CAC - 03 La Comunicación Escrita

La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, el asistente a la dirección de CASTILLA Y LEÓN VENDE, S.L., empresa dedicada a la a
la venta y distribución de productos típicos andaluces, sigue enseñando cosas nuevas a Alejandro y a
Luna, los alumnos que están realizando la formación en centros de trabajo con ellos.
Como ya han aprendido todo lo necesario sobre comunicación oral y no verbal, y han estado
practicando (atendiendo el teléfono, a las visitas…) varias semanas, Carlos considera que ya están
preparados para pasar a realizar otras actividades habituales de su trabajo.
Por lo tanto, Carlos Ruiz, les plantea las siguientes cuestiones:
¿Cómo podrían enviar una misma información a muchas personas? ¿Y si tienen que enviar
información compleja?
¿Cómo podrían dejar constancia de un asunto tratado, de un acuerdo o de una decisión relevante? Ya que en las
conversaciones telefónicas u orales, no hay ninguna forma de demostrar lo que se ha hablado, a no ser que se grabe la
conversación.
¿Cómo podrían repasar, releer o comprobar una información?
¿Qué tipo de comunicación verbal se utiliza en una carta, en un SMS, en un e-mail, en un fax o en folletos
informativos?
Indudablemente, la solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la COMUNICACIÓN ESCRITA; habilidad que necesitará
manejar un buen asistente a la dirección o profesional de administración y finanzas para el ejercicio de sus funciones.
En este Unidad nos centraremos en la Comunicación escrita:
En las normas de expresión escrita.

En los diferentes documentos escritos que podemos realizar dentro de una empresa y en su redacción.
En la comunicación en las redes sociales.
En la redacción de cartas comerciales.
Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Aviso Legal
1.- La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, comienza explicando a los dos alumnos, Luna y Alejandra, la importancia de la
comunicación escrita dentro de una organización.
En las empresas se redactan diariamente miles de documentos, como: cartas, e-mails,

faxes, solicitudes o actas. Por ello, es muy importante que todo profesional administrativo
tenga adecuadamente adquirida esta competencia profesional y la desarrolle de la mejor forma
posible, teniendo en cuenta las normas de corrección ortográfica, técnicas gramaticales o
técnicas para sintetizar.
¿Recuerdas los tipos de comunicación que hemos visto hasta este momento? ¿Cómo definirías la comunicación escrita? ¿Qué
características presenta?
La comunicación escrita es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el lenguaje. Se caracteriza, a
diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la escritura.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y
al receptor del mensaje.
En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse del lenguaje no verbal ni
obtener una retroalimentación inmediata.
Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de nosotros y de nuestra organización, por lo
que debemos cuidar tanto el fondo como la forma de las mismas.
Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje oral y exige algún tipo de soporte que la
mantenga (físico, como el papel; magnético, como el disco duro de un ordenador).
En la empresa, como en cualquier otro entorno, escribimos para ser comprendidos y, sobre todo, respondidos en la
forma que nosotros esperamos. Lamentablemente, no siempre ocurre de esta manera y seguro que todos hemos sido alguna vez
protagonistas de algún malentendido, con mayores o menores consecuencias para nuestra empresa.
Para saber más

Si quieres conocer un poco más sobre las características de las comunicaciones escritas, visualiza la siguiente presentación:
Resumen textual alternativo
Reflexiona
¿Sabes cuándo y por qué se inventó la escritura?
Mostrar retroalimentación
La invención de la escritura nació de la necesidad práctica de registrar inventarios. Los primeros rastros de sumerio
escrito datan del año 3100 a. de C. y son marcas en pequeñas tabletas de arcilla que se sujetaban como etiquetas a los
objetos que nombraban. Los sumerios ricos que poseían grandes depósitos de grano y rebaños de ganado usaban
tabletas grandes, inscritas con pictografías en columnas para sus cuentas.
1.1.- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.
¿Qué piensas que es más efectiva: una comunicación escrita o una oral? ¿Cuándo deberías usar la comunicación
escrita en lugar de la oral?
La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden ser las siguientes:
1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor claridad y precisión.
2. Es permanente, ya que queda constancia de la misma.
3. Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo esfuerzo (un ejemplo claro está en
el correo electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a multitud de destinatarios).
A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la información archivada o
registrada de forma permanente.
En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:
1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

2. Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de que se haya recibido y leído el mensaje.
3. No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su interpretación.
4. Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.
En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla tienes algunas soluciones a los frenos que nos
impiden expresarnos por escrito.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.
FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO
FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES
Me es más cómodo y la gente me entiende mejor si me Si te acostumbras a escribir mejorará tu capacidad de argumentar y tu
expreso verbalmente. expresión verbal se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos quejamos de ello, si Si el informe está confeccionado en su forma, estilo e hilo argumental
escribo, el destinatario no tendrá apenas tiempo de leer adecuado, captará la atención del receptor y seguro que tendrá el
mi informe y prestarle la atención debida. tiempo necesario para leerlo.
Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido de lo que se ha

Hablar es más fácil, más rápido, más claro y puedo
hablado, puede ser olvidado, o tergiversado. Sobre el papel, el
controlar mejor los resultados.
mensaje queda escrito y sus objetivos claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente ya que no domino las Ejercitándote y consultando los manuales adecuados, mejorará tu
reglas de la lengua y la ortografía. capacidad y perderás el miedo.
Autoevaluación
Indica cuál de las siguientes afirmaciones son ventajas de la comunicación escrita:
Existe una prueba, un registro del mensaje.
El receptor puede leer sólo cuando lo recibe.
Requiere más tiempo.
No se produce una respuesta inmediata.
Muy bien, ya que el mensaje se conserva materialmente.
Incorrecta, puede leer el mensaje, cuando, como y donde quiera.
Incorrecta, es un inconveniente.
Incorrecta, ello es un inconveniente, ya que el emisor no tiene seguridad de si el receptor ha recibido o entendido el
mensaje.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
2.- Normas de comunicación y expresión escrita.
Caso práctico
Carlos Ruíz les hace una prueba a Luna y a Alejandro para comprobar su capacidad de redactar
mensajes escritos. Para ello les pide que escriban un e-mail en el que tengan que comunicar a un cliente
que no van a poder atender su pedido en la fecha prevista y que lo harán un par de días más tarde.
El objetivo de esta prueba es determinar si son capaces de convertir un mensaje que es en un principio
negativo, en otro positivo, si son capaces de explicarse con claridad y sencillez, en definitiva, si sus
mensajes son entendidos adecuadamente y según los objetivos de la empresa.
¿Qué tal tu expresión escrita? ¿Necesitas mejorarla? ¿Eres capaz de transmitir mensajes escritos sin ser malinterpretados?
El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el mensaje llegue y sea comprendido
correctamente por el destinatario y, de esta forma, podamos conseguir la respuesta más adecuada.
Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de expresión escrita, que se
basan en cuatro pilares fundamentales:
Normas generales de expresión escrita.

Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
La forma, estructura y contenido de los escritos.
Conocimiento de las siglas y abreviaturas.
Citas para pensar
Oscar Wilde: "No existen más que dos reglas para escribir: tener algo que decir y decirlo".
Para saber más

En el siguiente enlace se desarrollan mucho más detenidamente las normas generales para la elaboración de mensajes
escritos, con ejemplos para un mejor entendimiento.
Normas generales para la elaboración de mensajes escritos. (0.19 MB)

2.1.- Normas generales de expresión escrita.
¿Es mejor usar en una comunicación escrita palabras rimbombantes y tecnicismos o palabras sencillas que todo el
mundo pueda comprender?
La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de requisitos generales para que el mensaje
sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir la comunicación
son:
BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos acordamos del
principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve debemos:
Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una frase más larga
o intentar decir lo mismo con menos palabras.
Evitar los detalles excesivos.
Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad. Para ello podemos:
Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
Usar palabras de uso común.
DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello podemos:
Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son más cortas y son más reales que las
frases en forma pasiva.
Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor.
POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. Con ello
conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable.
ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal.
Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.
Para saber más

Si estás muy interesado en este tema, en el siguiente enlace aparecen una serie de reglas para la redacción. Entra en él ya
que es un enlace de mucha utilidad a la hora de redactar documentos.
Reglas para la redacción de documentos. (0.11 MB)
Autoevaluación
Para conseguir dinamismo en nuestras comunicaciones escritas debemos…
Usar la forma activa.
Usar la forma pasiva.
Usar palabras de uso común.
Usar frases cortas.
Muy bien, las frases en forma activa son más cortas, contienen más información y son más reales que las frases en
forma pasiva.
Incorrecto, debemos usar frases en forma activa.
Incorrecto, con ello conseguiríamos sencillez en nuestra comunicación.
Incorrecto, con ello conseguiríamos brevedad en nuestra comunicación.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
2.2.- Normas de ortografía.
¿Tienes muchas faltas de ortografía? ¿Qué impresión te causa leer un texto con numerosas faltas de ortografía? ¿Qué impresión te causa
la persona que lo ha escrito?
Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es la imagen que el receptor va a tener de
nuestra empresa u organización, por lo que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de ortografía.
Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro

aspectos a analizar:
USO DE LAS MAYÚSCULAS.

USO DE LAS DISTINTAS LETRAS (por ejemplo: la B, la V, la H, la
G o la M).
ACENTUACIÓN.
LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto
lo veremos algo más detalladamente en el siguiente apartado.
Debes conocer
A la hora de redactar un documento es muy importante no tener faltas de ortografía. Por ello, si estás en el caso de
desconocer algunas de las normas de ortografía o tienes inseguridad en este tema, deberías entrar en los siguientes enlaces
y repasar este tema.
Normas de ortografía.
Reglas de ortografía.
Para saber más

La Real Academia de la Lengua Española va modificando, cada cierto tiempo, las normas y reglas de ortografía. En el
siguiente enlace tienes algunas de las últimas modificaciones.
Nuevas normas de ortografía.

2.3.- Normas de puntuación.
¿Sabes cuándo y para qué se usa por ejemplo el punto y seguido? ¿Y el punto final?
En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con el resto de normas de ortografía, lo mejor es
consultar algún Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más destacable.
El punto indica una ruptura en el pensamiento.

La coma señala una pausa.
El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la separación
entre los elementos de una lista.
Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa en la línea de pensamiento,
pero no demasiado larga.
El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el siguiente y para unir las dos partes
de algunas palabras compuestas.
Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una exposición.
Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.
Autoevaluación
Relaciona cada utilidad con el signo de puntuación al que hace referencia.
Ejercicio de relacionar
Utilidad Relación Signo de puntuación
Indican que el pensamiento no ha finalizado. 1. Punto.
Establecen una pausa en el pensamiento no demasiado larga. 2. Coma.
Indica una ruptura del pensamiento. 3. Punto y coma.
Indica separación de los elementos de una lista. 4. Dos puntos.
Señala pausa. 5. Puntos suspensivos.
Enviar
Recuerda que es muy importante usar correctamente los signos de puntuación.
Para saber más

Si quieres saber más sobre los signos de puntuación, sobre todo, cómo usarlos correctamente y cuántos existen. Entra en el
siguiente enlace:
Signos de puntuación.
2.4.- Normas de sintaxis.
¿Sabes lo que quiere decir y lo que estudia la sintaxis? ¿Es importante que los textos sigan ciertas normas de sintaxis?
La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de palabras y se
forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.
Cuando usamos la comunicación oral, es mucho más fácil que nuestro interlocutor interprete correctamente
el mensaje, ya que tenemos la respuesta inmediata, nos servimos del lenguaje no verbal, etc. Sin embargo,
en los textos o documentos escritos sí que pueden aparecer problemas, ya que sólo tenemos las palabras y
los signos de puntuación para conseguir que nuestro mensaje llegue correctamente a su destinatario. Es por
ello por lo que debemos prestar especial atención a la sintaxis.
Aunque usemos las mismas palabras, si las ordenamos de una forma u otra podemos dar lugar a que
nuestro mensaje se interprete de varias formas. Por ejemplo, no es lo mismo o no se interpreta una frase
igual si ponemos el adjetivo delante del sustantivo que si lo ponemos detrás (mujer vieja no se interpreta
igual que vieja mujer).
Para saber más

