GUIA PARA REALIZAR EL PROBLEMA: Tema Procesos y Procedimientos en la Secretaría de Salud y Bienestar

Social del municipio de Olaya

PRIMERO: Identifique el COLOQUE AQUÍ LO QUE CORRESPONDE PARA RESPONDER CADA PUNTO
tema y dele soporte político
Definiciones del tema por Según Piñuela-Espín y Quito-Godoy, las organizaciones son estructuras de gestión que
autores importantes soportan su funcionamiento en un sistema compuesto por recursos, personas,
procesos, infraestructura, tecnologías y otros elementos, y operan en sinergia en un
Definiciones del tema por contexto político, social, económico y/o legal, para alcanzar objetivos y cumplir su
organismos internacionales y misión.1
nacionales
En la historia de la Revolución Industrial, como proceso de transformación económica,
social y tecnológica2, originaria de cambios sin precedentes en
las sociedades occidentales y, posteriormente, en todo el mundo, se dio la transición
desde una economía rural basada en la agricultura y el comercio, a una de carácter
urbano, industrializada y mecanizada, en la que las organizaciones crearon y
desarrollaron capacidades para el logro de sus objetivos. 3

Debido a esta industrialización y producción en masa, surgió el Sistema de Fábrica o

Fabril como una forma de controlar y concentrar el trabajo, donde primó la necesidad
de ubicar en edificaciones especializadas todos los recursos inmersos en el proceso
productivo. Adicional a la conglomeración de trabajadores, esta manera de producir
daba la posibilidad de un mayor control del patrono sobre sus empleados con la
implementación de un régimen riguroso para establecer horarios, actividades, división
del trabajo y formas de comportamiento. 4

En las dos primeras etapas de la Revolución Industrial, la estructura organizativa fue el

principal elemento para resolver la complejidad de la gestión, mediante un organigrama
vertical que se configuró a partir de las funciones; entre la segunda y tercera revolución
se desarrollaron, a la par y en concurso, los modelos de calidad y la gestión por
procesos, conceptos relacionados con los principios de la ciencia de la administración,
en los que se identificaron diversas etapas, siendo Taylor y Fayol autores pioneros en
ocuparse en el tema de estudio y establecimiento de dichos principios. 5

En 1911, bajo la lógica de la productividad y desde su propuesta de aplicación del

método científico en la resolución de problemas administrativos, cuyo objetivo fue
aumentar la producción por unidad de esfuerzo humano, a través de la división y
especialización de las tareas y utilizando incentivos salariales, Taylor definió principios
para regular el trabajo operativo que mejoraron el rendimiento de los trabajadores,
quienes desarrollaban su trabajo de manera lenta debido a los sistemas ineficaces de
administración, y a la premisa de que un aumento de producción desplazaría obreros.
6,7

La enseñanza principal del pensamiento científico de la administración fue hacer que en

la empresa, tanto el administrador como el trabajador, tuvieran claros los alcances de
sus respectivas actividades; conocieran los tiempos, movimientos y aptitudes humanas
requeridas para cada tarea y se establecieran salarios en función de la producción. 8
Para esto, Taylor presentó sus ideas sobre el mejoramiento de las actividades
industriales, argumentando que la sistematización del trabajo provocaría, de manera
inmediata, un incremento en la eficiencia del uso de los recursos, principalmente de la
mano de obra, eliminando vicios que, según él, existían en la llamada administración
empírica. Esto se logró aplicando el método científico, basado en la observación y
análisis de la realidad, y en los procedimientos o sistemas de trabajo para obtener lo
que se consideraría como la mejor manera de realizar las labores. 9

Por su parte Fayol en 1916, extendiendo a todas las áreas de la organización las
premisas definidas por Taylor, sugirió la Teoría Clásica de la Administración en la que
la organización y sus componentes se consideraron un gran sistema interdependiente,
con un contenido más explicativo en el que involucró temas como el conjunto de
actividades que debe desarrollar una buena administración (jerarquía de mando,
centralización, división del trabajo, trabajo en equipo, disciplina, autoridad, iniciativa);
manejo de procesos administrativos (ver los hechos, experimentar y dictar reglas); y
mirada de la organización como un todo, enmarcada en la eficiencia como resultado del
esfuerzo de sus miembros.10

