UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS

INGENIERO INDUSTRIAL ADMINISTRADOR

Ingeniera de mtodos
-Las Caractersticas de los procesos - los principios de modernizacin
EQUIPO 3

Maestra: Elva Patricia Puente

Rebeca Sahia Villarreal Jezzini Alejandro Laureano Benavides Victoria Pez Gonzlez
CD. Universitaria, San Nicols de los Garza Nuevo Len. febrero 22, 2013

Diana Karina Pez Gonzlez Manuel Eduardo Molina

LAS CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS

Es muy significativo que la gerencia est atenta con todo lo concerniente a la gestin de procesos, su integracin, operatividad, eficiencia de tal forma que ellos permitan alcanzar los objetivos establecidos. De aqu entonces la importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, a que estos se pongan en marcha se determine no solamente lo que represente en pro de la empresa y todos sus actores involucrados, sino que se sepa cules son sus caractersticas, alcance, ventajas. Para lograrlo debemos comprender claramente varias caractersticas de los procesos de la empresa: * FLUJO. Los mtodos para transformar el input en output. * EFECTIVIDAD. Cun bien se satisfagan las expectativas del cliente. * EFICIENCIA: Cuan acertadamente se utilizan los recursos para generar un output. * TIEMPO DEL CICLO. El lapso necesario para transformar el input en output. * COSTO. Los gastos correspondientes a la totalidad del proceso. FLUJO Con frecuencia el proceso documentado por el EMP (diagrama de flujo para la totalidad de la empresa) no corresponde a lo que realmente acontece en la organizacin. Los empleados se desvan del proceso por varias razones; por ejemplo: 1. Los empleados malinterpretan los procedimientos. 2. No conocen los procedimientos. 3. Descubren Una manera mejor de hacer las cosas. 4. Es difcil poner en prctica el mtodo documentado. 5. Les falta entrenamiento. 6. Se les entren para realizar la actividad en forma diferente. 7. No cuentan con las herramientas indispensables. 8. No disponen del tiempo suficiente.
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9. Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente. 10. No comprenden por qu deben seguir los procedimientos.

Tambin es posible que el EMP haya elaborado en forma incorrecta el diagrama de flujo del proceso. La nica forma de comprender realmente lo que sucede en los procesos de la empresa es a travs de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisin del proceso.

A fin de prepararse para la revisin del proceso, el EMP debe asignar miembros del equipo a las diferentes partes del proceso. Las personas que se asignan al ER (miembro del equipo de revisin) deben tener algn conocimiento de la actividad que les corresponder evaluar. Esto facilita la revisin y verificacin del flujo del proceso.

Cada ER debe:

Estar muy familiarizado con toda la documentacin existente y pertinente al proceso. Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para determinar cul deber ser la mejor operacin estndar.

El ER debe comprender

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lo que est sucediendo en el proceso y ser capaz de expresarse en trminos que sean pertinentes a la persona que realiza la actividad. A lo largo de la revisin el ER tendr la oportunidad de elaborar una lista de las tareas que se requieren para sustentar cada actividad. El EMP debe preparar un cuestionario de revisin del proceso para reunir la informacin necesaria acerca de ste. Las preguntas tpicas podran ser las siguientes: Cules son los inputs que se requieren? Qu entrenamiento recibi usted? Qu hace usted? Cmo sabe usted que su output es bueno Qu retroalimentacin recibe usted? Quines son sus clientes? Qu le impide realizar un trabajo libre de errores? Qu cosas cambiara usted si fuese el jefe?

