PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS

ASIGNATURA GESTIÓN DE PROYECTOS 1

DOCENTE

LUCAS ADOLFO GIRALDO R

ESTUDIATE

JHOJAN DAVID OSORIO BENAVIDES

JULIO, 2022

COLOMBIA
 Introducción

El acta de constitución de proyectos en un documento esencial a la hora de ejecutar

un proyecto, dado que en este se define desde el objetivo del mismo hasta los responsables

de su implementación, de manera que su elaboración es el punto de partida y luz verde para

dar inicio a la ejecución de un proyecto.

En el caso práctico expuesto en el presente documento se muestra como una

actividad administrativa requiere que ser trabajada como un proyecto de alta prioridad, que

a su vez necesita dar cumplimiento a unas directrices y recursos definidos, por lo que el

Acta de Constitución de proyectos juega un papel muy importante para su ejecución.

 Tabla

Acta de Constitución del Proyecto

CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓ
FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
N

Por el cual se modifica versión 0.0 de la

0-00 13 de Julio de 2022 Pepito Pérez
Versión inicial

Para añadir parágrafo “Riesgos de alto

Código
nivel” incluida en

xx El Acta de inicio de este proyecto.

DESCRIPCIÓN GENERAL PROYECTO

Implementación y/o modificación de los

sistemas y herramientas existentes necesarios

Nombre del Proyecto para adoptar las nuevas medidas del Reglamento Código Proyecto 01

(UE) 2016/679 “Reglamento General de

Protección de Datos”

Organización Industrias Bencor S. A.

Patrocinador del Director de la oficina de proyectos (PMO)

Proyecto

- Adaptar y/o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear

los sistemas o herramientas necesarios para la implementación de las

nuevas medidas del Reglamento (UE) 2016/679 conocido como

Objetivo del Proyecto Reglamento General de Protección de Datos.

- Desarrollar el Proyecto con un presupuesto máximo de $200.000.000

pesos colombianos.

- Cumplimiento de la fecha límite: +4 meses desde hoy.

Proyecto de alta prioridad dado que el Reglamento entró en vigor hace ya 18

meses desde hoy, pero comenzará a aplicarse exactamente a partir de 4

Justificación del
meses desde la fecha de hoy, resultando obligatorio para las organizaciones
Proyecto
implementar las nuevas medidas. Este Reglamento deroga la Directiva

95/46/CE ya implementada en la organización.

Descripción de Alto El proyecto consiste en diseñar y/o ajustar las herramientas necesarias para

Nivel del Proyecto dar cumplimiento a la implementación de las nuevas medidas definidas en el

Reglamento (UE) 2016/679:

• Las organizaciones deben analizar qué datos tratan, con qué

finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.

• Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser “inequívoco”,

siendo aquél que se ha prestado mediante una manifestación del interesado o

mediante una clara acción afirmativa. NO se admiten de ningún modo las

formas de consentimiento tácito o por omisión, ya que se basan en la

inacción. Se contemplan situaciones en las que el consentimiento, además

de inequívoco, ha de ser explícito:

− Tratamiento de datos sensibles.

− Adopción de decisiones automatizadas.

− Transferencias internacionales.

El consentimiento puede ser inequívoco y otorgarse de forma implícita

cuando se deduzca de una acción del interesado.

La información a los interesados deberá facilitarse por escrito, incluidos los

medios electrónicos cuando sea apropiado.

• Nuevos derechos como “Derecho al Olvido”: consecuencia de la

aplicación del derecho de borrado de los datos personales.

• Nuevos derechos como la “portabilidad”: implica que los datos

personales del interesado se transmiten directamente de un responsable a

otro, sin necesidad de que sean transmitidos previamente al propio

interesado, siempre que ello sea técnicamente posible.

• Derecho de acceso: se reconoce el derecho a obtener una copia de

los datos personales objeto del tratamiento.

• Los datos serán recogidos con fines determinados: si se recogen

datos con una finalidad determinada no se pueden utilizar los datos con una
finalidad diferente.

