I. INTRODUCCIÓN...........................................................................................

II. CONTENIDO TEMATICO..............................................................................2

2.1. Control.....................................................................................................2

2.1.1. Interrelación entre las funciones..........................................................3

2.1.2. Finalidad del Control............................................................................4

2.1.3. Fases del Control.................................................................................5

2.1.4. Características del Control...................................................................8

2.1.5. Requisitos previos de un sistema de control.......................................9

2.2. Coordinación...........................................................................................9

III. CONCLUSIONES.....................................................................................13

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................14
 I. INTRODUCCIÓN

El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora

es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos
casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente,
han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La
administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean
productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva

limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se
concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en
términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo

a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando
a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo
mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace
énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto
institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control
elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso
informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
 II. CONTENIDO TEMATICO

II.1. Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto
se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con

el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

 Comprobar o verificar;
 Regular;
 Comparar con un patrón;
 Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
 Frenar o impedir.

II.1.1. Interrelación entre las funciones

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están

entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como
se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y
luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente

se halla involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada
uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de
orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo
propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas
funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como
algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan
ponerse en acción.

Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de

otra sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación
entre las mismas, de tal forma que la ejecución de una influye sobre los demás.

II.1.2. Finalidad del Control

1. Estandarizar el desempeño mediante inspecciones,

supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción.
2. Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala
utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos
de auditoría y división de responsabilidades.
3. Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la
empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, estadístico
de calidad y sistemas de incentivos.
4. Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o
por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos,
directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.
5. Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas
de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia
 y registros, incluida la información sobre producción por empleado o
sobre pérdidas por desperdicio por empleado, etc.
6. Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos
en la planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la
dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los
resultados deseados..

Lo esencial en cualquier sistema de control es:

1. Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un

estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de
medida.
2. Un medio para medir la actividad desarrollada.
3. Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los
resultados deseados.

II.1.3. Fases del Control

El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

a) Estándares éticos: estándares de comportamiento esperados del

personal y de la dirección.
b) Estándares de programación: datos esperados al término de las
actividades.
c) Estándares de desempeño técnico: niveles deseados de desempeño.
d) Costos estándar: Costos normativos en que se incurre durante las fases
de operación.
e) Indicadores financieros: Índices que señalan relaciones entre elementos
o actividades y recursos financieros aplicados (como rotación
de inventarios).
f) Presupuestos: Esquemas de planeación que contienen estándares
aprobados para el control (como presupuesto de caja o previsión
de gastos).
g) Retorno sobre la inversión: Control para evaluar el desempeño de
aplicaciones financieras.

a. Filosofía y calidad de la gerencia.

 b. Posición en el mercado.
c. Imagen de la empresa.
d. Viabilidad de la empresa.
e. Moral de la empresa.
f. Relaciones con los clientes y el público.
g. Entrenamiento y desarrollo del personal.
h. Innovación e investigación.
i. Conservación del patrimonio.

h) Criterios mixtos: Estándares empleados para evaluar el desempeño de

la empresa a largo plazo, como:

b. Naturaleza variada de los estándares de control:

Establecimiento de estándares y criterios:

Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan

las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo
que debe hacerse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el
control deberá garantizar o mantener. La función más importante del control es
determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, qué esperar de
determina acción. Los estándares o normas proporcionan un método para
establecer qué debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en
tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración
científica se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionen buenos
estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos.
Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar
el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de
producción. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar
las operaciones a determinados estándares establecidos de antemano;
funciona de acuerdo con la información que recibe. En consecuencia el control
debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base
en los objetivos, planes, políticas, organigramas, procedimientos, etc. El control
implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner
en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable. Esta
acción puede incluir el ejercicio de autoridad y de la dirección, aunque no
necesariamente en todos los casos. También pueden revisarse y modificarse
los estándares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para
adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades de la empresa (1).

2. Observación del desempeño:

Para controlar el desempeño, es necesario por lo menos conocer un poco de

éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a
estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la
información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del
resultado busca obtener información precisa de lo que se controla.
La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata
sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para
introducir cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio
predeterminado y deberá expresarse de modo que permita efectuar una
comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida dependerá de las
necesidades específicas de aplicación de esa medida.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido:

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es

importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se
considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren
corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios
de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que
la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto
recuerda mucho el principio de la excepción propuesto por Taylor. Para
concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de técnicas que
señalen con rapidez dónde se origina el problema. Al comparar los
resultados con los estándares establecidos, la evaluación debe enviarse
siempre a la persona o al órgano responsable. La comparación del
desempeño real con el proyectado no sólo busca localizar las variaciones,
errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además
de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control
 permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas
para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo –
partiendo del presente- puede ayudar a crear condiciones para obtener
mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la comparación
de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo mediante
presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes,
medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación exigen que el
control disponga de técnicas que le permitan tener mayor información
sobre lo que debe controlarse.