La puesta en marcha de los principios de la teoría de la administración, precisada por

Fayol de manera magistral, respaldó la creación de escenarios propicios para la
eficiencia administrativa y la generación de utilidades para la empresa, resultando en
que los elementos de su definición se convirtieran, desde aquel momento y de manera
definitiva, en las etapas del proceso administrativo: prever, organizar, dirigir, coordinar y
controlar.11

En los años 80’s el pensamiento administrativo dio otro salto, cuando Porter generó los
conceptos de estrategia y ventaja competitiva, indispensables para ganarle a la
competencia y permanecer en el tiempo, basado en las necesidades del cliente y a
través de un conjunto integrado de selecciones, donde las empresas comenzaron a
declarar su misión, visión y objetivos. 12 Con Porter surgió, entonces, el concepto de
cadena de valor como un conjunto de actividades realizadas por la empresa para
generar valor para sus clientes. Este instrumento facilitó los análisis para la extracción
de estrategias de mejoramiento en todas estas actividades, con un enfoque de
eficiencia y eficacia, logrando una mayor fluidez de los procesos centrales de la
empresa y una interrelación funcional basada en la cooperación. 13

Para los años 90’s con sus planteamientos teóricos, complementarios e integrados a
los de Porter, Senge introdujo el concepto de mejoramiento continuo donde las
organizaciones desarrollaron su capacidad de aprender usando cinco disciplinas:
Dominio personal, Modelos Mentales, Aprendizaje en equipo, Visión compartida y
Pensamiento Sistémico. Desde entonces, estas disciplinas hacen que las
organizaciones perfeccionen continuamente sus habilidades con el objetivo de alcanzar
aspiraciones mayores, creando el futuro que desean y garantizando un posicionamiento
sostenido.14,15

En la misma línea de mejoramiento continuo, en 1992 Ponce definió los procedimientos

como planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para alcanzar los
mejores resultados en la ejecución de las funciones de la organización. 16 Terry, en
1994, agregó que los procedimientos son planes que determinan las tareas; ordenan la
secuencia cronológica y disponen la inversión de tiempo, dinero y esfuerzos, en la
ejecución de los procesos de una organización. También, consideró que estos eran de
mayor utilidad en los trabajos repetidos, y debían ser evaluados y sometidos a pruebas
de utilidad en condiciones operativas normales, para actualizar aquellos que resultaran
necesarios.17

Harrington, referenció los procesos como cualquier actividad o grupo de actividades

que empleaban insumos, le agregasen valor y suministrasen un producto a un cliente
externo o interno, utilizando los recursos de la organización para proveer resultados
definitivos. Asimismo, Harrington afirmó que la estandarización de los procedimientos
garantizaba que los trabajadores, actuales y futuros, utilizaran las mejores formas para
llevar a cabo actividades relacionadas con el proceso, convirtiéndose en el primer paso
para su mejora. 18

García, en 2008, propuso el concepto de proceso como las actividades que las
organizaciones ejecutan para mantener, desarrollar y sostener su productividad, con el
fin de alcanzar los objetivos establecidos en su

Paralelamente a la teorización del proceso administrativo, surgieron organismos para el

desarrollo de mecanismos que garantizaran la permanencia de las organizaciones en
un mundo cada vez más competitivo y globalizado, aumentando su eficiencia,
mejorando sus productos y servicios, y reduciendo costos organizacionales.19 En 1947,
la Internacional Organization for Standardization – ISO (Organización Internacional de
Normalización), surgió como una necesidad de la industria para unificar las normas
internacionales que aseguraran y certificaran la calidad de los procesos de producción
de una empresa y de los artículos que produce.20

Según la ISO, los procesos son un conjunto de actividades relacionadas entre sí o que
interactúan, transformando elementos de entrada en elementos de salida. En estas
actividades pueden intervenir partes, tanto internas como externas, y se deben tener en
cuenta los clientes.21 Además, define un procedimiento como la forma específica para
llevar a cabo una actividad o proceso. 22

