INGENERÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

MENCIÓN FINANZAS

ACTIVIDAD PRÁCTICA – SEMANA 2

“DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS”

NOMBRE : JESSICA KORTMANN RALIL

DOCENTE: EDMUNDO RODRÍGUEZ ORTÍZ

AÑO: 2020
En base a los contenidos revisados en la unidad te invitamos a desarrollar la siguiente
actividad:

La empresa “EL PROCESO” ha desarrollado la tarea de generar el mapa de proceso de la

empresa. Ha documentado todo, con diagramas de flujo, procedimientos, relación entre
procesos, entre otros elementos. El equipo de trabajo formado para la tarea ha cumplido
con todas las etapas que el levantamiento de procesos indica, para finalmente generar el
mapa de procesos.

A pesar de lo anterior, el proceso de compras no está funcionando como se definió y la

persona encargada, a pesar que reconoce estar en conocimiento de la documentación, no
lo realiza de acuerdo con lo formalmente establecido. El equipo revisa la documentación y
se encuentra que para el levantamiento de información del proceso en cuestión se realizó
solamente una encuesta y que el proceso realizado (levantamiento de la información) no
se consideraron algunos aspectos claves.

En relación a lo anterior y según el contenido del módulo, responde:

1. ¿Haría nuevamente el proceso de levantamiento de información?, ¿Qué método

utilizaría? Justifique claramente su opción.

R.: Efectivamente, realizaría un nuevo proceso de Levantamiento de Información, dado

que como se ha mencionado para el Proceso de compras, que no está funcionando, sólo
se realizó una encuesta, no profundizando en esta área, cuyo detalle de funcionamiento
quizás es más complejo, no considerando como se indica algunos aspectos claves. Además
el levantamiento de información realizada en esta área, fue una recolección de
información estadística, no permitiendo conocer otros aspectos del trabajo, más allá de lo
consultado en esta encuesta.

Por lo anterior, dentro de los métodos a utilizar para realizar el levantamiento de

información, debiesen realizarse los siguientes:

OBSERVACIÓN: Teniendo en cuenta que ya conocemos que éste proceso no se está

realizando como se estableció y que además la persona encargada conoce el
procedimiento y no lo realiza de acuerdo a lo formalmente establecido, debemos observar
que parte del procedimiento no está realizando.
El tipo de observación a utilizar será la observación en la cual el responsable del proceso
esté en conocimiento que está siendo observada, pero además él pueda intervenir con
preguntas de carácter aclaratorio respecto de la operatoria observada.

Lo anterior, nos permitirá observar lo que hacen los responsables de un proceso

mientras lo están ejecutando, pudiendo establecer su relación, ejecución y vinculación con
otros procesos.
Durante la realización de esta observación deberemos ser actuar de forma cortés
para que el observado no se sienta amenazado o incómodo, y lograr que esta observación
fluya de forma positiva, en los tiempos determinados.

LA ENTREVISTA: la cual consistirá en citar a una reunión con anticipación al encargado o

responsable del Proceso de Compras, la cual se encontrará dirigida por el equipo de
trabajo del proceso o por un integrante de él.
En esta entrevista buscará obtener información relevante sobre el
funcionamiento de ésta unidad, logrando que el entrevistado logre una conexión con la
empresa, permitiéndole identificarse con ella, y valorar su punto de vista.
 Es importante que el entrevistado no se vea amenazado o atacado por el
mal funcionamiento de este proceso, si no que al contrario, se vea involucrado en el
mejoramiento de éste, es decir, conocer su visión.

Así mismo, al conocer su punto de vista, permitirá que dado la

retroalimentación otorgada por él, nos permita formar vínculos para el posterior
desarrollo de actividades en la empresa.

Debemos tener presente que al realizar esta Entrevista, el entrevistador

debe realizar sus preguntas de forma clara, manteniendo el control de ella, estableciendo
el tiempo en el cual ella se desarrollará, siendo objetivos, empáticos y cortés, pero
sobretodo saber escuchar para así conocer las observaciones realizadas por el encargado
del proceso, que nos permitirá mejorar o cambiar este proceso, logrando un óptimo
desarrollo de éste.

Realizando uno o ambos métodos de levantamiento de información nos permitirá

conocer de forma cabal y detallada el funcionamiento del proceso de compras pudiendo
elaborar su procedimiento de forma clara y coherente con la labor que se realiza en esta
unidad. Logrando además que quien lleva a cabo esta actividad se sienta involucrado en el
proceso de mejora, optimizando además su trabajo.

2. ¿El cambio que genera el nuevo levantamiento significa que todo el mapa de
procesos variará?

No necesariamente el nuevo levantamiento significará que todo el mapa de procesos

cambie, dado que primero debemos establecer que si la información levantada cambiará
radicalmente nuestros procedimientos, afectando a otras unidades o si los cambios que
debemos realizar sólo involucran a la unidad de procesos de compra.
 Si al levantar la información se establece que debemos cambiar algunos
procedimientos dentro del departamento no afectando a los demás procesos de la
empresa, corresponderá sólo mejorar los procedimientos del Proceso de Compras, para
que éste no sea visto como el cuello de botella de la empresa y continuar con el normal
funcionamiento de la empresa.

El mejoramiento de éste proceso, permitirá el óptimo desarrollo de las actividades que

se llevan a cabo en esta unidad, involucrando al personal, logrando así utilizar
efectivamente el manual o la documentación formal, emitida para realizar este proceso de
compras.

Si al contrario el levantamiento de información nos muestra un cambio radical que

afecta de forma importante los demás procesos, estos sí se verán afectados, por cuanto,
se relacionan entre sí, pudiendo a agregar nuevos procesos, o cambiar procedimientos en
otros procesos sí se vieran afectados.

Pero sin embargo, al ver el caso, sólo se indica que existe un problema en el proceso
de compras el cual se pudo determinar claramente, por lo tanto, el levantar la información
nuevamente y mejorar este proceso permitiría que los demás procesos sigan funcionando
de la mejor forma.

Por lo tanto, es preciso tener presente que, constantemente debemos estar

evaluando y controlando nuestros procesos y sus procedimientos, para mantenerlos,
mejorarlos o cambiarlos si es necesario, todo el virtud de satisfacer las necesidades de
nuestros clientes y optimizar los recursos de la empresa.