ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Información del proyecto

Datos
EMPRESA / ORGAIZACIÓN
Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente del proyecto
SODAS CARTAGENA
Sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo
20 de septiembre de 2021
Ministerio de la salud
Junta administrativa de SODAS
CARTAGENA
Edgar Urrea Batista

Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Gerente de Departamento de
Kevin Pérez producción producción Sodas Abogado
Cartagena Vicepresidencia
Abogada Vicepresidencia jurídica
Vicky Orozco Vicepresidencia jurídica Sodas
jurídica Cartagena

Propósito y justificación del proyecto

El objetivo del proyecto es crear un sistema de gestión en seguridad y salud en
el trabajo el cual permita cubrir cualquier tipo de accidente o novedad física que
pueda ocurrir en cualquier empleado de la organización al momento de
desarrollar su actividad laboral dentro o fuera de ésta, basados en la normativa
implementada por el estado el cual contiene unos estándares mínimos a cumplir
para que la organización pueda ejercer su actividad económica y pueda
expandirse a nivel nacional como se desea proyectar, cumpliendo así con dicho
estándar mínimo de seguridad para los empleados.

La justificación del proyecto parte de la necesidad en seguridad y salud que

todos los empleados de la organización deben tener por parte de la
organización, que ésta garantice mientras se ejerce la actividad laboral dentro
de las instalaciones o bien fuera de ellas si fuese necesario, la organización
debe tener un buen sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que
además de garantizar a los empleados la cobertura de un accidente, ésta
cumpla con lo indicado en la normativa para las empresas indicado por el
estado, permitiendo así ejercer su actividad económica.
Descripción del proyecto y entregables
Diseñar un sistema de seguridad y salud en el trabajo, bajo la normativa
indicada por la última resolución 0312 de 2019 la cual establece como punto de
partida los estándares mínimos que debe tener un sistema de SG – SST, esta
resolución deroga la resolución 1111 de 2017 en el artículo 3.

Se proponen los siguientes entregables por cada fase del proyecto:

 Asignación de una persona que diseñe el Sistema de Gestión de SST

 Asignación de recursos para el sistema de gestión de SST
 Afiliación al Sistema de Seguridad social integral
 Conformación y funcionamiento del COPASST
 Conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral
 Programa de capacitación
 Política de seguridad y salud en el trabajo
 Plan de trabajo anual
 Archivo y retención documental del Sistema de Gestión SST
 Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud
 Evaluaciones médicas ocupacionales
 Reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales
 Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y
herramientas
 Entrega de los elementos de protección personal – EPP y capacitación en
su uso adecuado
 Revisión por la alta gerencia

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto
1. Proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los
requisitos del cliente y los requisitos legales o reglamentarios que se
deban aplicar a la empresa.
2. Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente por medio
del nivel de seguridad presentado por la empresa.
3. Abordar los riesgos y oportunidades asociados a un contextos y objetivos
generados.
4. Tener la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo versus el sistema
de gestión de la calidad especificados.
5. Emplear y enfocar por medio de la incorporación del ciclo PHVA
(Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) el pensamiento basado en riesgos
comunes encontrados diariamente en la ejecución de la actividad
económica de la empresa.
Requerimientos del proyecto
1. Implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo en un
plazo no mayor a 12 meses.
2. Implementación del mismo usando la estructura normativa colombiana
resolución 0312 de 2019 basados en la normativa internacional.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Implementar un sistema de gestión de seguridad y Proyecto con un 100% en
salud en el trabajo en la organización Sodas cada uno de sus ítems
Cartagena a través del asesoramiento de un indicados por la norma en
profesional en seguridad y salud. el tiempo estimado.

Cronograma (Tiempo)
Finalizar dicho proyecto en un tiempo estimado no Fecha de finalización
mayor a los 12 meses a partir de la fecha del acta menor a 365 días de
de constitución del proyecto. constitución del proyecto.

Costo
Colocar en marcha el sistema de gestión de Ejecución presupuestal al
seguridad y salud en el trabajo con un presupuesto 100%.
máximo de 8.000.000 (Ocho millones pesos
colombianos).
Calidad
Entregar el sistema de gestión de seguridad y Implementación,
salud en el trabajo cumpliendo todos los requisitos verificación, control del
mínimos indicados en la normativa de la resolución sistema de gestión por
0312 de 2019 cumpliendo así a cabalidad lo entes externos a la
indicado por el estado con un alto estándar de organización Sodas
calidad en el mismo. Cartagena con un
porcentaje de éxito del
95%.
Premisas y restricciones
Premisas

1. La organización asignará un recurso medio tiempo para el correcto

desarrollo de las actividades del proyecto.
2. La administración de la infraestructura técnica será por cuenta del
personal asignado de la organización para la implementación del
proyecto.
3. Los entregables definidos se formalizarán y aceptarán mediante acta de
recibido firmada por el funcionario responsable por parte del cliente y de
la organización, no obstante, se entenderán como aceptados por la
organización si luego de 15 días hábiles calendario después de
entregados por el personal que lo ha implementado, sucede cualquiera
de las siguientes situaciones: 1) La organización no reporta problemas
relacionados con el entregable. 2) Quien fue contratado para
implementarlo demora sin justificación alguna la prueba y aceptación del
entregable. 3) La organización hace uso productivo del entregable.

