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UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS AGRÍCOLAS Y PECUARIAS
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

ESTRUCTURA DE LOS MENSAJES VIRTUALES

El mundo, como lo conocíamos, ya no está más. La nueva realidad de una vida de

hiperconectividad, llegó para quedarse con nosotros, por tiempo indefinido. Muchas
empresas e instituciones han adaptado sus tareas y servicios a nuevas modalidades de
trabajo y así, han redefinido sus estructuras laborales, la forma de llegar al público, a
sus potenciales usuarios. Todo ello implica ajustes, que parten del reconocimiento de una
manera diferente de ver el mundo y de proyectarse a él, a través de canales poco
explorados, en ocasiones. De allí el valor que reviste acercarse a la estructura del
mensaje en esta era de virtualidad extrema, a fin de poder seguir comunicándonos
asertiva y eficientemente.

QUÉ DEFINE A UN BUEN MENSAJE. La red también tiene etiqueta, es la llamada

"netiquette", es decir, lo que debe y no debe incluir un mensaje. Un buen mensaje suele
contar con las seis características siguientes.

1. Tiene un propósito claro.

2. Se envía a la dirección adecuada.
3. Está bien estructurado.
4. Está bien escrito.
5. Utiliza los archivos anexos con inteligencia.
6. Está convenientemente protegido.

Sobre todo, un mensaje está escrito con sentido común. Un buen mensaje saca el máximo
partido a lo que ofrece el e-mail. Aprovecha su facilidad de acceso, su velocidad, su coste
y su capacidad, para distribuir información con eficacia. Sin embargo, muchos mensajes
de las empresas no cumplen su cometido, porque desatienden alguna de estas seis
características. Por ejemplo:

 Puede no estar claro por qué se lo envían a usted.

 Puede que tenga que leer catorce líneas para descubrir el propósito del mensaje.
 Puede que no entienda la terminología que emplea.
 Puede contener información personal de otra persona, que no debería conocer.

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 Puede incluir un anexo que no puede abrir.

 Las cartas comerciales suelen ser formales y el emisor puede incluso parecer
excesivamente pomposo. Con los e-mails pasa todo lo contrario, los mensajes suelen
carecer de estructura y estar escritos en un tono excesivamente coloquial.

Uno de los motivos que explica el carácter informal del e-mail, es su velocidad, que
recuerda más a la de una conversación que a la de una carta. Si envía una carta, tendrá
que esperar tres o cuatro días hasta recibir la respuesta y si se trata de una carta
internacional, puede tardar incluso semanas. Con el e-mail puede recibir la respuesta en
tres o cuatro horas o incluso, en cuestión de minutos.

ESCRIBIR CON CLARIDAD. Resulta muy lamentable que, contrariamente a su

pronóstico, la transmisión epistolar electrónica no cumpliese con su propósito. En otras
palabras, sería una lástima que nuestros e-mails no produjesen el efecto esperado. En
cierto sentido, escribir es como conducir; con el tiempo se desarrollan malos hábitos, y la
experiencia vital y el entorno nos condicionan. El objetivo debería ser escribir con
claridad, en un lenguaje sencillo.

Algunas empresas parecen haber creado un lenguaje propio, y la correspondencia

comercial parece un campo abandonado para el uso de un léxico formal. Y aunque el e-mail
no se presta tanto a lo formal como las cartas, no es difícil encontrar mensajes que
acaban así: "Si precisa más información, no dude en ponerse en contacto conmigo". Lo que
podría substituirse fácilmente por: "Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto
conmigo".

Escribir con claridad tiene una serie de efectos beneficiosos, entre ellos:

1. Le ahorra tiempo al lector, ya que no se ve obligado a descifrar el mensaje.

2. Evita confusiones ya que el propósito, la información y las acciones no son ambiguas.
3. Puede dar una buena impresión de usted y de su empresa, ya que un mensaje eficaz, se
considera sinónimo de un negocio eficaz.

Escribir con claridad, significa transmitir el mensaje sin que el destinatario tenga que
hacer un gran esfuerzo para comprenderlo. El hecho de que usted entienda lo que
escribe, no significa que ocurra lo mismo con los destinatarios. Escriba con un estilo que
pueda entender el destinatario: escriba en su idioma. Además de escribir bien, también
es importante que conozca la gramática y la ortografía, antes de enviar mensajes.

Respecto al e-mail internacional, este cruza las fronteras como si no existieran.

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Al enviar un e-mail, no siempre está claro en qué país se encuentra el destinatario.

Debemos recordar que, lo que puede ser perfectamente normal en nuestra lengua
materna, puede parecer algo extraño a una persona que tiene otra lengua, distinta a la
suya. Las diferencias se dan incluso dentro de un mismo idioma. Así mismo, hemos de
tener cuidado, de utilizar abreviaturas, argot, humor o sarcasmo. Incluso el nivel de
formalidad puede variar.

