Caso práctico Clase 4 enunciado

Katherin Posada Jiménez

Jaime Ávila Álvarez

Diplomado Gerencia de proyectos

2023
 Solución al caso práctico

Acta de constitución del proyecto

INFORMACION DEL PROYECTO

Empresa / Compañía FUERTE LAMINADO 18K

Actualización del sistema
PROYECTO existente y creación de
herramientas necesarias para la
protección de datos personales y
libre circulación de datos que dé
cumplimiento al Reglamento
(UE) 2016/679
Fecha de constitución 13 de enero de 2023
Cliente Fuerte laminado 18k
Patrocinador Directora de la oficina de
proyectos
Director del Proyecto Katherin Posada Jiménez
Propósito y justificación del proyecto
Dar estricto cumplimiento a los requerimientos y/o obligaciones impartidas por la Unión Europea
en el establecimiento de su Reglamento General para la protección de datos 2016/679 del
Parlamento Europeo y Consejo con un plazo máximo de implementación a nivel organizacional
que incluye las sanciones y multas, para ellos FUERTE LAMINADO 18K con el patrocinio de la
PMO será quien pondrá en ejecución el proyecto mediante el cual se actualizará el sistema de
Reglamento General de Protección de Datos y se crearán nuevas herramientas informáticas para
el tratamiento de datos personales que permitan tramitar de forma ágil y segura las autorizaciones
físicas y/o electrónicas de clientes y usuarios; realizar el seguimiento y permitir el control de la
circulación y protección de los datos personales dentro de la sociedad
Objetivos Medibles
Alcance Criterios de éxitos asociados
Actualizar el sistema de tratamiento de datos personales que Sistema actualizado y
se tiene actualmente y el tránsito de los mismos, implementar herramientas en operación bajo
nuevas tecnologías informáticas para poder dar estricto criterios de la UE
cumplimiento al Reglamento General de Protección de Datos conforme Reglamento General de
2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo para Protección de Datos 2016/679
evolucionar hacia una correcta aplicación del nuevo del Parlamento Europeo y de
reglamento. Consejo.
Cronograma Criterios de éxitos asociados
Se ejecutarse en un periodo de 3 meses 10 días contados
a partir de la firma de la presente acta de constitución de SPI = valor ganado / valor
proyecto. proyectado
Cronograma Criterios de éxitos asociados
Ejecutar las acciones del proyecto para el logro del alcance,
con el presupuesto establecido de $75,000,000 CPI= Valor ganado / costo actual
Calidad Criterios de éxitos asociados
Cumplir el requerimiento de las partes interesadas respecto al Eliminación de reclamaciones de
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de los interesados bajo
Consejo, conocido como Reglamento General de Protección cumplimiento del Reglamento
de Datos. General de Protección de Datos.
Requisito de alto nivel
De acuerdo a la directiva 95/46/CE inherente a las obligaciones de las organizaciones,
deberá facilitarse por escrito, incluidos los medios electrónicos cuando sea apropiado. Se
solicita que el consentimiento sea inequívoco, que se registre el tratamiento dado a este
consentimiento mediante manifestaciones claras hacia el interesado. Se debe evitar el
consentimiento tácito. La información a los interesados deberá facilitarse por escrito,
incluidos los medios electrónicos cuando s e a apropiado: Nuevos derechos como
― Derecho al Olvido, Nuevos derechos como l a portabilidad, Derecho de acceso,
Los datos serán recogidos con fines determinados, Obligación de implantar
sistemas de cifrado y doble factor de autenticación, Determinar, como figura clave,
el ―Data Protection Officer‖ (DPO) o ―Delegado de Protección de Datos‖ (DPD),
Derecho de acceso, Los datos serán recogidos con fines determinados, Obligación de
implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación. Cuando se produzca una
violación de la seguridad de los datos, el responsable debe notificar a la autoridad de