Si estás interesado en conocer los tipos de oraciones en la lengua española o cómo se forman dichas oraciones, entra en el
siguiente enlace:
Sintaxis.
2.5.- Estructura y contenido de los escritos.
¿Cuáles son las partes o estructura de un documento? ¿Todos los documentos tienen la misma estructura?
Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a escribir, es
preguntarnos una serie de cuestiones como:
¿Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que queremos decir aparezca reflejado en nuestro
documento, además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo de forma clara y sencilla.
¿A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma de ponernos en
contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por ejemplo, una
llamada telefónica.
¿Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o cualquier otro tipo de documento
escrito.
Una vez que hemos contestado a todas las preguntas anteriores y hemos elegido el tipo de documento que vamos a redactar, tenemos que
tener en cuenta la estructura de este.
Aunque en apartados posteriores vamos a ver la definición, estructura y características de algunos de los principales documentos que se
redactan en las empresas, hay que decir que en la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:
Introducción.
Cuerpo.
Conclusión.
Autoevaluación
Siempre forma parte de un documento escrito:
La introducción.
Correcto
El título.
Correcto
La conclusión.
Correcto
El cuerpo.
Correcto
Ocultar retroalimentación
Recuerda que cada tipo de documento tendrá su propia estructura, pero siempre deben tener estas tres partes, como
mínimo.
Solución
1. Correcto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
2.6.- Estilos de redacción.
¿Qué es el estilo de redacción? ¿Tienes el mismo estilo cuando redactas un documento que cuando redactas otro diferente?
Además de tener en cuenta en los documentos o textos escritos las normas de ortografía, de estructura o sintaxis, es muy importante el
estilo que usemos.
La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un
escritor o de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe.
El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:
Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.

De su experiencia.
De su visión del mundo.
Las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, mientras que el estilo es propio de la
persona que redacta el documento. Hay que decir que el estilo también puede hacer referencia a
la forma en que se estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.
Para saber más

Si quieres saber cómo poder mejorar el estilo de redacción, entra en el siguiente enlace:
Recomendaciones para desarrollar un buen estilo de redacción.

2.7.- Siglas y abreviaturas.
¿Sueles emplear abreviaturas en los escritos? ¿Se pueden emplear abreviaturas en los documentos
comerciales? ¿Hay siglas o abreviaturas que todo el mundo debe conocer?
En la actualidad, debido al ritmo de vida y de negocios que llevamos, es prioritario economizar recursos,
entre ellos tiempo. Gracias al uso de siglas y abreviaturas podemos cumplir con ese fin, y conseguir mayor
brevedad en nuestros textos.
En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, es necesario conocer su significado para poder
interpretar correctamente los documentos que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo requiera.
Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo:
ARN significa Ácido Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una de las
letras que forman dicha palabra.
ACRÓNIMO. Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina
ACRÓNIMO. Por ejemplo: RAE, que son las siglas de Real Academia Española.
Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando
algunas de sus letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.
Hay dos tipos de abreviaturas:
CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas.

Estas abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al
redactar documentos. Las abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez:
De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las
abreviaturas comerciales.
PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades
de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no
deben ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya
que podría no entenderlas.
Debes conocer
A la hora de redactar un documento es muy importante tener en cuenta
las siglas y abreviaturas, para que, si usamos alguna, sea de uso
generalizado por todos. Por ello, si no conoces todas las abreviaturas,
deberías entrar en los siguientes enlaces y repasar este tema.
Abreviaturas de uso general.
Abreviaturas comerciales.
3.- Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita:
análisis de la situación.
Caso práctico
Rafael Núñez Ortega, director de Recursos Humanos de Andalucía Vende, S.L., solicita a Carlos
Ruíz, asistente a la dirección, la elaboración de un informe en el que aparezcan las personas que han
sido contratadas en el último año, con el puesto que ocupan, duración de contrato y salario.
Carlos lo redacta, ayudándose de un procesador de texto, y le entrega a Rafael Núñez tres folios
sueltos, algo arrugados, con distintos tipos de letra, sin respetar los márgenes, sin justificar el texto y sin
utilizar gráficos.
¿Cuál será la reacción de Rafael? ¿Qué han aprendido Alejandro y Luna de esta situación?
Continuamente estamos elaborando documentos escritos: redactamos una tarea, escribimos e-mails,
hacemos un comentario en un foro o dejamos una nota a un compañero. ¿Te has planteado si lo estás
haciendo correctamente?
A la hora de elaborar un documento escrito debemos tener en cuenta:
Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación.

Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. En dicho plan se deben dar
respuesta a una serie de preguntas, entre otras:
¿Qué quiero comunicar?

¿Cuál es el objetivo del mensaje?
¿Quién es o quiénes son los destinatarios?
¿Por qué prefiero hacerlo por escrito?
¿Qué tipo de documento es el más adecuado?
¿Qué requisitos exige ese tipo de documento?
¿Cómo puedo hacer ese documento atractivo?
Una vez que hemos analizado la situación debemos establecer la estructura del documento, sabiendo que, al menos, debe contener
las siguientes partes:
INTRODUCCIÓN: en la que se exponga aquello que se va a decir.

CUERPO: en el que se desarrolla el tema.
CONCLUSIÓN: donde se resuma el contenido del documento. La conclusión es decisiva, ya que si es demasiado larga, poco
precisa o demasiado oscura, corre el riesgo de fatigar la atención del lector.
Para saber más

En el siguiente enlace se detallan las distintas etapas en la elaboración de un documento escrito:
Etapas en la elaboración de un documento escrito.
Autoevaluación
Relaciona cada parte de la estructura de los documentos con su definición.
Definición Relación Parte
Desarrolla el tema. 2 1. Introducción.
Resume el contenido del documento. 3 2. Cuerpo.

Expone lo que se va a decir. 1 3. Conclusión.
Reiniciar Mostrar las respuestas

Su puntuación es 3/3.
Recuerda que esta estructura es la mínima en todos los documentos.

3.1.- Redacción del documento.
¿Cuál es la parte más importante, desde tu punto de vista, de un documento?
Una vez que hemos analizado la situación y establecido la estructura del documento,
tenemos que pasar a la fase fundamental en la elaboración de un documento escrito: su
redacción.
Con la redacción lo que hacemos es establecer el contenido del mensaje. A la hora

de redactar un documento tenemos que tener en cuenta que cumpla, al menos, las
siguientes condiciones:
CLARIDAD. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:
Usar frases sencillas y comprensibles.

Evitar una posible mala interpretación, por ello es aconsejable utilizar verbos
concretos y específicos en lugar de verbos genéricos que puedan generar inexactitud o imprecisión.
En las ideas complejas incluir metáforas o ejemplos, pero sin abusar.
Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
Exposición ordenada: las ideas deben estar organizadas de forma coherente, cada idea en un párrafo, pasando de una a otra de
forma secuencial y lógica y sin saltos que dificulten la comprensión.
CONCISIÓN. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:
No repetir.
No extenderse innecesariamente.
Oraciones y párrafos cortos.
Las ideas estarán agrupadas en un solo párrafo; si fueran ideas diferentes es mejor utilizar párrafos independientes.
Si se quiere resaltar algo, se utilizarán letras de mayor tamaño, distinto tipo de letra, intensidad de tinta o subrayado.
Si se han de tratar varios temas, se deben separar.
Si son temas muy distintos, quizá deberían utilizarse documentos diferentes.
Autoevaluación
Para conseguir concisión en la redacción de un documento debemos…
Repetir ideas.
Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
Resaltar las cosas importantes.
Incluir ejemplos.
Incorrecto, si repetimos con mucha frecuencia hacemos que el receptor pierda interés.
Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.
Muy bien, para ello se pueden usar letras de mayor tamaño, distinto tipo de letra o subrayado.
Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
3.2.- Corrección gramatical.
¿Con la redacción del documento finaliza la elaboración de este? ¿Qué es lo que hay que hacer una vez que
hayamos terminado de redactar nuestro documento?
Como ya hemos indicado en varias ocasiones, la imagen de un documento es la carta de presentación de su

autor y de la empresa u organización a la que este pertenece. Por lo tanto, debemos cuidar con mucho
esmero que todo esté perfecto: ortografía, expresión y presentación.
Para ello, antes de enviar o entregar un documento, debemos hacer una corrección de este para
evitar que se nos haya pasado algo por alto.
A la hora de corregir un documento, tenemos que hacerlo en varias vertientes:
Corrección gramatical.
Corrección en la redacción.
Corrección en la presentación.
En este primer apartado comenzaremos con la corrección gramatical.
Algunas de las principales cuestiones que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer una CORRECCIÓN GRAMATICAL son las
siguientes:
Respeta las normas ortográficas y sintácticas, los signos de puntuación y la acentuación.

Debemos comprobar que existe concordancia en género y número.
Hay que repasar la conjugación verbal.
No debemos abusar de las mayúsculas (recuerda que, por ejemplo, los días de la semana, las estaciones del año o los cargos en la
empresa, se escriben con minúsculas).
Evita un vocabulario pedante o palabras innecesarias o ambiguas.
No utilices expresiones excesivamente coloquiales en un registro formal.
Otro tema interesante a la hora de la corrección gramatical es el uso de HERRAMIENTAS DE CORRECCIÓN DE TEXTOS. Lo veremos
con más detenimiento en el siguiente apartado.
Autoevaluación
Para realizar una buena corrección gramatical necesitamos…
Que exista concordancia entre género y número.
Correcto
Que usemos muchas mayúsculas.
Correcto
Evitar un vocabulario pedante.
Correcto
Respetar las normas de puntuación.
Correcto
Recuerda que no debemos abusar de las mayúsculas y que también debemos respetar las normas ortográficas y de
sintaxis.
Solución
1. Correcto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
3.3.- Herramientas de corrección de textos.
¿Cómo corregirías un texto? ¿Usas los correctores que aparecen en los procesadores de textos? ¿Te
puedes fiar de la corrección que efectúa el corrector de tu procesador de textos?
Hoy en día existen numerosas herramientas que nos ayudan a corregir nuestro documento una vez
que lo hayamos finalizado. Dichas herramientas pueden ser de varios tipos:
HERRAMIENTAS TRADICIONALES: son herramientas en formato papel que podemos usar para
corregir nuestros textos. Son los DICCIONARIOS. Puede haber diccionarios de muy diverso tipo,
algunos ejemplos son: de la lengua (es el habitual), diccionario de gramática, de idiomas, de
sinónimos o de antónimos.
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS: además de los tradicionales diccionarios en formato papel, en la actualidad, gracias al desarrollo
de las tecnologías de la información, se han desarrollado toda una serie de diccionarios y herramientas de corrección informáticas.
Algunos de los principales son:
Diccionarios on-line: son diccionarios que se pueden consultar usando Internet. Son muy prácticos ya que sólo tenemos que
introducir la palabra a buscar y nos la corrige en el acto y nos da su significado.
Programas de corrección automática on-line: son programas, a los que accedemos a través de Internet, en los que
introduces una palabra o frase completa y la corrige o la traduce a otro idioma.
Herramientas de corrección de textos incluidas en los distintos procesadores de textos: los procesadores de textos más
usados tienen un corrector automático de textos, que va subrayando al instante las palabras con faltas de ortografía o frases que
no están bien construidas gramaticalmente. O bien, corrigen el texto al final.
Por ejemplo: en el Word 2007, si nos vamos a la pestaña revisar de la barra de herramientas, aparece la opción ortografía y
gramática, en ella podemos corregir las palabras que no estén bien escritas.
Hay que decir que no nos debemos fiar al cien por cien de los correctores de texto automáticos, por ejemplo: si escribiéramos la
frase “Me han rallado el coche”, el corrector la daría por buena y no la corregiría ni marcaría ya que la palabra “rallar” es correcta, aunque
no con el significado que aquí queremos darle (rallar significa restregar algo con el rallador). Aquí deberíamos haber usado rayar, que
significa hacer rayas en una superficie.
Para saber más

El diccionario de la lengua española más utilizado en Internet es el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, lo
puedes encontrar en el siguiente enlace:
Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua.

