CONTROL

Bibliografía:
Administración – Robbins
Principios de Administración –Álvarez.
Introducción a la teoría General de la Administración. Chiavenato
Idalberto. Bogotá: Editorial Mac Graw Hill
Administración una perspectiva global. Harold koontz, Heinz
Weihrich Editorial Mc Graw Hill
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 El Proceso Administrativo

Planificación Dirección Control

Organización Motivación
Metas Estructura Normas
Objetivos Liderazgo  Medidas
Administración Comunicación
Estrategias de recursos humanos Comparaciones
Planes Comportamiento Acción
Individual de grupo

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CONTROL
Consiste en medir el progreso hacia los objetivos,
asegurarse que las acciones se dirijan de acuerdo con
los planes determinados y dentro de los límites de
la estructura de organización diseñada para el
comportamiento de dichos planes, y efectuar las
acciones correctivas que fueran necesarias.

Fayol: el control consiste en “comprobar si todo

funciona de acuerdo al plan, las instrucciones y los
principios establecidos. Tiene la finalidad de localizar
deficiencias y errores para rectificar y prevenir su
recurrencia”. Lic. Kc
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IMPORTANCIA

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El CONTROL se puede utilizar para
Crear mejor Calidad.

Enfrentar el Cambio.

Producir ciclos más rápidos.

Agregar Valor.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

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 Estratégico
relaciones con el mercado
relaciones con el medio ambiente
relaciones con la competencia

Niveles Directivo
de relaciones entre funciones/Areas
Control procesos
resultados de cada función/Area
asignación de recursos

Operativo
tareas
reglas
procesos
índices
eficiencia Lic. Kc
Proceso de Control

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 Proceso de Control
1. Establecer normas (estándares).

2. Establecer Fuentes de datos para el control.

3. Interpretar y valorar los datos.

4. Asegurar el cumplimiento de las normas establecidas.

5. Medir el desempeño.

6. Corregir las desviaciones.

7. Utilizar la información de control – Retro alimentación.

Circuito de retroalimentación del
control administrativo

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 ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
El proceso de control se inicia cuando se definen un
conjunto de estándares, es decir, un conjunto de
criterios para medir los resultados, y sirven para
comparar los resultados en los diferentes niveles de la
organización. El estándar por excelencia son los
objetivos y las metas.

Existen diferentes tipos de estándares:

de cantidad, calidad, costos, en
términos monetarios, en unidades de
producción, nivel de resultados,
personal necesario, estándares de
conducta, entre otros. Lic. Kc
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Algunos de los criterios para establecer estándares
podrían ser:
 El juicio del directivo máximo de la organización,
por su experiencia
 Datos históricos de la organización
 El método de la observación

Hay que:
Conocer cómo funciona el proceso
Saber qué variables son críticas
Definir cuáles son las necesidades de información

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 La medición del desempeño
 Qué medir? Los objetivos fijados en la planificación
Necesidad de recursos:

1. Humanos
2. Financieros
3. Materiales y Equipos
4. Tecnológicos
Que Medimos?
1. Cantidad
2. Calidad
3. Tiempo
4. Costo
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 Factores a controlar

1. Factor Humano: Horas/hombre

2. Factor Financiero: Costo/rendimiento, Presupuesto de inversión.
3. Factor Materiales: presupuesto de Operación.
4. Factor Tecnología: Inversión y calidad.
5. Factor Organizacional: variables estructurales/modelo
6. Factor Administrativo: Cumplimiento de metas
7. Factor Social : Costo social de oportunidad de efectuar o no en el
Momento político, económico.

 Cómo medir?. Se puede medir cada evento o proceso, o sólo

una muestra.

 Cuándo medir?

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INDICADORES DE CONTROL DE GESTION
METODOLOGIA BASICA PARA LA
CONSTRUCCION DE INDICADORES

Qué se hace ?

Qué se desea medir ?

Quién utilizará la información ?

Cada cuánto tiempo ?

Con que se compara ?

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 Personal

Productividad

Relaciones con el
Entorno
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Tipos de Control según el momento

Insumos Proceso Producto/Servicio

Retroalimen
Preliminar Concurrente tación o
Auditoria

Antes Durante Después

Ex-antes Ex-Durante Ex-Pos
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Control de Gestión
Se entiende como la reafirmación de que los planes
están ocurriendo conforme con lo previsto dentro de la
cultura organizacional.

Muchas veces se confunde control con control de

gestión.

Controlar a quienes reportan a nosotros no es control

de gestión, eso es control. Cuando vemos la evolución
de los planes, entonces sí hacemos control de gestión.

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 El control de calidad
Es un programa cuya finalidad es mejorar la calidad de
los procesos, productos y servicios de la organización.

Es un proceso que consiste en comparar los

estándares generados con los resultados
logrados.