La ISO define, también, el enfoque basado en procesos como la concreción sistemática

de los procesos y sus interacciones, para lograr los resultados esperados de acuerdo
con la política de calidad y una dirección estratégica de la organización. En términos
más sencillos, el enfoque basado en procesos determina que todos los esfuerzos por
mejorar se deben enfocar hacia el perfeccionamiento de uno o varios procesos, ya que
cuando se conocen los procesos, se puede identificar los que necesitan una forma
específica de crear una salida, lo que permite saber cuándo es necesario tener un
procedimiento para ir junto a un proceso.8
Las normas ISO 9000 surgieron en 1987, presentando los requisitos para que las
organizaciones pudieran satisfacer las necesidades de sus clientes y entregar
productos o servicios conforme a sus expectativas. En el año 2000, la serie de normas
ISO 9000 se sometió a una revisión destinada a simplificar su aplicación y orientarla
hacia el principio de gestión de procesos, siendo esa la primera vez que el término
apareció en la norma. Posteriormente, la norma tuvo una serie de revisiones hasta
llegar, en 2015, a la versión ISO 9001:2015, vigente a la fecha. 23

La norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos, se basa en

los principios de la ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad — Fundamentos
y vocabulario, que proporciona los conceptos fundamentales, principios y vocabulario
para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, y establece la
base para otras normas de este tipo, proponiendo un sistema bien definido basado en
un marco de referencia que integra conceptos, principios, procesos y recursos
fundamentales, relativos a la calidad para ayudar a las organizaciones a hacer realidad
sus objetivos, incrementando su consciencia sobre las tareas y el compromiso de
satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas. 24

Esta Norma promueve la adopción de un enfoque a procesos al desarrollar,

implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar
la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos de este. La
comprensión y gestión de los procesos, interrelacionados como un sistema, contribuye
a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados previstos, y le
permite controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del
sistema, de modo que se pueda mejorar el desempeño global de la organización. Esta
gestión de los procesos y el sistema, en su conjunto, puede alcanzarse utilizando el
ciclo Planificar, Hacer, Verificar, Actuar - PHVA con un enfoque de pensamiento basado
en riesgos y dirigido a aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no
deseados.10

La ISO 9001:2015 contempla una Guía para realizar el Manual de Calidad de las
organizaciones, la cual es adaptable a cualquier tipo de institución. Este manual indica
que debe fijarse un índice en el que se contemplen todos los conceptos y requisitos que
establece la norma ISO 9001:2015. A la vez que se redacta el Manual de Calidad, se
deben elaborar los principales documentos del sistema, dentro de los que se definen la
Política de calidad, Mapa de procesos, Indicadores de Calidad, Objetivos de calidad,
Organigrama de la empresa funcional y nominal, y desarrollar un procedimiento de la
identificación del contexto de la empresa. Para el Mapa de procesos, la Norma
identifica los operativos, estratégicos y de soporte. 25

En Colombia, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC, es una

organización privada, sin ánimo de lucro, creada en 1963 con el objetivo de contribuir a
la competitividad y desarrollo sostenible de las organizaciones, a través de la
transformación de su cultura y la generación de confianza en los consumidores,
mediante la promoción de la calidad como concepto integral. 26 ICONTEC realiza
actividades de inspección para la industria en general, que tienen como fin apoyarla en
la verificación de condiciones específicas, disposiciones empresariales o
reglamentaciones técnicas para apoyar el desarrollo general de las organizaciones, sin
que esto deba responder a disposiciones reguladas, sino voluntarias. Adicionalmente,
certifica procesos demostrando que estos cumplen los requisitos definidos en un
documento normativo que especifica sus requisitos, y que un sistema de gestión de
calidad se ha implementado y opera de forma eficaz, con el objetivo de garantizar el
cumplimiento permanente del proceso, a través del tiempo, con los requisitos
definidos.27

ICONTEC desarrolló la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000

de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 872 de 2003, y empleando
como base las normas internacionales ISO 9000:2005 e ISO 9001:2008. En esta norma
se definen los procesos como una manera de determinar y gestionar, de manera eficaz,
una serie de actividades relacionadas entre sí, y se reconoce el enfoque basado en
procesos como una ventaja que permite el control continuo sobre los vínculos entre los
procesos individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, así
como sobre su combinación e interacción.28

El principal propósito de esta norma es promover que las entidades públicas mejoren la
calidad y desempeño de los servicios y productos ofrecidos a la ciudadanía,
convirtiéndose en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social. 29

Normativamente, se debe tener en cuenta que la NTCGP 1000 pasó a ser parte del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el decreto 1499 de 2017 que,