3.4.- Corrección en la redacción.
¿Piensas que es suficiente con corregir la ortografía y sintaxis de un documento, o también hay que corregir
el contenido y la forma de expresarse?
Además de hacer una corrección gramatical, también debemos corregir en nuestro documento la
redacción.
A la hora de hacer una CORRECCIÓN EN LA REDACCIÓN debemos tener en cuenta, entre otras
cuestiones, los siguientes consejos:
Redactar de forma atractiva, intentando despertar el interés sobre el contenido del mensaje. El documento ha de invitar a la
lectura, manteniendo un aspecto agradable y una estructura en secciones que facilite la localización de la información deseada.
Es importante cuidar las palabras elegidas para comunicar el mensaje.
Si es necesario, debemos buscar la forma de asegurarnos de que el mensaje se ha recibido y se ha interpretado
correctamente por el receptor. Por ejemplo, podemos solicitar la firma del documento o un acuse de recibo de la carta.
Reflexiona
A veces, nuestra capacidad de expresión se ve limitada porque NOS FALTAN PALABRAS que contengan el significado de lo
que queremos decir o explicar. Si no conocemos el significado de las palabras no podremos acercarnos a la realidad que
intentan transmitirnos. Aumentar el vocabulario nos permite entrar en nuevas formas de experimentar la vida y entenderla.
A continuación tienes una serie de consejos para mejorar tu expresión:
Lee, al menos, media hora diaria.

Consulta en el diccionario las palabras de las que no conozcas su significado o su ortografía.
Escribe diariamente (e-mails, un diario o cartas a tus amigos, por ejemplo).
3.5.- Corrección en la presentación.
¿Es importante que un documento esté bien presentado, o lo más importante es cómo esté
redactado? ¿Eres de los que las cosas le entran por los ojos y si no es así ni siquiera te molestas
en comprobar su interior?
Además de revisar y corregir el contenido de nuestros documentos, también debemos

prestar mucha atención a su presentación. Ya que una presentación descuidada puede dar
lugar a que piensen que nuestra empresa no es seria o invita a que el documento no sea leído.
Algunos de los aspectos que debemos cuidar en la CORRECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN, son

los siguientes:
Hay que poner márgenes: oscilan entre 2,5 y 3 centímetros para los márgenes superior, inferior y derecho, dejando un centímetro
más en el margen izquierdo por si hay que encuadernar.
Hay que distribuir correctamente el texto: cada idea en un párrafo distinto y separando un poco un párrafo de otro (el comienzo de
cada párrafo se hará en mayúsculas y puede ir justificado a la izquierda o bien con algo de sangría). Además, no debe quedar mucho
espacio en blanco en la parte inferior del documento (para ello debemos intentar centrar el contenido de nuestro documento o que no
esté demasiado desplazado hacia la parte superior).
Hay que justificar el texto para ambos márgenes.
Se debe usar un papel adecuado, normalmente se emplean folios de formato DIN A4, en color blanco y con un peso mínimo de 80
gramos.
Hay que economizar en lenguaje pero no en espacio.
Debemos cuidar la limpieza, evitar tachones y manchas, cuidar el tipo de letra y que la impresión sea de calidad.
Autoevaluación
¿Cuáles son los márgenes que debe tener un documento, de forma general?
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte derecha.
Correcto
Entre 2,5 y 3 centímetros en la parte derecha.
Correcto
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte izquierda.
Correcto
Más de 4 centímetros en la parte izquierda.
Correcto
Recuerda que los márgenes son iguales en la parte superior, inferior y derecha y un poco mayor en la izquierda por si
queremos encuadernar o archivar el documento.
Solución
1. Incorrecto
2. Correcto
3. Correcto
4. Incorrecto
4.- Recomendaciones para mejorar la forma de escribir.
Caso práctico
Carlos Ruíz, el asistente a la dirección de Castilla y León Vende, S.L., además de entregar el
informe a Rafael arrugado y mal presentado, tiene una caligrafía que deja mucho que desear.
Por ello, se plantea que necesita buscar algunos consejos para mejorar su escritura.
¿Alguna vez te han dicho que no entienden tu letra? ¿Te duele la espalda tras escribir durante un largo
tiempo? ¿Han interpretado tu firma?
Si trabajas en una empresa y manejas mucha documentación escrita, nos permitimos hacerte algunas
recomendaciones que ahorran tiempo y dinero a la empresa y harán más eficaces las comunicaciones:
Utiliza una postura adecuada, con la espalda recta.

Coloca el documento entre 40 y 50 centímetros de distancia y en un ángulo de 45 grados respecto a la
frontal.
Cuida la iluminación.
Utiliza modelos estándar de cartas: formas de saludo, despedida o frases que permiten adaptar su utilización según el objetivo del
escrito que estemos realizando.
Utiliza los recursos informáticos existentes: procesadores de textos, verificadores ortográficos o plantillas.
Consulta diccionarios.
Relee la versión final del escrito y corrige los últimos errores.
Con todas estas recomendaciones puedes mejorar tu forma de escribir.
Reflexiona
¿Sabes lo que es la grafología?
La grafología es un arte cuyo objeto de estudio es la escritura, a través de cuyo análisis y con una metodología de
trabajo que le es propia, nos permite conocer la personalidad de un individuo de forma integral, pudiendo
determinar no sólo características generales de carácter y aspectos de comportamiento, sino también diagnosticar
acerca de su equilibrio mental y fisiológico, naturaleza de sus emociones, tipo de inteligencia, aptitudes profesionales y
en general el grado de salud-enfermedad del que escribe.
5.- Formas más habituales de comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruíz redacta diariamente gran cantidad de correos electrónicos, faxes y otros documentos. Se
ha planteado si lo hace correctamente, ya que, desde su punto de vista, cuidamos la redacción en
ciertos documentos como las cartas comerciales, pero otros como los e-mails parecen que no
merecen que prestemos tanta atención a su presentación, ortografía o contenido.
Por ello, les pide a los alumnos que están haciendo las prácticas con él, Luna y Alejandro, que le
ayuden a buscar en Internet información sobre este tipo de documentos.
¿Cuál ha sido la última carta que has escrito? ¿Ha sustituido el correo electrónico a la tradicional carta?
¿Qué otros medios usas para comunicarte por escrito?
La carta ha sido tradicionalmente la forma más usada de comunicación escrita. Actualmente, las
nuevas tecnologías han permitido formas de comunicación más avanzadas que han desbancado al
correo postal tradicional. En los siguientes apartados profundizaremos en:
Comunicación por SMS.

Comunicación por e-mail.
Comunicación por mensajería instantánea.
Otras formas de comunicación a través de Internet.
Comunicación por fax.
Comunicación por burofax.
Comunicación por telegrama.
Además de estudiar este tipo de comunicaciones, estudiaremos la carta comercial y otros documentos que se usan habitualmente en las
empresas.
Reflexiona
¿Crees que el correo electrónico ha sustituido al tradicional?
La revolución en las comunicaciones que han supuesto las nuevas tecnologías de la comunicación y dentro de ellas el
correo electrónico ha afectado al correo tradicional: al correo físico. Sin embargo, y a pesar de lo que en un principio
parecía, por el momento el efecto ha sido relativo. Los principales bancos y empresas, que son los grandes generadores
de correo en la actualidad, no han sustituido sus envíos físicos por electrónicos, ya que supondría eliminar una de las
formas más importantes de comunicación y vínculo con sus clientes.
5.1.- Comunicación por SMS.
Cada día usamos más el móvil y con él los mensajes de texto o SMS, ¿Qué lenguaje utilizas al escribir este
tipo de mensajes? ¿Entiendes todos los mensajes que recibes? ¿Es útil para las empresas?
El servicio de mensajes cortos o SMS (Short Message Service) es un servicio disponible en los teléfonos
móviles que permite el envío de mensajes de texto cortos entre teléfonos móviles y teléfonos fijos.
La limitación del tamaño de los mensajes ha contribuido a que los usuarios del servicio SMS hayan
desarrollado un uso intensivo de abreviaturas (como tq o tk en lugar de te quiero). Esta economía de
caracteres también supone la omisión de vocales (qdms a ls 8 por quedamos a las 8).
Para ayudar al entendimiento y difusión de este lenguaje, se ha creado todo un lenguaje SMS a partir de las abreviaturas más comunes de
palabras del idioma original, e incluso se han editado diccionarios para guiar a los que no conocen las abreviaturas empleadas en los
móviles. En el ámbito empresarial es preferible no usar este tipo de lenguaje basado en abreviaturas.
La comunicación por SMS es de gran utilidad para las empresas, ya que les permite:
Ofrecer un nuevo canal de información y atención a clientes.

Ahorrar costes de comunicación, ya que posee una gran funcionalidad sin tener la necesidad de realizar grandes inversiones.
Automatizar procesos de información y comunicación: una plataforma para estar en todo momento informado de las posibles
incidencias en la empresa.
Para saber más

En el siguiente enlace se ofrecen una serie de razones para usar el SMS en el mundo de las empresas. Entra en él.
Usar SMS en la empresa.
Autoevaluación
Indica la respuestas correcta:
Los mensajes de texto tienen mucho coste.
Los mensajes de texto no se deben usar en las empresas.
En los mensajes de texto en el mundo empresarial debemos evitar usar muchas abreviaturas.
Los mensajes de texto no se deben usar con los clientes.
Incorrecto, su coste es muy reducido y es más barato que hacer una llamada por el móvil.
Incorrecto, tiene ventajas su uso en el mundo empresarial.
Muy bien, ya que no da muy buena imagen de la empresa y también puede dar lugar a malos entendidos.
Incorrecto, todo lo contrario: puede ayudar a llegar a los clientes de forma simple, directa y barata.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
5.2.- Comunicación por e-mail.
¿Cuántos correos electrónicos recibes al día? ¿Y cuántos envías? Seguro que estás muy familiarizado
con ellos. En el ámbito laboral hay que cuidar la redacción de los mismos, ¿sabrías cómo empezar un
e-mail dirigido a una empresa?
El correo electrónico o e-mail consiste en enviar mensajes a través de terminales de ordenadores

conectados a la red. Está siendo cada vez más utilizado en el ámbito personal y laboral.
Presenta como VENTAJAS, algunas de las siguientes:
La rapidez.
La confidencialidad.
El acuse de recibo.
El ahorro de papel.
La posibilidad de adjuntar otros documentos escritos, gráficos o sonoros.
Pero también presenta algunos INCONVENIENTES como: el aislamiento del trabajador o el uso personal durante horas de trabajo.
Te ofrecemos algunas recomendaciones para escribir correctamente el contenido de un e-mail:
Hay que ser breve. Omite palabras innecesarias.

