La Comunicación Escrita

17/10/22, 11:22 La comunicación escrita.
La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, el asistente a la dirección de CYL VENDE,

S.L., empresa dedicada a la a la venta y distribución de
productos típicos andaluces, sigue enseñando cosas
nuevas a Alejandro y a Luna, los alumnos que están
realizando la formación en centros de trabajo con ellos.
Como ya han aprendido todo lo necesario sobre

comunicación oral y no verbal, y han estado practicando
(atendiendo el teléfono, a las visitas…) varias semanas,
Carlos considera que ya están preparados para pasar a
realizar otras actividades habituales de su trabajo.
Por lo tanto, Carlos Ruiz, les plantea las siguientes cuestiones:
¿Cómo podrían enviar una misma información a muchas personas?

¿Y si tienen que enviar información compleja?
¿Cómo podrían dejar constancia de un asunto tratado, de un
acuerdo o de una decisión relevante? Ya que en las conversaciones
telefónicas u orales, no hay ninguna forma de demostrar lo que se ha
hablado, a no ser que se grabe la conversación.
¿Cómo podrían repasar, releer o comprobar una información?
¿Qué tipo de comunicación verbal se utiliza en una carta, en un
SMS, en un e-mail, en un fax o en folletos informativos?
Indudablemente, la solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la

COMUNICACIÓN ESCRITA; habilidad que necesitará manejar un buen
asistente a la dirección o profesional de administración y finanzas para el
ejercicio de sus funciones.
En este Unidad nos centraremos en la Comunicación escrita:
En las normas de expresión escrita.

En los diferentes documentos escritos que podemos realizar dentro de
una empresa y en su redacción.
En la comunicación en las redes sociales.
En la redacción de cartas comerciales.
Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de

Educación y Formación Profesional.
https://fpdistancia.educa.jcyl.es/pluginfile.php/146655/mod_resource/content/4/3/singlepage_index.html 1/83
Aviso Legal
1.- La comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruiz, comienza explicando a los dos
alumnos, Luna y Alejandra, la importancia de la
comunicación escrita dentro de una
organización.
En las empresas se redactan diariamente

miles de documentos, como: cartas, e-mails,
faxes, solicitudes o actas. Por ello, es muy
importante que todo profesional administrativo
tenga adecuadamente adquirida esta competencia profesional y la desarrolle
de la mejor forma posible, teniendo en cuenta las normas de corrección
ortográfica, técnicas gramaticales o técnicas para sintetizar.
¿Recuerdas los tipos de comunicación que hemos visto hasta este momento? ¿Cómo
definirías la comunicación escrita? ¿Qué características presenta?
La comunicación escrita es un tipo de comunicación verbal, en la que el código

utilizado es el lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en
que se desarrolla por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la
escritura.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario

conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del
mensaje.
En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay

posibilidad de servirse del lenguaje no verbal ni obtener una
retroalimentación inmediata.
Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de

nosotros y de nuestra organización, por lo que debemos cuidar
tanto el fondo como la forma de las mismas.
Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje

oral y exige algún tipo de soporte que la mantenga (físico, como el papel; magnético, como el
disco duro de un ordenador).
En la empresa, como en cualquier otro entorno, escribimos para ser comprendidos y, sobre
todo, respondidos en la forma que nosotros esperamos. Lamentablemente, no siempre
ocurre de esta manera y seguro que todos hemos sido alguna vez protagonistas de algún
malentendido, con mayores o menores consecuencias para nuestra empresa.
Para saber más

Si quieres conocer un poco más sobre las características de las
comunicaciones escritas, visualiza la siguiente presentación:
0:00
DESCARGA PRESENTACIÓN
Resumen textual alternativo
Reflexiona
¿Sabes cuándo y por qué se inventó la escritura?
Mostrar retroalimentación
La invención de la escritura nació de la necesidad práctica de registrar

inventarios. Los primeros rastros de sumerio escrito datan del año 3100 a.
de C. y son marcas en pequeñas tabletas de arcilla que se sujetaban
como etiquetas a los objetos que nombraban. Los sumerios ricos que
poseían grandes depósitos de grano y rebaños de ganado usaban
tabletas grandes, inscritas con pictografías en columnas para sus cuentas.
1.1.- Ventajas e inconvenientes de la

comunicación escrita.
¿Qué piensas que es más efectiva: una comunicación escrita o una
oral? ¿Cuándo deberías usar la comunicación escrita en lugar de la
oral?
La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden

ser las siguientes:
1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo,

pudiendo aportar mayor claridad y precisión.
2. Es permanente, ya que queda constancia de la misma.
3. Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores
con el mínimo esfuerzo (un ejemplo claro está en el correo
electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a
multitud de destinatarios).
A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la

información archivada o registrada de forma permanente.
En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:
1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

2. Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de
que se haya recibido y leído el mensaje.
3. No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su
interpretación.
4. Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.
En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla

tienes algunas soluciones a los frenos que nos impiden expresarnos por escrito.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO
FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES
Me es más cómodo y la gente me Si te acostumbras a escribir mejorará tu

entiende mejor si me expreso capacidad de argumentar y tu expresión verbal
verbalmente. se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos

Si el informe está confeccionado en su forma,
quejamos de ello, si escribo, el
estilo e hilo argumental adecuado, captará la
destinatario no tendrá apenas
atención del receptor y seguro que tendrá el
tiempo de leer mi informe y prestarle
tiempo necesario para leerlo.
la atención debida.
Hablar es más fácil, más rápido, más Es cierto, pero el nivel de compromiso y el
claro y puedo controlar mejor los contenido de lo que se ha hablado, puede ser
resultados. olvidado, o tergiversado. Sobre el papel, el
mensaje queda escrito y sus objetivos

claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente Ejercitándote y consultando los manuales

ya que no domino las reglas de la adecuados, mejorará tu capacidad y perderás
lengua y la ortografía. el miedo.
Autoevaluación
Indica cuál de las siguientes afirmaciones son ventajas de la
comunicación escrita:
Existe una prueba, un registro del mensaje.
El receptor puede leer sólo cuando lo recibe.
Requiere más tiempo.
No se produce una respuesta inmediata.
Muy bien, ya que el mensaje se conserva materialmente.
Incorrecta, puede leer el mensaje, cuando, como y donde quiera.
Incorrecta, es un inconveniente.
Incorrecta, ello es un inconveniente, ya que el emisor no tiene seguridad

de si el receptor ha recibido o entendido el mensaje.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
2.- Normas de comunicación y expresión

escrita.
Caso práctico
Carlos Ruíz les hace una prueba a Luna y a Alejandro
para comprobar su capacidad de redactar mensajes
escritos. Para ello les pide que escriban un e-mail en el
que tengan que comunicar a un cliente que no van a
poder atender su pedido en la fecha prevista y que lo
harán un par de días más tarde.
El objetivo de esta prueba es determinar si son capaces

de convertir un mensaje que es en un principio negativo,
en otro positivo, si son capaces de explicarse con claridad
y sencillez, en definitiva, si sus mensajes son entendidos
adecuadamente y según los objetivos de la empresa.
¿Qué tal tu expresión escrita? ¿Necesitas mejorarla? ¿Eres capaz de transmitir mensajes
escritos sin ser malinterpretados?
El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el

mensaje llegue y sea comprendido correctamente por el destinatario y, de esta
forma, podamos conseguir la respuesta más adecuada.
Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de
expresión escrita, que se basan en cuatro pilares fundamentales:
Normas generales de expresión escrita.

Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
La forma, estructura y contenido de los escritos.

Conocimiento de las siglas y abreviaturas.
Citas para pensar

Oscar Wilde: "No existen más que dos reglas para escribir: tener
algo que decir y decirlo".
Para saber más

En el siguiente enlace se desarrollan mucho más detenidamente las normas
generales para la elaboración de mensajes escritos, con ejemplos para un
mejor entendimiento.
Normas generales para la elaboración de mensajes escritos. (0.19 MB)
2.1.- Normas generales de expresión

escrita.
¿Es mejor usar en una comunicación escrita palabras rimbombantes y

tecnicismos o palabras sencillas que todo el mundo pueda comprender?
La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de

requisitos generales para que el mensaje sea adecuado y fácilmente entendible
por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir la comunicación
son:
BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al
final no nos acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la
comunicación sea breve debemos:
Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar
de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras.
Evitar los detalles excesivos.
Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad. Para ello podemos:
Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
Usar palabras de uso común.
DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de
entender. Para ello podemos:
Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más
información, son más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva.
Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al
interlocutor.
POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo
favorable sobre lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación
sea más fluida y agradable.
ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal.
Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y
complemento.
Para saber más

Si estás muy interesado en este tema, en el siguiente enlace aparecen una
serie de reglas para la redacción. Entra en él ya que es un enlace de mucha
utilidad a la hora de redactar documentos.
Reglas para la redacción de documentos. (0.11 MB)
Autoevaluación
Para conseguir dinamismo en nuestras comunicaciones escritas
debemos…
Usar la forma activa.
Usar la forma pasiva.
Usar palabras de uso común.
Usar frases cortas.
Muy bien, las frases en forma activa son más cortas, contienen más
información y son más reales que las frases en forma pasiva.
Incorrecto, debemos usar frases en forma activa.
Incorrecto, con ello conseguiríamos sencillez en nuestra comunicación.
Incorrecto, con ello conseguiríamos brevedad en nuestra comunicación.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
2.2.- Normas de ortografía.

¿Tienes muchas faltas de ortografía? ¿Qué impresión te causa leer un texto con numerosas
faltas de ortografía? ¿Qué impresión te causa la persona que lo ha escrito?
Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es

la imagen que el receptor va a tener de nuestra empresa u organización, por lo
que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de ortografía.
Dentro de las normas de

ortografía podemos
encontrar cuatro aspectos a
analizar:
USO DE LAS
MAYÚSCULAS.
USO DE LAS
DISTINTAS LETRAS
(por ejemplo: la B, la V,
la H, la G o la M).
ACENTUACIÓN.
LOS SIGNOS DE
PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto lo veremos algo más detalladamente en
el siguiente apartado.
Debes conocer
A la hora de redactar un documento es muy importante no tener faltas de
ortografía. Por ello, si estás en el caso de desconocer algunas de las normas
de ortografía o tienes inseguridad en este tema, deberías entrar en los
siguientes enlaces y repasar este tema.
Normas de ortografía.
Para saber más

La Real Academia de la Lengua Española va modificando, cada cierto tiempo,
las normas y reglas de ortografía. En el siguiente enlace tienes algunas de las
últimas modificaciones.
Nuevas normas de ortografía.
2.3.- Normas de puntuación.

¿Sabes cuándo y para qué se usa por ejemplo el punto y
seguido? ¿Y el punto final?
En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con

el resto de normas de ortografía, lo mejor es consultar algún
Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más
destacable.
El punto indica una ruptura en el pensamiento.

La coma señala una pausa.
El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para
señalar la separación entre los elementos de una lista.
Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido;
establecen una pausa en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga.
El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y
continúa en el siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras
compuestas.
Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para
desarrollar una exposición.
Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar,
incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.
Autoevaluación
Relaciona cada utilidad con el signo de puntuación al que hace
referencia.
Ejercicio de relacionar
Signo de
Utilidad Relación
puntuación
Indican que el pensamiento no ha finalizado. 1. Punto.
Establecen una pausa en el pensamiento no

2. Coma.
demasiado larga.
3. Punto y
Indica una ruptura del pensamiento.
coma.
Indica separación de los elementos de una 4. Dos

lista. puntos.
5. Puntos
Señala pausa.
suspensivos.
Enviar
Recuerda que es muy importante usar correctamente los signos de

puntuación.
Para saber más

Si quieres saber más sobre los signos de puntuación, sobre todo, cómo usarlos
correctamente y cuántos existen. Entra en el siguiente enlace:
Signos de puntuación.
2.4.- Normas de sintaxis.

¿Sabes lo que quiere decir y lo que estudia la sintaxis? ¿Es importante que los textos sigan
ciertas normas de sintaxis?
La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se
combinan palabras o conjuntos de palabras y se forman las oraciones. Es decir, el
orden de las palabras dentro de las oraciones.
Cuando usamos la comunicación oral, es mucho más fácil que

nuestro interlocutor interprete correctamente el mensaje, ya
que tenemos la respuesta inmediata, nos servimos del
lenguaje no verbal, etc. Sin embargo, en los textos o
documentos escritos sí que pueden aparecer problemas, ya
que sólo tenemos las palabras y los signos de puntuación para
conseguir que nuestro mensaje llegue correctamente a su
destinatario. Es por ello por lo que debemos prestar especial
atención a la sintaxis.
Aunque usemos las mismas palabras, si las ordenamos de una forma u otra podemos dar
lugar a que nuestro mensaje se interprete de varias formas. Por ejemplo, no es lo mismo o
no se interpreta una frase igual si ponemos el adjetivo delante del sustantivo que si lo
ponemos detrás (mujer vieja no se interpreta igual que vieja mujer).
Para saber más

Si estás interesado en conocer los tipos de oraciones en la lengua española o
cómo se forman dichas oraciones, entra en el siguiente enlace:
Sintaxis.
2.5.- Estructura y contenido de los

escritos.
¿Cuáles son las partes o estructura de un documento? ¿Todos los
documentos tienen la misma estructura?
Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos

hacer, antes de comenzar a escribir, es preguntarnos una serie de
cuestiones como:
¿Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que

queremos decir aparezca reflejado en nuestro documento,
además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo
de forma clara y sencilla.
¿A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y
cuál es la mejor forma de ponernos en contacto con ellos, ya que
quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por ejemplo, una
llamada telefónica.
¿Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o
cualquier otro tipo de documento escrito.
Una vez que hemos contestado a todas las preguntas anteriores y hemos elegido el tipo de
documento que vamos a redactar, tenemos que tener en cuenta la estructura de este.
Aunque en apartados posteriores vamos a ver la definición, estructura y características de

algunos de los principales documentos que se redactan en las empresas, hay que decir que
en la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:
Introducción.
Cuerpo.
Conclusión.
Autoevaluación
Siempre forma parte de un documento escrito:
La introducción.
El título.
La conclusión.
El cuerpo.
Solución
1. Correcto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
2.6.- Estilos de redacción.

¿Qué es el estilo de redacción? ¿Tienes el mismo estilo cuando redactas un documento que
cuando redactas otro diferente?
Además de tener en cuenta en los documentos o textos escritos las normas de ortografía, de
estructura o sintaxis, es muy importante el estilo que usemos.
La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la

manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo
hace que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe.
El estilo de un escritor dependerá, entre otras

cosas de:
Su forma de ser, estado de ánimo o contexto

que le rodea.
De su experiencia.
De su visión del mundo.
Las normas de ortografía o sintaxis vienen

impuestas, mientras que el estilo es propio de la
persona que redacta el documento. Hay que decir
que el estilo también puede hacer referencia a la forma en que se estructuran los
documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.
Para saber más

Si quieres saber cómo poder mejorar el estilo de redacción, entra en el
siguiente enlace:
Recomendaciones para desarrollar un buen estilo de redacción.
2.7.- Siglas y abreviaturas.

¿Sueles emplear abreviaturas en los escritos? ¿Se pueden
emplear abreviaturas en los documentos comerciales? ¿Hay
siglas o abreviaturas que todo el mundo debe conocer?
En la actualidad, debido al ritmo de vida y de negocios que

llevamos, es prioritario economizar recursos, entre ellos
tiempo. Gracias al uso de siglas y abreviaturas podemos
cumplir con ese fin, y conseguir mayor brevedad en nuestros
textos.
En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas,

es necesario conocer su significado para poder interpretar correctamente los
documentos que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo
requiera.
Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto

de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa Ácido
Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una
de las letras que forman dicha palabra.
ACRÓNIMO. Cuando la sigla se pronuncia como
suena, se le denomina ACRÓNIMO. Por ejemplo:
RAE, que son las siglas de Real Academia Española.
Una ABREVIATURA es la representación escrita de
una o varias palabras eliminando algunas de sus
letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.
Hay dos tipos de abreviaturas:
CONVENCIONALES: que son de uso común

entre la mayoría de las personas. Estas
abreviaturas están más o menos normalizadas
y se pueden usar al redactar documentos. Las abreviaturas convencionales
pueden ser, a su vez:
De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las
abreviaturas comerciales.
PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de
lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no deben
ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya que
podría no entenderlas.
Debes conocer
A la hora de redactar un documento es muy importante tener en cuenta las
siglas y abreviaturas, para que, si usamos alguna, sea de uso generalizado por
todos. Por ello, si no conoces todas las

abreviaturas, deberías entrar en los
siguientes enlaces y repasar este
tema.
Abreviaturas de uso general.
Abreviaturas comerciales.
3.- Técnicas para la elaboración de una

comunicación escrita: análisis de la
situación.
Caso práctico
Rafael Núñez Ortega, director de Recursos Humanos
de Andalucía Vende, S.L., solicita a Carlos Ruíz,
asistente a la dirección, la elaboración de un informe en
el que aparezcan las personas que han sido contratadas
en el último año, con el puesto que ocupan, duración de
contrato y salario.
Carlos lo redacta, ayudándose de un procesador de

texto, y le entrega a Rafael Núñez tres folios sueltos,
algo arrugados, con distintos tipos de letra, sin respetar
los márgenes, sin justificar el texto y sin utilizar gráficos.
¿Cuál será la reacción de Rafael? ¿Qué han aprendido

Alejandro y Luna de esta situación?
Continuamente estamos elaborando documentos escritos:

redactamos una tarea, escribimos e-mails, hacemos un
comentario en un foro o dejamos una nota a un compañero.
¿Te has planteado si lo estás haciendo correctamente?
A la hora de elaborar un documento escrito debemos

tener en cuenta:
Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación.

Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. En dicho plan
se deben dar respuesta a una serie de preguntas, entre otras:
¿Qué quiero comunicar?

¿Cuál es el objetivo del mensaje?
¿Quién es o quiénes son los destinatarios?
¿Por qué prefiero hacerlo por escrito?
¿Qué tipo de documento es el más adecuado?
¿Qué requisitos exige ese tipo de documento?
¿Cómo puedo hacer ese documento atractivo?
Una vez que hemos analizado la situación debemos establecer la estructura del
documento, sabiendo que, al menos, debe contener las siguientes partes:
INTRODUCCIÓN: en la que se exponga aquello que se va a decir.

CUERPO: en el que se desarrolla el tema.
Ó
CONCLUSIÓN: donde se resuma el contenido del documento. La conclusión es

decisiva, ya que si es demasiado larga, poco precisa o demasiado oscura, corre
el riesgo de fatigar la atención del lector.
Para saber más

En los siguientes enlaces se detallan las distintas etapas en la elaboración de
un documento escrito y el ceremonial escrito:
Cermonial escrito
Etapas en la elaboración de un documento escrito.
Autoevaluación
Relaciona cada parte de la estructura de los documentos con su
definición.
Definición Relación Parte
Desarrolla el tema. 1. Introducción.
Resume el contenido del documento. 2. Cuerpo.
Expone lo que se va a decir. 3. Conclusión.
Enviar
Recuerda que esta estructura es la mínima en todos los documentos.
3.1.- Redacción del documento.

¿Cuál es la parte más importante, desde tu punto de vista, de un documento?
Una vez que hemos analizado la situación

y establecido la estructura del documento,
tenemos que pasar a la fase fundamental
en la elaboración de un documento escrito:
su redacción.
Con la redacción lo que hacemos es

establecer el contenido del mensaje. A
la hora de redactar un documento tenemos
que tener en cuenta que cumpla, al menos,
las siguientes condiciones:
CLARIDAD. Para ello debemos

seguir una serie de recomendaciones:
Usar frases sencillas y comprensibles.

Evitar una posible mala interpretación, por ello es aconsejable utilizar verbos
concretos y específicos en lugar de verbos genéricos que puedan generar
inexactitud o imprecisión.
En las ideas complejas incluir metáforas o ejemplos, pero sin abusar.
Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
Exposición ordenada: las ideas deben estar organizadas de forma coherente,
cada idea en un párrafo, pasando de una a otra de forma secuencial y lógica y sin
saltos que dificulten la comprensión.
CONCISIÓN. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:
No repetir.
No extenderse innecesariamente.
Oraciones y párrafos cortos.
Las ideas estarán agrupadas en un solo párrafo; si fueran ideas diferentes es
mejor utilizar párrafos independientes.
Si se quiere resaltar algo, se utilizarán letras de mayor tamaño, distinto tipo de
letra, intensidad de tinta o subrayado.
Si se han de tratar varios temas, se deben separar.
Si son temas muy distintos, quizá deberían utilizarse documentos diferentes.
Autoevaluación
Para conseguir concisión en la redacción de un documento debemos…
Repetir ideas.
Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
Resaltar las cosas importantes.
Incluir ejemplos.
Incorrecto, si repetimos con mucha frecuencia hacemos que el receptor

pierda interés.
Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.
Muy bien, para ello se pueden usar letras de mayor tamaño, distinto tipo
de letra o subrayado.
Incorrecto, con ello conseguiríamos claridad en la comunicación.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
3.2.- Corrección gramatical.

¿Con la redacción del documento finaliza la elaboración de
este? ¿Qué es lo que hay que hacer una vez que hayamos
terminado de redactar nuestro documento?
Como ya hemos indicado en varias ocasiones, la imagen de

un documento es la carta de presentación de su autor y de la
empresa u organización a la que este pertenece. Por lo tanto,
debemos cuidar con mucho esmero que todo esté perfecto:
ortografía, expresión y presentación.
Para ello, antes de enviar o entregar un documento, debemos hacer una corrección de
este para evitar que se nos haya pasado algo por alto.
A la hora de corregir un documento, tenemos que hacerlo en varias vertientes:
Corrección gramatical.
Corrección en la redacción.
Corrección en la presentación.
En este primer apartado comenzaremos con la corrección gramatical.
Algunas de las principales cuestiones que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer
una CORRECCIÓN GRAMATICAL son las siguientes:
Respeta las normas ortográficas y sintácticas, los signos de puntuación y la

acentuación.
Debemos comprobar que existe concordancia en género y número.
Hay que repasar la conjugación verbal.
No debemos abusar de las mayúsculas (recuerda que, por ejemplo, los días de la
semana, las estaciones del año o los cargos en la empresa, se escriben con
minúsculas).
Evita un vocabulario pedante o palabras innecesarias o ambiguas.
No utilices expresiones excesivamente coloquiales en un registro formal.
Otro tema interesante a la hora de la corrección gramatical es el uso de HERRAMIENTAS

DE CORRECCIÓN DE TEXTOS. Lo veremos con más detenimiento en el siguiente apartado.
Autoevaluación
Para realizar una buena corrección gramatical necesitamos…
Que exista concordancia entre género y número.
Que usemos muchas mayúsculas.
Evitar un vocabulario pedante.

Respetar las normas de puntuación.
Solución
1. Correcto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
3.3.- Herramientas de corrección de textos.
¿Cómo corregirías un texto? ¿Usas los correctores que

aparecen en los procesadores de textos? ¿Te puedes fiar de
la corrección que efectúa el corrector de tu procesador de
textos?
Hoy en día existen numerosas herramientas que nos

ayudan a corregir nuestro documento una vez que lo
hayamos finalizado. Dichas herramientas pueden ser de
varios tipos:
HERRAMIENTAS TRADICIONALES: son herramientas en formato papel que podemos

usar para corregir nuestros textos. Son los DICCIONARIOS. Puede haber diccionarios
de muy diverso tipo, algunos ejemplos son: de la lengua (es el habitual), diccionario de
gramática, de idiomas, de sinónimos o de antónimos.
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS: además de los tradicionales diccionarios en
formato papel, en la actualidad, gracias al desarrollo de las tecnologías de la
información, se han desarrollado toda una serie de diccionarios y herramientas de
corrección informáticas. Algunos de los principales son:
Diccionarios on-line: son diccionarios que se pueden consultar usando Internet.
Son muy prácticos ya que sólo tenemos que introducir la palabra a buscar y nos
la corrige en el acto y nos da su significado.
Programas de corrección automática on-line: son programas, a los que
accedemos a través de Internet, en los que introduces una palabra o frase
completa y la corrige o la traduce a otro idioma.
Herramientas de corrección de textos incluidas en los distintos
procesadores de textos: los procesadores de textos más usados tienen un
corrector automático de textos, que va subrayando al instante las palabras con
faltas de ortografía o frases que no están bien construidas gramaticalmente. O
bien, corrigen el texto al final.
Por ejemplo: en el Word 2007, si nos vamos a la pestaña revisar de la barra de
herramientas, aparece la opción ortografía y gramática, en ella podemos corregir
las palabras que no estén bien escritas.
Hay que decir que no nos debemos fiar al cien por cien de los correctores de texto
automáticos, por ejemplo: si escribiéramos la frase “Me han rallado el coche”, el corrector la
daría por buena y no la corregiría ni marcaría ya que la palabra “rallar” es correcta, aunque
no con el significado que aquí queremos darle (rallar significa restregar algo con el rallador).
Aquí deberíamos haber usado rayar, que significa hacer rayas en una superficie.
Para saber más

El diccionario de la lengua española más utilizado en Internet es el diccionario
de la Real Academia de la Lengua Española, lo puedes encontrar en el
siguiente enlace:
Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua.
3.4.- Corrección en la redacción.

¿Piensas que es suficiente con corregir la ortografía y sintaxis
de un documento, o también hay que corregir el contenido y la
forma de expresarse?
Además de hacer una corrección gramatical, también

debemos corregir en nuestro documento la redacción.
A la hora de hacer una CORRECCIÓN EN LA REDACCIÓN

debemos tener en cuenta, entre otras cuestiones, los
siguientes consejos:
Redactar de forma atractiva, intentando despertar el interés sobre el contenido

del mensaje. El documento ha de invitar a la lectura, manteniendo un aspecto
agradable y una estructura en secciones que facilite la localización de la información
deseada.
Es importante cuidar las palabras elegidas para comunicar el mensaje.
Si es necesario, debemos buscar la forma de asegurarnos de que el mensaje se
ha recibido y se ha interpretado correctamente por el receptor. Por ejemplo,
podemos solicitar la firma del documento o un acuse de recibo de la carta.
Reflexiona
A veces, nuestra capacidad de expresión se ve limitada porque NOS FALTAN
PALABRAS que contengan el significado de lo que queremos decir o explicar.
Si no conocemos el significado de las palabras no podremos acercarnos a la
realidad que intentan transmitirnos. Aumentar el vocabulario nos permite entrar
en nuevas formas de experimentar la vida y entenderla.
A continuación tienes una serie de consejos para mejorar tu expresión:
Lee, al menos, media hora diaria.

Consulta en el diccionario las palabras de las que no conozcas su
significado o su ortografía.
Escribe diariamente (e-mails, un diario o cartas a tus amigos, por
ejemplo).
3.5.- Corrección en la presentación.

¿Es importante que un documento esté bien presentado, o lo más importante es cómo esté
redactado? ¿Eres de los que las cosas le entran por los ojos y si no es así ni siquiera te
molestas en comprobar su interior?
Además de revisar y corregir el contenido de nuestros documentos, también debemos

prestar mucha atención a su presentación. Ya que una presentación descuidada puede
dar lugar a que piensen que nuestra empresa no es seria o invita a que el documento no sea
leído.
Algunos de los aspectos que debemos cuidar en la CORRECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN,

son los siguientes:
Hay que poner márgenes: oscilan entre 2,5 y 3 centímetros para los márgenes
superior, inferior y derecho, dejando un centímetro más en el margen izquierdo por si
hay que encuadernar.
Hay que distribuir correctamente el texto: cada idea en un párrafo distinto y
separando un poco un párrafo de otro (el comienzo de cada párrafo se hará en
mayúsculas y puede ir justificado a la izquierda o bien con algo de sangría). Además,
no debe quedar mucho espacio en blanco en la parte inferior del documento (para ello
debemos intentar centrar el contenido de nuestro documento o que no esté demasiado
desplazado hacia la parte superior).
Hay que justificar el texto para ambos márgenes.
Se debe usar un papel adecuado, normalmente se emplean folios de formato DIN A4,
en color blanco y con un peso mínimo de 80 gramos.
Hay que economizar en lenguaje pero no en espacio.
Debemos cuidar la limpieza, evitar tachones y manchas, cuidar el tipo de letra y
que la impresión sea de calidad.
Autoevaluación
¿Cuáles son los márgenes que debe tener un documento, de forma
general?
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte derecha.
Entre 2,5 y 3 centímetros en la parte derecha.
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte izquierda.
Más de 4 centímetros en la parte izquierda.
Solución
1. Incorrecto
2. Correcto
3. Correcto
4. Incorrecto
4.- Recomendaciones para mejorar la

forma de escribir.
Caso práctico
Carlos Ruíz, el asistente a la dirección de
Castilla y León Vende, S.L., además de
entregar el informe a Rafael arrugado y mal
presentado, tiene una caligrafía que deja mucho
que desear. Por ello, se plantea que necesita
buscar algunos consejos para mejorar su
escritura.
¿Alguna vez te han dicho que no entienden tu letra? ¿Te duele

la espalda tras escribir durante un largo tiempo? ¿Han
interpretado tu firma?
Si trabajas en una empresa y manejas mucha documentación

escrita, nos permitimos hacerte algunas recomendaciones que
ahorran tiempo y dinero a la empresa y harán más eficaces las
comunicaciones:
Utiliza una postura adecuada, con la espalda recta.

Coloca el documento entre 40 y 50 centímetros de distancia y en un ángulo de 45
grados respecto a la frontal.
Cuida la iluminación.
Utiliza modelos estándar de cartas: formas de saludo, despedida o frases que permiten
adaptar su utilización según el objetivo del escrito que estemos realizando.
Utiliza los recursos informáticos existentes: procesadores de textos, verificadores
ortográficos o plantillas.
Consulta diccionarios.
Relee la versión final del escrito y corrige los últimos errores.
Con todas estas recomendaciones puedes mejorar tu forma de escribir.
Reflexiona
¿Sabes lo que es la grafología?
La grafología es un arte cuyo objeto de estudio es la escritura, a través

de cuyo análisis y con una metodología de trabajo que le es propia, nos
permite conocer la personalidad de un individuo de forma integral,
pudiendo determinar no sólo características generales de carácter y
aspectos de comportamiento, sino también diagnosticar acerca de su
equilibrio mental y fisiológico, naturaleza de sus emociones, tipo de
inteligencia, aptitudes profesionales y en general el grado de salud-
enfermedad del que escribe.
5.- Formas más habituales de

comunicación escrita.
Caso práctico
Carlos Ruíz redacta diariamente gran cantidad de
correos electrónicos, faxes y otros documentos. Se ha
planteado si lo hace correctamente, ya que, desde su
punto de vista, cuidamos la redacción en ciertos
documentos como las cartas comerciales, pero otros
como los e-mails parecen que no merecen que
prestemos tanta atención a su presentación, ortografía
o contenido.
Por ello, les pide a los alumnos que están haciendo las
prácticas con él, Luna y Alejandro, que le ayuden a
buscar en Internet información sobre este tipo de
documentos.
¿Cuál ha sido la última carta que has escrito? ¿Ha sustituido

el correo electrónico a la tradicional carta? ¿Qué otros medios
usas para comunicarte por escrito?
La carta ha sido tradicionalmente la forma más usada de

comunicación escrita. Actualmente, las nuevas
tecnologías han permitido formas de comunicación más
avanzadas que han desbancado al correo postal
tradicional. En los siguientes apartados profundizaremos en:
Comunicación por SMS.

Comunicación por e-mail.
Comunicación por mensajería instantánea.
Otras formas de comunicación a través de Internet.
Comunicación por fax.
Comunicación por burofax.
Comunicación por telegrama.
Además de estudiar este tipo de comunicaciones, estudiaremos la carta comercial y otros

documentos que se usan habitualmente en las empresas.
Reflexiona
¿Crees que el correo electrónico ha sustituido al tradicional?
La revolución en las comunicaciones que han supuesto las nuevas

tecnologías de la comunicación y dentro de ellas el correo electrónico ha
afectado al correo tradicional: al correo físico. Sin embargo, y a pesar de
lo que en un principio parecía, por el momento el efecto ha sido relativo.
Los principales bancos y empresas, que son los grandes generadores de
correo en la actualidad, no han sustituido sus envíos físicos por
electrónicos, ya que supondría eliminar una de las formas más
importantes de comunicación y vínculo con sus clientes.
5.1.- Comunicación por SMS.

Cada día usamos más el móvil y con él los mensajes de texto
o SMS, ¿Qué lenguaje utilizas al escribir este tipo de
mensajes? ¿Entiendes todos los mensajes que recibes? ¿Es
útil para las empresas?
El servicio de mensajes cortos o SMS (Short Message

Service) es un servicio disponible en los teléfonos móviles que
permite el envío de mensajes de texto cortos entre teléfonos
móviles y teléfonos fijos.
La limitación del tamaño de los mensajes ha contribuido a que los usuarios del servicio SMS
hayan desarrollado un uso intensivo de abreviaturas (como tq o tk en lugar de te quiero).
Esta economía de caracteres también supone la omisión de vocales (qdms a ls 8 por
quedamos a las 8).
Para ayudar al entendimiento y difusión de este lenguaje, se ha creado todo un lenguaje

SMS a partir de las abreviaturas más comunes de palabras del idioma original, e incluso se
han editado diccionarios para guiar a los que no conocen las abreviaturas empleadas en los
móviles. En el ámbito empresarial es preferible no usar este tipo de lenguaje basado en
abreviaturas.
La comunicación por SMS es de gran utilidad para las empresas, ya que les permite:
Ofrecer un nuevo canal de información y atención a clientes.

Ahorrar costes de comunicación, ya que posee una gran funcionalidad sin tener la
necesidad de realizar grandes inversiones.
Automatizar procesos de información y comunicación: una plataforma para estar en
todo momento informado de las posibles incidencias en la empresa.
Para saber más

En el siguiente enlace se ofrecen una serie de razones para usar el SMS en el
mundo de las empresas. Entra en él.
Usar SMS en la empresa.
Autoevaluación
Indica la respuestas correcta:
Los mensajes de texto tienen mucho coste.
Los mensajes de texto no se deben usar en las empresas.
En los mensajes de texto en el mundo empresarial debemos evitar usar

muchas abreviaturas.
Los mensajes de texto no se deben usar con los clientes.
Incorrecto, su coste es muy reducido y es más barato que hacer una

llamada por el móvil.
Incorrecto, tiene ventajas su uso en el mundo empresarial.
Muy bien, ya que no da muy buena imagen de la empresa y también

puede dar lugar a malos entendidos.
Incorrecto, todo lo contrario: puede ayudar a llegar a los clientes de forma

simple, directa y barata.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
5.2.- Comunicación por e-mail.

¿Cuántos correos electrónicos recibes al día? ¿Y cuántos
envías? Seguro que estás muy familiarizado con ellos. En
el ámbito laboral hay que cuidar la redacción de los
mismos, ¿sabrías cómo empezar un e-mail dirigido a una
empresa?
El correo electrónico o e-mail consiste en enviar mensajes a través de terminales de

ordenadores conectados a la red. Está siendo cada vez más utilizado en el ámbito personal y
laboral.
Presenta como VENTAJAS, algunas de las siguientes:
La rapidez.
La confidencialidad.
El acuse de recibo.
El ahorro de papel.
La posibilidad de adjuntar otros documentos escritos, gráficos o sonoros.
Pero también presenta algunos INCONVENIENTES como: el aislamiento del trabajador o el

uso personal durante horas de trabajo.
Te ofrecemos algunas recomendaciones para escribir correctamente el contenido de

un e-mail:
Hay que ser breve. Omite palabras innecesarias.

Utilizar frases cortas.
Hay que ser educado: mantener las normas de cortesías habituales en el correo
postal.
Resalta lo importante, para lo que puedes utilizar el subrayado o la negrita.
Si va destinado en concreto a una persona, de la que conoces su nombre, inicia el e-
mail dirigiéndote a ella, pues personaliza el correo.
Acaba el mensaje con tu nombre. Esto hace, de nuevo, el correo más personal.
Suele considerarse innecesario al responder, los saludos de inicio y final del
mensaje.
Con algunos paquetes de programas de correo, puedes crear fácilmente un fichero
llamado "signature" (firma), el cual es añadido automáticamente al final de cada
mensaje que envías. Si utilizas una "signature" ten en cuenta que:
Tiene que ser breve, debe ser suficiente con menos de 5 líneas (nombre,
dirección, teléfono, correo).
No incluyas montones de gráficos hechos de letras y otros caracteres, ni listas de
todos tus posibles números de teléfono, tampoco todas las direcciones de correo
donde se puede contactar contigo, ni incluyas tus citas favoritas.
Por último, antes de enviar un mensaje:
Ojea todo lo que has escrito.
Asegúrate de haber dicho todo lo que pretendías.
Asegúrate de haber usado correctamente la gramática. Puedes usar el corrector
ortográfico.
Para saber más

Si quieres saber cómo no perder tiempo o evitar conflictos a la hora de enviar o

recibir correos electrónicos. Entra en el siguiente enlace en el que aparecen los
7 pecados capitales que podemos cometer con el uso del correo electrónico.
Errores en el uso del e-mail.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta sobre la signature de los e-mails:
Aparece al inicio del correo electrónico.
Es la firma que pone el remitente al final de un correo electrónico.
Debe ser lo más larga posible para poner toda la información necesaria.
Es bueno incluir una cita favorita.
Incorrecto, aparece al final.
Muy bien, además se añade automáticamente.
Incorrecto, tiene que ser de menos de 5 líneas.
Incorrecto, no hay que incluir citas y, menos aún, en el mundo

empresarial.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
5.3.- Comunicación por mensajería

instantánea.
¿Has recibido alguna vez un mensaje instantáneo?
¿Sueles enviar mensajes o recibirlos a través de un
servidor de mensajería instantánea?
La mensajería instantánea es una forma de

comunicación en tiempo real entre dos o más
personas basada en texto. El texto es enviado a
través de dispositivos conectados a una red como Internet. Se diferencia del correo
electrónico en que las conversaciones se realizan en tiempo real.
La mayoría de los servicios de mensajería instantánea tienen un aviso de presencia, que

indica a nuestra lista de contactos si estamos conectados o en qué estado estamos
(ausentes, disponibles u ocupados) y, a la vez, nos indica el estado de las personas que
tenemos en nuestra lista de contactos.
Las frases se envían cuando se terminan de escribir incluso, a veces, se permite dejar
mensajes aunque la otra parte no esté conectada (a modo de contestador automático).
Los clientes de mensajería instantánea más utilizados en el pasado fueron ICQ, Yahoo!
Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger), Google Talk (sustituido actualmente por
Hangouts) y Windows Live Messenger, actualmente integrado en Skype.
Actualmente la mensajería instantánea ha dado un vuelco hacia las aplicaciones móviles,

aplicaciones multiplataforma, o directamente o también servicios web que no necesitan de
ninguna aplicación para poder funcionar. Tienen especial relevancia WhatsApp, Messenger,
Facebook Messenger, Skype, Line, Hangouts, Telegram.

Algunas de las principales FUNCIONES de la mensajería

instantánea son:
Chatear.
Enviar mensajes a un contacto, aunque no esté
conectado.
Enviar archivos adjuntos.
En cuanto a la lista de contactos, permite:
Mostrar su estado: disponible, sin actividad, no
disponible, vuelvo enseguida, invisible o no
conectado. Con el estado invisible se puede ver a los demás pero los demás a
uno no.
Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en las listas
de contactos de tus amigos junto a tu nick.
Se pueden agrupar los contactos: familia, trabajo, amigos…
Se puede usar una imagen que le identifique a uno.
En cuanto a la conversación que se puede mantener a través de estos servicios:
Puede haber varios tipos de mensajes:
Aviso: envía un mensaje solo. No es una invitación a mantener la
conversación, solo se quiere enviar una información.
Invitación a chatear: se invita a mantener una conversación en tiempo real.
Mensaje emergente: es un aviso que se despliega unos segundos y se
vuelve a cerrar. No requiere atención si no se desea. Sirve como aviso
breve que moleste lo mínimo posible.
Se pueden hacer charlas grupales.
Muchas veces se puede usar emoticonos.
La expresión "Netiqueta" (apócope de "net" -red- y "etiqueta") hace referencia a

una serie de normas en Internet que tienen como objetivo proporcionar un entorno
agradable para todos. Netiqueta es, aproximadamente, "comportamiento correcto
en Internet". En su acepción más sencilla, puede ser definida como formas
simples de usar Internet.
Debes conocer
Las netiquetas no tienen un carácter restrictivo, no son "normas de obligado
cumplimiento", sino que más bien se trata de consejos avalados por la
experiencia.
Es importante tener presentes una serie de reglas básicas que nos permitan
que la comunicación sea más agradable y fácil:
Trata a los demás como te gustaría que te trataran.

Evita utilizar palabras o actitudes que puedan resultar molestas u
ofensivas.
Utiliza un lenguaje cercano con el alumnado. En estas enseñanzas,
distancia es lo que sobra para la comunicación efectiva, y nuestros
esfuerzos deben centrarse en reducirla, no en mantener las distancias
como a veces es necesario en presencial.
Utiliza emoticonos de forma puntual en los mensajes.
Cuando escribas un mensaje, antes de enviarlo léelo con tranquilidad,
reflexiona sobre su objetivo y si es el sitio correcto (foro, correo o
mensajería instantánea).
No escribas en mayúsculas. En Internet las mayúsculas se considera
“gritar”.
Utiliza un lenguaje claro, lo más natural posible. Evita utilizar muchos
tecnicismos, abreviaturas, etc. si no son estrictamente necesarios.
Ten paciencia y tranquilidad con el alumnado a la hora de resolver sus
dudas.
5.4.- Otras formas de comunicación a

través de Internet.
¿Usas otras formas de comunicación a través de Internet además
del correo electrónico y de la mensajería instantánea?
Algunos dicen que Internet es la herramienta que más ha aportado

a la comunicación después de la imprenta. Gracias a Internet
tenemos multitud de información y conocimientos a nuestro
alcance, pero también formas de comunicación baratas,
rápidas y efectivas.
A continuación te ofrecemos algunos de los medios que, gracias a

Internet, tenemos a nuestra disposición para realizar comunicaciones, son los siguientes (no
incluiremos aquí ni el correo electrónico ni la mensajería instantánea, ya vistos en apartados
anteriores):
CHAT: gracias a los chats estamos en contacto con personas de cualquier lugar del
mundo y nos comunicamos en tiempo real. Los chats son una de las herramientas más
usadas en la actualidad, tanto a nivel personal como empresarial.
VÍDEOCONFERENCIA: las vídeoconferencias son más usadas por empresas que por
particulares, aunque gracias a la mensajería instantánea cualquier usuario puede
realizar vídeoconferencias a través de Internet. Gracias a este medio, se pueden
realizar reuniones o encuentros sin estar en el mismo lugar físico.
BLOGS: los blogs son sitios web, periódicamente actualizados, que recopilan
cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el
más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que
crea pertinente.
REDES SOCIALES: las redes sociales, debido a su enorme auge en la actualidad, la
veremos en el siguiente apartado.
Para saber más

En la siguiente enlace tienes más formas de comunicación a través de Internet.
Si estás interesado en este tema, puedes verla.
Internet como medio de comunicación.
5.5.- Comunicación a través de las redes

sociales.
¿Te comunicas a través de las redes
sociales? ¿Qué piensas de esta nueva
herramienta de comunicación a través
de Internet? ¿Quiénes usan más este
medio de comunicación: los adultos o
los jóvenes, los particulares o las
empresas?
Una red social es un medio de

comunicación que permite a sus
usuarios intercambiar fotos, archivos,
enviar mensajes de texto o chatear.
Su principal objetivo es que sus participantes estén en contacto permanente y se envíe y
reciba información constantemente, es decir, es una forma de interacción social.
Para formar parte de una red social sólo necesitamos Internet, una cuenta de correo
electrónico y, en algunos casos, ser invitado por alguien que ya forme parte de esa red social.
La entrada en una red social es voluntaria, así como el admitir a personas con las que tener
contacto, o la información a la que va a poder acceder cada persona.
En la actualidad las redes sociales se han convertido en uno de los medios de comunicación
más usados, también por las empresas, ya que gracias a ellas podemos hacer publicidad
de nuestro negocio, informar de nuestros productos, poner noticias, etc. Y todo ello de
una forma sencilla y, sobre todo, muy barata.
Los principales tipos de redes sociales son los siguientes:
Redes sociales horizontales: se dirigen a todo tipo de usuarios y no tienen un

contenido concreto. Buscan la participación libre de todos los usuarios. Las redes
horizontales más populares son: Facebook, Tuenti.
Redes sociales verticales: tratan sobre un contenido
concreto y, por lo tanto, buscan a
unos participantes concretos y no a cualquier participante. Pueden ser profesionales
(para que entren en contacto los miembros de una empresa o trabajadores de un
mismo sector) o de ocio. Por ejemplo: Linkedin, Myspace, Slideshare.

Para saber más

En el siguiente enlace tienes más ejemplos de redes sociales, así como
información sobre ellas. Entra en él.
Redes sociales.
En el siguiente enlace tienes un vídeo interesantísimo sobre las redes sociales,

emitido en el programa de televisión española REDES. Si estás interesado en
este tipo de comunicación: por ti mismo, porque tienes hijos o para tu empresa,
te recomendamos que entres en él:
El poder de las redes sociales. Resumen textual alternativo
5.6.- Comunicación por fax.

¿Has puesto alguna vez

un fax? ¿Cómo funciona?
¿Sabes que elementos
conforman el
encabezamiento de un fax?
El fax es una forma de trasmitir documentos en formato

impreso a través del teléfono, bastante utilizado en las
empresas. El fax emisor hace una especie de fotocopia que es
impreso por el fax receptor. Es habitual incluir una cabecera en
la que se incluyan algunos datos sobre el documento que se
envía, de forma que ayude a localizarlo y a entender su
finalidad. El fax se resiste a desaparecer por el respaldo legal
del envío del documento.
Un modelo estándar para usar como cabecera cuando se envía un fax es el siguiente:
En la actualidad el uso del fax disminuye en favor de Internet y el correo electrónico (¿para
qué imprimir y enviar por fax un documento, si el fichero de este puede enviarse como
adjunto?).
Para saber más

El funcionamiento del fax:
Fax
Si quieres saber más sobre el fax: su historia, cómo funciona o su utilidad,

entra en el siguiente enlace:
El fax se resiste a desaparecer.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta sobre el fax:
Es más usado, en las empresas, que el correo electrónico.
Incorrecto, el correo electrónico está sustituyendo a pasos gigantes al fax.
Muy bien, podemos tener una línea solo para el fax o usar la misma que
la de teléfono.
No necesita indicar ningún tipo de datos en su redacción.

Usa Internet para enviar los mensajes.
Incorrecto
Usa la línea telefónica.
Incorrecto
Incorrecto, suele tener una cabecera con datos importantes.
Incorrecto, usa la línea telefónica.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
5. Incorrecto
5.7.- Comunicación por burofax.

El fax es conocido por todos, pero ¿sabes lo que es el
burofax? ¿Tiene carácter de documento certificado?
¿Qué impreso hay que utilizar para enviarlo? ¿A través
de dónde se envía?
El burofax es un envío de documentos importantes,

de forma urgente y en el ámbito nacional, que se
realiza bajo firma y que tienen carácter de prueba
frente a terceros.
El envío de burofax tiene la utilidad de que se certifica tanto el envío a su destinatario

(carta certificada con acuse de recibo), como el contenido de lo enviado, del cual el
contratante del servicio guarda una copia sellada por el funcionario.
Por ese motivo, se usa sobre todo en los comunicados oficiales, como por ejemplo en litigios
de abogacía, dado que ofrece la prueba de cara a un posible juicio de haber enviado esa
comunicación concreta en la fecha establecida.
El burofax lo podemos enviar desde una oficina de correos, rellenando un impreso oficial que
podemos encontrar en sus oficinas. En la siguiente imagen puedes ver el impreso de burofax
de Correos:
Para saber más

A través de la oficina virtual de Correos podrías enviar un fax o un burofax. En
el siguiente enlace puedes visitarla y encontrar más información:
Correos: fax y burofax.
5.8.- Comunicación por telegrama.

¿Has escrito alguna vez un telegrama? ¿Sabes cómo escribirlo? ¿Cómo se puede enviar?
¿Para qué usar este tipo de comunicación escrita?
Un telegrama es un mensaje de texto breve que se envía rápidamente, tanto a nivel

nacional como internacional. Se utilizó para transmitir información importante con pocas
palabras y de forma rápida con respecto a una carta.
La característica fundamental del telegrama es que es muy breve, por lo que tenemos que
intentar decir lo que pretendemos usando el menor número de palabras posibles. Esto se
debe a que el coste del telegrama dependerá del número de palabras escritas.
Algunas recomendaciones para escribir un telegrama son:
Se redacta en mayúsculas o mecanografiado.

Se suprime el saludo y la despedida.
No se escriben los artículos, adverbios, preposiciones ni conjunciones.
Se usan frases simples, pero con sentido.
En la siguiente imagen puedes ver el impreso de telegramas de Correos:
Para saber más

A través de la oficina virtual de Correos podrías enviar un Burofax. En el
siguiente enlace puedes visitar la oficina virtual y encontrar más información:
Correos: Burofax
6.- La carta comercial.
Caso práctico
Actualmente, CyL Vende, S.L., tiene numerosos
clientes y proveedores, con los que mantiene un
elevado nivel de correspondencia,
principalmente a través de faxes, correos
electrónicos y cartas.
Carlos Ruíz, asistente a la dirección de la citada

empresa, va a explicar a sus dos alumnos de formación en centros de trabajo:
Luna y Alejandro, las técnicas básicas y los principales tipos de cartas
comerciales. Para ello, lo primero que hace Carlos es plantearles una serie de
cuestiones:
¿Dónde debe colocar, dentro de una carta, los datos del destinatario? ¿Y
dónde debe colocar los datos de su empresa?
¿Cómo debe empezar una carta?
¿Qué fórmulas puede usar para despedirse sin que parezca demasiado
pomposo o anticuado pero, a la vez, siendo educado?
¿Debe escribir todas las cartas de igual forma, sin distinguir si son para
hacer un pedido, para reclamar o para mandar información general de la
empresa?
¿Qué reglas debe tener en cuenta a la hora de redactar una buena carta
comercial, que refleje la verdadera imagen de la empresa?
La solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la COMUNICACIÓN

ESCRITA; habilidad que necesitará manejar un buen secretario para el
ejercicio de sus funciones. Y en concreto la elaboración de CARTAS
COMERCIALES.
¿Has escrito alguna vez una carta? ¿Se deben usar las mismas normas al escribir cartas
comerciales que al escribir cartas personales?
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior; con clientes, proveedores,
entidades u organismos públicos, ya que de ello depende el éxito de su negocio.
Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos de

comunicación, la carta comercial ha perdido parte de su importancia, pero a pesar
de ello; la carta comercial es una de las formas de comunicación escritas más
usada por las empresas.
Las cartas comerciales tienen una doble finalidad:
Informar y comunicarse con el exterior.

Son una tarjeta de presentación de la empresa, transmitiendo una

imagen de ésta al receptor.
Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta una carta no sólo se

debe pensar en transmitir una información, sino que se tiene que tener
muy en cuenta lo que el remitente verá en dicha carta, en su
presentación o en su redacción: la imagen de nuestra empresa. Si
queremos dar una buena imagen de nuestra empresa debemos prestar
especial atención a dichos aspectos.
Citas para pensar
Refranero español: "Cartas que deprisa se escribieron, mil

disgustos dieron".
Para saber más

En la siguiente presentación se recoge información sobre las cartas
comerciales: sus características, modelos y estructura.
Cartas comerciales.
6.1.- Nociones básicas de cartas

comerciales.
¿Qué es lo primero que haces antes de comenzar a escribir
una carta? ¿Improvisas a la hora de redactar porque piensas
que es la mejor forma de expresar lo que quieres decir?
Antes de empezar a escribir una carta comercial debes tener

en cuenta una serie de cuestiones o pasos a seguir, para que
de esa forma el mensaje que queremos transmitir con ella se
entienda correctamente y no dé lugar a malos entendidos. Son
los siguientes:
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para
ello debemos:
Establecer claramente el objetivo que pretendemos conseguir con la carta.

Tener claro el mensaje que se va a transmitir.
Organizar los contenidos.
Cuando vamos a comunicar un mensaje agradable:
Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
Posteriormente se presentan los datos.
Se termina con el recordatorio de la idea central.
Cuando vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
Primero debemos exponer las razones que nos han llevado a esa noticia o
situación negativa.
Posteriormente presentamos los hechos y datos.
Después la idea principal.
Terminaremos con una idea positiva.
Autoevaluación
Si en una carta comercial vamos a comunicar un mensaje negativo,
debemos…
Comenzar con una idea positiva.
Terminaremos recordando el problema.
Comenzaremos con la idea principal.
Terminaremos con una idea positiva.
Incorrecto, debemos comenzar exponiendo los motivos de esa situación

negativa.
Incorrecto. Debemos terminar con una idea positiva.
Incorrecto. Debemos comenzar exponiendo los motivos que han llevado a

esa situación negativa.
Muy bien. De esta forma conseguiremos que el destinatario piense que,

aunque hemos cometido un error, somos capaces de solucionarlo.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta
6.2.- Exigencias básicas de las cartas

comerciales: presentación.
¿Es importante cuando se redacta una carta
comercial el aspecto que ésta tenga? ¿Pueden ver
los demás en una carta el reflejo de nuestra
personalidad o la imagen de nuestra empresa?
Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha

cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas
pomposas han dejado hueco a los tratamientos directos
y concretos. Además, para la realización de escritos
dentro de una empresa, se usa básicamente el
procesador de textos, lo que simplifica muchísimo el trabajo.
A continuación te mostramos algunas de las exigencias básicas o más importantes a

la hora de redactar una carta comercial:
Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el

ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que redactemos correctamente (sin faltas de
ortografía o con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en
un primer vistazo, invite a la lectura. Además, ello generará una buena imagen de
nuestra empresa.
Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:
No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y debemos usar

correctamente los signos de puntuación. Será bueno repasar el escrito a su
finalización y no fiarnos de los correctores automáticos.
En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un
mismo escrito, ni tampoco muchos tamaños. Debe ser un tipo de letra de fácil
lectura, los tipos de letras que más se usan o que se aconseja que se usen son:
"Times New Roman" o "Arial", a un tamaño de 11 ó 12. En cuanto al
interlineado dependerá de la longitud del texto; si es corto es mejor usar un
interlineado de 1,5 o doble, si es muy largo, mejor usar el interlineado simple.
Se evitará el uso de abreviaturas.
Se puede usar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del
texto.
No hay que apretar el texto dentro de la página, para ello podemos dejar un
espacio entre un párrafo y otro.
Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa
más de una página el membrete sólo lo ponemos en la primera.
Para saber más

Si quieres saber más sobre la carta comercial: el proceso de elaboración, lo
que hay que hacer antes de empezar a escribir o ver algunos ejemplos, entra
en el siguiente enlace:
La carta comercial.
6.3.- Otras exigencias básicas de las cartas

comerciales.
¿Qué márgenes dejas cuando escribes una carta comercial,
dejas los mismos márgenes en el lado derecho que en el
izquierdo?
Además de tener una buena presentación, otras de las

exigencias básicas de las cartas comerciales son las
siguientes:
Exposición con claridad del mensaje que se quiere

transmitir, siguiendo una correcta estructura (la veremos en el apartado siguiente).
Ya vimos en apartados anteriores los márgenes de los documentos de una forma
general. En las cartas comerciales los márgenes que más se suelen usar son los
siguientes:
De 3 a 4 centímetros en el margen izquierdo.
De 2 a 3 centímetros en el margen derecho, superior e inferior.
Hay que dar un aspecto positivo a los escritos, para ello es bueno usar el presente
como tiempo verbal, emplear un tono cordial o la sutileza para negar o rechazar cosas.
No se debe usar en exceso el gerundio.
Usar un estilo dinámico y fácil de leer, sin usar fórmulas muy rebuscadas, ni muchas
frases hechas.
El FORMATO más comúnmente usado es el de estilo semibloque. En este formato,
al inicio de cada párrafo hay una sangría de 5 a 10 espacios, excepto en los datos y
dirección del destinatario y en el saludo. La fecha y firma van a la derecha. Este será el
estilo que nosotros usaremos en la elaboración de nuestras cartas comerciales.
Si se usa más de una página, éstas deben ir numeradas en la esquina superior o
inferior derecha. Con el formato: página actual/total de páginas (por ejemplo: 3/4).
En cuanto a la forma de doblarse una carta: se debe hacer en tres partes iguales, con
el texto hacia el interior y la parte del membrete hacia el exterior.
Debes conocer
Es interesante que conozcas los diferentes formatos, sobre todo los más
usados, de las cartas comerciales. En la siguiente presentación los verás:
0:00
DESCARGA PRESENTACIÓN
Resumen textual alternativo
Autoevaluación
Señala la o las respuestas correctas:
Es conveniente no usar muchas abreviaturas en las cartas comerciales.
Los márgenes izquierdos siempre son un poco mayores que los

derechos.
El texto debe estar centrado y justificado sólo a la izquierda.
En el formato que más se usa en las cartas comerciales el inicio de cada

párrafo debe llevar una sangría de 5 a 10 espacios, excepto en el saludo.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
6.4.- Estructura de la carta comercial.

Supongo que habrás escrito muchas cartas en tu vida, pero, ¿dónde colocas la fecha? ¿Y la
dirección del destinatario? ¿Cómo comienzas la carta?
La carta comercial se compone de numerosas partes, que normalmente siguen unas normas
ya definidas. Aunque estas normas no son de obligado cumplimiento, sí que facilitan tanto el
redactar como el leer dicho documento.
La ESTRUCTURA de la carta comercial es la siguiente:
1. ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2. CONTENIDO.
3. CIERRE.
A continuación veremos cada una de estas partes de la carta comercial.
Citas para pensar

Blas Pascal: "He redactado esta carta más extensa de lo usual
porque carezco de tiempo para escribirla más breve".
Para saber más

Si quieres saber más sobre las cartas comerciales: su estructura y
recomendaciones a la hora de redactarlas, entra en el siguiente enlace:
Cartas comerciales.
6.5.- Encabezado o inicio.
Imagina que recibes una carta. ¿En qué es en lo primero que te

fijas? ¿Si tiene un bonito membrete qué sensación te causa? ¿Y
al revés?
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Tiene las

siguientes partes:
MEMBRETE: lo más común es situarlo en la parte superior de la

carta (o en el centro o a la izquierda). Generalmente en él figura
el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el
nombre de la misma, la dirección postal y de correo electrónico
y los números de teléfono y fax.
Esta parte de la carta comercial es muy importante, ya que suele transmitir la imagen
de la empresa, por lo tanto, debe prestarse mucho cuidado a la hora de su elaboración.
FECHA: la fecha se coloca en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de

la localidad, aunque si éste aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele
escribir completa y sin abreviar, y el nombre del mes en minúsculas. Ejemplo: 20 de
enero de 2019.
DESTINATARIO: se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la

fecha, aunque si el sobre es de ventanilla, se situará a la derecha para que cuando
metamos la carta en el sobre, el destinatario se pueda ver con facilidad.
Lleva todos los datos del destinatario:

nombre y dirección completa,
indicando, si es necesario, a la
persona a quien va dirigido el escrito
(para ello usamos A/A y el nombre de
la persona a cuya atención se dirige la
carta).
REFERENCIA: sirve para identificar la

carta o hacer referencia a aquella a la
que contestamos. Se sitúa en la parte
izquierda, debajo del destinatario.
Podemos encontrar las siguientes
referencias:
s/ref.: datos de la carta recibida y que respondemos.
s/escrito: fecha del escrito al que nos referimos.
n/ref.: indicación de quién envía la carta.
n/escrito: fecha del último escrito que hemos enviado referente al
tema.Normalmente, detrás de esas abreviaturas se suele poner las iniciales del
responsable de la carta en mayúsculas, una barra, y las iniciales de quien la
redactó en minúsculas.
ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin
sangría.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta:
La fecha se sitúa en la parte derecha de la carta comercial.
La fecha se sitúa en la parte izquierda de la carta comercial.
El destinatario se sitúa en la parte derecha.
El membrete es lo último que aparece en la carta comercial.
Muy bien. Se sitúa bajo el membrete.
Incorrecto. Se sitúa en la parte derecha.
Incorrecto. Lo normal es que se sitúe en la parte izquierda.
Incorrecto. Es lo primero que aparece y se suele situar en el centro o a la

izquierda.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
Autoevaluación
Relaciona cada una de las partes del encabezado de una carta comercial
con su definición o principales características.
Encabezado de las
Relación Definición o características
cartas comerciales
1. Es un breve resumen del

Membrete.
contenido de la carta.
Fecha. 2. Se sitúa justo debajo de la fecha.
Destinatario. 3. Se coloca en la parte derecha.
4. Figura el logo de la empresa así

Asunto.
como sus datos más importantes.
Enviar
El encabezado de una carta y, sobre todo, el membrete, son muy

importantes para la imagen de la empresa.
6.6.- Contenido.
Ya sabes cómo hacer el encabezamiento de una carta comercial.
¿Cómo sigues a partir de ahora? ¿Cómo inicias el saludo de la carta?
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial es el

contenido de dicha carta. El contenido tiene las siguientes partes:
SALUDO: al igual que saludamos cuando nos encontramos con

alguien, también saludamos cuando escribimos una carta. El
saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se
emplea inmediatamente antes del texto de la carta. Se sitúa
debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna sangría y
seguido de dos puntos. Hay numerosas formas de realizar el
saludo, la mayoría de las veces depende de quién es el emisor y
quién es el receptor y del grado de confianza entre ambos, aunque hay que evitar
frases rimbombantes.
Partiendo de que las cartas comerciales han reducido el uso de fórmulas muy clásicas
como: "Muy señor /señores mío/s", "Muy señor/señores nuestro/s", las principales
formas de saludo son las siguientes:
Señor: dirigido a una persona.

Señores: dirigido a varias personas o a una organización.
Estimado señor (o Estimados señores): cuando existe cierto grado de amistad.
Distinguido señor (o Distinguidos señores): cuando se trata de una persona
con categoría social.
Distinguido amigo: si a la persona además la conocemos.
Querido amigo: cuando se tiene bastante relación con la otra parte.
No es conveniente usar Sr. seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya que en él se expone lo que se

desea comunicar. Hay que poner cada asunto o idea en párrafos distintos, separados
por espacios y usar sangrías de 5 a 10 espacios al comienzo de cada uno. Dentro del
texto o cuerpo se distinguen varias partes:
Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste
en una breve introducción del tema de la carta. Normalmente se usan frases ya
definidas, según el contexto de la carta. Por ejemplo:
En respuesta a su carta del....
En relación a su....
En referencia a...
Es de nuestro agrado comunicarles...
Una vez estudiada su petición, le comunicamos...
El motivo de nuestra carta es...
Desarrollo: desarrollo de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar
poner varios asuntos en una misma carta o, si se hace, que estén relacionados.
Hay que evitar párrafos extensos.
Conclusión: breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser
recordatorio y que convenza al destinatario.
Autoevaluación
Relaciona cada una de las formas de saludar en una carta comercial con
el tipo de destinatarios al que va dirigido dicho saludo.
Saludo Relación Destinatarios
Estimado 1. Carta dirigida a una persona que no

Señor. conocemos.
2. Carta dirigida a varias personas que no

Señor.
conocemos.
3. Carta dirigida a una persona con la que existe

Señores.
cierto grado de amistad.
Distinguido 4. Carta dirigida a una persona con categoría

señor. social no conocida.
Enviar
Es muy importante saber dirigirse correctamente a los destinatarios de

una carta para evitar malas interpretaciones.
6.7.- Cierre.
Ya sabes casi redactar una carta comercial, pero, ¿cómo la
finalizarías? ¿Cómo te despedirías del destinatario? ¿Lo
harías de igual forma si éste es conocido como si no lo es?
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta

comercial, es el cierre o final de dicha carta. El cierre tiene
las siguientes partes:
DESPEDIDA: consiste en una frase breve, que debe

coincidir con el tono del saludo y del resto de la carta. Se sitúa a dos espacios de la
última línea del texto y usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás de la despedida se
pone una coma. En los últimos tiempos se ha eliminado el uso de fórmulas pomposas
en las despedidas y se usan otras más simples, como las siguientes:
Atentamente.
Reciban un cordial saludo.
Sin otro particular, le saluda atentamente.
Dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo.
En espera de sus noticias, le saluda atentamente.
ANTEFIRMA: se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la
despedida. Cuando una carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la
antefirma encima del nombre del firmante. La antefirma se compone del nombre de
la sociedad y también se puede añadir el cargo del firmante. Se puede incluir
debajo de la antefirma las abreviaturas: P.P. (por poder), P.A. (por autorización) o P.O.
(por orden).
FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenido de la carta, aunque no la haya
escrito personalmente. Se sitúa debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la
abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del firmante.
ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos, como por
ejemplo: cheques, letras de cambio o facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta,
escribiendo la palabra Anexo, seguida de dos puntos y los documentos que se
adjuntan. Por ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 500 euros.
POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo largo de la carta, se puede incluir aquí. Se
situará debajo de los anexos, en la parte izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No
conviene usarla ya que da la sensación de que somos poco efectivos, ya que
olvidamos cosas.
Para saber más

Si quieres saber más sobre la carta comercial: su estructura o formatos,
visualiza en la siguiente presentación:
Carta comercial
6.8.- Tipos de cartas comerciales.

¿Empezarías igual una carta en la que vayas a hacer una reclamación
que otra en la que vayas a solicitar información sobre algún tema?
¿Cómo continuarías ambas cartas?
La carta comercial puede tener muchos modelos o tipos distintos

según la finalidad que tenga o según su contenido.
Nosotros vamos a estudiar algunos de los modelos de cartas

comerciales que más se usan, como son los siguientes:
Cartas de solicitud.
Cartas de pedido.
Cartas de reclamación.
Circulares.
Cartas de ámbito general.
Veremos cada uno de ellos en los siguientes apartados.
Para saber más

En el siguiente enlace puedes encontrar multitud de tipos de cartas
comerciales, con detalles como: para qué se emplean, sus principales partes y
ejemplos de ellas.
Modelos de cartas.
6.9.- Cartas de solicitud.

¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara un catálogo
de sus productos? ¿Cómo pedirías que te mandaran unas
muestras de ciertos artículos?
Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre

precios, ofertas, catálogos o muestras a los distintos
proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer
nuevos clientes, por lo que los destinatarios las acogen muy
bien. La carta de solicitud tiene el objetivo de pedir información
a los proveedores para después seleccionar aquel material que más interese a la empresa
que demanda la información.
Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que
deseamos conocer (podríamos indicar para qué vamos a usar eso que solicitamos). Debe
recoger en el primer párrafo la pregunta más importante.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. La carta de solicitud...
La usamos para hacer pedidos.
Debe ser lo más extensa posible.
La usamos para solicitar información sobre precios o artículos.
La pregunta más importante debe aparece en el primer párrafo.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
6.10.- Cartas de pedido.

¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara unos
productos? Y si trabajas en una empresa a la que hacen un
pedido: ¿contestarías al recibir el pedido?
Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que

nos envíe unas mercancías determinadas. Es importantísimo
redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de forma que
no lleve a confusiones.
En ellas hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo (referencia o
nombre), cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío, etc. La
carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.
Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el

proveedor debería contestar para confirmar el pedido o bien devolver la misma carta firmada.
En caso contrario, también es necesario contestar para indicar cosas como por ejemplo:
Las modificaciones o las cuestiones con las que no está de acuerdo.

Si va a haber algún retraso en la entrega.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes algunos ejemplos de cartas de pedido, así como
algunas de sus principales características. Entra en él:
Carta de pedido.
6.11.- Cartas de reclamación.

¿Cómo harías para escribir una carta de reclamación sin
ofender a la otra parte? ¿Qué harías si recibieses en la
empresa en la que trabajas una carta de reclamación?
En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero

también puede enviarlas. Las cartas de reclamaciones surgen
como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.
Cuando hacemos una reclamación hay que especificar lo

que reclamamos y por qué. Además, en la medida de lo posible, debemos indicar una
solución al problema que originó la reclamación. Se debe usar un lenguaje cortés,
pero firme.
Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la siguiente forma:
Si tienen razón los reclamantes: se deberá aceptar la reclamación (de una forma
indirecta, para no mostrar que la empresa es demasiado ineficiente), se pedirán
disculpas, se explicarán las causas y se tomarán las medidas oportunas para
solucionarla. Hay que comunicar que nunca más se volverá a producir.
Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser firmes en nuestra respuesta y
buscar argumentos sólidos para indicar en qué están equivocados, pero siempre con
mucho tacto.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes un ejemplo de carta de reclamación, así como
algunas de sus principales características. Entra en él:
Carta de reclamación.
6.12.- Circulares.
¿Has oído alguna vez hablar de las circulares? Con ese
nombre tan "redondo", ¿qué crees que son?
La circular es una forma de correspondencia que se usa

cuando un asunto interesa o afecta a varias personas. Lo
que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas
y, de esa forma, se ahorra tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de

horarios, de dirección, cierre por vacaciones o ventas por
correo.
En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que debemos dar la
sensación a cada destinatario, de que la carta ha sido escrita para él.
Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe una norma general en
cuanto a su redacción.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. Las circulares…
Son personales para cada destinatario.
Se usan para hacer pedidos.
Se usan cuando su asunto interesa a muchos destinatarios.
Son iguales para todos los destinatarios.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Correcto
4. Correcto
6.13.- Cartas de ámbito general.

¿Qué pondrías en una carta publicitaria? ¿Cómo
solicitarías un pago pendiente?
Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se

relacionan de forma tan directa, como lo hacían las anteriores,
con operaciones de compraventa.
Se recogen cartas como algunas de las siguientes:
Publicitarias.
De agradecimiento.
A entidades de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
De acuse de recibo.
Para saber más

El siguiente enlace es muy interesante, en él aparecen modelos de cartas
comerciales, cómo redactar los diferentes modelos y para qué sirven o
protocolo en la redacción de cartas comerciales. Entra en él porque es muy
interesante y completo.
Cartas comerciales.
7.- El sobre.
Caso práctico
Después de haber enseñado Carlos Ruíz a sus
dos alumnos de formación en centros de trabajo
todo lo que necesitan saber acerca de las cartas
comerciales: como redactarlas, presentarlas, su
estructura y los tipos existentes. Se plantea la
cuestión de si saben qué es lo que tienen que
poner en el sobre y cómo deben hacerlo.
Es importante poner correctamente los datos en

el sobre para que la carta llegue correctamente a su destino y en el menor
tiempo posible.
Ya hemos visto la estructura de una carta

comercial, cómo hay que redactarla y los distintos
modelos más usados, pero ¿qué pasa con los
sobres? ¿Crees que es importante la presentación
del sobre que usemos para enviar una carta
comercial?
Se pueden usar muchos tipos de sobres para enviar las cartas comerciales, según Correos el
tamaño del sobre (sumando largo y ancho) no puede superar los 90 centímetros y ninguna
de esas partes puede exceder los 60 cm. El tamaño más usado de sobre es el rectangular
(115 x 220 milímetros).
Los sobres que más se suelen usar son los que tienen ventanilla, ya que al usarlos nos
ahorramos tener que volver a escribir en él la dirección del destinatario. Cuando escribamos
un documento debemos tener cuidado o fijarnos antes donde tiene el sobre la ventanilla,
para colocar la dirección del destinatario en el documento de forma que luego se vea
correctamente a través de la citada ventanilla.
Un aspecto muy importante es la distribución de los enunciados en el sobre: si colocamos

los datos correctamente en el sobre, además de dar mejor imagen de nuestra empresa,
conseguiremos que la correspondencia se atienda de forma más rápida.
También tenemos que hablar del sobre pre franqueado: no necesita que le peguemos el
sello, ya que cuando se compra se paga una tarifa postal por él. Son más prácticos, pues no
debemos perder el tiempo en pegar sellos.
Autoevaluación
Los sobres…
Necesitan que se ponga obligatoriamente los datos del destinatario.
Más usados son los de ventanilla.
Todos los tamaños son aceptados.
No hay que cuidarlos, ya que lo importante es la carta.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
8.- Otros documentos básicos en las

empresas.
Caso práctico
Carlos Ruíz ha enseñado a Alejandro y a Luna

cómo deben redactar cartas comerciales, pero
en su empresa Castilla y Verde Vende, S.L., se
redactan a diario otros documentos que no son
cartas comerciales, pero que son básicos para
un buen desarrollo de su actividad comercial.
Pretende que sus alumnos conozcan estos

documentos básicos de su empresa, en qué consisten, cuándo deben usarlos
y, sobre todo, que conozcan su estructura y sepan redactarlos correctamente.
¿Además de las cartas comerciales, que otros documentos se

redactan en las empresas? ¿Has visto alguna vez un acta,
una solicitud o un informe?
En este apartado vamos a estudiar los documentos realizados

por las empresas privadas, además de las cartas comerciales
(que ya vimos en apartados anteriores), que van a utilizar
como soporte el papel.
Todos estos documentos tienen por finalidad el cumplir con dos funciones:
Constancia: se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su

existencia, sus efectos y sus posibles errores.
Comunicación: sirven como medio de comunicación de distintos actos de la empresa.
Dicha comunicación es tanto interna, entre las personas que componen la empresa,
como externa, de la empresa con otros agentes ajenos a ella.
Es muy importante redactar bien los documentos. La redacción de un documento no es

una tarea sencilla, porque éste tiene que reflejar de forma precisa y clara la información de la
que deja constancia y pretende transmitir.
En los siguientes apartados veremos los principales documentos que se redactan en las
empresas, recuerda que son documentos no normalizados, por lo que cada empresa
podrá variar el formato de ellos y adaptarlos a sus necesidades, forma jurídica o
actividad a la que se dedique.
Para saber más

En los siguientes enlaces tienes los principales documentos administrativos

usados en las empresas privadas, puedes ver cuándo y cómo usarlos.
Documentos básicos en la empresa privada (primera parte).
Documentos básicos en la empresa privada (segunda parte).
8.1.- Saluda.
¿Has recibido alguna vez un saluda? ¿Para qué crees que se

utiliza?
El saluda es un documento usado, tanto en empresas

públicas como privadas, para comunicar asuntos como: un
nombramiento, una toma de posesión de un cargo, invitar a un
evento o agradecer algo.
Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas e
instituciones con personas con quienes mantienen (o quieren mantener) una relación
amistosa, por lo que se suele cuidar especialmente la presentación.
Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:
Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros).

No se firma ni se sella.
Se redacta en tercera persona.
Los márgenes suelen ser de 2 centímetros, tanto el derecho como el izquierdo.
Autoevaluación
Indica la o las respuestas correctas:
El saluda no se firma.
El saluda se usa para invitar.
El saluda se redacta en primera persona.
En el saluda se suele usar un tamaño de papel con formato A5.
Solución
1. Correcto
2. Correcto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
8.2.- Estructura del saluda.

¿Cómo redactarías un saluda? ¿Qué partes tiene?
El saluda suele tener las siguientes PARTES:
INICIO: estará formado por el cargo y los datos

profesionales del remitente. Por ejemplo: El presidente
de Andalucía Vende, S.L.
SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra
diferente (más grande y de otro tipo) que el resto del texto,
y en párrafo aparte.
CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del
destinatario (si es un saluda individual; en el caso de que
sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le
presenta alguna información o invitación, motivo real de la misiva. Por ejemplo: y se
complace en invitarle, en anunciarle, etc.
FINAL:
Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el nombre del remitente,
sino que solo hemos puesto su cargo: ahora pondríamos el nombre y dos
apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el siguiente
renglón y con minúscula una fórmula de despedida. Un ejemplo de frase de
despedida sería: “aprovecha la ocasión para expresarle el testimonio de su
consideración más distinguida”.
Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el nombre del remitente:
ahora no lo volveríamos a poner, sólo pondríamos en el centro de la hoja la
fórmula de despedida, iniciándose en mayúsculas.
En ambos casos, cerraríamos con el lugar de emisión y la fecha (en formato
largo).
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre el saluda: sobre su
redacción y utilidad. Así como un ejemplo de él.
El saluda.
8.3.- Solicitud o instancia.

¿Cómo solicitarías algo a un organismo público? ¿Has solicita alguna
vez algo usando algún modelo de solicitud normalizado?
Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una

petición a una Administración Pública. También se usa en el ámbito
privado pero con menor frecuencia.
Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para

solicitar, por ejemplo: becas o ayudas, pedir certificados, pedir
licencias de obras o solicitar la participación en una oposición.
En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar

alguna información a un superior.
Cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias sobre un

mismo tema, lo normaliza y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor
parte de los organismos públicos disponen de impresos de solicitud para los diferentes
aspectos que se pueden demandar. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay,
podemos hacer la instancia nosotros mismos. Por ejemplo, si vamos a solicitar una beca, hay
un modelo normalizado de solicitud; si queremos presentarnos a unas oposiciones, etc.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre las Instancias.
Instancias.
Citas para pensar
Anónimo: "Nunca la persona llega a tal grado de perfección como

cuando llena un impreso de solicitud de trabajo".
8.4.- Estructura de la solicitud o instancia.

Cuando la Administración ha normalizado una solicitud, nos
limitamos a cumplimentarla. Pero, ¿qué sucede cuando
queremos solicitar algo que la Administración Pública, o bien
una empresa privada, no ha normalizado? ¿Qué modelo
seguimos? ¿Cómo redactamos una solicitud no normalizada?
La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele

ser la siguiente:
ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del

solicitante:
Nombre y apellidos.
DNI, en el caso de una persona física, o CIF, en el
caso de una persona jurídica.
Domicilio (donde recibir una posible respuesta).
Cualquier otro dato personal necesario cuando la solicitud lo requiera: estado civil,
lugar y fecha de nacimiento, teléfono, etc.
CUERPO: se compone de dos partes:
Exposición de motivos.
Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en tercera persona)
o EXPONGO: (si lo redactamos en primera persona).
En esta primera parte se exponen los motivos o argumentos que
fundamentan la solicitud. Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y
se introducirán con la palabra “Que”.
Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo
anterior”, “y como consecuencia”, “Es por ello que”.
Solicitud propiamente dicha.
Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA: (si se redacta en tercera
persona) o SOLICITO: (si lo redactamos en primera persona).
Indicamos nuestra petición.
Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la siguiente
forma: “A esta solicitud se le acompañan los siguientes documentos”.
FINAL:
Fecha en formato largo (lugar, día, mes y año).
Firma del solicitante.
Por último, se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y el organismo al que
nos dirigimos, así como la población y provincia en la que se ubica (no se señala
la dirección). En el caso que no sepamos a qué cargo en concreto debemos dirigir
nuestra instancia, señalamos el cargo más alto del organismo.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la instancia o solicitud no
normalizada, así como algunos ejemplos.
Instancia.
Autoevaluación
En el final de una solicitud hay que indicar:
La dirección del organismo al que se dirige.
Los datos del solicitante.
La fecha en formato largo.
Lo que se solicita.
Incorrecto. Solo debemos indicar la autoridad u organismo, así como la

población y provincia en la que se ubica.
Incorrecto. Ellos se indican al comienzo de la solicitud.
Muy bien. Además de la firma del solicitante.
Incorrecto. Ello se indica en el cuerpo de la solicitud y no en su final.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
8.5.- Convocatoria.
Cuándo se necesita celebrar una reunión, ya sabemos que hay que

organizarla previamente. Además, tenemos que dar a conocer a
todos los asistentes el lugar y la fecha de celebración de la misma.
¿Cómo lo hacemos?
La convocatoria es un documento mediante el cual citamos, de

forma oficial, a un grupo de personas a tratar un determinado
asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.
También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir
información de interés general, proveniente de una Administración Pública, como puede
ser: la convocatoria de puestos de trabajo, convocatoria de becas o convocatoria de
oposiciones.
Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse
formalmente y dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la siguiente información:
Fecha, lugar y hora de reunión.

Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
Para saber más

En el siguiente enlace tienes más información sobre la convocatoria, así como
un modelo de convocatoria de una reunión.
Convocatoria.
Aquí tienes otros ejemplos de Convocatorias:
Convocatorias Erasmus.
8.6.- Estructura de la convocatoria.

¿En qué orden debemos colocar los datos que deben aparecer
en una convocatoria para que esta sea efectiva? ¿Has recibido
alguna vez una convocatoria para asistir a algún tipo de
reunión?
La estructura o partes que componen una convocatoria, de

forma general, son los siguientes:
INICIO: en el cual debemos incluir:

Membrete de la empresa.
La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se
convoca a”
Indicación de la reunión que se convoca, fecha,
hora y el lugar de celebración.
CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en que serán
tratado los distintos asuntos que lo componen.
FINAL:
Lugar y fecha de redacción del documento.
Firma del Secretario o responsable.
En el modelo presentado encuentras las pautas generales que debe seguir una convocatoria.
Recuerda que son modelos no normalizados, por lo que pueden variar; sobre todo según
el tipo de reunión que citen: si es convocatoria de una empresa o de una comunidad de
vecinos.
Autoevaluación
Relaciona cada una de las partes que deben aparecer en una
convocatoria con el lugar dónde se deben situar.
Parte de una convocatoria Relación Lugar en el que se sitúa
Lugar y fecha de redacción. 1. Inicio.
Orden del día.

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17/10/22, 11:22 La comunicación escrita.

Carlos Ruiz, el asistente a la dirección de CYL VENDE,

Como ya han aprendido todo lo necesario sobre

Por lo tanto, Carlos Ruiz, les plantea las siguientes cuestiones:

¿Cómo podrían enviar una misma información a muchas personas?

Indudablemente, la solución a todas estas cuestiones nos la ofrece la

En este Unidad nos centraremos en la Comunicación escrita:

En las normas de expresión escrita.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de

1.- La comunicación escrita.

En las empresas se redactan diariamente

La comunicación escrita es un tipo de comunicación verbal, en la que el código

Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario

En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay

Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de

Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje

Para saber más

La invención de la escritura nació de la necesidad práctica de registrar

1.1.- Ventajas e inconvenientes de la

La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden

1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo,

A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:

1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES

Me es más cómodo y la gente me Si te acostumbras a escribir mejorará tu

Todos tenemos poco tiempo y nos

mensaje queda escrito y sus objetivos

Me es difícil escribir correctamente Ejercitándote y consultando los manuales

Muy bien, ya que el mensaje se conserva materialmente.

Incorrecta, puede leer el mensaje, cuando, como y donde quiera.

Incorrecta, ello es un inconveniente, ya que el emisor no tiene seguridad

2.- Normas de comunicación y expresión

El objetivo de esta prueba es determinar si son capaces

El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el

Normas generales de expresión escrita.

La forma, estructura y contenido de los escritos.

Citas para pensar

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Incorrecto, debemos usar frases en forma activa.

Incorrecto, con ello conseguiríamos sencillez en nuestra comunicación.

Incorrecto, con ello conseguiríamos brevedad en nuestra comunicación.

2.2.- Normas de ortografía.

Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es

Dentro de las normas de

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Nuevas normas de ortografía.

2.3.- Normas de puntuación.

En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con

El punto indica una ruptura en el pensamiento.

Indican que el pensamiento no ha finalizado. 1. Punto.

Establecen una pausa en el pensamiento no

Indica separación de los elementos de una 4. Dos

Recuerda que es muy importante usar correctamente los signos de