Fundamentos

de administración

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 Módulo 2.

Fases del proceso

administrativo y
aspectos generales
de las
organizaciones

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Tema 10. Control

¿Sabías que en muchas empresas la supervisión de las actividades juega un

papel importante para el logro de las metas organizacionales? Por ejemplo, es
común que en los restaurantes los jefes de meseros monitoreen las mesas cada
cierto tiempo, para ver si los clientes están bien atendidos por los meseros. Esto
es parte del control administrativo y debe realizarse en empresas de todo tipo y
tamaño.

El control es el proceso que utilizan los administradores para asegurarse que las
actividades realizadas corresponden con los planes, también puede utilizarse para
evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: planeación,
organización y dirección.

Como recordarás, el proceso administrativo consta de cuatro fases. Hay una

relación muy estrecha entre la primera (planeación) y la última (control). Lo que se
define en la planeación se debe verificar y tomar acciones para corregir
desviaciones, en caso necesario.

¿De qué forma se logra el enlace entre lo que se planeó y lo que se está
realizando en la empresa? ¿Hay distintos tipos de controles? ¿Cómo saber si un
control está funcionando adecuadamente o no? Lo verás a continuación.

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10.1 Proceso de control

El control es una etapa fundamental en toda administración, ya que aunque una

empresa cuente con planes, estructura organizacional adecuada y dirección
eficiente, es necesario verificar en todo momento cuál es la situación real de la
organización y así tomar decisiones de manera rápida y oportuna.

Proceso de administración estratégica

(Robbins y Coulter, 2014)

Planeacion

Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
Control
Organización
Normatividad
Estructura
Meidcion
Administracion de
Comparacion Direccion recursos humanos
Acciones
Motivacion
Liderazgo
Comunicación
Comportamiento
individual y grupal

Para Koontz, Weihrich y Cannice (2012), el control nos ayuda a monitorear y

corregir el desempeño, con el fin de asegurar que los objetivos que se trazaron en
la etapa de planeación se alcancen.

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De acuerdo con Robbins y Coulter (2009), el control es importante porque es el
medio para conocer si la organización está cumpliendo con los objetivos
planeados y, en caso contrario, conocer los motivos por los cuales no se están
consolidando.

La administración requiere de ser no sólo precisos en los procesos de cada fase,

sino de estar monitoreando cada proceso para suprimir, en la medida de lo
posible, todo aquello que se pueda corregir.

Para Koontz, Weihrich y Cannice (2012), este proceso incluye básicamente tres
pasos:

Establecimiento de estándares: se refiere a los criterios de desempeño

que servirán de base para evaluar los planes. En la medida en que el
objetivo se defina correctamente en la etapa de planeación será más
fácil conocer si se está o no cumpliendo.

Medición del desempeño: establecer un sistema de control que sea útil

para evaluar el desempeño actual contra los estándares establecidos,
con el fin de detectar las desviaciones con respecto a los planes.

Corrección de desviaciones: aplicar las medidas necesarias para

direccionar la actividad. Entre ellas, capacitando al personal o
contratando más, aclaración de responsabilidades, entre otras.

Por ejemplo, una empresa que se haya fijado como meta obtener un incremento
de un 20% de las ventas de trajes de baño, dos semanas antes de las vacaciones
de verano (estándar) podrá determinar el avance que se tiene, analizando el
número de piezas que se han vendido a diario (medición del desempeño), de tal
forma que se pueda anticipar la toma de decisiones para cumplir con el objetivo.
Una estrategia sería que en los últimos días se rebajara el producto, con el fin de
alcanzar el nivel de ventas deseado. Otra sería replantear el objetivo, para que
fuera más acorde a la realidad (corrección de desviaciones).

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10.2 Tipos de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control.

De acuerdo con Koontz, Weihrich y Cannice (2012), los estándares pueden ser
los siguientes:

Materiales

Están relacionados a la operación del negocio. Algunos indicadores podrían ser

durabilidad, resistencia, rendimiento y productividad.

Costos

Se establecen en unidades monetarias y también están asociados a la operación.

Por ejemplo, costo de materias primas, costo de ventas y costo de mano de obra.

Capital

Son medidas para evaluar el rendimiento del capital de una empresa. Entre ellas:
índice de rotación de inventarios e índice de cuentas por cobrar, entre otras.

Capital

Es la asignación de valores monetarios a las ventas, como ingresos por tipo de

cliente, por producto o por región.

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 Programas

Es la evaluación al desempeño de un programa con un propósito específico, por

ejemplo, desarrollo de nuevos productos y capacitación de la fuerza de ventas.

Intangibles

Son aquellos que no se disponen en medidas físicas o monetarias; como medir la

competencia del director comercial o el éxito del programa de relaciones
públicas, que requieren una medida cuantitativa o cualitativa clara.