Utilizar frases cortas.
Hay que ser educado: mantener las normas de cortesías habituales en el correo postal.
Resalta lo importante, para lo que puedes utilizar el subrayado o la negrita.
Si va destinado en concreto a una persona, de la que conoces su nombre, inicia el e-mail dirigiéndote a ella, pues personaliza el
correo.
Acaba el mensaje con tu nombre. Esto hace, de nuevo, el correo más personal.
Suele considerarse innecesario al responder, los saludos de inicio y final del mensaje.
Con algunos paquetes de programas de correo, puedes crear fácilmente un fichero llamado "signature" (firma), el cual es añadido
automáticamente al final de cada mensaje que envías. Si utilizas una "signature" ten en cuenta que:
Tiene que ser breve, debe ser suficiente con menos de 5 líneas (nombre, dirección, teléfono, correo).
No incluyas montones de gráficos hechos de letras y otros caracteres, ni listas de todos tus posibles números de teléfono,
tampoco todas las direcciones de correo donde se puede contactar contigo, ni incluyas tus citas favoritas.
Por último, antes de enviar un mensaje:
Ojea todo lo que has escrito.
Asegúrate de haber dicho todo lo que pretendías.
Asegúrate de haber usado correctamente la gramática. Puedes usar el corrector ortográfico.
Para saber más

Si quieres saber cómo no perder tiempo o evitar conflictos a la hora de enviar o recibir correos electrónicos. Entra en el
siguiente enlace en el que aparecen los 7 pecados capitales que podemos cometer con el uso del correo electrónico.
Los 7 pecados capitales del e-mail.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta sobre la signature de los e-mails:
Aparece al inicio del correo electrónico.
Es la firma que pone el remitente al final de un correo electrónico.
Debe ser lo más larga posible para poner toda la información necesaria.
Es bueno incluir una cita favorita.
Incorrecto, aparece al final.
Muy bien, además se añade automáticamente.
Incorrecto, tiene que ser de menos de 5 líneas.
Incorrecto, no hay que incluir citas y, menos aún, en el mundo empresarial.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
5.3.- Comunicación por mensajería instantánea.
¿Has recibido alguna vez un mensaje instantáneo? ¿Sueles enviar mensajes o recibirlos a
través de un servidor de mensajería instantánea?
La mensajería instantánea es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o

más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados
a una red como Internet. Se diferencia del correo electrónico en que las
conversaciones se realizan en tiempo real.
La mayoría de los servicios de mensajería instantánea tienen un aviso de presencia, que

indica a nuestra lista de contactos si estamos conectados o en qué estado estamos (ausentes, disponibles u ocupados) y, a la vez, nos
indica el estado de las personas que tenemos en nuestra lista de contactos.
Las frases se envían cuando se terminan de escribir incluso, a veces, se permite dejar mensajes aunque la otra parte no esté
conectada (a modo de contestador automático).
Los clientes de mensajería instantánea más utilizados en el pasado fueron ICQ, Yahoo! Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger),
Google Talk (sustituido actualmente por Hangouts) y Windows Live Messenger, actualmente integrado en Skype.
Actualmente la mensajería instantánea ha dado un vuelco hacia las aplicaciones móviles, aplicaciones multiplataforma, o directamente o
también servicios web que no necesitan de ninguna aplicación para poder funcionar. Tienen especial relevancia WhatsApp, Messenger,
Facebook Messenger, Skype, Line, Hangouts, Telegram.
Algunas de las principales FUNCIONES de la mensajería instantánea son:
Chatear.
Enviar mensajes a un contacto, aunque no esté conectado.
Enviar archivos adjuntos.
En cuanto a la lista de contactos, permite:
Mostrar su estado: disponible, sin actividad, no disponible, vuelvo enseguida,
invisible o no conectado. Con el estado invisible se puede ver a los demás pero los
demás a uno no.
Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en las listas de
contactos de tus amigos junto a tu nick.
Se pueden agrupar los contactos: familia, trabajo, amigos…
Se puede usar una imagen que le identifique a uno.
En cuanto a la conversación que se puede mantener a través de estos servicios:
Puede haber varios tipos de mensajes:
Aviso: envía un mensaje solo. No es una invitación a mantener la conversación, solo se quiere enviar una información.
Invitación a chatear: se invita a mantener una conversación en tiempo real.
Mensaje emergente: es un aviso que se despliega unos segundos y se vuelve a cerrar. No requiere atención si no se
desea. Sirve como aviso breve que moleste lo mínimo posible.
Se pueden hacer charlas grupales.
Muchas veces se puede usar emoticonos.
Para saber más

Si quieres saber más sobre la mensajería instantánea, en el siguiente vídeo aparecen sus principales características,
principales servidores, etc.

5.4.- Otras formas de comunicación a través de Internet.
¿Usas otras formas de comunicación a través de Internet además del correo electrónico y de la mensajería
instantánea?
Algunos dicen que Internet es la herramienta que más ha aportado a la comunicación después de la imprenta.
Gracias a Internet tenemos multitud de información y conocimientos a nuestro alcance, pero también
formas de comunicación baratas, rápidas y efectivas.
A continuación te ofrecemos algunos de los medios que, gracias a Internet, tenemos a nuestra disposición para
realizar comunicaciones, son los siguientes (no incluiremos aquí ni el correo electrónico ni la mensajería
instantánea, ya vistos en apartados anteriores):
CHAT: gracias a los chats estamos en contacto con personas de cualquier lugar del mundo y nos comunicamos en tiempo real. Los
chats son una de las herramientas más usadas en la actualidad, tanto a nivel personal como empresarial.
VÍDEOCONFERENCIA: las vídeoconferencias son más usadas por empresas que por particulares, aunque gracias a la mensajería
instantánea cualquier usuario puede realizar vídeoconferencias a través de Internet. Gracias a este medio, se pueden realizar
reuniones o encuentros sin estar en el mismo lugar físico.
BLOGS: los blogs son sitios web, periódicamente actualizados, que recopilan cronológicamente textos o artículos de uno o varios
autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.
REDES SOCIALES: las redes sociales, debido a su enorme auge en la actualidad, la veremos en el siguiente apartado.
Para saber más

En la siguiente presentación tienes más formas de comunicación a través de Internet. Si estás interesado en este tema,
puedes verla.

5.5.- Comunicación a través de las redes sociales.
¿Te comunicas a través de las redes sociales? ¿Qué piensas de esta nueva
herramienta de comunicación a través de Internet? ¿Quiénes usan más este
medio de comunicación: los adultos o los jóvenes, los particulares o las
empresas?
Una red social es un medio de comunicación que permite a sus usuarios

intercambiar fotos, archivos, enviar mensajes de texto o chatear. Su principal
objetivo es que sus participantes estén en contacto permanente y se envíe y
reciba información constantemente, es decir, es una forma de interacción social.
Para formar parte de una red social sólo necesitamos Internet, una cuenta de
correo electrónico y, en algunos casos, ser invitado por alguien que ya forme
parte de esa red social. La entrada en una red social es voluntaria, así como el
admitir a personas con las que tener contacto, o la información a la que va a
poder acceder cada persona.
En la actualidad las redes sociales se han convertido en uno de los medios de comunicación más usados, también por las empresas, ya
que gracias a ellas podemos hacer publicidad de nuestro negocio, informar de nuestros productos, poner noticias, etc. Y todo ello
de una forma sencilla y, sobre todo, muy barata.
Los principales tipos de redes sociales son los siguientes:
Redes sociales horizontales: se dirigen a todo tipo de usuarios y no tienen un contenido concreto. Buscan la participación libre de
todos los usuarios. Las redes horizontales más populares son: Facebook, Tuenti.
Redes sociales verticales: tratan sobre un contenido concreto y, por lo tanto, buscan a unos participantes concretos y no a cualquier
participante. Pueden ser profesionales (para que entren en contacto los miembros de una empresa o trabajadores de un mismo
sector) o de ocio. Por ejemplo: Linkedin, Myspace, Slideshare.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más ejemplos de redes sociales, así como información sobre ellas. Entra en él.
Redes sociales.
En el siguiente enlace tienes un vídeo interesantísimo sobre las redes sociales, emitido en el programa de televisión española
REDES. Si estás interesado en este tipo de comunicación: por ti mismo, porque tienes hijos o para tu empresa, te
recomendamos que entres en él:
El poder de las redes sociales. Resumen textual alternativo

5.6.- Comunicación por fax.

¿Has puesto alguna vez un fax? ¿Cómo funciona? ¿Sabes que

elementos conforman el encabezamiento de un fax?
El fax es una forma de trasmitir documentos en formato impreso a

través del teléfono, bastante utilizado en las empresas. El fax emisor hace una especie de fotocopia que es
impreso por el fax receptor. Es habitual incluir una cabecera en la que se incluyan algunos datos sobre el
documento que se envía, de forma que ayude a localizarlo y a entender su finalidad.
Un modelo estándar para usar como cabecera cuando se envía un fax es el siguiente:
En la actualidad el uso del fax disminuye en favor de Internet y el correo electrónico (¿para qué imprimir y
enviar por fax un documento, si el fichero de este puede enviarse como adjunto?).
Para saber más

Si quieres saber más sobre el fax: su historia, cómo funciona o su utilidad, entra en el siguiente enlace:
El fax.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta sobre el fax:
Es más usado, en las empresas, que el correo electrónico.
Incorrecto, el correo electrónico está sustituyendo a pasos gigantes al fax.
Muy bien, podemos tener una línea solo para el fax o usar la misma que la de teléfono.
No necesita indicar ningún tipo de datos en su redacción.
Usa Internet para enviar los mensajes.
Incorrecto
Usa la línea telefónica.
Incorrecto
Incorrecto, suele tener una cabecera con datos importantes.
Incorrecto, usa la línea telefónica.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
5. Incorrecto
5.7.- Comunicación por burofax.
El fax es conocido por todos, pero ¿sabes lo que es el burofax? ¿Tiene carácter de documento
certificado? ¿Qué impreso hay que utilizar para enviarlo? ¿A través de dónde se envía?
El burofax es un envío de documentos importantes, de forma urgente y en el ámbito nacional,

que se realiza bajo firma y que tienen carácter de prueba frente a terceros.
El envío de burofax tiene la utilidad de que se certifica tanto el envío a su destinatario (carta
certificada con acuse de recibo), como el contenido de lo enviado, del cual el contratante del servicio
guarda una copia sellada por el funcionario.
Por ese motivo, se usa sobre todo en los comunicados oficiales, como por ejemplo en litigios de abogacía, dado que ofrece la prueba de
cara a un posible juicio de haber enviado esa comunicación concreta en la fecha establecida.
El burofax lo podemos enviar desde una oficina de correos, rellenando un impreso oficial que podemos encontrar en sus oficinas. En la
siguiente imagen puedes ver el impreso de burofax de Correos:
Para saber más

A través de la oficina virtual de Correos podrías enviar un fax o un burofax. En el siguiente enlace puedes visitarla y encontrar
más información:
Correos: fax y burofax.

5.8.- Comunicación por telegrama.
¿Has escrito alguna vez un telegrama? ¿Sabes cómo escribirlo? ¿Cómo se puede enviar? ¿Para qué usar este tipo de comunicación
escrita?
Un telegrama es un mensaje de texto breve que se envía rápidamente, tanto a nivel nacional como internacional. Se utilizó para
transmitir información importante con pocas palabras y de forma rápida con respecto a una carta.
La característica fundamental del telegrama es que es muy breve, por lo que tenemos que intentar decir lo que pretendemos usando el
menor número de palabras posibles. Esto se debe a que el coste del telegrama dependerá del número de palabras escritas.
Algunas recomendaciones para escribir un telegrama son:
Se redacta en mayúsculas o mecanografiado.

Se suprime el saludo y la despedida.
No se escriben los artículos, adverbios, preposiciones ni conjunciones.
Se usan frases simples, pero con sentido.
En la siguiente imagen puedes ver el impreso de telegramas de Correos:
Para saber más

A través de la oficina virtual de Correos podrías enviar un telegrama. En el siguiente enlace puedes visitar la oficina virtual y
encontrar más información:
Correos: telegrama.
6.- La carta comercial.
Caso práctico
Actualmente, Castilla y León Vende, S.L., tiene numerosos clientes y proveedores, con los
que mantiene un elevado nivel de correspondencia, principalmente a través de faxes, correos
electrónicos y cartas.
Carlos Ruíz, asistente a la dirección de la citada empresa, va a explicar a sus dos alumnos de
formación en centros de trabajo: Luna y Alejandro, las técnicas básicas y los principales tipos
de cartas comerciales. Para ello, lo primero que hace Carlos es plantearles una serie de
cuestiones:
¿Dónde debe colocar, dentro de una carta, los datos del destinatario? ¿Y dónde debe colocar los datos de su empresa?
¿Cómo debe empezar una carta?
¿Qué fórmulas puede usar para despedirse sin que parezca demasiado pomposo o anticuado pero, a la vez, siendo
educado?
¿Debe escribir todas las cartas de igual forma, sin distinguir si son para hacer un pedido, para reclamar o para mandar
información general de la empresa?
¿Qué reglas debe tener en cuenta a la hora de redactar una buena carta comercial, que refleje la verdadera imagen de
la empresa?
La solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la COMUNICACIÓN ESCRITA; habilidad que necesitará manejar un buen
secretario para el ejercicio de sus funciones. Y en concreto la elaboración de CARTAS COMERCIALES.
¿Has escrito alguna vez una carta? ¿Se deben usar las mismas normas al escribir cartas comerciales que al escribir cartas personales?
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior; con clientes, proveedores, entidades u organismos públicos, ya que de ello
depende el éxito de su negocio.
Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos de comunicación, la carta comercial ha perdido parte de
su importancia, pero a pesar de ello; la carta comercial es una de las formas de comunicación escritas más usada por las
empresas.
Las cartas comerciales tienen una doble finalidad:
Informar y comunicarse con el exterior.