• Obligación de implantar sistemas de cifrado y doble factor de

autenticación, incluso sobre los datos considerados de nivel básico.

• Determinar, como figura clave, el “Data Protection Officer” (DPO) o

“Delegado de Protección de Datos” (DPD), que será obligatorio en:

− Autoridades y organismos públicos.

− Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales

las operaciones de tratamiento que requieran una observación habitual y

sistemática de interesados a gran escala.

− Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales el

tratamiento a gran escala de datos sensibles.

• Notificaciones de “violaciones de seguridad de los datos”. Las violaciones

de seguridad son comúnmente conocidas como “quiebras de seguridad” que

incluye todo incidente que ocasione la destrucción, pérdida o alteración

accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados

de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos

 1. Herramientas creadas y/o actualizadas que permitan cumplir con las

nuevas directrices del Reglamento (UE) 2016/679

Entregables de alto 2. Actualización y comunicación de los siguientes documentos:

nivel − Política de control y gestión de riesgos.

− Política de Compliance.

− Política de Ciberseguridad.

Director de Proyecto
Pepito Pérez
asignado

Experto Técnico Externo

Líderes de Procesos
Equipo del Proyecto
Comisionamiento y calidad de procesos

Director General de Proyecto

Dificultad en el cumplimiento del proyecto dentro del tiempo estipulado.

Riesgos de alto nivel Dificultad en el cumplimiento del presupuesto asignado.

 Presupuesto máximo de $200.000.000 pesos colombianos,

distribuido inicialmente de la siguiente manera:

Experto Técnico Externo $50.000.000

Actualización y/o creación de herramientas

Recursos Financieros
$100.000.000
informáticas

Documentación asociada al cambio $50.000.000

Total $200.000.000

- Autoridades que vigilan la aplicación del RGPD

Interesados Clave - Líderes de todas las áreas de la organización

- Director de la oficina de Proyectos PMO

1. Inicio del proyecto Jul-2022

2. Definición de Entradas Jul-2022

Ago-2022
3. Desarrollo de Actividades
Lista de Hitos de alto Sep-2022

nivel 4. Verificación Sep-2022

5. Transferencia Nov-2022

6. Validación Dic-2022

7. Liberación y cierre Ene-2023

 Garantizar el cumplimiento de la implementación de las nuevas directrices

Requisitos de asociadas al RGPD es lo que el Director de la Oficina de Proyectos

Aprobación (PMO) debe tener en consideración para aprobar el proyecto y garantizar

el éxito del mismo

Dar cumplimiento al objetivo del proyecto en un tiempo máximo definido

Criterios de Salidas
de 4 meses a partir de hoy

Nombre y Nivel de

Autoridad del Director General de Proyectos

Patrocinador

APROBACIÓN DEL ACTA

Gerente

Fecha: 13 de Julio de 2022

 Conclusiones

 Para la elaboración del Acta de Constitución de Proyectos debe estar claro el

objetivo del mismo.

 Como en el caso ejemplo, aunque el objetivo del proyecto es la implementación

de nuevas medidas del Reglamento (UE) 2016/679, una tarea administrativa,

requiere que se trabaje como un proyecto de alta prioridad, lo cual deja en

evidencia que un proyecto no necesariamente es la elaboración de un producto o

un servicio, sino también cualquier tipo de actividad que así lo requiera.

 El acta de Constitución es donde se radica formalmente el proyecto y se da

inicio al mismo, relacionando de manera general los recursos, partes interesadas

y responsables.
 Referencias

Asturias, C. U. (Julio de 2021). Gestión de la Integración. Obtenido de uniasturias.edu.co:

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_p

mi_i/clase4_pdf1.pdf

Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los FUNDAMENTOS PARA LA

DIRECCIÓN DE PROYECTOS. Newtown Square, Pensylvania 19073-3299

EE.UU.: Project Management Institute, Inc.