Comunicación Escrita

La comunicación escrita se basa en la trascripción de

información por grafismos. Es de fundamental importancia la
presentación impecable y ordenada, respetando desde
luego signos de puntuación, la ortografía y redacción. Antes
de elaborar una comunicación se debe considerar a quien
se dirige la comunicación, cuál es el motivo de hacerla y
cómo podemos expresar lo que deseamos.
Así también con preocupación a los adultos que han
olvidado reglas básicas al escribir y hablar, y ese refrán que dice “como habla escribe”.
Tan cierto es esa frase que los profesores en su aguda capacidad de observación y oír a
sus alumnos podrían saber claramente cuando una tarea era copiada del otro por las
palabras que utilizaba en la narración, y la confrontación no tenía atisbo de duda, la tarea
era fiel copia del niño o la niña estudioso de la clase.
Existe exactamente lo mismo en las aulas universitarias. La tecnología nos permite el
copie y pegue en los trabajos escritos realizados por otras personas, por eso se considera
un fraude y hasta una falta de interés por parte de los mismos. Las frases para describir
una u otro cosa se simplifican en – que chala, que de la pu***, ******, ¡mierda!, hp, bb, bn,
ok, h—l y si a todo esto le sumamos los extranjerismos y anglicismos, tenemos como
resultado una sopa de letras que nadie entiende y que a todos indigesta.
Para resolver estos planteamientos se debe pensar en la posición de la persona en
relación con la empresa y con nosotros mismos, en la forma más concreta y clara en que
podemos expresar el contenido y en las mejores expresiones a utilizar para que la
transmisión de nuestro mensaje sea realmente recibido como lo deseamos. Las
comunicaciones escritas más usuales fuera de la empresa son: las cartas comerciales,
que se utilizan para tratar asuntos de comercio, para formalizar algún asunto pactado
verbalmente o, en ocasiones, para asuntos confidenciales, caso en el que son
manuscritas.
La ortografía y la redacción tienen el poder de repercutir directamente en la imagen
personal y profesional que los demás tienen acerca de ti. Es decir, la manera en que
escribe cada persona, puede reflejar su forma de ser; en el que se demuestra el nivel
educativo, cultural y el conocimiento que poseen. En pocas palabras, el escribir bien,
puede ser considerado como una tarjeta de presentación, donde influyen varios aspectos
gramaticales y ortográficos. Para comenzar, la ortografía puede ser definida como la
cualidad de escribir correctamente las palabras y signos de una lengua. Asimismo,
representa la base o estructura elemental para que la sociedad se pueda comunicar
adecuadamente, respetando una serie de normas de símbolos escritos que admiten
identidad y perdurabilidad.
La ortografía reúne un conglomerado de reglas y normas escritas, para alcanzar una
buena redacción. Dichas reglas, cumplen un importante significado, el de distinguir los
diferentes sonidos que en el lenguaje oral se tienden a confundir, a fin de garantizar el
entendimiento general de lo que se escribe.Tener una buena ortografía es de gran
importancia, tanto en el ámbito laboral, como en el académico y personal. El escribir bien
es primordial para el crecimiento profesional, ya que gran parte del trabajo cotidiano se
fundamenta en la interrelación, a través de los medios escritos.
El saber emplear las palabras, organizar ideas y utilizar correctamente los signos de
puntuación, son las partes esenciales de cualquier escrito, y manejarlos adecuadamente,
garantiza la adecuada emisión del mensaje que se quiere proveer.
Para las empresas, la comunicación escrita representa uno de los componentes
determinantes en las organizaciones, donde no solo se ejecuta la emisión de un mensaje
institucional, como memorandos, informes, correos electrónicos u otro escrito, sino
también se fija el perfil profesional de los trabajadores y de la organización en general. En
el caso del ámbito empresarial, todos los profesionales están sujetos a informar sobre sus
actividades laborales, o emitir cualquier información relacionada; y en la mayoría de los
casos deben hacerlo de forma escrita. Por lo que es de suma importancia que la
comunicación se realicé de manera correcta, para que el lector lo interprete como debe
ser. Su redacción refleja la imagen de la empresa en el exterior; son comunicaciones
breves para transmitir avisos, notificaciones, felicitaciones, invitaciones de tipo
protocolario. Las utilizan los jefes, directores generales y personas que ostentan cargos de
mando, y no deben utilizarse para asuntos de carácter reservado. Al interior, las
comunicaciones pueden ser informes, memorandos, circulares y notificaciones.
La correcta transmisión del lenguaje maneja diferentes procesos de verificación, los cuales
permiten analizar adecuadamente el mensaje emitido. En los que se encuentran el criterio
semántico, pragmático y sintáctico.

• Semántico: Referente estrictamente al significado del mensaje, siendo generalmente

vinculado al manejo correcto del lenguaje.
• Pragmático: La respuesta que tiene el receptor del mensaje al recibir el mismo,
considerando la utilización conveniente del lenguaje, su interpretación y el contexto del
mismo.
• Sintáctico: El empleo organizado de las palabras dentro de un mensaje, estudiando la
estructura del mismo, y el modo en que se armonizan las palabras y los signos de
puntuación, para poder dar un sentido particular, para no crear varias interpretaciones.

