Código: SST-PR-17

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL

CAMBIO Versión: 01
Fecha:15-11-2017

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

FIRMA

NOMBRE Nohemí Fernández Andres Crespo

CARGO Inspector SST Gerente

FECHA 15-11-2017 15-11-2017

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION N° FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DEL CAMBIO

Primera emisión del documento según los
01
requerimientos del Decreto 1072 del 2015
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL
CAMBIO Versión: 01
Fecha:15-11-2017

1. OBJETO

Establecer la metodología para realizar el manejo de los cambios que tengan el

potencial de impactar la calidad, seguridad y salud en el trabajo, mediante la
identificación de los riesgos y el establecimiento de controles y acciones eficaces.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo y grupos de interés de la organización. Inicia desde
la identificación del cambio hasta su cierre.

3. DEFINICIONES Y SIGLAS

Análisis de riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar el

nivel de riesgo. (GTC 45 de 2014).

Cambio: Es la modificación temporal o permanente en actividades, equipos,

instalaciones, proyectos y documentación.

Cambio técnico: Variaciones en el diseño de sistemas, construcciones, instalaciones,

documentos de realización de actividades, alcance de proyectos, entre otros.

Cambio organizacional: Variaciones que presenta la institución por factores internos o

externos tales como estructura organizacional, contratistas o proveedores, software o
documentos del sistema de gestión integrado, entre otros.

Cambio académico: Variaciones que se presentan en los programas formativos y

curriculares generados por factores internos y externos.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de lesión o

enfermedad, o una combinación de estos.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de ocurrencia de un evento o exposición

peligrosa y de la severidad de lesión o enfermedad, que se pueda causar por el evento
o exposición.

Sistema de Gestión (SG): Conjunto de procesos a través de los cuales se dirigen y

controlan las actividades administrativas y operativas de la empresa con respecto a
Seguridad, Salud en el Trabajo.

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. La gestión del cambio para el SG debe asegurar su integridad de manera que no
se afecte la conformidad en el cumplimiento de los requisitos en seguridad y salud en el
trabajo.
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4.2. Un adecuado manejo del cambio debe contemplar la identificación de los riesgos
que se pueden originar del mismo y las medidas de control o acciones tendientes a
disminuir las afectaciones o impactos.

4.3 Tipos de cambio

MyC INTEGRALES S.A.S. maneja dos categorías de cambios:

4.3.1 Cambios organizacionales:

 Personal (cambios o entregas de cargo).

 Contratistas o proveedores habituales.
 Documentos del sistema de gestión integral, entre otros.
 Apertura de nuevas sedes.
 Cambio de sede principal o adecuaciones del sitio de trabajo.
 Infraestructura e instalaciones.
 Legislación.
 sistemas de gestión.
 Nuevos procesos y/o servicios y actividades.

4.3.2 Cambios técnicos:

 Tecnología (software y hardware)

 Equipos
 Sistemas constructivos y normatividad aplicable.
 Contratos que pueden salirse de la capacidad operativa.

4.4. Responsabilidades

Coordinador de SST

 Liderar el proceso para realizar el cambio.

 Hacer seguimiento al plan de acción del cambio.
 Cerrar el cambio cuando las acciones estén desarrolladas.
 Comunicar las responsabilidades.
 Asegurar la divulgación e implementación de este procedimiento.

Líderes de Proceso

 Participar en reunión de manejo del cambio que estén asociados a su proceso.

 Hacer el respectivo seguimiento a las actividades contempladas en el plan de
acción.
 Comunicar cualquier modificación o cierre de actividades al Coordinador de
SST.

Representante Legal
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 Participar en todas las reuniones de manejo del cambio.

 Hacer el respectivo seguimiento a las actividades contempladas en el plan de acción con
el acompañamiento del Coordinador de SST, cuando se considere necesario.
 Hacer el cierre del cambio, cuando haya participado en el seguimiento.
 Comunicar cualquier modificación o cierre de actividades al Coordinador de SST.
 Evaluar las necesidades de realizar un nuevo manejo del cambio.

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

 Apoyar y participar en la estructuración del cambio que se va a realizar.

 Designar a un miembro del comité para que haga el acompañamiento y seguimiento a
las actividades propuestas en el plan de acción en compañía del Coordinador de SST.