protección de datos competente, a menos que sea improbable que la violación suponga un
riesgo para los derechos y libertades de los afectados. Cambios en la reglamentación de la
UE para la protección de datos. Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser
―inequívoco": Tratamiento de datos sensibles. Adopción de decisiones automatizadas.
Transferencias internacionales. La información a los interesados, tanto respecto a las
condiciones de los tratamientos que les afecten como en las respuestas a los ejercicios de
derechos, deberá proporcionarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil
acceso, con un lenguaje claro y sencillo. La notificación de quiebra a las autoridades debe
producirse sin dilación indebida y, ser posible, dentro de las 72 horas siguientes a que el
responsable tenga constancia de ella. Los responsables deben documentar todas las
violaciones de seguridad. La protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de datos.
Descripción de alto nivel del proyecto
El proyecto que será ejecutado por la empresa INGENIERÍA KIRAM DE COLOMBIA S.A.S,
busca actualizar el sistema existente y creación de herramientas necesarias para la protección
de datos personales y libre circulación de datos que dé cumplimiento al Reglamento (UE)
2016/679 en un plazo establecido de 3 meses 10 días contados a partir de la firma del acta de
constitución del proyecto
Riesgo general del proyecto
Estos riesgos incluyen:
Riesgo del alcance. Riesgo de la planificación. Riesgos en la comunicación de todos los
interesados del proyecto Incluye posibles modificaciones en los requerimientos por parte del
cliente o dueño del proyecto. Riesgo relacionado con los recursos. Riesgos tecnológicos.
Retrasos en el suministro por un proveedor externo. Riesgos en los plazos estimados. Riesgos
en los recursos planificados. Riesgos en el uso de la aplicación de gestión. Lo que supone, por
ejemplo, una mala implantación de la misma en el equipo. Riesgos en las entregas de
actividades previas y necesarias para el inicio de nuevas tareas, o lo que es lo mismo, entregas
 en las actividades correspondientes a los caminos críticos del proyecto. Riesgos en la política
interna de la empresa. Riesgos externos, ajenos a la compañía pero que pueden afectar al
sector. Riesgos en posibles errores en la documentación requerida. Corresponde a los riesgos
técnicos del proyecto. El equipo del proyecto añade sus propias características al producto y
estas características no son requerimientos o solicitudes de cambio. Puede afectar
drásticamente la programación del proyecto y también los costos. Las estimaciones y
pronósticos de costo son inexactos. Variaciones en el tipo de cambio pueden tener un impacto
importante en el proyecto. Un gran número de solicitudes de cambio dramáticamente aumenta
la complejidad del proyecto y distrae las características clave. El cambio puede ser el origen
del conflicto de las partes interesadas. Debido a un gran número de solicitudes de cambio como
de prioridades, se puede tener la percepción de que el proyecto fracasó. Cuando el calendario y
el presupuesto se cambian continuamente las partes interesadas pueden sentir que el proyecto
ha perdido sus objetivos originales. Dónde se priorizan los cambios no esenciales, también
tendremos un impacto en la ejecución de proyectos. Las solicitudes de cambio que no tienen
sentido en el contexto de los requisitos.
Resumen del cronograma de hitos
Hitos Tiempo de duración
(días)
Aprobación del acta de constitución del proyecto 0
Selección del recurso humano 5
Plan formativo a todo el personal involucrado en el 8
proyecto
Fase del diagnóstico del sistema (identificación de los 8
requisitos)
Evaluación de alternativas 10
Diseño de mapas de procesos 15
Gestión y adquisición de recursos (físicos y tecnológicos) 10
Diseño de procedimientos 9
Diseño de procesos 10
Implementación del sistema - piloto 15
Informe final 10

