CODIGO: sst-prt-05

PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo VERSION: 02
FECHA: 24-nov-2017
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1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación de
peligros y evaluación y control de los riesgos relacionados a la seguridad y salud
en el trabajo. Asociados con los cambios y nuevos proyectos en las actividades
relacionadas con los procesos de SERYMTO S.A.S.

2. ALCANCE.
Este procedimiento es de aplicación obligatoria en todos los procesos y proyectos que se
realicen en la empresa SERYMTO S.AS.

3. DEFINICIONES.
Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la existencia y
características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados
en los cambios o nuevos proyectos y decir si dichos riesgos son o no aceptables.
Área responsable del cambio: Área en encargada de la implementación,
desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.
Área usuario del cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su
uso final.
Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya
existente.
Gestión del cambio: aplicación sistemática de procesos y procedimientos para
identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos
proyectos.
Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que
tiene un inicio, un fin y un objetivo: crear una instalación o proyecto totalmente
nuevo.

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4. RESPONSABILIDADES.

Gerencia: Es responsable de revisar y aprobar las actividades de gestión del

cambio que pueda impactar la Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad y
proporcionar los recursos necesarios para ejecución de cambios cuando se
requiera.
Seguridad y Salud: es responsable de realizar la implementación y seguimiento
del presente procedimiento y evaluar todo cambio antes de la ejecución en temas
relacionados con SST.
Trabajadores: son responsables de participar de manera activa en el proceso de
gestión de cambio

5. ETAPA PREVENTIVA:
Mediante el programa de inspecciones planeadas de tipo preventivo, se revisarán
entre otros, los peligros y riesgos asociados a los procedimientos. Si de estos
pueden derivarse cambios que requieran adopción de medidas de prevención y
control se harán los respectivos requerimientos.
Se debe enviar al líder del proceso donde se detectó el hallazgo, el informe de
inspección relacionando las causas que generan el posible cambio, el líder del
proceso evalúa la situación y da respuesta al requerimiento a la oficina de SST. En
caso de aplicar el cambio, el líder debe iniciar el procedimiento.

6. CONDICIONES GENERALES.
Los aspectos para la ejecución del presente procedimiento, están dados por:
 Cambios internos (Introducción de nuevos procesos, cambio en los
métodos de trabajo, en instalaciones, equipos, tecnología, insumos, en la
estructura organizacional, en la administración, entre otros).

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 Cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en

seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
 Se debe realizar la identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos que puedan derivarse de los cambios y debe adoptar las medidas
de prevención y control antes de su implementación, con el apoyo del
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. De la misma manera,
se debe actualizar el Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

 Antes de introducir los cambios internos de que trata este procedimiento, la

empresa debe informar, sensibilizar y capacitar al personal involucrados
con estas modificaciones.

 Los cambios presentados al interior y exterior de la empresa, son

verificados e informados a la Gerencia por el responsable del SG-SST.

7. PROCESO DE GESTION DE CAMBIO.

La Gestión de Cambios consta de las siguientes etapas:

 Establecer las características del Cambio.

 Analizar el Cambio.

 La etapa de Establecer las características del Cambio implica que el jefe o

supervisor del área responsable del cambio defina con el coordinador SST
si el cambio es significativo y amerita aplicar el presente procedimiento.

 La etapa de “Analizar el Cambio” implica que el jefe o supervisor del área

responsable del Cambio evalúe de manera general el cambio o nuevo
proyecto mediante el formato de Análisis de Cambio.

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8. DOCUMENTOS Y REGISTROS.
N DESCRIPCCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSAB REGISTRO
LE

IDENTIFICAR EL CAMBIO:
Se identifican todos los cambios que puedan afectar la seguridad y
salud en el trabajo, derivados de la implementación de nuevos
procesos y ejecución de nuevos proyectos, identificación de nueva
legislación cambios de tecnología, de infraestructura, instalaciones,
equipos y adecuaciones de centros de trabajo.
En caso de que amerite aplicar la gestión de cambio, el área
1 involucrada inicia el requerimiento, en donde se describe el Formato para
propósito y justificación de adelantar el proceso. Líder de gestión del
procesos Cambio

