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Construcción de indicadores en PowerBI.

Grupo

Módulo:

Taller financiero aplicado a proyectos de BI

Integrantes:

Viviana Ocampo Rojas https://youtu.be/5d09ThLrYi4

Daniela Andrea Villate Sandoval https://youtu.be/1y3aBEsGa0o

Tomas Sarmiento Becerra https://youtu.be/YrHC9n1D1cw

Cristian Camilo Uribe Henao https://youtu.be/3DTxu3IS8Iw

Valentina Bedoya García https://youtu.be/7wXiqJiGD2s

DIB1

Tutor: Andrés Pérez

Politécnico Grancolombiano

2022
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Contenido

DESCRIPCIÓN DEL CASO DE ESTUDIO. 3

ANALISIS DE DATOS INICIALES 4
RESUMEN Y ANALISIS DE VENTAS 4
FAMILIAS DE PRODUCTOS 5
RENTABILIDAD DE GERENTES 7
PRODUCTOS QUE GENERAN MÁS DEVOLUCIONES 8
CONCLUSIONES 8
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DESCRIPCIÓN DEL CASO DE ESTUDIO.

Kawamart es una empresa especializada en libros, enseres y productos de oficina que venden

línea a personas y empresas. La empresa actualmente Se encuentra posicionada a nivel mundial

y su rápida expansión en los últimos años ha generado vacíos de control y sus directivos no se

han detenido a estudiar nuevas estrategias para la compañía.

Debido a la imperativa necesidad de controlar los vacíos, resultados y desaciertos que se han

venido presentando en la empresa Kawamart respecto a los datos en cuanto a ingresos,

ganancias, función de las ventas y diversa información obtenida en la base de datos que

comprende los clientes, ciudades, categoría del producto, utilidades, devoluciones, fechas de

envío, etc. Se crea un proyecto en el cual por medio de agentes especializados se realice un

análisis exhaustivo y estadístico que le permita a la empresa conocer de manera más precisa

todo lo relacionado a su situación financiera.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

● Mantener y aumentar el crecimiento de la empresa; en volumen de ventas ingresos y

consecuentemente en ganancias.

● Recopilar, analizar y entender la información que ha dejado el funcionamiento en los

últimos años; con el fin de hacer ajustes que permitan obtener mayores ganancias.

● Entender las dimensiones que afectan la empresa y diseñar estrategias y directrices para

mejorar el funcionamiento y el desempeño de esta.

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ANALISIS DE DATOS INICIALES

RESUMEN Y ANALISIS DE VENTAS

El primer dato para analizar responde a la pregunta que cuestiona si la empresa está

creciendo o no, si el margen de utilidad se mantiene con dicho crecimiento y si el aumento

en ingreso tiene correlación con cambio de las unidades vendidas al pasar de un año a otro

TABLA DE UTILIDAD POR AÑO

Suma de
Ganancia ($
COP) Año        
Etiquetas de
fila 2013 2014 2015 2016 Total general
$
$ 1.460.88 $ $ $
Caribe 741.015 5 1.544.680 2.130.545 5.877.125
$
2.539.12 $ $ $ $
Centro 2 823.428 3.312.117 2.873.136 9.547.804
$ $
3.152.72 4.199.20 $ $ $
Norte 1 0 4.800.918 5.326.239 17.479.077
$
-$ 1.938.79 $ $ $
Sur 164.659 9 864.703 2.168.152 4.806.996
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$ $ $ $
6.268.19 8.422.31 10.522.41 12.498.07 $
Total general 9 2 8 1 37.711.001

En los gráficos anteriores se observa un aumento progresivo al pasar de un año para los tres

indicadores unidades vendidas; ingresos y ganancias, lo que muestra que el margen de

ganancia se mantuvo en promedio constante al pasar los años; adicionalmente los

resultados son positivos y consistentes con la expansión a nivel mundial de la empresa