Metas

Es la definición cuantitativa o cualitativa de los aspectos que servirán de

referencia para hacer la evaluación.

Control de la estrategia

Es la evaluación continua de los diferentes mecanismos de control, con el

propósito de hacer los ajustes correspondientes a la estrategia corporativa. Esto
es importante, debido a que la organización está fuertemente influida por un
medio ambiente que está en constante cambio.

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Marco de referencia

Para Koontz, Weihrich y Cannice (2012), el benchmarking es un enfoque que se

refiere al establecimiento de objetivos, considerando las mejores prácticas de la
industria, lo cual lleva a un desempeño superior. Esta técnica se puede aplicar a
cualquier área o proceso de la empresa: a nivel estratégico, operativo o de
funciones administrativas.

Benchmarking es el proceso de obtener información útil que ayude a una

organización a mejorar sus procesos. Esta información se obtiene de la
observación de otras instituciones o empresas que se identifiquen como las
mejores (o suficientemente buenas) en el desarrollo de aquellas actuaciones o
procesos objetos de interés.

Prevenir o corregir

Un control preventivo se refiere a la toma de decisiones y acciones que se

ejecutan con base en el análisis de los datos pasados, y que pretenden evitar
problemas potenciales. Por otra parte, un control correctivo es aquella decisión o
medida que se implementa una vez que ha sucedido algún inconveniente.

Por ejemplo, en un banco, un control preventivo son las puertas del área de
cajas, las cuales contienen un dispositivo especial para que sólo personal
autorizado pueda ingresar, mediante la inserción de una contraseña. Esto con el
fin de evitar algún perjuicio a los recursos (humanos y materiales) de la sucursal.
Un control correctivo sería despedir a la persona que se encarga de abrir la
sucursal bancaria, si es que no tiene el hábito de la puntualidad, puesto que esto
repercutiría en la calidad de servicio brindada al cliente.

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10.3 Requisitos para controles efectivos

De acuerdo con Koontz, Weihrich y Cannice (2012), los puntos a seguir para
contar con controles efectivos son los siguientes:

Adaptarlos a los planes y puestos

Identificando al responsable de la ejecución de los planes y de la desviación de

los mismos. Además, dependiendo del nivel organizacional, será el tipo de control
que se implemente. No se requiere el mismo mecanismo para controlar la
actividad de un gerente que de un supervisor, pues cada uno tiene funciones
propias.

Adaptarlos a cada gerente:

Las personas que ocupan posiciones gerenciales, deben estar convencidas de

que el mecanismo establecido para monitorear el control funciona. De lo contrario,
no lo utilizarán.

Señalar las excepciones en áreas críticas

Enfocar el esfuerzo en detectar áreas o actividades que no están alcanzando los

objetivos.

Objetivos

Los mecanismos de control deben basarse en criterios objetivos, precisos y

adecuados, de tal forma que dejen a un lado la subjetividad o juicio personal de
quien realiza la evaluación.

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 Flexibles

Los controles deben ser lo suficientemente flexibles para ser funcionales, aun
cuando haya cambios de planes o imprevistos dentro de la organización.

Acordes a la cultura organizacional

De manera que sean compatibles con los valores y principios que rigen el
comportamiento de los empleados.

Económicos

La implementación de un mecanismo de control tiene un costo, el cual debe estar

compensado, al menos, por el beneficio que aporta.

Económicos

Los controles deben evidenciar en dónde existen las fallas y quién es el

responsable de ellas, para garantizar que se tomen las medidas correctivas de
inmediato.

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 Cierre

El control se puede entender como un proceso cíclico, que retroalimenta al

proceso de administración estratégica, para volver a iniciar con la fase de
planeación.

Controlar significa evaluar el avance de una empresa con respecto a los

objetivos organizacionales, identificando los puntos críticos que están causando
las desviaciones y tomando las decisiones necesarias para corregirlas.
La evaluación oportuna puede ayudar a las empresas a mejorar sus procesos,
establecer controles de calidad ajustados a las necesidades de los clientes, así
como prevenir todas aquellas circunstancias tanto externas como internas que
impiden a la empresa lograr los resultados oportunos, sin necesidad de arriesgar
costos, tiempo y personal.

Hasta este tema conociste las fases del proceso administrativo. Lograste
identificar la importancia de cada una para lograr con éxito los objetivos
planteados en la organización. Más adelante aprenderás cómo están
constituidas las empresas, los tipos que existen, la importancia del tema ético, la
administración en un contexto global y la responsabilidad social empresarial.

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Referencias bibliográficas

Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración. Una perspectiva

global y empresarial (14ª ed.). México: McGraw Hill.

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