Enuncie las políticas y
lineamientos definidas sobre
el tema por los diferentes
organismos a nivel
internacional, nacional o Sistema de Gestión de Calidad.32
departamental
en su Artículo 2.2.22.3.12., estableció que las entidades y organismos públicos, que lo
considerasen pertinente, podrían certificarse bajo las normas nacionales e
internacionales de calidad, además, dichas certificaciones, de conformidad con la
NTCGP 1000 Versión 2009, continuarían vigentes hasta la fecha para la cual fueron
expedidas.30
El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, nace en Colombia como
la entidad técnica, estratégica y transversal del Gobierno Nacional que contribuye al
bienestar de los colombianos mediante el mejoramiento continuo de la gestión de los
servidores públicos y las instituciones en todo el territorio nacional. Función Pública
hace parte de los 24 sectores que componen la Rama Ejecutiva Nacional, siendo
cabeza del sector Función Pública, del cual también hace parte la Escuela Superior de
Administración Pública - ESAP; entidad descentralizada de carácter universitario con
presencia regional.31
El DAFP, a través del Decreto 1083 de 2015, expidió el Decreto Único Reglamentario
del Sector de Función Pública, en el que compiló en un sólo cuerpo normativo los
decretos reglamentarios vigentes de competencia del sector de la función pública, entre
ellos el Sistema de Control Interno, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y
El Artículo 2.2.23.1 ibidem determinó que el Sistema de Control Interno previsto en las
Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, se articularía al Sistema de Gestión en el marco del
MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permitieran el
cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. Igualmente,
estableció el Control Interno como un proceso transversal a la gestión y desempeño de
las entidades, que se implementaría a través del Modelo Estándar de Control Interno -
MECI. 18
MIPG parte de una visión múltiple de la gestión organizacional, que incluye
dimensiones claves, agrupadas en un conjunto de políticas, prácticas, elementos o
instrumentos con un propósito común, generales a todo proceso de gestión, pero
adaptables a cualquier entidad pública, y que, puestas en práctica de manera articulada
e intercomunicada, permitirán que MIPG opere.33

Este modelo retoma, del SGC de la Norma ISO 9001:2015, el enfoque de procesos; y
de la Carta Iberoamericana para la Calidad de 2008 y la NTCGP 1000:2009, el enfoque
de gestión pública centrada en el servicio al ciudadano y para resultados; por lo
anterior, el DAFP definió para la operación de MIPG que: “el Modelo focaliza su
atención en las organizaciones y sus servidores públicos, específicamente en las
prácticas y procesos que adelantan para transformar insumos en resultados y en
generar los impactos, es decir, su foco es tanto la gestión y el desempeño
organizacional como la satisfacción de los intereses generales de la sociedad.” 19

Con base en lo descrito, estandarizar procesos y procedimientos comprende establecer

un nivel de operación basado en un modelo que garantice el cumplimiento y mejore la
calidad de un producto o servicio, la satisfacción de los clientes o usuarios, y los
requisitos legales. Para esto, la Norma ISO 9001 ofrece el marco y estructura para la
organización de estos estándares, a través de los siguientes pasos: definir el método
actual a estandarizar, entendido este como el modo ordenado y sistemático de
proceder para llegar a un resultado o fin determinado; realizar el análisis del método
actual comparando con el estándar o la norma establecida a implementar; identificar las
diferencias y realizar los ajustes al método, incluyendo la utilización de registros de
control; ensayar o probar el nuevo método; documentar el método; y desplegarlo al
personal y Aplicarlo.34

En este sentido, la documentación de esos métodos hace referencia a los manuales,

definidos estos por la Real Academia de la Lengua Española – RAE como un “Libro en
que se compendia lo más sustancial de una materia”. 35 Es así como los manuales de
procesos y procedimientos se convierten en herramientas eficaces dentro de las
organizaciones, ya que permiten transmitir conocimientos y experiencias, pues
documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema. 36
SEGUNDO: problematice el tema
La Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional es la herramienta normativa que regula el ejercicio del derecho
fundamental de acceso a la información pública en Colombia, y tiene como objetivo que
la información en posesión, custodia o bajo control de cualquier entidad, órgano u
organismo público del Estado colombiano, esté a disposición de todos los ciudadanos e
interesados, de manera oportuna, veraz, completa, reutilizable y procesable y en
formatos accesibles.37