FAMILIAS DE PRODUCTOS
TABLA DE UTILIDAD CADA REGIÓN DE CADA FAMILIA DE PRODUCTOS

Familia Suma de Ganancia ($ Suma de Total ($ Suma de RENTABILIDAD

COP) COP) Cantidad

Material de 13.518.831 95.854.540 22055 14,1%

oficina

Mobiliario 8857 5,1%

7.092.428 138.004.715

Tecnología 7593 12,8%

17.099.742 134.081.349

Total general $ $ $
37.711.001 367.940.604 38.505

Es importante para la organización entender que tipos de productos se venden mejor, los que

generan mayore ingresos y si estos ingresos se transforman en mayores ganancias,

adicionalmente gracias a esta información podremos determinar cuál es el verdadero % de

rentabilidad de cada producto según su familia; en la tabla anterior se observa que la

rentabilidad es buena para material de oficina y productos tecnológicos, sin embargo para el

mobiliario la rentabilidad es muy baja, adicionalmente se observa que a pesar de que la mayor
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cantidad de unidades vendidas se dio en Material de oficinas pero debido a su bajo precio de

venta estás tuvieron el menor total de ingresos; los productos tecnológicos presentan un

equilibrio interesante entre unidades vendidas, ingresos y ganancias.

VENTAS POR PAISES

Se realiza un gráfico de ganancias en cada país y se subdivide adicionalmente según el gerente

al que corresponda ese país se pueden concluir los siguientes resultados preliminares:

● En los gráficos se puede concluir que la región norte (México) tiene el mejor desempeño

● Los países que presentan pérdidas son Haití; República Dominicana; Argentina; Perú

Venezuela Honduras y panamá

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RENTABILIDAD DE GERENTES

Se observa que el gerente Jorge Jaimes presenta la mayor ganancia a pesar de que la región

norte no tiene el mayor volumen de venta; por lo tanto se busca el siguiente factor que pueda

influir en la rentabilidad de los gerentes;

Al analizar los descuentos realizados por cada gerente se evidencia que para cualquier tipo de

comprador ya sea una persona natural o empresas grandes o pequeñas el gerente Jorge jaimes

tiene los menores porcentajes de descuento

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PRODUCTOS QUE GENERAN MÁS DEVOLUCIONES

Se concluye al analizar por familias de productos el número de devoluciones que los productos

de material de oficina son los que presentan una mayor cantidad de devoluciones sin embargo

esto es consistente ya que son los productos que más se venden.

ESTRATEGIA CORPORATIVA

Kawamart ha tenido a través de los últimos años un incremento en sus ingresos, sin embargo,

sus márgenes de utilidad no son los esperados, esto se debe a sus elevados costos productivos

y a la cantidad de devoluciones realizadas, por tanto, se requiere definir una estrategia

corporativa, la cual será el pilar para diseñar un cuadro de mando integral, capaz de controlarla

por medio de objetivos, indicadores y metas. Esta se enfocará en aumentar los márgenes de

ganancias de la compañía, por medio de la disminución de costos operativos, todo de manera

integral para brindar la mejor satisfacción al cliente y el servicio adecuado. A continuación se

definirán los objetivos que conllevan a ejecutarla, de acuerdo a cuatro perspectivas (Financiera,

procesos, clientes y aprendizaje y crecimiento)

Financiera:
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● Aumentar el margen de utilidad de la compañía.

● Aumentar el nivel de ventas por tipo de producto, en los países que presentan altos

márgenes de rentabilidad.

Procesos:

● Reducir el tiempo de entrega promedio de los pedidos.

● Aumentar la capacidad de producción de la familia de productos.

Clientes:

● Disminuir la cantidad de devoluciones presentadas en cada tipo de producto.

● Aumentar el nivel de satisfacción del cliente, con respecto al producto ofrecido y

servicio presentado.

Aprendizaje y crecimiento:

● Realizar un cronograma de capacitaciones a las zonas caribe, centro y sur por parte

del Gerente de la zona Norte – Jorge Jaimes.

INDICADORES FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS.

● Margen de utilidad neto: con este indicador se evalúa el porcentaje de utilidad que

resulta para la compañía, con respecto a las ventas efectuadas.

Utilidad neta
Margen de utilidad neto=
ventas
● % de variación de ganancias, por familia de producto: este indicar logra determinar

qué porcentaje de ventas se recibe por cada familia de producto, con el fin de
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establecer los productos con mayores ventas de toda la empresa y prestar atención

a aquellos que tienen bajos porcentajes.

Ventasdel producto i ( t )−Ventas del producto i (t−1)

% de variacion de ganancias por familia de producto=
ventas del producto i(t−1)

● Tiempo de entrega de pedidos: determina el número de periodos (días, semanas,

meses, etc…) que tarda en llegar un producto, desde el momento que sale, hasta el

momento en que el cliente lo recibe.