LAS REGLAS DE ORO DEL BUEN MENSAJE. EL PROPÓSITO.

Respecto al Propósito, tiempo y contenido de nuestros mensajes electrónicos, existen

ciertas reglas a tener en cuenta:

 Procurar no mandar mensajes demasiado largos (por ejemplo, de más de cien

líneas).
 Exponer claramente el propósito del mensaje. Si es preciso, anunciarlo al principio
del mensaje y, evitar tener más de un propósito.
 Si el destinatario no nos conoce, presentarnos nada más empezar el mensaje.
 Si el mensaje contiene el trabajo de otra persona, hacerlo saber en el mensaje y
darle todo el crédito al autor original. Si el material tiene derechos de autor,
debemos pedir permiso antes de copiarlo.
 Contestar a todos los e-mails que esperen respuesta, aunque sólo sea para
excusarnos por no seguir en contacto en el futuro.
 Contestar a todos los mensajes, dentro de un plazo razonable.
 Antes de enviar un mensaje por segunda vez, dejar pasar un tiempo prudencial,
porque el mensaje podría no haber llegado todavía o, el destinatario podría no
estar en casa.
 Si un mensaje contiene un mensaje anterior (por ejemplo, si se está contestando a
un e-mail), decidir si se debe guardar o borrar, si no gusta.
 Si queremos estar seguro de que el destinatario ha recibido el mensaje, pedirle
que nos envíe un breve acuse de recibo, aunque no responda a todo el mensaje
hasta después.

Respecto al ESTILO Y FORMATO, también hay reglas a tener en cuenta:

 El mensaje ha de tener un inicio, una parte central y un final (salvo, en el caso de

los mensajes cortos).
 Se debe escribir el mensaje con claridad (en un lenguaje sencillo).

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 Asegurarnos que el contenido convenga a todos los destinatarios, no sólo a una

pequeña parte de ellos.

 Comprobar la ortografía, la gramática, la puntuación y la legibilidad del mensaje.

 No escribir los mensajes en mayúsculas o en minúsculas. Se deben utilizar ambas,
como en una frase normal.
 No debemos emplear, abreviaturas, argot, humor o sarcasmo, si no estamos
seguros de que el destinatario lo puede entender.
 Si empleamos símbolos o caracteres especiales, debemos tener en cuenta que
pueden llegar con otro aspecto al destinatario.
 Si usamos smileys y otros emoticones para indicar el tono, no abusar de ellos y
además, recordar que son propios de comunicaciones absolutamente informales,
luego, no estará nada bien, incluirlos en textos académicos o comerciales.
 Debemos recordar, que el sentido de las palabras y las frases puede cambiar de
país en país, al igual que el formato de datos como, por ejemplo, la fecha.
 Si aportamos algún dato en un mensaje, debemos asegurarnos de que sea correcto.
Si es necesario, se precisa distinguir claramente entre opinión, hechos y
suposiciones.

CUESTIONES RELATIVAS A LOS MENSAJES. Debemos considerar, algunas

preguntas que deben hacerse, sobre los mensajes que enviamos.

 ¿Estoy enviando el mensaje a la persona indicada? Si hemos escogido la dirección

de nuestra lista de direcciones, ¿Cómo saber si hemos seleccionado a la persona
correcta?
 Este mensaje, ¿es importante? De ser así, ¿he puesto un título apropiado en el
asunto?
 El propósito del mensaje, ¿está claro?
 El asunto ¿está claro?
 El mensaje, ¿está bien estructurado y bien escrito?
 El mensaje, ¿contiene algo ilegal, algo que podría ofender o dañar a alguien, algo
molesto o peligroso?
 ¿Hemos revisado la ortografía y la gramática?
 ¿Esperamos una respuesta (o una reacción)? De ser así, ¿Lo hemos especificado y
hemos marcado un plazo?
 El mensaje, ¿Contiene información confidencial? De ser así, ¿Realmente debemos
enviarlo por e-mail? Si decidimos que sí, ¿Lo hemos protegido y hemos pedido al
destinatario que confirme su recepción?

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 ¿Necesitamos incluir una nota sobre la responsabilidad, los derechos de autor o

cualquier otro asunto?
 El mensaje, ¿Contiene mensajes previos? De ser así, ¿Es preciso que estén o,
podemos borrarlos?
 Si hay un anexo: ¿Hemos protegido la información confidencial?, ¿El destinatario
dispone del software necesario para abrirlo?, ¿Lo hemos anexado de verdad?

Sin importar cualquier indicación que se brinde, al respecto del tema, nunca debemos
pasar por alto la regla número uno: los buenos mensajes se escriben pensando en el
destinatario. No pretenden ser ingeniosos, sino eficaces. Sólo así podremos esperar que
sirvan a su propósito y nos deparen los resultados o frutos que proyectamos a ellos, al
momento de decidir y planificar su envío.

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