El Artículo 7 ibidem determina que:

Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha
información en la web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o
mediante impresiones. Asimismo, estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo
requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten.23

Igualmente, en el literal d del Artículo 9, especifica información mínima obligatoria

respecto a la estructura del sujeto obligado, dentro de las que se listan:

Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y
objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y los
resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño. 38

No obstante las obligaciones definidas en la Ley 1712 de 2014, y a pesar de que desde
2003, con el Decreto 873, las Entidades Públicas están obligadas a elaborar e
implementar el SGC, y según el Artículo 6 ibidem, dentro de los requisitos que debe
contener la documentación necesaria para su funcionamiento se listan los manuales de
procedimientos y calidad necesarios para la eficaz planificación, operación y control de
procesos, y los requisitos de información que maneje la entidad, 39 en revisión de las
páginas web de los 125 municipios de Antioquia, se logró determinar que sólo 29 de
estos tienen publicados sus manuales de procesos y procedimientos; adicionalmente,
de estos 29, sólo ocho han tenido alguna actualización o modificación durante el último
periodo constitucional de autoridades locales. Cabe aclarar que esta revisión se realizó
con el objetivo de cuantificar los municipios de Antioquia que tienen Manual de
Procesos y Procedimientos publicado, y su última fecha de actualización o
modificación; no se realizó revisión de la calidad y contenido de estos.
Después de tener las
políticas y
lineamientos sobre el
tema, cual es el
panorama,
comportamiento
epidemiológico, o
situación del tema o
problema en el
mundo, en
Latinoamérica, en
Colombia y en
Antioquia-Medellín
que ha pasado
(problematizar): para
esto revise informes
académicos y
científicos (resultados
de investigaciones
realizadas)

Presente el
comportamiento del
tema apoyado en
estadísticas o
indicadores
epidemiológicos, a
nivel mundial,
latinoamericano y
colombiano
Presente el
comportamiento del
tema apoyado en
estadísticas o
indicadores
epidemiológicos, en
Antioquia y Medellín
(como se presenta el
tema a nivel de
Departamento y
ciudad (o localidad de
estudio)

TERCERO: Ubique el problema en el área, institución o población Implicadas

Cuál es el problema En la página web del municipio de Olaya se encuentra publicado un
en el lugar donde va a documento denominado “Manual operativo de procesos y procedimientos”, 40
realizar la institución o que establece 32 procesos y se adopta mediante el Decreto Municipal 028 del
en los sujetos donde 17 de diciembre de 2007. Sin embargo, en revisión física de la documentación
ud realizara el se evidencia que, durante el año 2020, la Administración Municipal mediante el
proyecto? Decreto 171 de 2020, derogó el Decreto 028 del 17 de diciembre de 2007 y
ajustó el Modelo de Operación por Procesos – MOP del Municipio de Olaya. 41

El Decreto 171 de 2020 del Municipio de Olaya, lista 16 procesos y los clasifica
en Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Mejora. También, hace referencia
al mapa de procesos, como parte integral del Decreto, y lo grafica en el Anexo
Nro. 1.

Dentro de los procesos misionales del municipio de Olaya se definió el de

Gestión de Salud y Bienestar Social. 42 Dicho proceso cuenta con
caracterización, pero no lista ni documenta los procedimientos que permitan a
la Secretaria de Salud y Bienestar Social, como líder y responsable del
 proceso, desarrollar un nivel de operación que garantice el cumplimiento y
mejore la calidad de los productos y/o servicios a su cargo, la satisfacción de
los clientes o usuarios, y los requisitos legales.

Al indagar con la Secretaria de Salud y Bienestar social, María Eustelli Álvarez

Cano, las razones por las cuales su despacho no cuenta con un Manual de
Procesos y Procedimientos que le permita ejercer de manera adecuada las
funciones de su cargo, cuyo propósito principal es, según el Manual de
Funciones de la Alcaldía de Olaya,

Planear, diseñar, Dirigir y coordinar actividades de promoción y prevención de la salud

en el municipio, acordes a las políticas nacionales, departamentales proyectando
acciones necesarias para el desarrollo de programas, planes y proyectos que
responda en beneficio de la comunidad.