Tiempo de entrega de pedidos=Fe c h a de recepci ó n por elcliente−fec h a de despac h o .

● Eficiencia en producción: se determinar como la cantidad de productos que se

produjeron / la capacidad de producción

Produ cci ó n realizada

Eficiencia productiva= .
capacidad de producci ó n
● Porcentaje de devoluciones: es la cantidad, en porcentaje de la mercancía devuelta,

en comparación con el total de la mercancía vendida

total de mercancia devuelta

% de devoluciones=
total de mercancia vendida
● Porcentaje de satisfacción del cliente: este indicador se obtiene a través de una

encuesta, en donde el cliente califica diversos factores del producto y servicio, en

una escala de 1 a 5. El total obtenido por cada pregunta, se promedia y divide entre

5, que es la calificación máxima.

calificaci ó n promedio del clienteen encuesta de satisfacci ó n

% de satisfacci ó n al cliente=
5
● % de capacitaciones al año: este indicador se obtiene de acuerdo a un numero de

capacitaciones ejecutado al año, sobre un total propuesto al año.

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Cap a citaciones ejecutadas

% de cumplimiento de capacitaciones ala ñ o=
capacitaciones planeadas
MAPA ESTRATÉGICO - EVALUACIÓN DE INDICADORES Y PLANTEAMIENTO
DE METAS.

Teniendo en cuenta la definición de los indicadores financieros y no financieros, se

seleccionarán aquellos de mayor importancia para construir el cuadro de mano integral, este se

puede apreciar en la figura expuesta a continuación:

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CONCLUSIONES

● La región norte presenta los mejores niveles de rentabilidad sin embargo para las demás

regiones los descuentos aplicados por ciertos gerentes están generando perdidas en

lugar de ganancias

● El desarrollo, construcción de un BSC, y la orientación para las compañías en conjunto

con los estudios de factibilidad económica es una herramienta muy importante para

disminuir al máximo la Incertidumbre en la viabilidad

● EL porcentaje de rentabilidad según la familia de productos muestra la necesidad de

homogenizar la utilidad relativa obtenida de cada categoría.

● Se diseñó un cuadro de mando integral (BSC), con el fin de controlar y analizar los

indicadores diseñados bajo las cuatro perspectivas propuestas por la teoría, esto para

obtener un analizar concreto y diseñar acciones de mejoramiento frente a los

indicadores obtenidos en el primer periodo, para revisarlos nuevamente en el periodo

siguiente.

RECOMENDACIONES

● Al comprar las devoluciones y los descuentos, se observa que se tiene una disminución

mayor de la ganancia debido a los descuentos que a las devoluciones, por lo tanto, se

recomienda revisar cada uno de los descuentos y establecer límites y estándares a estos

● Analizar individualmente los países que tienen perdidas y las razones de esto; ciertos

países pequeños pueden no tener la demanda necesaria para mantener una sede de la

empresa allí por otro lado en otro caso puede darse por falta de marketing o costos de

operación muy altos.

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● Realizar los controles respectivos a los indicadores planteados, para evaluar el

cumplimiento de las metas establecidas.

ANALISIS DE DATOS

Teniendo en cuenta los datos suministrados por la papelería Kawamart, se realizo un

compendio de la información de manera gráfica, obteniendo de este modo un resumen para

que el gerente pueda apreciar con mayor facilidad la información.

Por otra parte, y teniendo en cuenta la metodología del BSC, se tomó un indicador de cada una

de las perspectivas mencionadas (Financiero, aprendizaje y crecimiento, clientes y procesos),

diferenciándolos por medio de los gerentes regionales, para que el gerente general pueda

apreciar el trabajo de cada uno.

A continuación, procedemos a realizar los esquemas, respondiendo a las necesidades de mayor

interés para la empresa KAWAMART.

