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CODIGO: CAQSGPR-10
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la gestión del cambio para cada una de las actividades
desarrolladas dentro de CARLOS ECEQUIEL ARIAS QUINTERO que puedan generar
un alto potencial de riesgo y así controlar las desviaciones, asegurando el logro de los
objetivos propuestos.
2. ALCANCE
Los lineamientos descritos aquí deben ser aplicados a cambios en los procesos de la
organización que afecten el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (Tanto
de oficina central como en cada una de las Sedes).
3. RESPONSABLES
Gerencia
Analiza la posibilidad de apertura de nuevas Sedes
Contratar los locales para apertura de nuevas Sedes
Entregar los locales al área de para comenzar con el montaje de la nueva tienda
Director
Recibir, aprobar y gestionar las aperturas de Sedes nuevas
Recibir, aprobar y gestionar las solicitudes de cambios por parte de Visual, arquitectura,
compras y suministros u otros.
Revisar y validar la información diligenciada por cada solicitante.
Aprobar los diseños de remodelaciones, aperturas de Sedes, y demás cambios con
anterioridad revisados
Reportar al encargado del SG-SST los cambios a realizar
Realizar los trámites necesarios para poder implementar el cambio.
Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.
Obtener información confiable y objetiva para soportar la solicitud.
Implementar las acciones que propendan por la minimización de cambios.
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Encargado SG-SST
Evaluar el impacto de los cambios a nivel de seguridad y salud en el trabajo
(identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles)
Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestión de cambio.
Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestión de cambio.
Formular acciones de mejora a partir de análisis de causas.
Verificar los impactos de tiempo, costo, y beneficios. Previos a la aprobación final de las
solicitudes.
Realizar inducción de SG-SST al personal nuevo en caso de presentarse nuevas
contrataciones.
Asegurar que se evalué el impacto económico de la implementación del cambio,
mediante actualización del presupuesto SST
Hacer seguimiento y consolidar los controles de cambio aprobados
4. CONDICIONES GENERALES
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5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
# ACTIVIDAD OBSERVACIONES
A partir de la solicitud, establecer la necesidad
de cambio según alguno de los siguientes
1 Planeamiento del cambio criterios:
1- Aumento del requerimiento
2- Disminución del requerimiento
3- No cumplimiento del estándar
Evaluar los efectos positivos y adversos del
cambio, conjuntamente con el responsable del
2 Evaluación de impacto área SG-SST,
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a. Actividades
Se aplica en cuanto a cambio de actividades, bajo la verificación de los Planes de trabajo,
por parte del encargado del SG-SST, en la cual se identifica si el personal realizará
actividad diferente a la contemplada inicialmente en la matriz de identificación de peligros,
se evalúa a través de análisis de riesgos (AR preliminar), se gestiona elementos de
protección personal y/ o elementos de trabajo, y se monitorea cumplimiento de los
controles. Paralelo a ello, se ajustan procedimientos seguros de trabajo.
b. Tecnología
En cuanto a cambios en los procesos de trabajo, al incrementarse las actividades
Automatizadas por el desarrollo de las actividades, que ameritan acondicionamiento de
equipos, se gestiona en conjunto con las áreas interesadas en el proceso (administración y
área técnica), la viabilidad del cambio en cuanto a que no genere o incrementen los riesgos
(seguridad y salud), verificación de competencias del uso de nuevos equipos, así como el
estudio de costo.
c. Riesgos
CARLOS ECEQUIEL ARIAS QUINTERO cuenta con un procedimiento de
IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y
DETERMINACIÓN DE CONTROLES, contempla que se debe aplicar sistemáticamente
un procedimiento para la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en
cada uno de los cambios realizados, asociados a la organización, actividades, procesos de
trabajo, etc.
d. Documentos:
Tiene por objeto establecer el mecanismo de elaboración, organización y modificación de
los documentos internos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo, con el
fin de asegurar que la documentación del sistema se pueda entender y operar de manera
DISEÑADO POR: APROBADO POR:
Consultora Externa SST Gerente General
Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el
Trabajo
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8. MONITOREO Y REVISIÓN
Se debe coordinar actividades de seguimiento y control para monitorear el cumplimiento de
los estándares establecidos en este procedimiento.
a. Reporte de cambios
El encargado del SG-SST definirá si el cambio reportado afecto al sistema haciéndose las
siguientes preguntas:
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c. Medidas a desarrollar
El encargado del SG-SST deberá comunicarse con el responsable del cambio, y con este,
definir el tiempo en que se va a realizar el levantamiento de información para la
identificación de peligros, valoración del riesgo y determinación de controles respecto a lo
encontrado.
d. Divulgación