CÓDIGO: PD-SST

O23
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO.
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1. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos para realizar de manera planificada los cambios

que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión, identificando los peligros
y riesgos relacionados a la Seguridad y Salud en el Trabajo, aspectos
ambientales, consecuencias potenciales para la entidad, disponibilidad de
recursos, nuevos proyectos en las actividades e instalaciones y asignación de
responsabilidades.

3. ALCANCE.

Aplica para todos los cambios que se presenten en la organización y que

afecten el Sistema Integrado de Gestión de la empresa COLCHONES PÉTALO.

4. NORMATIVIDAD.

● Decreto 1072 de 2015: Decreto único reglamentario del sector

trabajo.
● Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015: Numeral 6.
Planificación en el literal 6.3 Planificación de cambios.

5. DEFINICIONES Y SIGLAS.

● Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la existencia y

características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos
asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos
son o no aceptables.

● Área responsable del cambio: Área responsable de la

implementación, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.

Elaborado por: Luisa Ayala, Lina Correa, Revisa y Aprueba:

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Jennifer Calle.
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● Área usuaria del cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo

proyecto para su uso final.
● Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo
ya existente.

● Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y

procedimientos para identificar, evaluar, controlar y monitorear los
riesgos en los cambios y nuevos proyectos.

● Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema

establecido, que tienen un inicio, un fin, y un objetivo: crear una
instalación o proceso totalmente nuevo.

● Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurran una o más

exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede
ser causada por estos. (Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se
expide el Decreto único reglamentario del sector trabajo, 26 de mayo
2015, Libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6, Art. 2.2.4.6.2).

● Requisito normativa: Requisito de seguridad y salud en el trabajo

impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de
organización (Decreto 1072 de 2015).

● SST: Sigla utilizada para referenciar Seguridad y Salud en el Trabajo,

que es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores.

● Valorar: Atribuir o determinar el valor de algo o de alguien teniendo

en cuenta diversos elementos o juicios. Reconocer o estimar el valor, el
mérito o las cualidades de una persona o cosa.

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6. ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Gerencia:
● Revisar y aprobar las actividades de gestión del cambio que pueda
impactar el Sistema de Gestión Integral.

Responsable del área:

● Identificar y evaluar todo cambio o nuevo proyecto mediante el
proceso de Gestión de Cambio.
● Implementar las acciones y los controles definidos en el Plan de
Gestión de Cambio.
● Realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones y los controles
definidos en el Plan de Gestión de Cambio.
● Actualizar el Plan de Gestión de Cambio, de ocurrir modificaciones que
no fueron contempladas en el análisis inicial.

Responsable de SST:
● Será la persona encargada de revisar, aprobar la Gestión de Cambio y
de facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los
participantes de acuerdo con la metodología.

COPASST:
● Participar en la propuesta de cambio en la organización, actividades o
materiales, incluyendo nuevos proyectos, participando de la
identificación de riesgos.
● Revisar y hacer controles sobre la gestión de cambios generados en los
proyectos.

Trabajadores:

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● Participar activamente en el proceso de ejecución o desarrollo de las

acciones y los controles definidos en el respectivo Plan de Gestión de
Cambio.
● Informar al superior inmediato sobre las novedades que se generen en
el proceso de ejecución de las acciones y los controles definidos en el
respectivo Plan de Gestión de Cambio.

7. GENERALIDADES.

La Gestión de Cambio debe considerar las consecuencias potenciales

relacionadas con:
● La identificación de los peligros, evaluación de los riesgos e
implementación de las medidas de control.
● Todo cambio o propuesta de cambio en la empresa, actividades o
materiales, incluyendo nuevos proyectos.
● Modificaciones al Sistema Integrado de Gestión
(organización/actividades).
● Cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y
actividades.
● Impactos ambientales generados por los cambios en los procesos
administrativos y operativos de la empresa COLCHONES PÉTALO.
● Nuevos servicios en los procesos administrativos y operativos de la
empresa.
● Desarrollos nuevos o planificados y las actividades, productos y
servicios nuevos o modificados.

Cada vez que se genere algún cambio en los procesos de la organización se

deberá informar con anticipación al proceso de mejora continua, con el fin de
realizar el análisis del impacto en la empresa.