Tiempo total de
cumplimiento (3 meses 10 100
días)
Recursos financieros (preaprobados).
La Dirección de la PMO es quien asumirá en su totalidad la financiación del proyecto, el cual
tendrá un costo asignado de $75,000,000, los cuales serán distribuidos según el plan de presupuesto
y el flujo de valores
Listado de interesados clave.
Nombre

Cargo

Departamento
Cristian Uribe

Accionista mayoritario

Gerencia - CEO

Andrés Carvajal

Presidente – Fuerte laminado 18k

Presidencia

John Hinestroza

Director

PMO

Katherin Posada Jiménez

Director proyecto

Dirección de sistemas

Andrea Isaza

Directora

Gestión financiera

Paula Gil

Directora

RRHH

Partes interesadas del proyecto - usuarios

Dirección

Fuerte laminado 18k

Partes interesadas del proyecto - usuarios

Dirección

Financiera

Partes interesadas del proyecto - usuarios

Dirección

Legal y tramitaciones.

Requisitos aprobación del proyecto.

Requerimiento legal según Reglamento General de Protección de Datos 2016/679

del Parlamento Europeo y de Consejo

Evaluador / Aprobador

Firma y fecha

Funcionamiento óptimo del equipamiento y Software conforme a las características requeridas

Katherin Posada Jiménez

(Dirección de sistemas)

Requerimientos legales

Dirección (Legal y
tramitaciones)

Cumplimiento, alcance y objetivos del proyecto con base en la información suministrada de las áreas
involucradas

Gerencia - CEO

Criterios de salida del proyecto

Diseño del informe final que debe contener como mínimo lo siguiente:

Descripción en forma resumida del proyecto o fase

Objetivos de alcance, criterios utilizados para evaluar el alcance y evidencia de cumplimiento

Objetivos de calidad, criterios utilizados para evaluar la calidad, verificación de fechas e hitos reales y las
razones de las variaciones
Objetivos de costos, incluidos el rango aceptable de costos, los costos reales y las razones de las posibles
variaciones

Resumen de la información de validación del producto, resultado o servicio final

Objetivos del cronograma, incluyendo si los resultados alcanzaron los beneficios a los que el proyecto se
comprometió.

Resumen de cómo el producto, servicio o resultado final alcanzó las necesidades de negocio identificadas en
el plan de negocio. Si no se alcanzaron, se indicará el grado en el que lo hicieron

Resumen de los riesgos o incidentes encontrados en el proyecto y cómo se solucionaron

Director del proyecto asignado - responsabilidad y nivel de autoridad

Nombre

Responsabilidad

Katherin Posada Jiménez

Desarrollar el plan del proyecto. Establecer prioridades. Actuar como interlocutor ante promotores,
accionistas, cliente y también ante los equipos de trabajo y participantes en el proyecto. Gestionar a los
equipos. Gestionar el riesgo. Gestionar el presupuesto del proyecto. Gestión los conflictos que se puedan
presentar

Nivel de autoridad Moderada a Alta

Estrategia de Planificación: Desarrollar, evaluar y seleccionar la estrategia adecuada para el proyecto,

teniendo en cuenta el rendimiento, coste, tiempo y limitaciones de alcance.

Implementación del plan de proyecto: Crear cronograma del proyecto. Desarrollar el plan de
comunicación. Elaborar el plan de gestión del riesgo.

Ejecución y control de proyecto: Dirigir el plan. Ejecutar las acciones necesarias para su puesta en marcha.
Hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Monitorizar tiempos, costes, calidad y
riesgos.
Entrega de proyecto: Proceder a la finalización y entrega de proyecto. Recopilar lecciones
aprendidas.

Nombre y nivel de autoridad del patrocinador.

Nombre

Nivel de Autoridad

John Hinestroza

Alto

Fecha de Aprobación:

_______________________ _______________________
Firma director PMO Firma Sponsor del Proyecto

Aplicación Práctica del Conocimiento

El acta de constitución me sirve para aprobar la existencia del comienzo de un proyecto, así

como también le permite al director del proyecto la facultad de poder ejercer su cargo en el mismo,

es un documento importante, ya que sin él no se produce la autorización del proyecto, cuenta

con entradas, herramientas y técnicas, así como con salidas.

Se debe de desarrollar un plan para la dirección del proyecto que consiste en definir,

preparar y coordinar todos los componentes del plan y consolidarlos en un plan integral para la

dirección del proyecto.

 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto, llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la

dirección del proyecto e implementar los cambios que han sido aprobados. El beneficio clave es que

proporciona los entregables del proyecto.

 Referencias

Asturias corporación universitaria. Clase 3. Unidad 2. Lectura 1 “El Rol del director de proyecto”
Consultado el 13 de enero de 2023.

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/
clase3_pdf1.pdf

Ealde Business School. 22 de mayo de 2020. “Cómo elaborar un acta de constitución de un

Proyecto” Consultado el 14 de enero de 2023.

https://www.ealde.es/acta-constitucion-proyecto/

PMOinformatica.com La oficina de proyectos de informática. La web sobre gerencia de proyectos

de informática, software y tecnología. “Que es un acta de constitución de proyectos”. lunes, 21 de
septiembre de 2015.

http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-proyecto.html