Se deben acordar reuniones con cada uno de los colaboradores a travs de los jefes de departamento. Los resultados de la revisin del proceso deben incluir Diferencias entre el proceso documentado y la prctica actual Diferencias en la forma en la cual los empleados realizan las actividades Identificacin de los empleados que necesitan reentrenamiento Mejoramientos que sugieren para el proceso Problemas del proceso Requerimientos internos del proceso Diagrama de flujo de las tareas EFECTIVIDAD La efectividad del proceso se refiere a la forma acertada en que ste cumple los requerimientos de sus clientes finales. Esta evala la calidad del proceso. Especficamente la efectividad se refiere a: * El output del proceso cumple los requerimientos de los clientes finales * Los outputs de cada subproceso cumplen los requerimientos de input de los clientes internos * Los inputs de los proveedores cumplen los requerimientos del proceso El mejoramiento de la efectividad genera xlientes ms felices, mayores ventas y mejor participacin de mercado.
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Cmo podramos identificar estas oportunidades de mejoramiento? El primer paso consiste en seleccionar caractersticas de efectividad ms importantes. Las caractersticas de efectividad son indicadores del modo tan eficiente como est funcionando el proceso. La meta es tener la seguridad de que el output satisface requerimientos del cliente. Los indicadores tpicos de falta de efectividad son: * Producto y/o servicio inaceptables * Quejas de los clientes * Altos costos de garanta * Disminucin de la participacin en el mercado * Acumulaciones de trabajo * Repeticin del trabajo terminado * Rechazo del output * Output retrasado * Output incompleto Posteriormente, debemos reunir informacin sobre estas caractersticas de efectividad. El propsito de estos datos es revisar metdicamente la calidad de aquellas actividades fundamentales involucradas en el proceso y tratar de descubrir los as como las posibles causas (input, mtodos, entrenamiento). Asegrese de incluir preguntas sobre efectividad como parte de su cuestionario de revisin del proceso. EFICIENCIA Lograr la efectividad del proceso representa principalmente un beneficio para el cliente, pero la eficiencia del proceso representa un beneficio para el responsable del proceso: la eficiencia es el output por unidad de input. Las caractersticas tpicas de eficiencia son: * Tiempo del ciclo por unidad o transaccin * Recursos (dlares, personas, espacio) por unidad de output * Porcentaje del costo del valor agregado real del costo total del proceso * Costo de la mala calidad por unidad de output * Tiempo de espera por unidad o transaccin A medida que realiza la revisin, busque y registre los procedimientos para medir la eficiencia de actividades y grupos de actividades. Estos datos se utilizaran posteriormente, cuando se establezca el proceso total de medicin TIEMPO DEL CICLO El tiempo del ciclo es la cantidad total de tiempo que se requiere para
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completar el proceso. Esto no slo incluye la cantidad de tiempo que se requiere para realizar el trabajo, sino tambin el tiempo que se dedica a trasladar documentos, esperar, almacenar, revisar y repetir el trabajo. El tiempo del ciclo es un aspecto fundamental en todos los procesos crticos de la empresa. La reduccin del tiempo total de ciclo libera recursos, reduce costos, mejora la calidad del output y puede incrementar las ventas. Por ejemplo, si reduce el tiempo del ciclo correspondiente al desarrollo del proceso, podr ganar ventas y participacin de mercado. Si reduce el tiempo del ciclo del producto, reducir el costo del inventario y mejorar los despachos Si reduce el ciclo de facturacin, tendr ms dinero en efectivo a su alcance. El tiempo del ciclo puede establecer la diferencia entre el xito y el fracaso. Usted debe calcular el tiempo real del ciclo de su proceso. Este tiempo probablemente ser totalmente diferente del tiempo terico del ciclo, definido en los procedimientos escritos o supuestos por la organizacin. Existen cuatro formas de reunir esta informacin: medidas finales, experimentos controlados, investigacin histrica y anlisis cientfico. COSTO El costo es otro aspecto importante del proceso, a menudo resulta imposible determinar el costo de la totalidad del proceso. El costo de un proceso, como el tiempo del ciclo, proporciona impresionantes percepciones acerca de los problemas y las ineficiencias del proceso. Es aceptable la utilizacin de costos aproximados, que se estiman utilizando la informacin financiera actual. La obtencin de costos exactos podra requerir una enorme cantidad de trabajo, sin mayores beneficios adicionales. Los gastos indirectos variables son aquellos gastos indirectos que podran excluirse si se eliminara una actividad. Otra forma de lograr una estimacin del costo del proceso es obtener de los registros financieros los costos mensuales totales de un departamento y hacer luego que el jefe del departamento asigne los costos al proceso, utilizando los clculos de tiempo. El objetivo de revisar los diagramas del ciclo costo es analizar los componentes de costo y tiempo y encontrar la manera de reducirlos. Esto garantiza el mejoramiento de la efectividad y eficiencia del proceso. PRINCPIOS DE MODERNIZACION Implica reduccin de despilfarros y excesos, atencin de detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad. El trmino sugiere un patrn para lograr el flujo ms uniforme, la menor
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resistencia al progreso y el desempeo con la cantidad mnima de esfuerzo. HERRAMIENTAS BSICAS DE LA MODERNIZACION * Eliminacin de la burocracia. Suprimir las tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. * Eliminacin de la duplicacin. Suprimir actividades idnticas que se realizan en partes diferentes del proceso. * Evaluacin del valor agregado. Estimar cada actividad del proceso para determinar la contribucin a la satisfaccin de las necesidades del cliente. Las actividades del valor agregado real son aquellas por las cuales los clientes PAGAN. Un cliente est dispuesto a pagar por la comida que se sirve en el avin (valor agregado real). * Simplificacin. Reducir la complejidad del proceso. * Reduccin del tiempo del ciclo del proceso. Determinar las formas de aminorar el tiempo del ciclo para satisfacer o exceder las expectativas del cliente y as minimizar los costos de almacenamiento. * Prueba de errores. Dificultar la realizacin incorrecta de la actividad. * Eficiencia en la utilizacin de los equipos. Hacer uso efectivo de los bienes de capital y del ambiente de trabajo para mejorar el desempeo general. * Lenguaje simple. Reducir la complejidad de la manera como escribimos y hablamos; hacer que todas las personas que utilizan nuestros documentos puedan comprenderlos fcilmente. * Estandarizacin. Elegir una forma sencilla de realizar una actividad y hacer que todos los dems lleven a cabo esa actividad, del mismo modo todas las veces. * Alianzas con proveedores. El output del proceso depende de la calidad de los inputs. El desempeo de cualquier proceso aumenta cuando mejora el input de sus proveedores.

