ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N°4

ADMINISTRACIÓN GENERAL

TUTOR

JUAN CARLOS CATUMBA ARIAS

INTEGRANTES: GRUPO B

LAURA MARCELA LIZARAZO CASADIEGO

LEIDY KATHERIN ESPITIA MENDEZ

YULIE STEFANI TOVAR GONZALEZ

OMAR ENRIQUE CRUZ MENESES

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

ADMINISTRACION EN SALUD

BOGOTÁ

2019
1. De las herramientas de control existentes, escoja aquellas que permitan solucionar
los problemas de control en la parte operativa de la empresa.

El control es fundamental en cada una de las áreas de la empresa, para que así exista una
vigilancia constante de las operaciones realizadas y se permita monitorear diferentes aspectos
con el fin de corregir desviaciones durante el proceso.

Para poder solucionar los problemas de la empresa las herramientas de control que deben
usarse son:

 Gráficas y Diagramas: se debe establecer esta herramienta de control para poder

hacer una medición del tiempo y de las actividades que se deben desarrollar durante
ese lapso, para que cuando ocurran situaciones como la de los proveedores que no
entregaron el pedido de tela a tiempo haya oportunidad de acción y poder mitigar el
impacto que genera este retraso, una de los gráficos que pueden usar en el modelo
Gannt.
 Métodos de estudio: En la empresa se debe poner en practica esta herramienta
realizando un estudio de método, tiempos y movimientos, con el fin de evaluar la
situación que se presenta con los vendedores, los administrativos deben ejecutar
primero esta herramienta para que puedan evaluar el tiempo y el método que usaran
para llegar a los grandes clientes en las empresas y evitar la pérdida de tiempo en la
gestión de los vendedores, ya que genera improductividad en la operación de la
organización, teniendo en cuenta esta herramienta podrán fijar políticas al respecto de
esta negociaciones, que hasta el momento no se han establecido.
 Métodos Cuantitativos: Entre ellos: Modelos matemáticos, investigaciones de
operaciones, estadística y cálculos probabilísticos, ya que la empresa ha tenido un
rápido crecimiento y debido a esto se han incrementado los gastos, razón por la cual no
se obtuvo previamente una investigación, una estadística y unos cálculos que
permitieran prever esta situación, y tomar las medidas necesarias, sin afectar lo mas
importante el producto que se entregara al cliente, ya que por no utilizar esta
herramienta para llevar un control de esta situación, lo que se hizo para disminuir los
gastos fue contratar un satélite, con el cual se obtuvo una perdida por la devolución de
500 prendas.
  Manuales de procesos: Esta es una de las herramientas de control que la empresa
debe implementar con urgencia, ya que la devolución de las prendas se generó por
imperfectos en estas, debido a que las operarias no conocían los procedimientos ni los
estándares de la empresa, es decir la gente que trabaja para la empresa no tiene claro
los procesos que se deben realizar para cumplir con lo planteado previamente, por esta
razón se deben instaurar manuales de procesos que permitan tener claro el paso a paso
de los procedimientos y los estándares y protocolos que se deben manejar, con el fin
que al momento de evaluar el proceso todos tengan claro los parámetros sobre los que
se hará el control.
 Auditorias: Para que periódicamente se vigilen los procesos y se pueda verificar si las
labores generales están llevando al objetivo planteado, y de esta manera poder tomar
correcciones si se está fallando en algún proceso, o simplemente realizar un control
preventivo para evitar la desviación de los procesos, mediante informes que permiten el
control directo de las operaciones y exponer datos exactos de los diferentes
departamentos para evaluar su comportamiento.

