CÓDIGO: SG-PR-03

PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3

CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para responder a los cambios que pueden llegar a

presentarse durante la prestación de los servicios o entrega de productos y que
generen un riesgo en la calidad de los productos y servicios, el ambiente, la
seguridad, la salud en el trabajo, identificados por cualquier parte interesada antes
de su materialización.

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos y proyectos de la organización, abarca desde la
identificación y valoración de su impacto hasta el tratamiento para su control,
incluyendo la verificación de su eficacia para cierre.

3. DEFINICIONES

 Control de Cambios: Actividades para controlar las salidas después de la

aprobación formal de su información sobre configuración del producto. (NTC
ISO 9000:2015)
 Gestión del cambio: Es la búsqueda fácil de implementar exitosamente los
cambios dentro de los procesos de una organización.
 Análisis del Cambio: Son las actividades realizadas con el fin de identificar
las causa y consecuencia de la implementación de los cambios.

4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

La necesidad de gestionar un cambio organizacional se identifica por distintas

fuentes y todas las personas dentro de la organización que evidencien esta
necesidad deben realizar la solicitud o notificar a su superior de acuerdo al nivel de
cargo dentro de la organización.
Sin que sea una limitante a otros cambios organizacionales, se referencian algunos
cambios que requieren desarrollar esta metodología:

Cambio de algún miembro de la alta dirección cuya ausencia pueda afectar al SIG,
fusiones, modificaciones de la participación accionaria de la organización, apertura
 CÓDIGO: SG-PR-03
PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3
CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

de nuevas sedes, cambio de locaciones, definición de un nuevos

productos/servicios, cambios de proveedores que puedan afectar la continuidad del
negocio (como monopolios), modificaciones significativas de la planeación
estratégica, modificación significativa de las tecnologías, equipos, software
requeridos para la gestión de los servicios, identificación de nueva legislación que
presente cambios importantes para el SIG, pandemias, entre otros.

Nota: Los cambios de la documentación, no requieren la aplicación de este

procedimiento, ya que gestionaran por medio de la metodología definido en el SG-
PR-01 Procedimiento de Gestión Documentos & Registros.

a. Identificación del cambio

Todas las personas que vean la necesidad de gestionar un cambio deben diligenciar
estas casillas, describiendo:

 Proceso que identifica el cambio: Seleccione el proceso especifico.

 Consecutivo asignado: Precedido del año, ejemplo: 2021-001, 2021-002.
 Nombre/Cargo de quien lo identifica: Nombre y cargo de la persona.
 Sede/ contrato: Ciudad o Numero del contrato involucrado.
 Fecha de identificación: es la fecha en donde se realiza la identificación.
 Periodicidad del cambio:
Temporal Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de
retornar a las condiciones de diseño originales o procedimiento después de
un tiempo específico.
Periódico: Modificación temporal cíclica con una frecuencia establecida.
Permanente: Aquel que implica cambios definitivos en un proceso.
 Especificar periodo: Indicar Tiempo de la gestión.
 Tipo de cambio: especificar a qué cambio aplica.

b. Evaluación del impacto del cambio sobre la organización

Se debe realizar un análisis de cada uno de los siguientes criterios respecto de los
impactos del cambio proyectado y marcar frente a cada uno con “X” en la columna
Alto o Bajo, según aplique frente a las siguientes interpretaciones:
 CÓDIGO: SG-PR-03
PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3
CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

i. Legal
 Alto: Hay implicaciones que afecten el objeto social por el incumplimiento a un
requisito legal aplicable.
 Bajo: No se evidencia ninguna implicación de orden legal que afecte a las
organizaciones.

ii. Contractual:
 Alto: Se identifican nuevos proyectos significativos, ampliación de las
actividades, duración o monto de los acuerdos comerciales y afectación de las
cláusulas contractuales vigentes.
 Bajo: No afecta las condiciones o acuerdos comerciales normales estimados
en la organización para nuevos proyectos.

iii. Asignación de recursos:

 Alto: Implica la asignación de recursos superiores a 10 millones de pesos.
 Bajo: Implica la asignación de recursos inferiores a 10 millones de pesos.

iv. De gestión:
 Alto: Presenta una modificación en la planeación estratégica, las políticas de
gestión, el mapa de procesos o requiere una revisión por la dirección
extraordinaria.
 Bajo: No implica cambios de los elementos tales como planeación estratégica,
políticas, mapa de procesos.

v. HSE:
 Alto: El cambio podría tener alguna afectación en la valoración o los controles
establecidos frente a un impacto ambiental significativo o de algún peligro para
las personas, equipos y/o locaciones. Se identifica un nuevo aspecto
ambiental o un peligro significativo. Se materializa un evento ambiental o
accidente laboral con repercusiones sobre el desempeño del sistema.
Afectaciones importantes sobre el plan de atención de emergencias.
 Bajo: El cambio no presenta ninguna afectación importante frente a los nuevos
o ya identificados impactos ambientales significativos o para los peligros para
las personas, equipos y/o locaciones. No se asocian eventos o incidentes
registrables.
 CÓDIGO: SG-PR-03
PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3
CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

vi. Administrativa:
 Alto: Se presenta una modificación, reemplazo, unificación de cargos, de
alguna de las personas que ocupa un cargo de 1 o 2 nivel (Gerencia,
Dirección, Coordinación), o a nivel operativo se presenta un cambio superior a
10 personas.
 Bajo: El cambio no tiene afectación sobre las personas en niveles 1 o 2, o los
cambios en el personal operativo no superan en número a 10 personas.