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* Mejoramiento de situaciones importantes. Se utiliza cuando las primeras 10 no han dado los resultados deseados. Bsqueda de formas creativas para cambiar significativamente el proceso. * Automatizacin y/o mecanizacin. Aplicar herramientas, equipo y computadores a las actividades rutinarias y que demandan mucho tiempo. As los empleados se dedican a actividades ms creativas. BENEFICIOS DE LA MODERNIZACION * Mejoramiento de la eficiencia * Efectividad * Adaptabilidad. BIBLIOGRAFIA * http://bibdigital.epn.edu.ec/bitstream/15000/82/1/CD-0053.pdf * HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogot. 1998. * http://www.deguate.com/infocentros/gerencia/admon/12.htm CONCLUSIONES La gestin por procesos se comprende por su lgica, pero se asimila con dificultad por los Cambios paradigmticos que contiene. La gerencia debe prestar atencin a los procesos a desarrollarse, sus componentes, objetivo, lo Que ello involucra en eficacia, tiempo y costos. Rebeca Sahia Villarreal Jezzini A manera de conclusin yo creo que La modernizacin es un proceso socioeconmico de industrializacin y tecnificacin. A diferencia de la modernidad o el modernismo es, usando el concepto de Jacques, un estado siempre porvenir, cuyo fin es llegar a la modernidad.

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Alejandro Laureano Benavides

Yo creo que Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre si estos son estratgicos son clave o son de apoyo Victoria Pez Gonzlez

Creo que los procesos son caracterizados por diferentes cosas y estos pueden tener varios Criterios as como que tienen que seguir una analoga para poder emplearlos, la modernizacin Hoy en dia no es nada del otro mundo ms tienes que aprender a llevar un control de esta Diana Karina Pez Gonzlez

Modernizacin proceso socio-econmico el cual es empleado de diferente manera en la Empresa, las caractersticas de los procesos son esenciales en una empresa para llevar un mejor Control Manuel Eduardo Molina Objetivo Introducir al interesado en el concepto de las caractersticas de los procesos, y los principios de modernizacin, su importancia y su metodologa de uso.

Introduccin
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Daremos una breve explicacin de las caractersticas de los procesos los cuales se dividen en cinco * FLUJO. Los mtodos para transformar el input en output. * EFECTIVIDAD. Cun bien se satisfagan las expectativas del cliente. * EFICIENCIA: Cuan acertadamente se utilizan los recursos para generar un output. * TIEMPO DEL CICLO. El lapso necesario para transformar el input en output. * COSTO. Los gastos correspondientes a la totalidad del proceso. Los cuales daremos su explicacin ms adelante, As como los principios de modernizacin tales como son las herramientas y los beneficios de esta.

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