Son una tarjeta de presentación de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al receptor.
Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta una carta no sólo se debe pensar en transmitir una información, sino
que se tiene que tener muy en cuenta lo que el remitente verá en dicha carta, en su presentación o en su redacción: la
imagen de nuestra empresa. Si queremos dar una buena imagen de nuestra empresa debemos prestar especial
atención a dichos aspectos.
Citas para pensar
Refranero español: "Cartas que deprisa se escribieron, mil disgustos dieron".
Para saber más

En la siguiente presentación se recoge información sobre las cartas comerciales: sus características, modelos y estructura.
6.1.- Nociones básicas de cartas comerciales.
¿Qué es lo primero que haces antes de comenzar a escribir una carta? ¿Improvisas a la hora de redactar
porque piensas que es la mejor forma de expresar lo que quieres decir?
Antes de empezar a escribir una carta comercial debes tener en cuenta una serie de cuestiones o pasos a
seguir, para que de esa forma el mensaje que queremos transmitir con ella se entienda correctamente y no
dé lugar a malos entendidos. Son los siguientes:
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para ello debemos:
Establecer claramente el objetivo que pretendemos conseguir con la carta.

Tener claro el mensaje que se va a transmitir.
Organizar los contenidos.
Cuando vamos a comunicar un mensaje agradable:
Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
Posteriormente se presentan los datos.
Se termina con el recordatorio de la idea central.
Cuando vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
Primero debemos exponer las razones que nos han llevado a esa noticia o situación negativa.
Posteriormente presentamos los hechos y datos.
Después la idea principal.
Terminaremos con una idea positiva.
Autoevaluación
Si en una carta comercial vamos a comunicar un mensaje negativo, debemos…
Comenzar con una idea positiva.
Terminaremos recordando el problema.
Comenzaremos con la idea principal.
Terminaremos con una idea positiva.
Incorrecto, debemos comenzar exponiendo los motivos de esa situación negativa.
Incorrecto. Debemos terminar con una idea positiva.
Incorrecto. Debemos comenzar exponiendo los motivos que han llevado a esa situación negativa.
Muy bien. De esta forma conseguiremos que el destinatario piense que, aunque hemos cometido un error, somos
capaces de solucionarlo.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta
6.2.- Exigencias básicas de las cartas comerciales:
presentación.
¿Es importante cuando se redacta una carta comercial el aspecto que ésta tenga? ¿Pueden ver
los demás en una carta el reflejo de nuestra personalidad o la imagen de nuestra empresa?
Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas
pomposas han dejado hueco a los tratamientos directos y concretos. Además, para la realización de
escritos dentro de una empresa, se usa básicamente el procesador de textos, lo que simplifica
muchísimo el trabajo.
A continuación te mostramos algunas de las exigencias básicas o más importantes a la hora de

redactar una carta comercial:
Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que
redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un
primer vistazo, invite a la lectura. Además, ello generará una buena imagen de nuestra empresa.
Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:
No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y debemos usar correctamente los signos de puntuación. Será
bueno repasar el escrito a su finalización y no fiarnos de los correctores automáticos.
En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni tampoco muchos tamaños.
Debe ser un tipo de letra de fácil lectura, los tipos de letras que más se usan o que se aconseja que se usen son: "Times New
Roman" o "Arial", a un tamaño de 11 ó 12. En cuanto al interlineado dependerá de la longitud del texto; si es corto es mejor
usar un interlineado de 1,5 o doble, si es muy largo, mejor usar el interlineado simple.
Se evitará el uso de abreviaturas.
Se puede usar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del texto.
No hay que apretar el texto dentro de la página, para ello podemos dejar un espacio entre un párrafo y otro.
Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de una página el membrete sólo lo
ponemos en la primera.
Para saber más

Si quieres saber más sobre la carta comercial: el proceso de elaboración, lo que hay que hacer antes de empezar a escribir o
ver algunos ejemplos, entra en el siguiente enlace:
La carta comercial.
6.3.- Otras exigencias básicas de las cartas comerciales.
¿Qué márgenes dejas cuando escribes una carta comercial, dejas los mismos márgenes en el lado derecho
que en el izquierdo?
Además de tener una buena presentación, otras de las exigencias básicas de las cartas comerciales
son las siguientes:
Exposición con claridad del mensaje que se quiere transmitir, siguiendo una correcta estructura (la
veremos en el apartado siguiente).
Ya vimos en apartados anteriores los márgenes de los documentos de una forma general. En las cartas
comerciales los márgenes que más se suelen usar son los siguientes:
De 3 a 4 centímetros en el margen izquierdo.
De 2 a 3 centímetros en el margen derecho, superior e inferior.
Hay que dar un aspecto positivo a los escritos, para ello es bueno usar el presente como tiempo verbal, emplear un tono cordial o
la sutileza para negar o rechazar cosas. No se debe usar en exceso el gerundio.
Usar un estilo dinámico y fácil de leer, sin usar fórmulas muy rebuscadas, ni muchas frases hechas.
El FORMATO más comúnmente usado es el de estilo semibloque. En este formato, al inicio de cada párrafo hay una sangría de
5 a 10 espacios, excepto en los datos y dirección del destinatario y en el saludo. La fecha y firma van a la derecha. Este será el estilo
que nosotros usaremos en la elaboración de nuestras cartas comerciales.
Si se usa más de una página, éstas deben ir numeradas en la esquina superior o inferior derecha. Con el formato: página
actual/total de páginas (por ejemplo: 3/4).
En cuanto a la forma de doblarse una carta: se debe hacer en tres partes iguales, con el texto hacia el interior y la parte del
membrete hacia el exterior.
Debes conocer
Es interesante que conozcas los diferentes formatos, sobre todo los más usados, de las cartas comerciales. En la siguiente
presentación los verás:
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Autoevaluación
Señala la o las respuestas correctas:
Es conveniente no usar muchas abreviaturas en las cartas comerciales.
Correcto
Los márgenes izquierdos siempre son un poco mayores que los derechos.
Correcto
El texto debe estar centrado y justificado sólo a la izquierda.
Correcto
En el formato que más se usa en las cartas comerciales el inicio de cada párrafo debe llevar una sangría de 5 a 10
espacios, excepto en el saludo.
Correcto
Recuerda que lo más importante, además del contenido de una carta, es su presentación, ya que representa la imagen
de la empresa.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
6.4.- Estructura de la carta comercial.
Supongo que habrás escrito muchas cartas en tu vida, pero, ¿dónde colocas la fecha? ¿Y la dirección del destinatario? ¿Cómo comienzas
la carta?
La carta comercial se compone de numerosas partes, que normalmente siguen unas normas ya definidas. Aunque estas normas no son de
obligado cumplimiento, sí que facilitan tanto el redactar como el leer dicho documento.
La ESTRUCTURA de la carta comercial es la siguiente:
1. ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2. CONTENIDO.
3. CIERRE.
A continuación veremos cada una de estas partes de la carta comercial.
Citas para pensar

Blas Pascal: "He redactado esta carta más extensa de lo usual porque carezco de tiempo para escribirla más
breve".
Para saber más

Si quieres saber más sobre las cartas comerciales: su estructura y recomendaciones a la hora de redactarlas, entra en el
siguiente enlace:
Cartas comerciales.
6.5.- Encabezado o inicio.
Imagina que recibes una carta. ¿En qué es en lo primero que te fijas? ¿Si tiene un bonito membrete qué
sensación te causa? ¿Y al revés?
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Tiene las siguientes partes:
MEMBRETE: lo más común es situarlo en la parte superior de la carta (o en el centro o a la izquierda).

Generalmente en él figura el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el nombre de la misma,
la dirección postal y de correo electrónico y los números de teléfono y fax.
Esta parte de la carta comercial es muy importante, ya que suele transmitir la imagen de la empresa, por lo
tanto, debe prestarse mucho cuidado a la hora de su elaboración.
FECHA: la fecha se coloca en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de la localidad, aunque si
éste aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin abreviar, y el nombre del mes en minúsculas.
Ejemplo: 20 de enero de 2019.
DESTINATARIO: se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha, aunque si el sobre es de ventanilla, se
situará a la derecha para que cuando metamos la carta en el sobre, el destinatario se pueda ver con facilidad.
Lleva todos los datos del destinatario: nombre y dirección

completa, indicando, si es necesario, a la persona a quien va
dirigido el escrito (para ello usamos A/A y el nombre de la
persona a cuya atención se dirige la carta).
REFERENCIA: sirve para identificar la carta o hacer referencia a

aquella a la que contestamos. Se sitúa en la parte izquierda,
debajo del destinatario. Podemos encontrar las siguientes
referencias:
s/ref.: datos de la carta recibida y que respondemos.
s/escrito: fecha del escrito al que nos referimos.
n/ref.: indicación de quién envía la carta.
n/escrito: fecha del último escrito que hemos enviado
referente al tema.Normalmente, detrás de esas
abreviaturas se suele poner las iniciales del responsable
de la carta en mayúsculas, una barra, y las iniciales de
quien la redactó en minúsculas.
ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el

margen izquierdo, sin sangría.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta:
La fecha se sitúa en la parte derecha de la carta comercial.
La fecha se sitúa en la parte izquierda de la carta comercial.
El destinatario se sitúa en la parte derecha.
El membrete es lo último que aparece en la carta comercial.
Muy bien. Se sitúa bajo el membrete.
Incorrecto. Se sitúa en la parte derecha.
Incorrecto. Lo normal es que se sitúe en la parte izquierda.
Incorrecto. Es lo primero que aparece y se suele situar en el centro o a la izquierda.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
Autoevaluación
Relaciona cada una de las partes del encabezado de una carta comercial con su definición o principales
características.
Encabezado de las cartas

Relación Definición o características
comerciales
Membrete. 4 1. Es un breve resumen del contenido de la carta.
Fecha. 3 2. Se sitúa justo debajo de la fecha.
Destinatario. 2 3. Se coloca en la parte derecha.
4. Figura el logo de la empresa así como sus datos más

Asunto. 1
importantes.

El encabezado de una carta y, sobre todo, el membrete, son muy importantes para la imagen de la empresa.
6.6.- Contenido.
Ya sabes cómo hacer el encabezamiento de una carta comercial. ¿Cómo sigues a partir de ahora? ¿Cómo inicias el
saludo de la carta?
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial es el contenido de dicha carta. El contenido tiene
las siguientes partes:
SALUDO: al igual que saludamos cuando nos encontramos con alguien, también saludamos cuando escribimos
una carta. El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se emplea inmediatamente antes del
texto de la carta. Se sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna sangría y seguido de dos
puntos. Hay numerosas formas de realizar el saludo, la mayoría de las veces depende de quién es el emisor y
quién es el receptor y del grado de confianza entre ambos, aunque hay que evitar frases rimbombantes.
Partiendo de que las cartas comerciales han reducido el uso de fórmulas muy clásicas como: "Muy señor
/señores mío/s", "Muy señor/señores nuestro/s", las principales formas de saludo son las siguientes:
Señor: dirigido a una persona.