EVALUAR EL CAMBIO:
Se evalúa la factibilidad técnica y administrativa, se identifican los
aspectos del SG-SST para el cambio, identificando los peligros y
evaluación de riesgos que se puedan generar.
Se realiza análisis del cambio e impacto en el SG SST,
identificando si se requiere:
*Cambiar el mapa de procesos de la empresa.
*Adquirir o renovar equipos, maquinaria, adecuar o modernizar la
infraestructura (física o tecnológica).
*Actualizar el mapa de riesgos
*Gestionar recursos financieros, adicionales para el Seguridad y Formato para
SG SST. Salud gestión del
2 *Modificar o eliminar algún procedimiento y/o instructivo del SG Cambio
SST.
*Otro tipo de cambios.

ANALIZAR RIESGOS Y REQUISITOS DE LEY SI APLICA:

Para la gestión del cambio el responsable del SG-SST lleva a cabo
un análisis de riesgos empleando el procedimiento de identificación
de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y el formato de
matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los
riesgos, en este se registra la fecha y los responsables del análisis
y la descripción de los cambios a realizar.
Las áreas involucradas, analizan los riesgos que se puedan

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presentar por los cambios y los requisitos de ley si aplica. Seguridad y Formato para
3 Salud gestión del
Cambio

DOCUMENTAR EL CAMBIO:
Se documenta el cambio y se informa a quien
corresponda. Seguridad y Salud Formato para gestión
4 Con base en los riesgos identificados y las del Cambio
recomendaciones establecidas, se identifican los
elementos del SG-SST que se verán afectados
por el cambio.

APROBAR EL CAMBIO:
La Gerencia aprueba el cambio y comunica al
área de seguridad y salud para su ejecución.

5 Nota: En caso de ser rechazado el cambio el Gerencia Formato para gestión

área de seguridad y salud debe informar al área del Cambio
que lo solicitó, describiendo las razones por las
cuales no fue aprobado.

COMUNICAR EL CAMBIO:
6 Se debe comunicar a los involucrados sobre las Seguridad y Salud Formato para gestión
actividades y los tiempos definidos, para su del Cambio
ejecución.

EJECUTAR EL CAMBIO:
El responsable de implementación del cambio
7 debe ejecutar las actividades definidas en un Seguridad y Salud Formato para gestión
cronograma, teniendo en cuenta los Líder del proceso del Cambio
responsables, los recursos aprobados y el
tiempo estimado de duración.

REALIZAR SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL

8 CAMBIO: Seguridad y Salud Formato para gestión
Se debe verificar el cumplimiento de las del Cambio
actividades y evidenciar la consecución de los
resultados esperados.

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Formato gestión del cambio

CODIGO: SST-FT-04
GESTION DEL CAMBIO SEGURIDAD Y VERSION: 02
SALUD EN EL TRABAJO FECHA: FEBRERO DE 2018
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FORMATO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DEL CAMBIO:

ELEMENTO AL CUAL SE LE
HACE CAMBIO

MOTIVO DEL CAMBIO

DESCRIPCCION DEL
CAMBIO REALIZADO

NOMBRE DE QUIEN
REPORTA EL CAMBIO
E V ID E N C IA D E L C A M B IO

RESPONSABLE (S) DEL

CAMBIO Y/O CARGO
ANTES DESPUES

RECOMENDACIONES
DADAS A LOS
EMPLEADOS SOBRE EL
CAMBIO

OBSERVACIONES

ELABORADO POR:

GESTION DEL CAMBIO

VERSIO FECHA DEL CAMBIO IDENTIFICACION DEL CAMBIO RESPONSABLE

N

02 05-agosto-2019 Actualización del Adriana Garay

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documento Coordinadora SST

7.FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE CAMBIOS.

DOCUMENTO.
INICIO/FIN.PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD.

INICIO.

Identificar y registrar el tipo de

cambio o proceso.

Solicitar por escrito la autorización del cambio

de proceso.

Identificar y registrar el tipo de cambio o

proceso.

Ejecutar el plan de acción y dar tratamiento a

los peligros y riesgos existentes.

Actualizar el plan de capacitaciones y de

trabajo.

Evaluar el plan de acción y realizar el seguimiento

a los controles existentes para identificar su
eficacia.

Actualizar Matriz de peligros.

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FIN.
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