4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño

esperado: Las medidas y los informes de control indican cuándo las
actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten
establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El
objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe
ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en
los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso
de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben
hacerse representan la culminación del proceso de control. La acción
correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos es
la esencia del control, y su base es la información que reciben los
gerentes.

II.1.4. Características del Control

1. Principio de garantía del objetivo: el control debe contribuir a la

consecución de objetivos mediante la verificación oportuna de las
discordancias con los planes a emprender la acción correctiva. Todas
las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El
control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los
planes para indicar las correcciones que deben aplicarse para conseguir
los objetivos.
2. Principio de definición de los estándares: el control debe hacerse en
estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se
 establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación
de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de
control más fácil y segura (3).
3. Principio de excepción: este principio fue formulado por Taylor. Cuanto
más concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y
excepciones, más eficientes serán los resultados de ese control. El
administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por
las situaciones relativamente normales.
4. Principio de acción: el control sólo se justifica cuando indica disposiciones
capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de
los planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que
generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros
elementos más. Este principio también se halla correlacionado con el
costo de control. Cuando éste es mayor que el costo ocasionado por los
desvíos de la situación controlada, no se justifica el control. El control es
una acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse
cuando vale la pena.

II.1.5. Requisitos previos de un sistema de control

- El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u

obtienen sus resultados.
- Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción
correctiva antes de que ocurran desvíos más graves.
- Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los
cambios del ambiente organizacional.
- Debe ser económico para evitar gastos adicionales
de mantenimiento del sistema de control.
- Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución
concuerde con el plan.
- Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que
permita una rápida visualización y sea de fácil comprensión.
- Debe desarrollarse mediante la participación activa de todos los
gerentes involucrados (2).
 II.2. Coordinación

a) Garantizar la disponibilidad del personal, a todos los procesos de la

empresa bajo los criterios de la organización y racionalidad definidos
que contribuyan a la productividad organizacional.
b) Garantizar la gestión efectiva del presupuesto aprobado para el
proceso de diseño de la organización efectiva con el fin de ejecutarlo
según los lineamientos económicos de la empresa.
c) Consolidar y actualizar permanentemente los guiones
organizacionales para dar cumplimiento al alineamiento
organizacional desarrollando mayor rentabilidad y mejores prácticas
de negocio.
d) Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una
empresa de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el buen
éxito.
e) Es dar al organismo material y social de cada función las
proporciones convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en
forma segura y económica.”

Tipos de control según su preciosidad

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad

y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,
concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de
las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para
asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a
la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de
las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control
se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la
mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones
entre sí.

Control preliminar:
Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la
gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales
concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta
perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el
control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo
tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su
realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la
planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo:

La función de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los

requerimientos de las habilidades de los empleados. Estos requerimientos
varían en su grado de especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea.
En el nivel del taller, los requerimientos de las habilidades pueden especificarse
tomando en cuenta los atributos físicos y la destreza manual; por otro lado, los
requerimientos para las tareas del personal de gerencia que la capacidad de la
gerencia es un determinante fundamental del éxito de la organización.

Materiales:

La materia prima que se transforma en un producto determinado debe

ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un
inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas
de los clientes. En años recientes se han diseñado muchos métodos que
utilizan el muestreo estadístico para controlar la cantidad de los materiales, el
cual consiste en la inspección de las muestras más que de todo el lote. Estos
métodos son menos costosos en cuanto al tiempo de inspección, pero existe el
riesgo de aceptar materiales defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto.

El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy

rutinario.

El estándar puede medirse fácilmente y la información (la muestra) está

disponible de inmediato. La duda de aceptar o rechazar materiales surge con
bastante frecuencia y deben tomarse las decisiones con un fundamento justo y
uniforme. La decisión para aceptar, rechazar o tomar otra muestra se basa en
instrucciones directas; al tener los resultados de la muestra, la decisión es
automática.

Capital:

La adquisición de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo existente

o de aumentar la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son
controladas por el establecimiento de criterios de rentabilidad potencial que
deben determinarse antes de que la propuesta sea autorizada. Estas
adquisiciones generalmente se incluyen en el presupuesto de capital, un
documento de planificación a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y
usos alternativos de los fondos. Las decisiones de la gerencia que implican el
compromiso de los fondos presentes a cambio de los fondos futuros se
denominan decisiones de inversión. Los métodos que sirven para cribar las
propuestas de inversión se basan en análisis económico. Existen varios
métodos ampliamente utilizados, cada uno de los cuales implica la formulación
de un estándar al que deben ajustarse para aceptar la adquisición prospectiva
del capital:

El método del periodo de recuperación: Es el método más simple, se calcula el

número de años que se necesitan para recuperar el capital propuesto para
pagar el costo original con los futuros ingresos en efectivo.