vii. Operativa:
 Alto: Se presentan modificaciones en los procedimientos operacionales,
métodos de trabajo, cambios en los puntos de control, nuevas actividades
operativas, nuevos requisitos contractuales.
 Bajo: El cambio no implica cambios operacionales como los mencionados en
el ítem anterior.

viii. Tecnológica:
 Alto: Implica nuevos desarrollos, usos, actualizaciones sobre los sistemas
informáticos (ERP), licenciamientos, cambios de tecnologías en los equipos de
IT & Hardware.
 Bajo: No presenta modificación significativa para los lineamientos de IT.

ix. Proveedores:
 Alto: Cambio de un proveedor crítico, identificación de un monopolio,
probabilidad de desabastecimiento, cambio de una materia prima básica.
 Bajo: No hay cambio de un proveedor crítico, no se identifica un monopolio, ni
probabilidad de desabastecimiento.

x. Locativa:
 Alto: El cambio implica el traslado de locaciones (inclusive de manera
temporal), apertura de nuevas oficinas, modificación en la infraestructura,
servicios públicos o ampliación en las actuales oficinas.
 Bajo: El cambio no genera cambios locativos significativos.

Nota: Adicionalmente, debe hacer una pequeña descripción del impacto que
justifique su valoración como alto o bajo.
 CÓDIGO: SG-PR-03
PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3
CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

c. Riesgos derivados del cambio

 Fuente: Se debe definir si la naturaleza del riesgo surge a partir de factores
internos o externos.
 Descripción. Se debe identificar claramente la percepción del riesgo donde se
considera el contexto de la organización, las necesidades y expectativas de
las partes interesadas y los recursos necesarios en los procesos
 Nuevo: Si el riesgo está identificado en la matriz de riesgos y oportunidades
seleccione SI, de lo contrario NO y registrar en la matriz mencionada.

d. Definir el plan de acción para la implementación del cambio

Se deben establecer las tareas específicas que el cambio requiere, asegurando que
para cada una de estas se asigne el responsable por su ejecución, así como la
fecha de implementación.
Este plan de acción debe considerar actividades como socialización del cambio y
modificación de la documentación aplicable.

e. Gestiona la aprobación de acuerdo al resultado de la evaluación

La aprobación de la gestión de cambio la puede realizar el líder del proceso o la
gerencia de acuerdo con:

Líder del proceso afectado: Si el criterio o criterios aplicables son bajos.

Gerencia: Sí alguno de los criterios aplicables es valorado como alto. En caso que
el líder del proceso sea quien identifica el cambio, necesariamente debe ser
aprobado por la gerencia.
Nota: La aprobación por parte de la gerencia podría soportarse por medio de un
correo electrónico y no requeriría así la impresión del formato.

f. Tratamiento del cambio

Ejecución de las actividades establecidas dentro del plan de acción, por parte de las
personas con las responsabilidades y fechas de ejecución definidas.

g. Seguimiento del cambio

El Coordinador de Sistema de Gestión realizará el seguimiento al cierre de los planes

de acción propuestos y registrará los avances evidenciados; en caso de existir
 CÓDIGO: SG-PR-03
PROCEDIMIENTO GESTION DEL VERSIÓN: 3
CAMBIO 18/06/202
VIGENCIA:
1

demoras o retrasos en la ejecución de los mismos, el responsable deberá

proporcionar la información y evidencia suficiente de las condiciones presentadas
para su justificación.

h. Cierre de la gestión del cambio

Se podrá dar el cierre efectivo solo cuando se haya gestionado el 100% del plan de
acción definido en la gestión previa del cambio.
Este cambio, deberá ser cerrado por el mismo cargo definido en la etapa de
aprobación la gestión del cambio y/o Coordinador de Sistema de Gestión.

5. ANEXOS

SG-FO-23 Gestión del cambio

6. APROBACIÓN

ELABORADO POR: Andrea López CARGO: Coordinador HSEQ

REVISADO POR: Jorge Sanchez CARGO: Gerente
APROBADO POR: Jorge Sanchez CARGO: Gerente

7. Control de Cambios

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

01 Creación documentó 23/06/2019 A. López J. Sanchez J. Sanchez
02 Ajuste todo documento 24/03/2020 A. López J. Sanchez J. Sanchez
Articular la gestión del
cambio a la NTC ISO
9001:2015 y Ntc ISO C.
03 18/06/2021 D. Castro J. Sanchez
14001:2015, ya que el Monsalve
documento se contemplaba
la G:C SST.