Para ello debe definirse el método de

aplicación, de acuerdo a los tipos de procesos,
productos, servicios y los requerimientos
del cliente.

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 Auditoría Administrativa
La auditoría es la comprobación científica y sistemática de:
los libros de contabilidad, comprobantes, registros financieros y
legales de una organización, con el propósito de determinar la
exactitud e integridad de los mismos.

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 Tipos de auditoría
Cuando la verificación y
control es realizado por un
Interna Equipo de la misma
empresa/organización.

Cuando un equipo de
profesionales
Externa independientes
realiza la verificación.

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El auditor deberá tener interdependencia con relación al
sistema auditar e independencia mental, imparcial(observar
e informar)

1. Identificar el objeto de examen.

2. Evaluar la significación de lo que se debe examinar.

3. Planificar en forma adecuada el trabajo de auditoria.

4. Reunir elementos válidos y suficientes que permitan

respaldar su opinión.

5. Emitir un dictamen.
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 GRAFICA DE GANTT
El gráfico de Gantt, es una herramienta de la
planificación y control, muestra las distintas
operaciones, sus relaciones, el tiempo de ejecución y
las actividades cumplidas y a cumplir.

 Se basa en descomponer el plan, proyecto o proceso, en

tareas o actividades simples, caracterizarlas, vincularlas,
numerarlas y representarlas en función del tiempo.

 El gráfico se coloca en sucesión vertical las actividades y

en horizontal los tiempos a cada actividad.

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Este gráfico permite verificar el estado en que se
encuentra el proceso y poder tomar medidas para
compensar las desviaciones entre la realidad y lo
previsto.

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PRESUPUESTO

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 PRESUPUESTO

“Es un Plan Numérico para asignar recursos a

actividades específicas, en un determinado
período”

“ Es la estimación programada, en forma

sistemática, de las condiciones de operación y de
los resultados a obtener por una Organización, en
un período determinado”.

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 Objetivos del Presupuesto
1. Planear los resultados de la organización en términos
monetarios y físicos.

2. Controlar el manejo de ingresos y egresos.

3. Coordinar y relacionar las actividades de la

organización.

4. Lograr los resultados de las operaciones.

PRINCIPALES PRESUPUESTOS
VENTAS O INGRESOS

EGRESOS

PRODUCCIÓN

FINANCIEROS (CASH FLOW)

COMPRAS

INVERSIÓN
 Ventajas
1. Incrementa la participación de los niveles de la
Organización
2. Š
Optimiza la utilización de los insumos.
3. Š
Facilita el control administrativo.
4. Š
Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.
Limitaciones
 Están basados en estimaciones.
ŠDeben estar adaptados a los cambios.
ŠSu ejecución no es automática.
ŠEs una herramienta que sirve a la administración para
que ésta cumpla su función, no para entrar en
competencia con ella.
Pasos para confeccionarlo

1. Recopilación de la información

2. Elaboración

3. Revisión

4. Implementación

5. Control

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 1.Recopilación de la información

Se analiza el medio de la organización y toda la

información interna de la misma y el alcance los
objetivos.

1. Revisión y control de las operaciones del año en curso.

2. Las condiciones generales de la economía.
3. La situación de la competencia.
4. Análisis de los gastos anormales o excesivos.
5. Pronósticos de ventas.
6. La capacidad económica financiera
2. Elaboración

†Cada jefe de departamento prepara los presupuestos

del sector.

3.- Revisión: ANÁLISIS

†Que los objetivos sean razonablemente alcanzados.

†Que los ingresos y gastos sean realistas.
†Coordinación interdepartamental.
†Revisión del presupuesto y de las condiciones que lo
originaron
4.-Implementación

†Una vez aprobados los presupuestos presentados por

los responsables de cada sector o área, se pueden
ejecutar.

5.- Control

†Es la comparación entre lo previsto y lo ejecutado.

†La fuente es el sistema de información.
†El control del presupuesto se realiza a través del
seguimiento de lo
ejecutado y lo presupuestado.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
TRADICIONALES

Asigna fondos a las distintas

áreas de acuerdo a las
asignaciones del ejercicio
anterior. Son incrementales.

†EN BASE CERO

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 EN BASE CERO

“Es una Metodología de Planeación y Presupuesto que

trata de evaluar cada año todos los Programas y
Gastos de una organización.”

“Se lo considera tomando literalmente la exposición

Presupuesto Base Cero, como la elaboración del
Presupuesto sin haber considerado los
Presupuestos anteriores.”
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 Este enfoque exige la identificación de todas las
actividades en paquetes de decisión que serán
objeto del análisis sistemático, a los fines de la
clasificación por orden de importancia.

Identifica razones para desarrollar una actividad,

consecuencias de no hacerlo, medida de eficiencia,
cursos de acción alternativos y costo de alternativas
elegidas. La Administración decide si aprueba o no
dicho paquete.

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