Señores: dirigido a varias personas o a una organización.
Estimado señor (o Estimados señores): cuando existe cierto grado de amistad.
Distinguido señor (o Distinguidos señores): cuando se trata de una persona con categoría social.
Distinguido amigo: si a la persona además la conocemos.
Querido amigo: cuando se tiene bastante relación con la otra parte.
No es conveniente usar Sr. seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya que en él se expone lo que se desea comunicar. Hay que poner cada asunto o
idea en párrafos distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a 10 espacios al comienzo de cada uno. Dentro del texto o
cuerpo se distinguen varias partes:
Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste en una breve introducción del tema de la carta.
Normalmente se usan frases ya definidas, según el contexto de la carta. Por ejemplo:
En respuesta a su carta del....
En relación a su....
En referencia a...
Es de nuestro agrado comunicarles...
Una vez estudiada su petición, le comunicamos...
El motivo de nuestra carta es...
Desarrollo: desarrollo de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar poner varios asuntos en una misma carta o, si se
hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos extensos.
Conclusión: breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio y que convenza al destinatario.
Autoevaluación
Relaciona cada una de las formas de saludar en una carta comercial con el tipo de destinatarios al que va dirigido
dicho saludo.
Saludo Relación Destinatarios
Estimado Señor. 3 1. Carta dirigida a una persona que no conocemos.
Señor. 1 2. Carta dirigida a varias personas que no conocemos.
Señores. 2 3. Carta dirigida a una persona con la que existe cierto grado de amistad.
Distinguido señor. 4 4. Carta dirigida a una persona con categoría social no conocida.

Es muy importante saber dirigirse correctamente a los destinatarios de una carta para evitar malas interpretaciones.
6.7.- Cierre.
Ya sabes casi redactar una carta comercial, pero, ¿cómo la finalizarías? ¿Cómo te despedirías del
destinatario? ¿Lo harías de igual forma si éste es conocido como si no lo es?
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial, es el cierre o final de dicha carta. El
cierre tiene las siguientes partes:
DESPEDIDA: consiste en una frase breve, que debe coincidir con el tono del saludo y del resto de la
carta. Se sitúa a dos espacios de la última línea del texto y usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás
de la despedida se pone una coma. En los últimos tiempos se ha eliminado el uso de fórmulas
pomposas en las despedidas y se usan otras más simples, como las siguientes:
Atentamente.
Reciban un cordial saludo.
Sin otro particular, le saluda atentamente.
Dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo.
En espera de sus noticias, le saluda atentamente.
ANTEFIRMA: se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida. Cuando una carta se firma en nombre de
una empresa, se incluye la antefirma encima del nombre del firmante. La antefirma se compone del nombre de la sociedad y
también se puede añadir el cargo del firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las abreviaturas: P.P. (por poder), P.A. (por
autorización) o P.O. (por orden).
FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenido de la carta, aunque no la haya escrito personalmente. Se sitúa debajo de la
antefirma y debajo de ella se escribe la abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del firmante.
ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos, como por ejemplo: cheques, letras de cambio o facturas.
Se sitúa a la izquierda de la carta, escribiendo la palabra Anexo, seguida de dos puntos y los documentos que se adjuntan. Por
ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 500 euros.
POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo largo de la carta, se puede incluir aquí. Se situará debajo de los anexos, en la parte
izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No conviene usarla ya que da la sensación de que somos poco efectivos, ya que
olvidamos cosas.
Para saber más

Si quieres saber más sobre la carta comercial: su estructura o formatos, visualiza en la siguiente presentación:

6.8.- Tipos de cartas comerciales.
¿Empezarías igual una carta en la que vayas a hacer una reclamación que otra en la que vayas a solicitar información
sobre algún tema? ¿Cómo continuarías ambas cartas?
La carta comercial puede tener muchos modelos o tipos distintos según la finalidad que tenga o según su
contenido.
Nosotros vamos a estudiar algunos de los modelos de cartas comerciales que más se usan, como son los siguientes:
Cartas de solicitud.
Cartas de pedido.
Cartas de reclamación.
Circulares.
Cartas de ámbito general.
Veremos cada uno de ellos en los siguientes apartados.
Para saber más

En el siguiente enlace puedes encontrar multitud de tipos de cartas comerciales, con detalles como: para qué se emplean, sus
principales partes y ejemplos de ellas.
Modelos de cartas.
6.9.- Cartas de solicitud.
¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara un catálogo de sus productos? ¿Cómo pedirías que te
mandaran unas muestras de ciertos artículos?
Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o muestras a los
distintos proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer nuevos clientes, por lo que los
destinatarios las acogen muy bien. La carta de solicitud tiene el objetivo de pedir información a los
proveedores para después seleccionar aquel material que más interese a la empresa que demanda la
información.
Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que deseamos conocer (podríamos indicar para qué
vamos a usar eso que solicitamos). Debe recoger en el primer párrafo la pregunta más importante.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. La carta de solicitud...
La usamos para hacer pedidos.
Correcto
Debe ser lo más extensa posible.
Correcto
La usamos para solicitar información sobre precios o artículos.
Correcto
La pregunta más importante debe aparece en el primer párrafo.
Correcto
Este tipo de cartas tienen el objeto de pedir información a los proveedores para después hacerles el pedido que más
interese a la empresa.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
6.10.- Cartas de pedido.
¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara unos productos? Y si trabajas en una empresa a la que
hacen un pedido: ¿contestarías al recibir el pedido?
Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que nos envíe unas mercancías determinadas. Es
importantísimo redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de forma que no lleve a confusiones.
En ellas hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo (referencia o nombre),
cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío, etc. La carta de pedido implica
la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.
Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el proveedor debería contestar para confirmar el
pedido o bien devolver la misma carta firmada. En caso contrario, también es necesario contestar para indicar cosas como por ejemplo:
Las modificaciones o las cuestiones con las que no está de acuerdo.

Si va a haber algún retraso en la entrega.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes algunos ejemplos de cartas de pedido, así como algunas de sus principales características.
Entra en él:
Carta de pedido.
6.11.- Cartas de reclamación.
¿Cómo harías para escribir una carta de reclamación sin ofender a la otra parte? ¿Qué harías si recibieses
en la empresa en la que trabajas una carta de reclamación?
En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero también puede enviarlas. Las cartas de
reclamaciones surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.
Cuando hacemos una reclamación hay que especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la
medida de lo posible, debemos indicar una solución al problema que originó la reclamación. Se debe
usar un lenguaje cortés, pero firme.
Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la siguiente forma:
Si tienen razón los reclamantes: se deberá aceptar la reclamación (de una forma indirecta, para no mostrar que la empresa es
demasiado ineficiente), se pedirán disculpas, se explicarán las causas y se tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que
comunicar que nunca más se volverá a producir.
Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué
están equivocados, pero siempre con mucho tacto.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes un ejemplo de carta de reclamación, así como algunas de sus principales características. Entra
en él:
Carta de reclamación.
6.12.- Circulares.
¿Has oído alguna vez hablar de las circulares? Con ese nombre tan "redondo", ¿qué crees que son?
La circular es una forma de correspondencia que se usa cuando un asunto interesa o afecta a
varias personas. Lo que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas y, de esa forma, se
ahorra tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de horarios, de dirección, cierre por vacaciones
o ventas por correo.
En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que debemos dar la sensación
a cada destinatario, de que la carta ha sido escrita para él.
Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe una norma general en cuanto
a su redacción.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. Las circulares…
Son personales para cada destinatario.
Correcto
Se usan para hacer pedidos.
Correcto
Se usan cuando su asunto interesa a muchos destinatarios.
Correcto
Son iguales para todos los destinatarios.
Correcto
De esta forma se ahorrará gran cantidad de tiempo al usar la misma redacción para enviar cartas a muchas personas.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
6.13.- Cartas de ámbito general.
¿Qué pondrías en una carta publicitaria? ¿Cómo solicitarías un pago pendiente?
Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de forma tan directa, como lo hacían
las anteriores, con operaciones de compraventa.
Se recogen cartas como algunas de las siguientes:
Publicitarias.
De agradecimiento.
A entidades de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
De acuse de recibo.
Para saber más

El siguiente enlace es muy interesante, en él aparecen modelos de cartas comerciales, cómo redactar los diferentes modelos
y para qué sirven o protocolo en la redacción de cartas comerciales. Entra en él porque es muy interesante y completo.
Cartas comerciales.
7.- El sobre.
Caso práctico
Después de haber enseñado Carlos Ruíz a sus dos alumnos de formación en centros de
trabajo todo lo que necesitan saber acerca de las cartas comerciales: como redactarlas,
presentarlas, su estructura y los tipos existentes. Se plantea la cuestión de si saben qué es lo
que tienen que poner en el sobre y cómo deben hacerlo.
Es importante poner correctamente los datos en el sobre para que la carta llegue
correctamente a su destino y en el menor tiempo posible.
Ya hemos visto la estructura de una carta comercial, cómo hay que redactarla y los distintos
modelos más usados, pero ¿qué pasa con los sobres? ¿Crees que es importante la
presentación del sobre que usemos para enviar una carta comercial?
Se pueden usar muchos tipos de sobres para enviar las cartas comerciales, según Correos el tamaño
del sobre (sumando largo y ancho) no puede superar los 90 centímetros y ninguna de esas partes
puede exceder los 60 cm. El tamaño más usado de sobre es el rectangular (115 x 220 milímetros).
Los sobres que más se suelen usar son los que tienen ventanilla, ya que al usarlos nos ahorramos tener que volver a escribir en él la
dirección del destinatario. Cuando escribamos un documento debemos tener cuidado o fijarnos antes donde tiene el sobre la ventanilla,
para colocar la dirección del destinatario en el documento de forma que luego se vea correctamente a través de la citada ventanilla.
Un aspecto muy importante es la distribución de los enunciados en el sobre: si colocamos los datos correctamente en el sobre, además
de dar mejor imagen de nuestra empresa, conseguiremos que la correspondencia se atienda de forma más rápida.
También tenemos que hablar del sobre pre franqueado: no necesita que le peguemos el sello, ya que cuando se compra se paga una
tarifa postal por él. Son más prácticos, pues no debemos perder el tiempo en pegar sellos.
Autoevaluación
Los sobres…
Necesitan que se ponga obligatoriamente los datos del destinatario.
Correcto
Más usados son los de ventanilla.
Correcto
Todos los tamaños son aceptados.
Correcto
No hay que cuidarlos, ya que lo importante es la carta.
Correcto
Los sobres más usados son los de ventanilla porque en ellos no hay que poner los datos del destinatario, ya que en la
ventanilla se sitúan dichos datos que ya pusimos en la carta. La presentación de los sobres, al igual que la de las cartas,
también hay que cuidarla.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
8.- Otros documentos básicos en las empresas.
Caso práctico
Carlos Ruíz ha enseñado a Alejandro y a Luna cómo deben redactar cartas comerciales, pero
en su empresa Castilla y Verde Vende, S.L., se redactan a diario otros documentos que no
son cartas comerciales, pero que son básicos para un buen desarrollo de su actividad
comercial.
Pretende que sus alumnos conozcan estos documentos básicos de su empresa, en qué
consisten, cuándo deben usarlos y, sobre todo, que conozcan su estructura y sepan redactarlos
correctamente.
¿Además de las cartas comerciales, que otros documentos se redactan en las empresas? ¿Has visto alguna
vez un acta, una solicitud o un informe?
En este apartado vamos a estudiar los documentos realizados por las empresas privadas, además de las
cartas comerciales (que ya vimos en apartados anteriores), que van a utilizar como soporte el papel.
Todos estos documentos tienen por finalidad el cumplir con dos funciones:
Constancia: se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus

efectos y sus posibles errores.
Comunicación: sirven como medio de comunicación de distintos actos de la empresa. Dicha comunicación es tanto interna, entre las
personas que componen la empresa, como externa, de la empresa con otros agentes ajenos a ella.
Es muy importante redactar bien los documentos. La redacción de un documento no es una tarea sencilla, porque éste tiene que reflejar
de forma precisa y clara la información de la que deja constancia y pretende transmitir.
En los siguientes apartados veremos los principales documentos que se redactan en las empresas, recuerda que son documentos no
normalizados, por lo que cada empresa podrá variar el formato de ellos y adaptarlos a sus necesidades, forma jurídica o actividad
a la que se dedique.
Para saber más

En los siguientes enlaces tienes los principales documentos administrativos usados en las empresas privadas, puedes ver
cuándo y cómo usarlos.
Documentos básicos en la empresa privada (primera parte).
Documentos básicos en la empresa privada (segunda parte).

