas relacionadas con
Planeación administrativo y
seguridad y salud en el trabajo pasan a financiero
formar parte de las actividades del plan
anual del SG-SST
Se implementa el cambio y las medidas Toda la
7 Implementar
establecidas de acuerdo al cronograma empresa
el cambio
planteado
8
Fin

6. Documentos Relacionados:
F-D1-GCO-001 GESTION DE CAMBIOS ORGANIZACIONALES

7. CONTROL DE CAMBIOS

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