La tasa de rentabilidad sobre la inversión: Es una medida alternativa de

rentabilidad. Es la razón de los ingresos netos adicionales sobre el costo
original.

La tasa de rentabilidad calculada debe compararse con algunos estándares de

mínima tolerancia, y la decisión de aceptarla o rechazarla depende de esta
comparación.
El método de la tasa descontada de rentabilidad: Tomar en cuenta el valor
temporal del dinero y, de una manera similar al método del periodo de
recuperación, considera sólo el flujo de efectivo. Se usa ampliamente debido a
que se conceptúa como el método correcto para calcular la tasa de
rentabilidad.

Recursos financieros: Los recursos financieros adecuados deben estar

disponibles para asegurar el pago de las obligaciones que surgen de las
operaciones actuales. Deben compararse los materiales y pagarse los sueldos,
los intereses y los vencimientos; el medio principal para controlar la
disponibilidad y el costo de los recursos financieros es el presupuesto,
particularmente el de efectivo y de capital de trabajo. Estos presupuestos
predicen el flujo y reflujo de las actividades de la empresa cuando se compran
materiales, se producen y se pasan al inventario de los productos terminados,
las existencias se venden y se recibe efectivo.

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que

dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades
del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados
para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada

superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles
más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la
naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de

control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados
históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de
los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
III. CONCLUSIONES

- La evolución de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un

nuevo tipo de profesional: el administrador. La administración profesional
no se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por
el conocimiento y la exploración.
- Controlar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera
posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos
- La administración se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo
que se realiza solo en empresas o en agencias de gobierno, la
administración es necesaria en iglesias, las prisiones, las tabernas y las
expediciones de montaña.
- La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la
empresa y traducirlos en acción empresarial mediante planeación,
organización dirección y control de las actividades realizadas en las
diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.
- Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos,
materiales, técnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa
útil y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos físicos
produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema.
- Frederick Taylor realizo aportes importantes, ya que fue el creador de lo
que se llamo administración científica, un ordenamiento minucioso de los
tiempos y ritmos en el proceso productivo.
- La administración científica tuvo repercusión directa sobre las relaciones
de los trabajos, ya que quita al trabajador la posibilidad de decidir la
planeación, la organización y el control de su propio trabajo,
- La administración de empresas esta constituida por cinco variables
básicas, las cuales son: Estructura, ambiente, tarea, personas y
tecnología.
- No existen empresas semejantes debido a que estas tienen tamaño y
estructura organizacional distintas.
- La eficiencia es una parte vital de la administración pues se refiere a la
relación entre recursos y producción. Pero la administración también
 tiene que conseguir que se culminen las actividades, es decir, buscar la
eficiencia.

BIBLIOGRAFÍA

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Disponible:http://www.geoogle.com/organizacion/elementosbasicosdelaadminis
traciom/segunalgunosautores.htm [ Consulta: 2003, Abril ]

(2)Administración. [Documento en línea]. Disponible:

http://www.monografias.com-administracion.htm [Consulta: 2003, Abril ].

(3)Historia de la administración [Documento en línea]. Disponible:

http://www.geoogle.com/organización/historia de la administracion.htm
[Consulta: 2003, Abril].

(4) De Welsch,Hilton & Gordon (1990). El proceso administrativo. [Documento

enlínea].Disponible:http://www.geoogle.com/organización/elprocesoadministrati
vo.htm [Consulta: 2003, Abril ] Mexico: Mc Graw – Hill Book Company.

(5) Koontz, Harold (1994. Administración una perspectiva global. (10 ª ed.)
México: McGraw - Hill Interamericana de México, S.A.

(6) Robbins, Stephen P. (1994. Administración teoría y práctica. (4 ª ed.)

México: Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A.

(7) Stoner, James A.F. (1996. Administración (6 ª ed.) México: Prentice - Hall
Hispanoamericana, S.A.

(8) Chiavenato, Idalberto. (2001. Administración, proceso administrativo. (3 ª

ed.) México: McGraw - Hill Interamericana de México, S.A.

RECOMENDACIONES

1. Implantar el Perfeccionamiento Empresarial para así superar muchos de

los señalamientos planteados en el desempeño de las funciones de
dirección.
2. Los administrativos deben continuar esforzándose por consolidar y
mejorar cada vez más su labor como dirigentes, independientemente de
que los resultados obtenidos no son críticos.
3. Realizar este diagnóstico dentro de un año con el objetivo de comprobar
si ya se han superado las deficiencias detectadas.