GRÁFICOS Y ANÁLISIS DE DATOS

Teniendo en cuenta que Kawamart opera en diversas regiones del mundo, por medio del

siguiente grafico se puede evidenciar la operación de la compañía por países y por regiones:
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Ahora bien, teniendo en cuenta que se diferencian los tipos de productos por categorías, en el

siguiente grafico se pueden analizar los ingresos por tipo de categorías:

Se puede evidenciar entonces, que el mayor porcentaje de ganancia, se encuentra en la

categoría mobiliario, con un 37,51%, seguido de la categoría de tecnología, con un 36%. Ahora
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bien, es importante analizar como indicador financiero, las ganancias obtenidas por gerente

regional, con el fin de apreciar el trabajo de cada uno. En el siguiente grafico se evidencian

dichas ganancias categorizadas, en donde se evidencia, como se indico anteriormente, que el

Sr. Jorge Jaimes, es el gerente regional que obtiene mayor margen de ganancias.

Finalmente, se puede apreciar las ventas por países, en el siguiente gráfico, en donde se

apreciar que México es el país que obtiene mayor cantidad de ventas, con un valor diferencial

frente al resto de paises.

Es importante recordar también que estas graficas se encuentran detalladas en el anexo de

Power BI. Allí podrán interactuar con estas y ver los detalles con solo acercar el cursor a la zona
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deseada, cumpliendo con el objetivo de facilitar la observación y posterior análisis y toma de

decisiones por parte del gerente.

CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES EN POWER BI

Teniendo en cuenta el balance score card planteado, se describieron los indicadores de cada

perspectiva a tener en cuenta:

Financiero: Utilidades Totales Ganancias referenciadas en la base de datos anexa con el

objetivo de maximizar las ganancias.

Clientes: Porcentaje de devoluciones estas referencian a los pedidos que han sido devueltos

durante los diferentes periodos y está dirigido a conservar a los clientes, disminuyendo las

cantidades de devoluciones y aumentar la satisfacción del cliente.

Procesos: Los tiempos de entrega son los periodos resultantes de la diferencia entre la fecha de

pedido y la fecha de entrega. El promedio está actualmente en 5 días. El objetivo de este

indicador es minimizar.

Aprendizaje & Crecimiento: Ciudades alcanzadas, este indicador se elabora, debido a la

dificultad de evaluar la labor humana con la información encontrada en la base de datos, por lo

tanto, se ha optado por cuantificar el nivel de crecimiento de la empresa teniendo en cuenta el

número de ciudades a las que ha logrado llegar a través de los años.

DESARROLLO DEL BALANCE SCORE CARD EN POWER BI

Teniendo en cuenta los indicadores definidos, se logro obtener la información de la base de

datos real para compararlo con la meta del indicador propuesto:

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Financiero:

Se puede evidenciar que el total de ganancias fue de 37,71 millones, equivalente a un 10,25% y

la meta planteada para este indicador fue del 25%, por tanto aún falta bastante porcentaje de

ganancia para cumplir con la meta propuesta.

Procesos:
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Se puede evidenciar la clasificación del tiempo de entrega promedio por ciudad, en donde el

valor total obtenido es de 3,99 días aproximadamente, cumpliendo con la meta planteada de 4

días.

Clientes

En cuanto a las devoluciones, se puede evidenciar las devoluciones realizadas por país y por

forma de envió, en donde se obtuvo un % de devoluciones con respecto al total de un 2,89%,

comparado con la meta planteada de un 2%, se puede indicar que hace falta cierto porcentaje

para cumplir con dicho indicador.

Aprendizaje y crecimiento:
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Finalmente, teniendo en cuenta la información obtenida para construir este indicador, se

pueden evidenciar para el aprendizaje y crecimiento, por subcategoría, cual es el ese mayor

porcentaje de productos que obtiene ganancias adecuadas.

CREACIÓN DE DASHBOARD DE INDICADORES GERENCIALES

En la siguiente imagen, se puede evidenciar un resumen de lo creado en el software POWER BI,

con el fin de que el gerente pueda maniobrar por tipo de gerente regional, por año y demás

filtros, la información de la tabla de datos suministrada por la empresa Kawamar.

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CONCLUSIONES

● Power BI es una herramienta que permite sintetizar grandes contenidos de información

de forma sencilla tan solo uniendo aspectos relevantes o de interés se pueden usar

tablas dinámica mapas interactivos barras y dispersiones de datos dependiendo de las

necesidades o la mejor forma de interactuar con los mismos.

● Se plantearon indicadores que van acorde a lo establecido por el Balanced Scorecard y

que se plasmaron a modo de dashboard por medio de la herramienta POWER BI, estos

indicadores y su fácil control y visualización, apoyan al cumplimiento del objetivo

establecido en el presente documento.