8.1.- Saluda.
¿Has recibido alguna vez un saluda? ¿Para qué crees que se utiliza?
El saluda es un documento usado, tanto en empresas públicas como privadas, para comunicar asuntos
como: un nombramiento, una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o agradecer algo.
Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas e instituciones con
personas con quienes mantienen (o quieren mantener) una relación amistosa, por lo que se suele cuidar
especialmente la presentación.
Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:
Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros).

No se firma ni se sella.
Se redacta en tercera persona.
Los márgenes suelen ser de 2 centímetros, tanto el derecho como el izquierdo.
Autoevaluación
Indica la o las respuestas correctas:
El saluda no se firma.
Correcto
El saluda se usa para invitar.
Correcto
El saluda se redacta en primera persona.
Correcto
En el saluda se suele usar un tamaño de papel con formato A5.
Correcto
Recuerda que el saluda se suele redactar en tercera persona y lo normal es que se escriba en formato A4.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
8.2.- Estructura del saluda.
¿Cómo redactarías un saluda? ¿Qué partes tiene?
El saluda suele tener las siguientes PARTES:
INICIO: estará formado por el cargo y los datos profesionales del remitente. Por ejemplo: El
presidente de Andalucía Vende, S.L.
SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra diferente (más grande y de otro tipo) que el
resto del texto, y en párrafo aparte.
CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del destinatario (si es un saluda individual; en el caso de
que sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le presenta alguna información o invitación,
motivo real de la misiva. Por ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
FINAL:
Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el nombre del remitente, sino que solo
hemos puesto su cargo: ahora pondríamos el nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el
siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. Un ejemplo de frase de despedida sería: “aprovecha la ocasión
para expresarle el testimonio de su consideración más distinguida”.
Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el nombre del remitente: ahora no lo volveríamos a poner, sólo pondríamos
en el centro de la hoja la fórmula de despedida, iniciándose en mayúsculas.
En ambos casos, cerraríamos con el lugar de emisión y la fecha (en formato largo).
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre el saluda: sobre su redacción y utilidad. Así como un ejemplo de él.
El saluda.
8.3.- Solicitud o instancia.
¿Cómo solicitarías algo a un organismo público? ¿Has solicita alguna vez algo usando algún modelo de solicitud
normalizado?
Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una Administración Pública.
También se usa en el ámbito privado pero con menor frecuencia.
Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para solicitar, por ejemplo: becas o ayudas, pedir
certificados, pedir licencias de obras o solicitar la participación en una oposición.
En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un superior.
Cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias sobre un mismo tema, lo normaliza
y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos
de solicitud para los diferentes aspectos que se pueden demandar. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, podemos hacer la
instancia nosotros mismos. Por ejemplo, si vamos a solicitar una beca, hay un modelo normalizado de solicitud; si queremos presentarnos a
unas oposiciones, etc.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre las Instancias.
Instancias.
Citas para pensar
Anónimo: "Nunca la persona llega a tal grado de perfección como cuando llena un impreso de solicitud de trabajo".
8.4.- Estructura de la solicitud o instancia.
Cuando la Administración ha normalizado una solicitud, nos limitamos a cumplimentarla. Pero, ¿qué sucede
cuando queremos solicitar algo que la Administración Pública, o bien una empresa privada, no ha
normalizado? ¿Qué modelo seguimos? ¿Cómo redactamos una solicitud no normalizada?
La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele ser la siguiente:
ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del solicitante:

Nombre y apellidos.
DNI, en el caso de una persona física, o CIF, en el caso de una persona jurídica.
Domicilio (donde recibir una posible respuesta).
Cualquier otro dato personal necesario cuando la solicitud lo requiera: estado civil, lugar y fecha de
nacimiento, teléfono, etc.
CUERPO: se compone de dos partes:
Exposición de motivos.
Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en tercera persona) o EXPONGO: (si lo redactamos en primera
persona).
En esta primera parte se exponen los motivos o argumentos que fundamentan la solicitud. Estos motivos se redactarán en
párrafos distintos y se introducirán con la palabra “Que”.
Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo anterior”, “y como consecuencia”, “Es por ello
que”.
Solicitud propiamente dicha.
Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA: (si se redacta en tercera persona) o SOLICITO: (si lo redactamos en
primera persona).
Indicamos nuestra petición.
Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la siguiente forma: “A esta solicitud se le acompañan los
siguientes documentos”.
FINAL:
Fecha en formato largo (lugar, día, mes y año).
Firma del solicitante.
Por último, se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y el organismo al que nos dirigimos, así como la población y provincia
en la que se ubica (no se señala la dirección). En el caso que no sepamos a qué cargo en concreto debemos dirigir nuestra
instancia, señalamos el cargo más alto del organismo.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la instancia o solicitud no normalizada, así como algunos ejemplos.
Instancia.
Autoevaluación
En el final de una solicitud hay que indicar:
La dirección del organismo al que se dirige.
Los datos del solicitante.
La fecha en formato largo.
Lo que se solicita.
Incorrecto. Solo debemos indicar la autoridad u organismo, así como la población y provincia en la que se ubica.
Incorrecto. Ellos se indican al comienzo de la solicitud.
Muy bien. Además de la firma del solicitante.
Incorrecto. Ello se indica en el cuerpo de la solicitud y no en su final.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
8.5.- Convocatoria.
Cuándo se necesita celebrar una reunión, ya sabemos que hay que organizarla previamente. Además, tenemos
que dar a conocer a todos los asistentes el lugar y la fecha de celebración de la misma. ¿Cómo lo hacemos?
La convocatoria es un documento mediante el cual citamos, de forma oficial, a un grupo de personas a tratar
un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.
También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir información de interés general,
proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de puestos de trabajo, convocatoria
de becas o convocatoria de oposiciones.
Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse formalmente y dirigirse a todos los asistentes,
incluyendo la siguiente información:
Fecha, lugar y hora de reunión.

Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la convocatoria, así como un modelo de convocatoria de una reunión.
Convocatoria.
Aquí tienes otros ejemplos de Convocatorias de Empleo de Castilla y León Públicas:
Convocatorias de Empleo Público.
Aquí tienes otros ejemplos de Convocatorias:
Convocatorias Erasmus.
8.6.- Estructura de la convocatoria.
¿En qué orden debemos colocar los datos que deben aparecer en una convocatoria para que esta sea
efectiva? ¿Has recibido alguna vez una convocatoria para asistir a algún tipo de reunión?
La estructura o partes que componen una convocatoria, de forma general, son los siguientes:
INICIO: en el cual debemos incluir:

Membrete de la empresa.
La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se convoca a”
Indicación de la reunión que se convoca, fecha, hora y el lugar de celebración.
CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en que serán tratado los distintos
asuntos que lo componen.
FINAL:
Lugar y fecha de redacción del documento.
Firma del Secretario o responsable.
En el modelo presentado encuentras las pautas generales que debe seguir una convocatoria. Recuerda que son modelos no
normalizados, por lo que pueden variar; sobre todo según el tipo de reunión que citen: si es convocatoria de una empresa o de una
comunidad de vecinos.
Autoevaluación
Relaciona cada una de las partes que deben aparecer en una convocatoria con el lugar dónde se deben situar.
Parte de una convocatoria Relación Lugar en el que se sitúa
Lugar y fecha de redacción. 1 1. Inicio.
Orden del día. 2 2. Cuerpo.
Membrete de la empresa. 3 3. Final.

Recuerda que esta es la estructura más habitual, pero no es un formato normalizado.

8.7.- Acta.
Cuando se desarrolla una reunión ¿cómo queda constancia de la misma? ¿Qué sucedería si no registramos
por escrito los acuerdos tomados?
El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en
una reunión o asamblea.
Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han sido convocadas
formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se asientan por escrito y que resulta
importante registrar y conservar.
La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.
Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los restantes
miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.
También hay que tener en cuenta que las actas deben ser APROBADAS.
Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en la siguiente reunión, en el primer punto
del orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.
Para saber más

Algunas sociedades deben llevar un libro de actas, en el que se reflejan todas las actas de sus reuniones, de una forma
obligatoria. Si quieres saber más sobre dichos libros de actas, la obligación de las empresas… entra en el siguiente enlace:
Actas de las sociedades.

8.8.- Estructura del acta.
¿Qué datos debe incluir un acta de una reunión? ¿Cuál debe ser su estructura?
La estructura de un acta de una reunión es la siguiente:
INICIO: se recogen:
El nombre de la empresa.
Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión (por ejemplo: Asamblea General).
Fecha, hora y lugar donde se ha celebrado la reunión.
Relación de los asistentes (o bien una relación de asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a
mano, se suelen poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar parte
del cuerpo del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la organización y se
ordenan de mayor a menor jerarquía.
Orden del día (que será el mismo que se recogió en la convocatoria de la reunión).
DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos deliberados y los acuerdos tomados:
Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que dicen, así como las conclusiones a las que se llegan.
Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el resultado de la votación.
Si hay mociones, se detalla el contenido de cada una y se menciona quién la formuló.
CIERRE:
Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
Hora en que termina el acto.
Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.
Autoevaluación
En el inicio de un acta de una reunión hay que indicar:
Las votaciones desarrolladas.
La hora en la que termina el acto.
El organismo al que va dirigido.
El orden del día.
Incorrecto. Ello lo indicaremos en el desarrollo.
Incorrecto. Ello lo indicaremos en el cierre.
Incorrecto. Ello no lo debemos indicar en un acta.
Muy bien. Además debe ser el mismo que indicamos en la convocatoria de la reunión de la cual estamos haciendo el
acta.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta
8.9.- Nota interior.
Dentro de la propia empresa también nos comunicamos. ¿Cómo nos comunicamos de un departamento a otro? ¿Sabes qué es una nota
interior o qué estructura tiene?
La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación interna, es decir, entre sus trabajadores. A
través de ella se realizan peticiones, reclamaciones o notificaciones de un trabajador a otro o de un departamento a otro, de la
misma empresa.
La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no pretende dar una imagen de la
empresa al exterior, sino lograr una buena comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.
Su estructura, de forma general, es la siguiente:
INICIO: en el que aparecerá:

El nombre de la empresa.
La fecha de emisión de la nota (en formato corto).
CUERPO: en el que se indica:
DE: será el remitente de la nota (nombre y/o cargo y departamento).
A: indicamos el destinatario (nombre y/o cargo y departamento).
Asunto: donde indicamos brevemente, el motivo por el que escribimos la nota.
CONTENIDO: en donde se desarrolla el motivo de la nota. No debe ser muy extenso.
FINAL:
Incluimos, si lo creemos necesario, una frase de despedida.
Firma del remitente.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la nota interior, así como un ejemplo. Entra en él.
Nota interior.
8.10.- Certificado.
¿Para qué sirven los certificados? ¿Quién puede emitir un certificado para que tenga validez?
El certificado es un documento emitido por una Administración mediante el cual se puede constatar
un hecho, previa verificación por parte de la persona que lo expide.
Los hechos que suele constatar son, entre otros:
La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto.

