FORMULARIO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

PRESENTADO POR:

JEANNETTE BORRERO ROMERO

CONSTRUCCIÓN DE SOFTWARE INTEGRADOR DE TECNOLOGÍAS

ORIENTADAS A SERVICIOS

FASE DE ANÁLISIS

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

BOGOTÁ, D.C.
JUNIO DE 2023
 Evidencia
Formulario de Recolección de Información

Informe y Análisis de los Resultados de la Técnica Aplicada

Mediante la entrevista realizada, se logró obtener la información básica acerca del funcionamiento de
la organización, cifras y datos relevantes para conocer el contexto actual de la misma, tiempo que lleva
en funcionamiento, cantidad y función de cada una de las personas que componen la fuerza laboral.
Este último dato es de especial importancia, pues gracias a éste, se dio un enfoque al cuestionario
aplicado para evaluar el grado de aceptación y viabilidad que tendría la potencial solución y se
componen así:

• 2 personas que trabajan en el área administrativa (una de ellas es el gerente a quién se le

realizó la primera entrevista)
• 3 personas que trabajan en la producción del alimento
• 1 persona que se desempeña en el área de horneado
• 2 personas que trabajan en el área de empaques

Si bien la explicación del proceso de fabricación de las rosquitas fue muy general y no se explicaron
las particularidades que se deben tener en cuenta en cuánto a la preparación; sí se brindó la
información clara de la secuencia que sigue el producto desde que se encuentra como materia prima,
hasta que llega a ser producto terminado, que son datos de mayor relevancia para visualizar la forma
en que avanza el proceso y a su vez establecer la ruta que debe seguir el flujo de la información tanto
hacia adelante como en sentido inverso; esto quiere decir, los datos que se desprenden de cada
actividad y que van a ser de gran utilidad a actividades posteriores para planificar esfuerzos.

La percepción que tiene la gerencia acerca del desempeño interno de la compañía es muy favorable y
no se evidencia en un primer acercamiento con este tema, que haya problemas considerables que
puedan afectar el correcto funcionamiento de la organización. Según su criterio, el inconveniente
principal radica externamente y se presenta debido a la débil estrategia de marketing; esto sirve como
punto de partida para emitir el diagnóstico inicial, pero se debe dejar claro que su percepción no es
necesariamente la realidad de la situación; si bien es cierto que es el gerente la persona que debe
tener pleno conocimiento de las condiciones en que se encuentra su empresa, siempre hay variables
que se pasan por alto y en la entrevista se deja entrever cuando se toca el tema de los formatos o
sistemas utilizados para llevar control sobre procesos claves como lo son los inventarios, su respuesta,
aunque muy segura, muestra la situación de desactualización que atraviesa la compañía en materia de
herramientas de control y gestión de la información, pudiendo incluso llegar a la obsolescencia,
situación que no reviste mayor problema para el gerente pues está acostumbrado a realizar estos
procesos de esta manera, desconociendo los beneficios de las herramientas digitales que faciliten y
dinamicen esta actividad.

Brinda información muy valiosa acerca de la cantidad de clientes con que cuenta actualmente y los
acuerdos comerciales que sostiene con ellos, lo cual brinda un panorama de cómo se están diseñando
las estrategias de fidelización del personal. Además, con este dato, se infiere también que se debe
fortalecer el control que se realiza a los créditos que se otorgan a los clientes. La parte crucial de la
entrevista y en la cual se puede extraer la “materia prima” para iniciar con el proyecto es cuando brinda
la información de cómo produce de acuerdo con el pedido de sus clientes; esto da una idea de cómo
realizar un planeador tanto de compra de materiales como de rotación de inventarios; además
entraríamos a fortalecer un sistema que ya se está aplicando manualmente y por tanto es más
engorroso, que es el pronóstico de ventas.

En términos generales el gerente implícitamente otorgó toda la información necesaria para echar a
andar el proyecto, teniendo en cuenta los requerimientos tanto de su propietario como del mercado en
general, con miras a lograr el crecimiento de esta organización mediante más que un simple software
que dinamice las operaciones, un sistema de gestión y planificación que le dé un carácter más
competitivo a la organización.
Descripción de la necesidad o situación problema: A través de la entrevista realizada al propietario
y gerente de la compañía se identificaron dos factores principales que deben ser vistos como
oportunidades de mejora, puesto que se originan por el carácter propio de microempresa que tiene la
organización, lo que quiere decir que como es una empresa en vía de crecimiento; aún no adopta
medidas que aumenten su competitividad en el mercado:

• El primer factor para tener en cuenta es la completa dependencia a los procesos manuales. En
la entrevista, el gerente especifica como sus procedimientos de gestión y control de
operaciones se hacen mediante digitaciones manuales, ocasionando que los datos resulten
engorrosos de archivar, controlar y procesar, para convertirlos en información que genere valor
agregado al producto. Hace énfasis en como la planificación de la compra de materia prima, el
reporte de ventas realizadas y el control del inventario físico, lo hace a través de un Kardex,
que es un formato que se usa para mantener un registro de las salidas y entradas de
inventario en una empresa, lo cual fue sumamente útil en otras épocas para mantener
información detallada de los movimientos de la organización; en el contexto empresarial
actual, puede ser considerado un método arcaico que agota recursos que pueden ser
utilizados de una mejor manera en diferentes actividades que agreguen valor al producto. De
este aspecto, también se desprende otro punto a mejorar, el cual es la falta de planificación en
todos los niveles de la organización, tanto operativos como administrativos, causal de
desorganización en la ejecución de los procesos, pues no se sigue un plan de trabajo u hoja
de ruta y solo se trabaja según las necesidades actuales de la organización. A su vez, esta
problemática en la planificación es ocasionada por el casi nulo flujo de información entre
procesos, a pesar de ser una microempresa se puede evidenciar fácilmente como su
estructura es netamente funcional, cada labor tiene su responsable y no existe comunicación
entre funciones que enriquezca los procesos.

• El segundo factor radica en la necesidad real de la empresa de abrir sus mercados, de darse a
conocer a más potenciales clientes y es allí donde el gerente fue enfático en sostener que
tienen un área de marketing débil, en la cual están trabajando actualmente para sacar
adelante. Esta es una microempresa que, a pesar de llevar un tiempo considerable en el
mercado, trabajan con un clúster muy reducido y no se encuentra posicionada entre las
principales productoras de rosquitas de la región; tampoco tienen los recursos necesarios para
invertir en una campaña de marketing fuerte que catapulte la marca.

Guion utilizado para la entrevista

A continuación, se muestran las preguntas formuladas en la entrevista con las cuales se da inicio al
proyecto. Adjunto junto a este documento, se encontrará la entrevista en video para visualizarla.

Buenas tardes, nos encontramos con el propietario de una microempresa del sector productivo,
específicamente dedicada a la fabricación de rosquitas de queso.

• Por favor, comparte con nosotros su nombre, el nombre de la compañía y su cargo.

• ¿Qué tipo de empresa tiene, a qué se dedica y cuáles son los objetivos principales de la
compañía? ¿Cuántos años de actividad tiene la organización?

• ¿Cuántos empleados conforman su equipo de trabajo y cuáles son sus respectivas funciones y
responsabilidades?

• ¿Podría describir paso a paso los procesos que se llevan a cabo en la empresa?

• ¿Cuáles son los principales problemas que se evidencian en el sitio de trabajo?

• ¿Cómo se maneja el registro de inventarios, ventas, producción y proveedores en la empresa?

 • ¿Tiene una frecuencia definida para la compra de insumos y materiales para la producción?
¿En qué criterio se basa para hacer estas compras? ¿Cada cuánto hace estas compras?

• ¿Cómo se maneja el control del inventario tanto de insumos y materiales como del producto
terminado? ¿Maneja alguna planilla, formato o programa donde se detalle la entrada de
materiales e insumos y la salida de los productos finales?

• ¿Se ha presentado exceso de inventario que le haya ocasionado algún tipo de perdida por no
llevar controles?

• ¿Cómo es su sistema de planificación de la producción? ¿Produce bajo pedido, por proyección

de la demanda o no tiene un sistema definido?

• ¿Cómo sabe cuánto deben producir diariamente? ¿Dónde se documenta la constancia de la

producción diaria?

• ¿Con qué criterios o normas controla que el producto sea de calidad?

• ¿Cómo se realiza el alistamiento y la verificación de los pedidos? ¿Dónde se registra la

información de los pedidos entregados?

• ¿Posee alguna base de datos con sus clientes y proveedores? ¿Cuántos clientes tiene la
empresa y dónde? ¿Realiza alguna estrategia de marketing para la adquisición de nuevos
clientes?

• ¿Existe algún sistema de seguridad eficiente para conservar la información de la empresa?

• ¿Qué tan importante considera el uso de algún sistema de información para mejorar la gestión
en la empresa?

• Como propietario de la empresa, ¿le gustaría que un sistema de información le ayudara con la
gestión y registro de inventarios, ventas, producción y proveedores, así como un control
operativo para generar mayor rentabilidad y menos perdidas?

• ¿Cómo cree usted que un sistema de información puede solucionar las necesidades que
actualmente se presentan en la empresa en cuánto a la planificación y gestión de las
operaciones?

Le agradecemos mucho por su tiempo y por brindarnos la anterior información. Nos estaremos
comunicando pronto con usted para darle las conclusiones de esta entrevista.