La funcionaria manifiesta que el desarrollo de los procesos de calidad en la

Administración Municipal dista mucho de las características y tiempos que la
norma obliga.

En primer lugar, se evidencia un espacio de tiempo prolongado entre la

elaboración del primer manual en el año 2007, y la actualización del modelo de
operación por procesos y su caracterización en el año 2020. En segundo lugar,
y a pesar de la actualización, la Secretaría en mención carece de un manual
detallado para su funcionamiento. Lo anterior demuestra que en el despacho
se han desarrollado y ejercido funciones con base en el conocimiento y
experiencia de cada funcionario y contratista que ha pasado por este,
reflejando una ausencia o déficit en la planificación, operación y control de
procesos de la Secretaría.
Cuáles son las causas En la Secretaría de Salud y Bienestar Social se identifican diversas causas que
del problema? hable no han permitido que, a pesar de la obligación definida para las Entidades
de cada una de ellas y Públicas desde el año 2003, se tenga un SGC documentado con la suficiencia
diga porque es causa y calidad que el ejercicio público requiere.
 La Administración Municipal de Olaya ha carecido, desde la entrada en
vigencia de la norma, de personal para el desarrollo de procesos de calidad.
Por lo anterior, al estar acéfalo, el SGC queda en cabeza de cada Secretario
de Despacho, lo que implica carga laboral adicional y excesiva para estos.
Adicionalmente, el desconocimiento de la norma no permitió que el proceso de
gestión de la calidad continuara en la Entidad, desde su primera
implementación en 2007.

Por último, el bajo presupuesto del Entidad Territorial impide la contratación de

actividades para la elaboración de instrumentos de gestión de la calidad.
Para quien es Lo descrito anteriormente genera problemas a los funcionarios y contratistas
problema (EPS, IPS, de la Secretaría, debido a que no cuentan con herramientas eficaces
USUARIOS, familias, documentadas, que les permitan la acumulación y transmisión de
el sistema….) y diga conocimientos y métodos de trabajo, generando retrasos, reprocesos y falta de
porque es problema control, lo que se traduce en imposibilidad de medir la calidad y mejorar con
para cada uno de los base en esa medición.
actores
Los habitantes del municipio de Olaya, como usuarios de la Secretaría de
p¿Cuáles son las Salud y Bienestar Social, reciben servicios que no cumplen con sus
consecuencias para necesidades y expectativas, lo que genera insatisfacción y sobreutilización de
los actores? (EPS, servicios.
IPS, USUARIOS….) y
diga porque es Para la Administración Municipal de Olaya, en general, representa un gran
consecuencia para problema no tener manuales de procesos y procedimientos, debido a que no
cada uno de los se cumplen los objetivos del ciclo PHVA, lo que genera bajos indicadores de
actores cumplimiento… XXXXX

Qué pasaría si se Si la Administración Municipal de Olaya continúa evadiendo la obligación

sigue desconociendo establecida en el Decreto 1499 de 2017, corre riesgos de sanciones por
esta situación procesos administrativos, disciplinarios o fiscales, debido que la Secretaría de
Salud y Bienestar Social maneja más del 30% del presupuesto municipal, lo
que implica la necesidad de mayor rigurosidad en el funcionamiento de la
misma, para lo que se requieren estándares e indicadores de cumplimiento
documentados e implementados en la ejecución de labores, con el fin de lograr
una mejora continua.

Por otro lado, se tiene un riesgo reputacional pues, si los usuarios no reciben
productos y servicios de calidad, probablemente pierdan la confianza en la
institucionalidad, lo que repercute negativamente en todas las áreas de
funcionamiento de la Secretaría: confianza de los empleados, contratistas y
habitantes del municipio, baja participación social, entre otros.