La Gestión de Cambio debe ser aplicada como un proceso continuo previo a la

introducción del nuevo proyecto. Los cuales se clasifican en cambios a nivel
externo e interno:

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CAMBIOS A NIVEL EXTERNO.

ASPECTOS EN LOS
TIPO DE CAMBIO DESCRIPCIÓN QUE IMPACTA EL
CAMBIO

Nueva ● Normatividad ● Ajustes en el

normatividad. asociada con la Modelo de
prestación de operación por
servicios públicos. procesos.
● Nueva normatividad ● Ajustes en los
frente al Sistema documentos
Integrado de (Caracterizacion
Gestión. es, Manuales,
● Normatividad Mapas de
relacionada con el Riesgos
Sistema de Control Procedimientos,
Interno. Instructivos,
● Nuevas Formatos, etc.)
competencias de los diferentes
asignadas a la componentes
empresa, de acuerdo del Sistema
con directrices del Integrado de
orden nacional, Gestión: Gestión
departamental o de Calidad,
municipal. Gestión de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo.
● Actualización de
la matriz de
requisitos
legales.
● Divulgación de
la nueva

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normatividad, a
las partes
interesadas.
● Nuevos
procedimientos
en el sistema.

Requerimientos de ● Nuevas áreas de ● Nuevas áreas de

los clientes y demás cobertura o cobertura o
partes interesadas. expansión en la expansión en la
ciudad para la ciudad para la
prestación de los prestación de los
servicios públicos a servicios
cargo de la Entidad. públicos a cargo
● Nuevos requisitos o de la empresa.
expectativas de los ● Nuevos
clientes y demás requisitos o
partes interesadas. expectativas de
los clientes y
demás partes
interesadas,
identificados a
partir de
Sistema
Integrado de
Gestión: Gestión
de Calidad,
Gestión de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo.

CAMBIO A NIVEL INTERNO.

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ASPECTOS EN LOS
TIPO DE CAMBIO DESCRIPCIÓN QUE IMPACTA EL
CAMBIO

● Cambios en la ● Actualización de
Rediseños estructura de la los actos
organizacionales o empresa administrativos
administrativos. COLCHONES mediante los
PÉTALO. cuales se define
● Cambios en la la estructura y/o
Planta de planta de
Personal de la personal de la
empresa empresa.
COLCHONES ● Ajustes en los
PÉTALO. documentos
(Caracterizacione
s, Manuales,
Matrices o Mapas
de Riesgos**
Procedimientos,
Instructivos,
Formatos, etc.)
de los diferentes
componentes del
Sistema
Integrado de
Gestión: Gestión
de Calidad,
Gestión de
Seguridad y
Salud en el
Trabajo.
● Procesos de
selección e
ingreso que
garanticen la
idoneidad y

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competencia de
las personas que
harán parte de la
planta de
personal de la
empresa.
● Procesos
asociados con el
desarrollo y
administración
del personal
(Capacitación,
Bienestar,
Dotación,
Incentivos, etc.)
● Infraestructura
física y
tecnológica de la
empresa.
● Resistencia al
Cambio e
insatisfacción por
parte de los
trabajadores,
ante nuevos
esquemas de
trabajo.

● Adecuación o ● Desarrollo de las

creación de actividades,
nuevas mientras se
instalaciones realizan los
operativas, procesos de
administrativas o adecuación
comerciales remodelación o
Cambios de la ● Rediseño de los instalación.
infraestructura e puestos de ● Rediseño en

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instalaciones de la trabajo rutas y

empresa. existentes. procedimientos
● Remodelación de de evacuación.
las instalaciones. ● Ajustes en la
señalización de
las instalaciones.
● Cambios en
dotación de
elementos de
protección
personal a los
trabajadores.
● Actualización del
Plan de
Emergencias.
● Capacitación y
entrenamiento al
personal en los
nuevos
procedimientos
de emergencias.

● Introducción de ● Cambios en la
tecnologías matriz de
nuevas o no peligros,
utilizadas en la evaluación y
operación- control de
● Apertura de riesgos (SST).
Elaboración de nuevos sedes a nivel ● Cambios en la
proyectos asociados local o nacional. matriz de
con la misión de la ● Nuevos centros aspectos e
empresa de trabajo. impactos
● Productos o ambientales.
servicios nuevos ● Cambios en
o modificados. dotación de
elementos de
protección

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personal a los
trabajadores.