5. CONTENIDO

5.1 Identificar el cambio

El Coordinador del SST o Líder de proceso, según aplique, analiza la situación

actual e identifica el cambio requerido o propuesto. El cambio puede surgir como
respuesta a una no conformidad, riesgo u oportunidad de mejora para la empresa
y su sistema de gestión integrada.

5.2 Registrar el cambio

El Coordinador del SST o Líder de proceso, según aplique, realiza la descripción

del cambio de manera clara y precisa, en el formato “Gestión del Cambio”,
teniendo en cuenta: Fecha, lugar, proyecto, alcance, afectación en calidad,
seguridad, salud en el trabajo, daños a terceros.

5.3 Establecer la justificación del cambio

El Coordinador del SST o Líder de proceso, según aplique, establece la

justificación del cambio en términos de ventajas y desventajas de implementar el
cambio, en el formato.

5.4 Realizar identificación del peligro

El Coordinador del SST o Líder de proceso, según aplique, identifica los peligros
asociados al cambio.

5.5. Realizar la evaluación del riesgo

El Coordinador del SST o Líder de proceso, según aplique, de acuerdo con los
datos registrados anteriormente realiza la evaluación del riesgo siguiendo lo
establecido en el Procedimiento para identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos.

Con base en análisis de riesgos, se identifica si algún elemento del sistema de

gestión integrada se verá afectado por el cambio.
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Si durante el análisis de riesgos se identifica que el cambio puede modificar las

condiciones o procedimientos establecidos para garantizar la salud y seguridad de
los trabajadores, se requiere que un integrante del COPASST participe en la
definición de acciones y recomendaciones tendientes a garantizar que dichas
condiciones no se desmejoren.

5.6. Entregar formato para revisión del cambio

El formato de gestión del cambio, se entrega a la Dirección Administrativa para su

revisión y comunicación al responsable de su aprobación.

5.7. Aprobar el cambio propuesto

Según lo establecido a continuación, la instancia correspondiente aprueba el

cambio:

Cambio organizacional relacionado con personal, documentos del sistema de

gestión integral, legislación e integración de sistemas de gestión, son aprobados
por la Dirección Administrativa.

Cambio organizacional relacionado con apertura, cambio o adecuación de sede,

cambio de infraestructura e instalaciones, nuevos procesos y/o servicios y
actividades, son aprobados por la Gerencia General.

Cambio organizacional relacionado con contratistas o proveedores habituales, son

aprobados por la dirección de Proyectos.

Todos los cambios técnicos son aprobados por la Gerencia General.

5.8. Definir el plan de acción

Una vez aprobado el cambio, y de acuerdo con la evaluación de riesgos, el

Coordinador de SST o Líder de proceso, define el plan de acción necesario para
implementar el cambio propuesto.

En caso de requerirse ajustar o crear procedimientos o instructivos de trabajo,

estos deben ser elaborados en conjunto con el Coordinador de SST.

5.9. Aprobar el plan de acción

El plan de acción propuesto es implementado por las mismas instancias que

aprobaron el cambio.

5.10. Implementar el plan de acción

Los responsables asignados en el plan de acción ejecutan las actividades en las

fechas acordadas.

5.11. Realizar seguimiento a la implementación del plan de acción

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De acuerdo con las fechas acordadas en el plan de acción, el Coordinador de SST

realiza seguimiento a su implementación.

5.12. Socializar cambios

La socialización de los cambios se puede realizar en varias etapas del manejo del
cambio, es decir, durante la identificación de la necesidad de cambio, en el análisis
de riesgos, en el plan de acción y en la aplicación del cambio.

Para la aplicación del cambio, se da capacitación o entrenamiento al personal que

lo requiere, enfatizando en los procedimientos que se modificaron y en los nuevos
controles implementados frente a los riesgos originados por dicho cambio.

5.13. Realizar cierre a la gestión cambios

El Coordinador de SST, realiza el cierre al manejo del cambio, especificando la

fecha de su verificación.

6. REGISTROS

 Manejo del Cambio

7. REFERENCIAS

 Decreto 1072. Reglamento Único del Sector Trabajo. Libro 2, Parte 2, Título 4,
Capítulo 6 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
 PR-15 Procedimiento para identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos.
 Pr-03 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.