Los estudios realizados.
Los resultados académicos.
La experiencia profesional en determinado campo.
La pertenencia a un grupo.
El certificado se emplea tanto en la Administración Pública como en la empresa privada (por ejemplo: para certificar la realización de unas
determinadas actividades por parte del trabajador).
A efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.
Por lo tanto, si se expide un certificado que no es verdadero él será el responsable.
Autoevaluación
Un certificado…
No se debe nunca firmar.
Correcto
Es un documento que sirve para la comunicación interna de la empresa.
Correcto
Constata un hecho.
Correcto
Se usa tanto por Administraciones Públicas como por empresas privadas.
Correcto
Pero no olvides que la persona que lo expide, antes de hacerlo, debe verificar el hecho.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
8.11.- Estructura del certificado.
¿Qué contenido mínimo debe tener un certificado? ¿Has visto alguna vez uno?
La estructura de un certificado es la siguiente:
INICIO:
Membrete de la empresa u organismo.
Nombre y cargo de la autoridad que expide el documento.
Palabra CERTIFICA.
CONTENIDO:
Nombre y apellidos de la persona que recibe el certificado.
Su D.N.I.
El hecho que origina el certificado.
CONSTATACIÓN: Una vez comprobado y verificado el hecho que origina el certificado, se debe
constatar el mismo. Se suele usar la frase: “Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición del
interesado”.
FINAL:
Lugar y fecha de expedición.
Sello de la institución y firma de quien expide el certificado, que da validez al mismo.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre el certificado, así como un ejemplo. Entra en él.
Certificado.
8.12.- Autorización.
¿Cómo autorizaríamos a un trabajador a faltar un día al trabajo, por ejemplo?
Una autorización es un documento a través del cual se permite a una persona realizar aquello que
previamente, por escrito o no, ha solicitado, siempre y cuando cumpla con los requisitos necesarios.
Podemos entender una autorización desde una doble vertiente:
Como un permiso o licencia que concede el jefe a un empleado, que puede obedecer a varios
motivos, tras haberla solicitado previamente el mismo. No existe un formato o estilo normalizado para
este documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.
Como licencia o representación que se le da a otra persona para que realice un trámite en nuestro
lugar. Junto con este documento debe acompañarse la fotocopia del D.N.I. del autorizante y su validez
se limita a esta solicitud. La autorización debe ir firmada por el autorizante y el acreditado debe acreditar
su identidad.
La estructura de una autorización puede ser la siguiente:
INICIO:
Membrete de la empresa u organismo.
La expresión: Se autoriza a.
Nombre y apellidos del beneficiario de la autorización.
D.N.I. del beneficiario.
a:
CONTENIDO:
Cosa o cosas a las que se le autoriza. (Si son varias es mejor ponerlas en párrafos diferentes).
Los motivos de la ausencia son: y se describen dichos motivos.
FINAL:
Persona y cargo de la persona que autoriza.
Fecha.
Firma de la persona que autoriza.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la autorización, así como varios ejemplos. Entra en él.
Autorización.
Autoevaluación
Una autorización…
No se debe nunca firmar.
Correcto
Es un permiso o licencia que se concede a un empleado.
Correcto
Debe identificar al autorizante.
Correcto
No se usa en la empresa privada.
Correcto
También es un permiso que se da a otra persona para que realice un trámite en nuestro nombre.
Solución
1. Incorrecto
2. Correcto
3. Correcto
4. Incorrecto
8.13.- Informe.
Cuando tenemos que hacer un estudio en profundidad de una materia concreta, ¿qué documento usamos?
¿Has redactado alguna vez un informe?
Un informe es el documento que contiene información sobre una materia concreta y que refleja el
resultado de una investigación.
Tiene el propósito de dar a conocer algo: presentando hechos y datos, su análisis e interpretación y que
nos lleva a ciertas conclusiones y recomendaciones.
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos
persuasivos, tales como recomendaciones o sugerencias.
Autoevaluación
Un informe…
Tiene el propósito de dar a conocer algo.
Correcto
Puede incluir recomendaciones.
Correcto
Autoriza a una persona a hacer algo.
Correcto
Emite un certificado de un hecho que ha tenido lugar.
Correcto
Presenta hechos y datos, pero también puede tener conclusiones y recomendaciones.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
8.14.- Estructura del informe.
¿Cómo redactarías un informe? ¿Qué contenido mínimo debe tener?
Los informes no tienen una estructura fija, tendrán que adaptarse al contexto, a la persona que los
redacta y al tipo de informe de que se trate.
Unas pautas generales de la estructura de un informe son las siguientes:
1. INICIO:
Título.
Nombre de los autores.
Fecha.
2. ÍNDICE.
3. INTRODUCCIÓN: es un resumen del contenido del informe. Indica, de forma general, lo que contiene dicho informe.
4. CONTENIDO: es el grueso del informe. Es lo que se ha estudiado y analizado: la información obtenida, datos, gráficos, etc.
5. CONCLUSIÓN.
6. REFERENCIAS: se detallan las referencias usadas en el informe, nombrando:
Autor, título del libro, editorial, lugar de publicación y año.
Autor, revista, volumen, página y año.
Para saber más

A continuación tienes un ejemplo de informe. Se trata del Informe sobre la Salud en el Mundo, elaborado por la Organización
Mundial de la Salud. Entra en él.
Informe sobre la Salud en el Mundo, elaborado por la Organización Mundial de la Salud. (2.80 MB)
8.15.- Memorando.
Es un documento interno, usado por las empresas para intercambiar información entre departamentos o
trabajadores de una misma empresa. Se suele usar para comunicar algo o para, dar alguna indicación o instrucción.
A la hora de redactar un memorando debemos tener en cuenta, entre otras cosas:
Debe ser breve y conciso.

La información se debe indicar sin rodeos.
No se debe incluir información no necesaria.
No hay que usar expresiones negativas.
En cuanto a la estructura del memorando, un formato puede ser:
INICIO:
Membrete de la empresa.
Fecha.
De: seguido del nombre y apellidos del emisor y/o departamento.
Para: seguido del nombre y apellidos del destinatario y/o departamento.
Asunto: breve descripción del asunto.
CUERPO: es el desarrollo del asunto, teniendo en cuenta las anteriores normas en cuanto a su redacción.
FINAL:
Despedida.
Firma.
Para saber más

Además de la finalidad del memorando indicada con anterioridad, este documento se puede usar por una autoridad superior
para hacer alguna advertencia, dar órdenes y también rememorar hechos que se deben tener en cuenta. Entra en el siguiente
enlace y lo verás:
El memorando.
Anexo.- Licencias de recursos.
Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.
Recurso Recurso
Datos del recurso (1) Datos del recurso (2)
(1) (2)
Autoría: Ministerio de Educación.

Licencia: Uso educativo no comercial.
Procedencia: Fotograma extraído del vídeo
Procedencia: Fotograma extraído del vídeo disponible en la
disponible en a
dirección: http://www.youtube.com/watch?
dirección http://www.youtube.com/watch?
v=KXR6dCR9wgY&feature=relmfu

Autoría: Stocklib. Licencia: Uso educativo no comercial.
Licencia: Uso educativo no comercial para plataformas públicas Procedencia: Fotograma extraído del vídeo
de Formación Profesional a distancia. disponible en a dirección:
Procedencia: CD-DVD Num. ECD001. http://www.youtube.com/watch?
Autoría: Stockbyte.
Autoría: www.kopete.org.
Licencia: Uso educativo no comercial para
Licencia: CC BY-SA.
plataformas públicas de Formación Profesional a
Procedencia:
distancia.
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Kopete_chat_session.png
Procedencia: CD-DVD Num. V43.
Autoría: Mari Carmen de Miguel Trujillo.

Licencia: Copyright (cita).
Licencia: Uso educativo no comercial para plataformas públicas
Procedencia: Formulario escaneado propiedad
de Formación Profesional a distancia.
de la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos,
Procedencia: CD-DVD Num. V43.
S.A.

Autoría: Mari Carmen de Miguel Trujillo. Licencia: Uso educativo no comercial.
Licencia: Copyright (cita). Procedencia: Fotograma extraído del vídeo
Procedencia: Formulario escaneado propiedad de la Sociedad disponible en a dirección:
Estatal Correos y Telégrafos, S.A. http://www.youtube.com/watch?
v=D37Hdof4r_k&NR=1
Autoría: Stockbyte. Autoría: wfabry.

Licencia: Uso educativo no comercial para plataformas públicas Licencia: CC BY.
de Formación Profesional a distancia. Procedencia:
Procedencia: CD-DVD Num. V43. http://www.flickr.com/photos/wfabry/2450169538/

Autoría: Stockbyte. Licencia: Uso educativo no comercial.
Licencia: Uso educativo no comercial para plataformas públicas Procedencia: Fotograma extraído del vídeo
de Formación Profesional a distancia. disponible en a dirección:
Procedencia: CD-DVD Num. IE008. http://www.youtube.com/watch?
Procedencia: Fotograma Mexico/28372.
Procedencia: CD-DVD Num. IE008.
Autoría: Correos España

Licencia: Uso educativo no comercial para
plataformas públicas de Formación Profesional a
distancia.
Procedencia: CD-DVD Num. IE008.
Procedencia: Correos.

Procedencia: Fotograma extraído de
Procedencia: Fotograma extraído de presentación 492742.
presentación 492742.
Autoría: Stockbyte. Autoría: Ministerio de Educación.
Licencia: Uso educativo no comercial para plataformas públicas Licencia: Uso educativo no comercial.
de Formación Profesional a distancia. Procedencia: Fotograma extraído de
Procedencia: CD-DVD Num. IE0294. presentación 492742.
Procedencia: CD-DVD Num. CD553.

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La comunicación escrita.

Por lo tanto, Carlos Ruiz, les plantea las siguientes cuestiones:

En este Unidad nos centraremos en la Comunicación escrita:

En las normas de expresión escrita.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

En las empresas se redactan diariamente miles de documentos, como: cartas, e-mails,

Para saber más

Resumen textual alternativo

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:

1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO

FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES

Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido de lo que se ha

Muy bien, ya que el mensaje se conserva materialmente.

Incorrecta, puede leer el mensaje, cuando, como y donde quiera.

Normas generales de expresión escrita.

Para saber más

Normas generales para la elaboración de mensajes escritos. (0.19 MB)

Para saber más

Reglas para la redacción de documentos. (0.11 MB)

Incorrecto, debemos usar frases en forma activa.

Incorrecto, con ello conseguiríamos sencillez en nuestra comunicación.

Incorrecto, con ello conseguiríamos brevedad en nuestra comunicación.

Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro

USO DE LAS MAYÚSCULAS.

Para saber más

Nuevas normas de ortografía.

El punto indica una ruptura en el pensamiento.

Utilidad Relación Signo de puntuación

Indican que el pensamiento no ha finalizado. 1. Punto.

Establecen una pausa en el pensamiento no demasiado larga. 2. Coma.

Indica una ruptura del pensamiento. 3. Punto y coma.

Indica separación de los elementos de una lista. 4. Dos puntos.

Señala pausa. 5. Puntos suspensivos.

Recuerda que es muy importante usar correctamente los signos de puntuación.

Para saber más

Para saber más

El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:

Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.

Para saber más

Recomendaciones para desarrollar un buen estilo de redacción.

CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas.

Abreviaturas de uso general.

A la hora de elaborar un documento escrito debemos tener en cuenta:

Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación.

¿Qué quiero comunicar?

INTRODUCCIÓN: en la que se exponga aquello que se va a decir.

Para saber más

Etapas en la elaboración de un documento escrito.

Definición Relación Parte

Desarrolla el tema. 2 1. Introducción.

Resume el contenido del documento. 3 2. Cuerpo.

Reiniciar Mostrar las respuestas

Recuerda que esta estructura es la mínima en todos los documentos.

Con la redacción lo que hacemos es establecer el contenido del mensaje. A la hora

CLARIDAD. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:

Usar frases sencillas y comprensibles.

CONCISIÓN. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:

Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.

Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.

Como ya hemos indicado en varias ocasiones, la imagen de un documento es la carta de presentación de su

A la hora de corregir un documento, tenemos que hacerlo en varias vertientes: