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DOMINA LA COMUNICACIÓN
OBJETIVOS:
1. Concretizar y sensibilizar acerca de la importancia de la comunicación en sus
diferentes formas a nuestra organización.
¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN?
Definición:
La Comunicación es un proceso mediante el cual una persona transmite un mensaje usando
símbolos que la otra persona debe ser capaz de entender para dar una respuesta.
Es decir, la comunicación es una manera de entrar en contacto con otras personas mediante
palabras, señas, dibujos, conductas, gestos. Se espera que la otra persona entienda el
mensaje y dé una respuesta que también se expresa en palabras, gestos, conductas, etc. Es
de gran importancia los símbolos porque, si no significan lo mismo para las personas que están
entrando en contacto, la comunicación no se da. La comunicación es un proceso formado por
varios elementos, todos ellos relacionados e integrados. Los distintos elementos forman un
todo integrado.
La comunicación empieza con alguien (emisor) que quiere transmitir un mensaje. El emisor
puede ser una persona, o varias, con diferentes ideas o propósitos por comunicar, que busca
con su comunicación influenciar la conducta de otras personas.
No basta con tener qué decir, hay que traducir lo que se quiere transmitir a un lenguaje
(símbolos) que sea claro y comprensible para quien va a recibir el mensaje (receptor). Es decir,
los símbolos que se empleen deben tener el mismo significado para el emisor y receptor. Estos
símbolos pueden ser palabras habladas o escritas, gestos, ruidos, imágenes, etc. El proceso
de poner el mensaje en símbolos se llama codificación.
El emisor tiene una idea y ya la codificó en su mensaje. Ahora tiene que escoger un medio
(canal) para hacérselo llegar al receptor. Por ejemplo, el fax es un canal para enviar un
mensaje escrito, el teléfono es un canal para enviar un mensaje hablado. También el video, los
periódicos, los memorándums, los discos, etc., son canales.
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La persona (o personas) a quien va dirigido y que recibe el mensaje se llama receptor. Ahora
bien, para que el receptor entienda el mensaje que el emisor le mandó, tiene que ser capaz de
encontrar el significado e interpretarlo. A este proceso se le llama descodificación.
Por último, para que el proceso de comunicación esté completo, se requiere que el receptor le
diga al emisor lo que entendió del mensaje. A este proceso se le llama retroalimentación y
puede ser verbal o no verbal y, a través de ella, el emisor puede saber cómo recibió su receptor
el mensaje.
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Ejemplo:
Quieres que Arturo, tu chofer, pase mañana al aeropuerto a recoger a tu socio, el señor
Gutiérrez.
Fecha
Por medio del presente le pido que el día de mañana pase al aeropuerto recoger al señor
Roberto Gutiérrez que llega en el vuelo 704 de Mexicana de Aviación a las 11:45 a.m. Llévelo
al hotel de siempre y luego trasládelo a la oficina. Gracias.
Firma
En este caso, codificaste tu idea a través de palabras escritas (en español). Tu mensaje es lo
que escribiste en el memo. El medio que escogiste para mandar tu mensaje fue el
memorándum. Otro medio pudo haber sido hablarle por teléfono para decirle el mensaje
verbalmente, o decírselo directamente cara a cara.
Como Arturo sabe leer y entiende español, puede descodificar y entender el mensaje.
Cuando después de leer el memo, Arturo viene a tu oficina y te pregunta qué debe hacer
porque antes le habías dicho que llevara el carro al taller en la mañana, ya sabes que recibió y
entendió el mensaje, es decir, te retroalimentó.
Si el mensaje que se quiere transmitir es importante, usar la comunicación escrita. Con esto se
evitan las distorsiones, pero hay que tener cuidado de que no sea muy extensa, porque a la
gente le da flojera leerla.
Barreras de la comunicación
Es muy difícil lograr una comunicación perfecta. Por ejemplo, un empleado no entendió lo que
se le quiso decir o hasta entendió otra cosa distinta. O a veces estamos tan tensos que
decimos algo que no queríamos decir, o los empleados no informan de cosas que se necesita
saber. A veces, al llamar por teléfono, se oye incluso una música que no deja escuchar a la
otra persona.
Todos estos son ejemplos que nos muestran que hay barreras que impiden la buena
comunicación. Veamos cuáles son las barreras más frecuentes y qué hacer para reducirlas.
PERCEPCIÓN SELECTIVA.
En el proceso de comunicación los receptores ven y oyen el mensaje de acuerdo con sus
características personales, educación, estado de ánimo, necesidades, experiencias. O sea,
ante un mensaje “oímos” lo que podemos y queremos oír, es decir, percibimos selectivamente
parte del mensaje. Recordemos aquello de que, el sordo no oye pero compone; o aquello, de
que oímos lo que nos conviene.
FILTRACIÓN.
Ahora son los emisores los que manipulan el mensaje, lo filtran, escogen qué decir y cómo al
receptor, para que su información sea vista más favorablemente. En general, los empleados le
dicen a su jefe sólo las cosas positivas, lo que hacen bien; y lo que no hacen tan bien, no lo
informan o lo maquillan.
PROBLEMAS DE LENGUAJE.
Las palabras no siempre significan lo mismo para todas las personas. Es decir, una misma
palabra puede tener diferente significado para el que habla que para el que escucha.
NO SABER ESCUCHAR.
Algunas personas tienen dificultad para prestar atención y, cuando se les comunica algo,
divagan o piensan en otras cosas.
EXCESO DE INFORMACIÓN.
Se da más información de la que la gente puede recibir; o se da tanta, que ya ni se explica.
FALTA DE TIEMPO.
Esto hace que el empresario, o el jefe, no se comunique frecuentemente con sus subordinados.
EMOCIONES.
El estado de ánimo tanto del receptor como del emisor influye en la manera de interpretar o de
comunicar el mensaje. Por ejemplo, el mismo mensaje no se recibe igual cuando la persona
está contenta que cuando está deprimida, ni se envía igual cuando la persona está tranquila
que cuando está enojada.
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1. Da seguimiento a tu comunicación.
No des por hecho que la otra persona te entendió, piensa que puedes ser mal interpretado. Por
esto, verifica si la otra persona recibió el mensaje como tú esperabas. Haz una pregunta cuya
respuesta dependa de que se te haya entendido.
3. Usa la retroalimentación.
Pide de vez en cuando a tu receptor que te diga con sus propias palabras el mensaje que
acaba de recibir, con el fin de verificar si tu información fue entendida o si tus instrucciones
lograron lo buscado. Anima a tu gente a que aclare las dudas que tenga.
4. Desarrolla empatía.
O sea, ponte en los zapatos de la otra persona. Ser empático te ayuda a visualizar cómo vas a
ser entendido y a diseñar tu comunicación de acuerdo con tu receptor. Este es un punto
importante para comunicarte mejor.
5. Simplifica tu lenguaje.
El lenguaje complejo es fuente de malos entendidos. Si tu lenguaje no es comprensible para tu
receptor, no lo uses. Que tu lenguaje esté a su nivel mejora la comunicación.
6. Repite.
Cuando comuniques algo complicado o difícil, no dudes en repetirlo de distinta manera, con el
fin de asegurarte de que tu receptor te entienda correctamente. Repetir la información ayuda
mucho a aclararla.
7. Escucha.
Busca activamente el significado de lo que se te comunica. Haz preguntas que le indiquen a la
otra persona que está buscando comprenderla. Deja que los demás también hablen.
Comportamiento no afirmativo
Falta de respeto por ti mismo y problemas de comunicación.
“Si no soy para mí mismo, ¿quién será por mí? Si soy nada más para mí mismo, ¿qué soy yo?
Y si no ahora, ¿cuándo?” Antiguo proverbio judío
En esta opción de comunicación, la persona establece una especie de relación desigual, que
da cabida a la satisfacción de las necesidades de otros pero a costa de los derechos o
necesidades propios.
Cuando falta respeto por las necesidades y los derechos de uno mismo, la comunicación que
ejercemos normalmente es débil en relación con la fuerza que deberíamos manifestar.
Callamos las cosas o las decimos tímidamente, indirectamente, andamos por las ramas, como
esperando a que nos adivinen, no somos claros y preferimos ceder. Aun cuando vehemente
deseamos decir nuestro verdadero sentir y pensar, el temor nos gana y elegimos evitar o
posponer el conflicto.
Causas
* Miedo al rechazo.
* Miedo a no lograr aprobación.
* Miedo al conflicto.
* Miedo a perder imagen.
* Ignorar tus derechos.
* Confundir valores olvidándote de ti.
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* No saber cómo decir algo aunque exista conciencia de la necesidad de hacerlo, falta
habilidad.
* Poca autoestima y sentido de valor.
* Deber ser irracional que hace que te pongas como para que te pisen.
Consecuencias
* Tensión, problemas físicos.
* Acumular hasta explotar.
* Los demás aprenden a abusar de ti.
* Acabas ofendiendo peor.
* Más pesimismo, más baja autoestima, tratando de perjudicar, expresando resentimientos.
* El problema por lo general se hace mayor y más complicado de manejar.
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COMPORTAMIENTO AGRESIVO
Falta de respeto hacia los demás y problemas de comunicación
El comportamiento agresivo al que nos referimos no debe confundirse con la “agresión positiva”
que implica una posición proactiva ante los problemas. Aquí definimos la agresividad como el
acto de expresión, directa o indirecta, que castiga o viola los derechos humanos de los demás.
Este estilo de expresión crea muchos problemas. Enojarse fuertemente afecta al individuo y
puede llevarlo a insultar y ofender. Sería muy provechoso aprender a expresar el enojo en
forma respetuosa y mejor aún, a no enojarse en primer lugar por tantas cosas que no valen la
pena. Estas dos alternativas son totalmente posibles si el individuo usa los recursos personales
con los que fue intrínsecamente dotado.
Causas
* Sentimiento de vulnerabilidad.
* Ideas irracionales condenatorias.
* Creencia irracional de tener más valor que los demás por algún atributo que uno posee y ellos
no.
* Ideas irracionales demandantes.
* Desconocimiento de los derechos de los demás o insensibilidad a los mismos.
* Sentirse fácilmente atacado(a), humillado(a), amenazado(a).
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“La vida es una simple letra en el alfabeto, puede no tener ningún sentido o puede ser parte de
un gran significado”. Anónimo
* Al decir las cosas como debes, descansas y alivias tensiones, cierras círculos abiertos,
generando estados de paz interior, calma, salud emocional y física y equilibrio en el ambiente.
* La gente, más que rechazarte, aprende a respetarte y a veces hasta admirarte.
* El conflicto se resuelve mucho más rápidamente y la relación interpersonal suele mantenerse
con satisfacción.
* Sube la autoestima.
* Sube la motivación.
* Aumenta la sensación de que el mundo corresponde más a tus sueños, alejándote de la
posición de posible víctima.
* Mayor integración entre personas y equipos.
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* La otra persona trata también de ser afirmativo(a) contigo, sosteniendo así relaciones reales y
constructivas.
* No generas expectativas falsas.
* Ganas en más expresión y libertad de ser, en creatividad.
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El lenguaje no verbal
Lo que acompaña a nuestras palabras juega un papel importante en nuestra comunicación. Un
buen porcentaje de lo que llega a los demás lo hace a través del contacto visual, el tono de
voz, la modulación, la expresión facial, los gestos, ademanes, movimientos, la sonrisa. Y basta
que perdamos un tanto la armonía entre los componentes verbales y los no verbales para que
la comunicación pierda efectividad.
“Si la gente no te deja en paz, es porque ni le has enseñado cómo hacerlo” David Seabury
* Infartar.
* Demandas irreales.
* Estrés innecesario.
* Acusar ofensivamente y perder empatía.
* Provocar resistencia como reacción de defensa y sobrevivencia.
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CONTROL EMOCIONAL
“Primero mantén la paz dentro de ti mismo, entonces, sólo entonces, podrás traer paz a otros”
Thomas Kempis
Conocer, identificar nuestras emociones es esencial si aspiramos a tener calidad de vida. Los
sentimientos son el gran termómetro que nos indica si debemos o no activarnos, si existe la
necesidad de protegernos, si debemos responder rápidamente, etc.
Saber decir
“La paciencia crea confianza, decisión y una visión objetiva, lo cual eventualmente lleva al
éxito” Brian Adams
El valor del respeto, la autenticidad y el ser nosotros mismos sin perjudicar a nadie, debe
combinarse con la habilidad de expresión de los mensajes. Es posible que, aunque nuestra
intención sea comunicarnos bien, la falta de capacidad nos traicione y acabemos generando
fricciones al expresarnos.
“Una persona genuina puede ser espontánea y auténtica con otros de manera que ellos lo
conozcan tal como es” Robert Bolton
Se analizó y vivenció que el respeto por ti mismo y por los demás da fluidez y eficacia a la
comunicación. Sin embargo, este elemento de ser directo, aunque importante, es uno de varios
que vale la pena estudiar.
Saber escuchar
“Las barreras de la comunicación existen entre todas las personas, haciéndola mucho más
difícil de lo que pensamos. Es falso suponer que alguien puede comunicarse sólo porque sabe
hablar”. Reuel Howe
Saber escuchar constituye el cincuenta por ciento del proceso de comunicación. Quien dé por
hecho que sabe escuchar o que lo hace con facilidad podría llevarse una sorpresa. Captar lo
que otros nos dicen no se da de una forma sencilla o transparente; muchas variables
adicionales al mensaje en sí, amén de nuestras barreras son las que entran en juego.
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MENSAJES POSITIVOS