A continuación se presentan unos tips que ayudaran a redactar un documento:

• Ten en cuenta que se espera mas de uno mismo cuando se expresa una idea por
escrito, que de forma de hablada. La escritura supone, ante todo, mas tiempo para
pensar y ordenar dicha idea, así como para encontrar las palabras mas adecuadas
para transmitirla. Por ello se espera mas claridad de parte del que escribe, como por
ejemplo evitar muletillas propias del lenguaje oral.
• A diferencia de la hablada, la palabra escrita suele “perdurar en el tiempo”, en vista
de que puede ser registrada con mucha mas facilidad (basta con archivarla o
imprimirla). Por lo tanto, los documentos escritos son mas poderosos en términos
 comunicativos y también mas comprometedores: lo que escribas podría ser usado en
tu favor como en tu contra.
o Piensa lo que redactes como una extensión de tu persona: ¿quieres que te vean
como alguien desaliñado, sucio y desordenado o mas bien como todo lo contrario?
Trabaja con miras en este objetivo. Ello puede suponer que te capacites en
redacción profesional, que investigues en diccionarios y manuales, o que solicites
ayuda a tus colegas.
o Así mismo, de ninguna manera escribas como hablas, ni mucho menos emplees
abreviaturas como “q” en lugar de “que”, “xq” en vez de “por que”, “tb” en vez de
“también” o “x2” en vez “de yo igual o de acuerdo” . Trata de evitar estos vicios
incluso en la esfera personal o coloquial imaginable, pues, si te acostumbras a ellos,
después será mas difícil que los identifiques, que los hagas de lado o que los
corrijas.
o En todos los ámbitos y en especial en el laboral, evita emplear emoticones y
comunicar frases de paz y bienestar. Ten por seguro que quien quiera leerlas las
buscara por su cuenta. Lo máximo admisible es que incluyas tu firma y tus
referencias profesionales, y tal vez hasta el logotipo de la compañía en la que
trabajas, pero no mas.
o Emplea una fuente (tipo de letra) común, como Arial o Times New Roman, en un
tamaño decente: lo minimo y lo máximo admisibles son 10 y 12 puntos,
respectivamente. Escribe simple en color negro. Evita a toda costa colores
llamativos y bajo ninguna circunstancia abuses de cursivas, negritas, subrayados y
mayúsculas.
o Siempre comienza un correo electrónico con un tratamiento de cortesía como
“estimado” “apreciado” e incluso “querido” (esta ultima, siempre que ti relación con el
receptor sea muy cercana), seguido del nombre del receptor. Los ingleses utilizan el
“apreciado” aun cuando sea su peor enemigo.
o Siempre despídete atentamente de tu receptor y recuerda agradecerle por su tiempo
y atención. A veces basta con decir “gracias”, otras es necesario algo mas
elaborado como “agradeciendo de antemano su atención o colaboración”. El sentido
común y en especial, tu relación con dicha persona te ayudara a encontrar el mejor
camino, pero procura no exagerar y pecar de adulador.

• No hagas a otros lo que o quieres que te hagan a ti, esto supone respetar diversos
aspectos relacionados con el tiempo y la privacidad de tus receptores, asi como con la
confianza que tus jefes depositan en ti:
o Valora tu tiempo y el de tus receptores: se muy breve y puntual en tus escritos. Por
regla general las cartas y correos electrónicos no son para exposiciones muy
extensas. Si tuvieras que enviar mucha información hazlo en un archivo adjunto.
o Respeta los sistemas de archivo de documentación, archivos demasiado extensos o
pesados podrán saturar espacios, solicita permiso antes de enviarlos.
 o Respeta la privacidad de los demás, si alguien compartiera contigo su teléfono,
dirección o correo electrónico no supone bajo ninguna circunstancia alguna que
puedas darla sin consentimiento a cualquier persona o peor aun que la utilices para
mandarle mensajes a diario o fuera de contexto como cadenas o publicidad.
o Verificar con detenimiento aspectos formales como gramática, ortografía y
disposición de la información.
o Verificar los datos del destinatario: nombre, cargo o solicitud, a nadie le gusta recibir
información que no le corresponde, lo rebauticen o se equivoquen en su cargo.
o Si se comunica una información importante se debe hacer en el primer párrafo,
todas las explicaciones podrán realizarse en otros párrafos, por teléfono o
personalmente.

Como se puede observar en los ejemplos:

• Se respeta el tipo y numero de fuente
• Los recursos tipográficos como negritas, cursivas no se emplean o exageran.
• La disposición es importante, se deben ver ordenados, alineados y dejando un espacio
entre párrafo y párrafo.
• La claridad es puntual y acertada, el mensaje se presenta sin preámbulos ni retoricas
innecesarias, sin embargo no es descortés.

Ejemplo de Correo Electrónico

Ejemplo Carta