Restricciones

1. Se asignará solo un (1) consultor para el proyecto.

2. El sistema de gestión tendrá la configuración mínima indicada bajo la
resolución 0312 de 2019 la cual especifica los estándares mínimos a
cumplir.
3. Para los municipios y ciudades donde la organización Sodas Cartagena
no tenga operación local, los gastos de transporte, alojamiento,
alimentación, durante el tiempo que demore dicha implementación
estarán a cargo de la persona contratada.
4. Las actividades a realizar están diseñadas para que se puedan obtener
los entregables definidos anteriormente.
5. Para casos excepcionales que en la complejidad y extensión de la
implementación lo amerite, debe incluirse en el cronograma de
actividades correspondiente, en el formato oficial manejado por ambas
partes.
6. La actividad de quien implementa el sistema de gestión no incluye
actividades como extracción y carga de datos de fuentes externas, diseño
gráfico de paginas web, ni ningún otro que no haya sido incluido en forma
explícita en este documento. Cualquier supuesto deberá estar
mencionado de forma específica y clara.
Riesgos iniciales de alto nivel
Riesgo Cambio en el equipo de trabajo del proyecto.
Consecuencia Mayor costo por repetición de actividades y tareas, la parte
que realice el cambio correrá con los sobrecostos.
Acción Validar el empalme.

Riesgo Cambios procedimentales y de procesos durante la

implementación.
Consecuencia Sobrecosto a cargo de la organización Sodas Cartagena.
Acción Rediseño de la implementación.

Riesgo Falta de disponibilidad de los líderes.

Acción Retraso del proyecto.
Consecuencia Brindar mayor apoyo a la persona en sus actividades diarias.

Riesgo Falta de disponibilidad del consultor.

Acción Retraso del proyecto.
Consecuencia Brindar toda la información de la implementación al consultor
de apoyo.

Riesgo Problemas de plataforma, tecnología y comunicaciones.

Acción Retraso del proyecto y subutilización de la herramienta.
Hacer una oportuna verificación de los requerimientos
Consecuencia necesarios para el correcto funcionamiento del sistema de
gestión.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Asignación de una persona que diseñe el Sistema 20 de septiembre de 2021
de Gestión de SST.
Asignación de recursos para el sistema de gestión 20 de septiembre de 2021
de SST.
Conformación y funcionamiento del COPASST. 10 de octubre de 2021
Conformación y funcionamiento del Comité de 10 de octubre de 2021
Convivencia Laboral.
Programa de capacitación. 15 de noviembre de 2021
Política de seguridad y salud en el trabajo. 20 de diciembre de 2021
Plan de trabajo anual. 20 de diciembre de 2021
Reporte de accidentes de trabajo y enfermedades 10 de enero de 2022
laborales.
Identificación de peligros, evaluación y valoración 10 de enero de 2022
de riesgos.
Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, 10 de enero de 2022
máquinas y herramientas.
Revisión por la alta gerencia. 01 de abril de 2022

Presupuesto estimado
El costo de la implementación de un sistema de seguridad y salud en el trabajo
para la organización Sodas Cartagena será asumido al 100% por el patrocinador
(Alta dirección – grupo). El valor total está estimado en COP $ 8.000.000

Lista de interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Edgar Urrea Gerente de la Gerencia Administrativa
organización
Abogada Abogada
Vicky Orozco Vicepresidencia Consultoría Vicepresidencia
jurídica jurídica
Kevin Pérez Gerente de Consultoría Sodas Cartagena
producción
Luis Guardo Gerente de Consultoría Sodas Cartagena
consultoría
Harold Garcia Consultor Consultoría Sodas Cartagena

Requisitos de aprobación del proyecto

Propósito Evaluador Firma
Implementación del sistema
de gestión de seguridad y Vicky Orozco
salud en el trabajo
Personal indicado para el
apoyo de la implementación Luis Guardo
del sistema de gestión

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente del proyecto
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Abogada Abogada
Vicky Orozco Vicepresidencia Consultoría Vicepresidencia
jurídica jurídica
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad
Posibilidad de tomar decisiones
Decisiones de personal (Staffing) respecto a la dedicación del personal
relacionado al proyecto
Gestión de presupuesto y de sus Aprobación de cargos adicionales a los
variaciones inicialmente estipulados
Aprobación de los campos ofrecidos
Decisiones técnicas por parte la organización Sodas
Cartagena
Posibilidad de toma de decisiones
Resolución de conflictos sobre el relacionamiento de los
stakeholders
Ruta de escalamiento y limitaciones Posibilidad de toma de decisiones
de autoridad sobre el nivel de tiempo de ejecución
de proyecto

Personal y recursos pre asignados

Recurso Departamento / División Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)
Edgar Urrea Gerencia Administrativa
Vicky Orozco Abogada
Consultoría Vicepresidencia jurídica

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Edgar Urrea
Vicky Orozco
Kevin Pérez
Luis Guardo

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https://mousseglow.com/acta-de-constitucion-ejemplo-pmbok/