Se presentan, también, riesgos de corrupción, pues al no tener un estándar y

no poder medir confiablemente la operación, XXXXXX
Cuál es la solución? Para dar solución a la problemática planteada, se hace necesario realizar un
(realizar el proyecto proyecto de intervención que permita la elaboración del Manual de Procesos y
de investigación, o de procedimientos de la Secretaría de Salud del municipio de Olaya.
intervención: diga
cual)

CUARTO
Cuál es el problema Inexistencia de manual de procesos y procedimientos en la Secretaría de
de investigación o de Salud y Bienestar Social de la Alcaldía de Olaya.
intervención suyo?:
Recuerde que el
problema que ud
tiene de
investigación es: el
desconocimiento
de…….
Que propone realizar? Para dar solución a la problemática planteada, se hace necesario realizar un
proyecto de intervención que permita la elaboración del Manual de Procesos y
procedimientos de la Secretaría de Salud del municipio de Olaya.
¿A quiénes Con este proyecto la Secretaría de Salud del municipio de Olaya contribuye al
beneficiaria y por avance de la implementación del SGC del municipio de Olaya, tal y como se
qué?: (EPS, IPS, describe en el Decreto 1499 de 2017, el cual compila toda la normatividad
USUARIOS, familias, relacionada con la Calidad en la Administración Pública: Leyes 489 de 1998 y
el sistema….) y diga 872 de 2003, ISO 9000, NTCGP 1000, lo que les permitiría a la dependencia
como beneficiaría a en mención dirigir su a un mejor desempeño institucional, y a la consecución
cada uno de los de resultados que garanticen la satisfacción de las necesidades y el goce
actores (acá se debe efectivo de los derechos de los habitantes, en el marco de la legalidad y la
apoyar en las normas integridad.
que respaldan el
tema): esto hace parte Igualmente, el proyecto permitirá una adecuada gestión del Talento Humano y
de la Justificación del avances en la implementación de MIPG, lo que contribuirá al cumplimiento de
proyecto los objetivos planteados en el Artículo 2.2.22.3.3 de la Ley 1499 de 2017,
fortaleciendo el liderazgo de los servidores públicos y contratistas de la
Secretaría, bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la
generación de resultados de la entidad pública; agilizando, simplificando y
flexibilizando la operación de los procesos, para la generación de bienes y
servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los habitantes de
Olaya; y desarrollando una cultura organizacional fundamentada en la
información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora
continua de la Entidad en general.

¿Ya han hecho esta N/A

investigación o este
proyecto en la
institución?

Si no lo han hecho ud
tiene que comprobar
 que no lo han hecho
evidenciando revisión
de investigaciones en
bases de datos: PUB
MED, EBSCO,
LILACS, CIENCE
DIRECT-…) cuales
fueron los
descriptores, cuantos
artículos relacionados
salieron en cada BD y
cuantos artículos
relacionados con el
tema salieron en cada
BD

Esto hace parte de la

justificación del
proyecto

QUINTO
Cual es la pregunta? N/A
(si es investigación)
Cual es la propuesta a Se pretende diseñar el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría
realizar?: Si es de Salud y Bienestar Social del municipio de Olaya.
proyecto de
intervención

Título
Diseño del Manual de Procesos y Procedimientos, en la Secretaría de Salud y Bienestar Social del municipio de Olaya,
en el primer semestre de 2023.

Objetivo General
Diseñar, de manera participativa, el manual de procesos y procedimientos en la Secretaría de Salud y Bienestar Social
del municipio de Olaya, en el primer semestre del año 2023.

1. Realizar un diagnóstico de los procesos y procedimientos vigentes.

2. Levantar los procesos y procedimientos con los funcionarios.
3. Documentar los procesos y procedimientos.
4. Validar los procesos y procedimientos documentados para realizar ajustes
5. Capacitar al personal para la socialización y estandarización de los pro….
6. Implementar
1
Piñuela-Espín J, Quito-Godoy C. Los desafíos de la gestión por procesos en la era digital. Estudios de la Gestión. 2020;
8:131-148. DOI: https://doi.org/10.32719/25506641.2020.8.1
2
chwab K. La Cuarta Revolución Industrial. Barcelona: Debate; 2016
3
S. Chaves Palacio, Julián (2004). «Desarrollo tecnológico en la primera revolución industrial». Revista de
Historia 17. ISSN 0213-375X.
4
https://books.google.es/books?
hl=es&lr=&id=YmbEneoFEI0C&oi=fnd&pg=PA13&dq=revolucion+industrial&ots=_pK26c5u36&sig=XgoV1RWnd6Sga
YlVe8lixenKyUI#v=snippet&q=organizaci%C3%B3n&f=false
5
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6
https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/63657828/AE_Taylor_2_Unidad_220200617-73697-phonyl-libre.pdf?
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