Siempre que se presenten cambios que afecten el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe tener en cuenta la actualización de
los siguientes documentos:
● IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN
DEL RIESGO (IPEVR): Antes de la implementación del cambio, se
debe actualizar la Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de
Riesgo, con el apoyo del COPASST.

● PLAN DE TRABAJO ANUAL: Antes de la implementación del cambio

se debe actualizar el plan de trabajo anual del SG-SST, en el cual se
debe garantizar la capacitación a los trabajadores sobre las
modificaciones o nuevos proyectos a realizar.

8. PASO A PASO.

● Reconocer la necesidad del cambio: Se debe reconocer la

necesidad, requerimientos u oportunidades de realizar un cambio que
se puede presentar en los procesos, actividades, metodologías de
trabajo, prestación del servicio, diseño, planificación, etc., que puedan
afectar (el) los procesos e integridad del SIG.

● Identificar los aspectos que impactan el cambio: Describir los

aspectos y probabilidad de los riesgos que genera el cambio y que se
van a ver afectados con la implementación del cambio tales como
procedimientos, documentos, recursos, asignación de nuevas
responsabilidades etc.

● Justificar el cambio: Describir el por qué se ve la necesidad de

realizar el cambio.

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● Evaluación del impacto y riesgo del cambio: Describir la

evaluación del impacto y riesgo del cambio, para lo cual se debe
describir:
○ El impacto que genera el cambio.
○ Las consecuencias derivadas de la gestión del cambio.
○ Si el impacto de la implementación del cambio será mayor,
moderado o insignificante.
○ Los riesgos asociados a la implementación del cambio.
○ Causas asociadas al riesgo de la implementación del cambio.

● Plan de gestión del cambio: Describir las actividades a implementar

para gestionar el cambio, en estas se debe incluir, el responsable de
cada una de las acciones, a quien se deberá comunicar el cambio y la
fecha de ejecución de las actividades. Posteriormente se deberá
realizar el seguimiento a cada una de estas actividades y la fecha en
que se realizaron.

● Presentación del cambio: Presentar ante el responsable de SST y

gestión humana la solicitud del cambio, en el formato correspondiente
debidamente diligenciado y firmado.

● Viabilidad del cambio: El responsable de SST y gestión humana

deberá revisar la viabilidad del cambio, teniendo en cuenta que el
procedimiento se haya cumplido junto con el diligenciamiento del
formato.
¿El cambio es viable?
SI: Continúe con la actividad 9.
NO: Continúe con la actividad 8.

● No aprobación del cambio: Enviar al líder del proceso un correo con

la justificación del concepto de no viabilidad o la solicitud de ajustes
para continuar con el trámite.
¿Requiere consultar con la gerencia?

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SI: Continúe con la actividad 9.

NO: Continúe con la actividad 10.

● Consulta con la gerencia: Si el cambio afecta de manera sustancial

el mapa de procesos de la empresa o la estructura del SIG debe ser
aprobado en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Si el
cambio no es aprobado, continua la actividad 8.

● Informar el cambio: Informar sobre el cambio que se va a presentar

o se va a realizar.
¿El cambio modifica o crea documentos del SIG?
SI: Continúe con la actividad 11.
NO: Continúe con la actividad 12.

● Actualizar: Realizar la actualización de los documentos del SIG.

● Ejecutar las actividades: Realizar la ejecución de las actividades

definidas en el plan de gestión del cambio de acuerdo con las fechas
definidas.

● Seguimiento de actividades: Realizar el seguimiento y verificación

al cumplimiento de las actividades definidas en el plan de gestión del
cambio conforme a las fechas definidas.

● Socializar los resultados: Generar piezas de comunicación con el fin

de dar a conocer los resultados del cambio implementado.

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9. FLUJOGRAMA.

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10. CONTROL DE CAMBIOS.

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CONTROL DE CAMBIOS.

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA

Creación del procedimiento con la finalidad de

implementar un procedimiento de gestión del cambio
de la empresa COLCHONES PÉTALO, para establecer
y mejorar la metodología que permita implementar,
01 socializar y evaluar los cambios realizados en la 22/11/2022
organización de manera planeada, garantizando
eficacia en los procesos presentados, a la vez, partes
interesadas y a los miembros de que hacen parte de
esta en el marco del Sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

11. ANEXOS.

Elaborado por: Luisa Ayala, Lina Correa, Revisa y Aprueba:

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