2. Determine cuáles son las etapas del proceso administrativo que están generando las
fallas

El principal problema que está generando fallas se presenta en el proceso de la Planeación; el

cuál debe tener el establecimiento claro de cada una de las políticas de la compañía, objetivos
a cumplir; conforman un ciclo dentro en sus procesos administrativos, ya que cada vez que un
proyecto planeado se cumple, este vuelve a empezar en todas las áreas de la empresa,
establecer diseño, ejecución y control de actividades designando responsables, establecidos
en el organigrama de la empresa, acompañados de manuales de procesos y procedimientos
en ejecución de actividades, responsables y acciones preventivas y correctivas, estableciendo
las políticas de la compañía.

Establecer los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, que no se
evidencian, teniendo en cuenta el establecimiento de las estrategias más idóneas para
alcanzar esos objetivos, construyendo un plan donde se clarifique las actividades a realizar,
los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más
idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto mando
administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y visión
de la empresa y se evidencia una gran falla en ella ya que no existe un responsable claro.

En el proceso de organización existen fallas ya que no se evidencia la asignación de lo

planeado referente a sus responsables, esta fase del proceso administrativo es la que le da
vida a aquellos detalles que se han planificado, estructurando mejor cada actividad, asignando
los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias requeridas
para cumplir las actividades asignadas.

En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la coordinación

de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir
los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas. De nada serviría definir una serie
de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder redirigirlos hacia su consecución
como se evidencia claramente en la actividad.

El proceso de dirección presenta también fallas ya que no se hace la ejecución de lo

coordinado con lo planeado; en donde se necesita un gerente que motive, comunique y
supervise las actividades planeadas y coordinadas.

En la dirección del proceso administrativo a persona que ejerce el cargo de gerente debe tener
la potestad de decidir y también una excelente inteligencia interpersonal, ya que será el director
de la orquesta y esto no se ve claramente. No hay que olvidar que necesitará relacionarse
eficazmente con cada miembro del equipo, y ser capaz de transmitir en todo momento el
objetivo necesario.

Finalmente en proceso de control presenta graves fallas debido a que este proceso busca
medir los resultados obtenidos, con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y
asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente que la
anterior y no se está llevando a cabo.

El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles
y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara
lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista.
Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es justo
en ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de
planificación. Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible
poder conocer los aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso
administrativo.

Tras el control, se especificará si es adecuado continuar con la misma estrategia de gestión, o

si por el contrario, resulta conveniente volver a fijar nuevos objetivos empresariales que se
adecuen mejor a los resultados deseados y en esta compañía no se lleva a cabo, ya que se
está presentando diferentes fallas, las cuales la pueden llevar al fracaso y e pertinente tomar
acciones correctivas.

3. Plantee ejemplos de los patrones que debe establecer la empresa para mejorar

Para que la empresa mejore debe establecer un control de ventas, un control de producción y
un control de recursos humanos:

 Las ventas son la base para que la microempresa funcione y mejore, debido a que
pierde cuando cada vendedor lleva el reporte a la persona encargada. No hay políticas
establecidas dentro de la empresa la cual hace que los pedidos se retrasen y los
clientes se pierdan. Para que mejore, por ejemplo, se debe establecer un control de
ventas el cual permitirá que haya una estructura organizada y vendedores que puedan
ayudar al cierre del negocio en caso del que el encargado no pueda atender al cliente
y con eso también las metas suban.

 Ante la producción retrasada, Por ejemplo, se debe establecer un control de producción

para que se cumpla lo planeado en tiempo acordado, mediante la toma de decisiones
y acciones que corrijan el proceso y que esto les permita elegir los proveedores que les
briden calidad en sus productos para evitar así la devolución de mercancía y la pérdida
de clientes en la empresa. Esto se puede llevar bajo una planeación.

 También, se debe establecer un control de recursos humanos para que se puedan

evaluar la efectividad y ejecución de cada uno de los empleados con el fin de alcanzar
los objetivos de las áreas. Por ejemplo, al implementar este control, no solamente se
contratará el personal necesario sino también el personal idóneo para llevar a cabo la
labor de acuerdo a los procedimientos y estándares de la empresa.