Caso práctico clase 4

Diana Marcela Palacio Barreneche

Jaime Ávila

Dirección de proyectos I

2024
 Enunciado

La organización para la que Ud. trabaja es una gran empresa de ingeniería que está compuesta por

diversos departamentos como:

• Recursos humanos.

• Financiero.

• Ingeniería eólica.

• Ingeniería hidráulica.

• Ingeniería geotérmica.

• Obra civil

• Legal y tramitaciones.

• Sistemas.

• Oficina de dirección de proyectos (PMO)

Como miembro del Departamento de Sistemas de la organización, eres designado director del

Proyecto para adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear los sistemas o

herramientas necesarios para implementar todas las medidas anteriormente mencionadas, incluidas

en el RGPD, las cuales deben quedar implementadas antes de la fecha marcada por el Reglamento

(+4 meses a partir de hoy), bajo posibilidad de incurrir en sanciones elevadas por su incumplimiento.

Los sistemas o herramientas pueden afectar a cualquier departamento dentro de la organización.

El proyecto es considerado crítico por parte de la organización, cuya estructura es matricial fuerte,

por lo que se le proporciona un nivel de autoridad, capacidad de decisión y disponibilidad sobre

recursos muy elevada. Podrá solicitar recursos humanos tanto del departamento de sistemas como de
otros departamentos de la organización. Al mismo tiempo, se le ofrece la posibilidad de contratar a

un experto externo si lo considera necesario por no existir o no estar disponible algún perfil

determinado dentro de la organización. Se le asigna un presupuesto de 200.000€ como máximo.

Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, el patrocinador del proyecto será el director de la

oficina de proyectos (PMO).

Habrá que tener en consideración los siguientes supuestos para desarrollar adecuadamente los análisis

posteriores:

• Su organización cumple en su totalidad la normativa previa existente en relación a la protección de

datos (LOPD 15/1999).

• A la fecha de hoy, su organización aún no ha comenzado a adaptar sus sistemas y herramientas a

las consideraciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD), por lo que Usted debe

comenzar desde cero.

• Su organización cuenta con procesos, procedimientos y políticas que deben ser respetadas y como,

por ejemplo, las siguientes:

- Política de control y gestión de riesgos.

- Política de Compliance.

- Política de Ciberseguridad.

• Cualquier otro dato o información no incluida en este documento será supuesto para el Director del

Proyecto.

Con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo del ACTA DE CONSTITUCIÓN

para este proyecto

 Solución al caso práctico

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Implementación Reglamento General de Protección de Datos RGPD Empresa del sector

Ingeniería

Enero 14 de 2024

Título del proyecto: Implementación del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y de Consejo, conocido como Reglamento General de Protección de Datos RGPD.
Director de proyecto: Diana Palacio
Patrocinador (es): Diana Palacio
Fecha de inicio del proyecto: 14 de Enero de 2024
Fecha de finalización del proyecto: 14 de Mayo de 2024

Metas y objetivos del proyecto

La meta del proyecto es adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear
los sistemas o herramientas necesarios con el fin de dar cumplimiento a los nuevos
requerimientos establecidos en el reglamento.

Los objetivos principales de este proyecto son:

● Asegurar que la compañía cumpla el 100% de los requisites definidos en el
reglamento.
● Adaptar los sistemas y herramientas de acuerdo a las consideraciones del nuevo
Reglamento de Protección de Datos (RGPD).
● Desarrollar nuevos sistemas de gestion de la información que cumplan la
normatividad legal vigente.
● Garantizar que la información personal sea tratada conforme a lo establecido
en el nuevo Reglamento.
● Capacitar al personal en el uso y manejo de los sistemas de acuerdo a los establecido
en un reglamento.

Partes interesadas del proyecto

● Director ejecutivo (CEO)
● Director de Información (CIO)
● Equipo de TI
● Equipo de recursos humanos.
 ● Equipo Financiero.
● Equipo de ingenieria
● Equipo legal y tramitaciones.
● Oficina de dirección de proyectos (PMO)

Alcance del proyecto y principales entregables

El alcance del proyecto incluye la implementación efectiva de los nuevos requerimientos
establecidos en el reglamento, adaptando o modificando los sistemas y herramientas
existentes o creando los sistemas o herramientas necesarios para implementar todas las
medidas definidas, la formación de los empleados en su uso, la integración con sistemas
existentes, la medición y seguimiento de los objetivos establecidos, y la entrega de informes
regulares sobre el progreso.
Los principales entregables del proyecto:
1. Adquisición e implementación de Herramientas de gestion de datos
2. Migración de datos desde sistemas existentes a las nuevas herramientas y/o a las
herramientas mejoradas.
3. Configuración de las herramientas y sistemas de información y ajuste a los procesos
de la organización
4. Capacitación a los empleados sobre el uso del sistema
5. Soporte técnico y mantenimiento continuo
6. Informes de satisfacción del cliente
7. Auditoria de cumplimiento de requisitos

Hitos, cronograma y dependencias

● Reunión de inicio del proyecto: 14/01/2024 (predecesor)
● Adquisición de software: 30/01/2024 (predecesor)
● Migración de datos: 01/02/2024 – 15/03/2024 (predecesor)
● Configuración de software: 15/03/2024- 30/04/2024
● Capacitación de empleados: 01/05/2024 - 13/05/2024
● Entrada en funcionamiento del sistema: 14/05/2024
● Soporte y mantenimiento continuo
● Informes de satisfacción del cliente: bimestral
● Auditoria de cumplimiento de requisitos: Anual

Presupuesto
El presupuesto estimado para este proyecto es de [200.000€], distribuido de la siguiente
manera:
● Experto externo (5000E)
● Adquisición de software: [100000E]
 ● Migración de datos: [15000E]
● Personalización de Herramientas: [20000E]
● Capacitación de empleados: [10000E]
● Soporte y mantenimiento continuo: [50000E]

Los recursos necesarios para el proyecto incluyen:

● Equipo del proyecto
● Software
● Personal de soporte de TI

Riesgos
● Posibles retrasos en la adquisición de software.
● Problemas de migración de datos que conducen a la pérdida de datos.
● Resistencia al cambio entre los empleados durante la adopción de las nuevas
herramientas.
● Incumplimiento en los tiempos de entrega del proyecto
● Incumplimientos legales

Este acta de constitución del proyecto está aprobado por:

● Diana Palacio – Director de proyecto
● Enero 14 de 2024
 Aplicación práctica del conocimiento

De acuerdo a lo estudiado en la presenta unidad y al desarrollo del caso práctico podemos comprender

el acta de constitución del proyecto describe de manera detallada el objetivo, los recursos, los hitos,

los riesgos del proyecto, lo cual da una orientación para su desarrollo e inicio planificado. Así mismo

y según lo establecido en el PMBOOK ® el acta de constitución es lo que nos indica que el

patrocinador ha aprobado nuestro proyecto y que se cuenta con los recursos necesarios para llevarlo

a cabo.

Como futura especialista es de vital importancia conocer y saber como elaborar el acta de constitución

del proyecto para poder iniciar de manera adecuada nuestros proyectos y saber así que este ha sido

aprobado y que se cuentan con lo recursos necesarios para su realización.

 Referencias

• Asturias Corporación Universitaria. Clase 3: El rol del director de proyecto.2023.

• Asturias Corporación Universitaria. Clase 4: Gestión de la integracion.2023.