Diplomado Módulo

Gestión Por Procesos

3
Gestión de los Procesos
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

MÓDULO 3:

GESTIÓN DE LOS
PROCESOS

INFOTEP 2
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

Objetivo General:

Al finalizar el módulo, las personas participantes

estarán en capacidad de:

- Analizar los elementos fundamentales de un sistema

de procesos para su gestión, medición y seguimiento,
según los procedimientos.

INFOTEP 3
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

Contenido:

3.1 ¿Qué es Gestión? ............................................................................................................................. 5

3.2 El Sistema de Procesos. .................................................................................................................. 8

3.3 Los Procesos en los referenciales de calidad y proceso. ............................................................. 8

3.4 Identificación y Gestión de los procesos. ..................................................................................... 9

Bibliografía .......................................................................................................................................... 12

INFOTEP 4
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

3.1 ¿Qué es Gestión?

Gestión es asumir y llevar a cabo las responsabilidades sobre un proceso (es decir,
sobre un conjunto de actividades) lo que incluye:

• La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para

que tenga lugar.
• La coordinación de sus actividades y correspondientes interacciones.
• El término gestión es utilizado para referirse al conjunto de acciones, o
diligencias que permiten la realización de cualquier actividad. Dicho de otra
manera, una gestión se refiere a todos aquellos trámites que se realizan con la
finalidad de resolver una situación o materializar un proyecto. En el entorno
empresarial o comercial, la gestión es asociada con la administración de un
negocio.

La gerencia por procesos es hoy en día uno de los conceptos administrativos más
relevantes dentro de las organizaciones, pues en la medida que éstos sean
gerenciados acertadamente, los resultados serán directamente proporcionales a
dicha gestión.

INFOTEP 5
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

Dirigir y controlar los procesos de acuerdo a los requisitos establecidos para los
productos, servicios, procesos y materias primas son garantía de lograr las metas que
diariamente se fijan las organizaciones.

La razón de ser de toda empresa desde la perspectiva financiera es la de incrementar

su valor para beneficio de sus dueños o accionistas. Lo anterior se logra si
se satisfacen y exceden las necesidades de sus clientes ofreciéndoles productos y/o
servicios con calidad, oportunidad, seguridad y precios que éstos estén dispuestos a
adquirir en contraste de otros similares ofrecidos por la competencia. Ser capaces de
identificar el mercado objetivo e incorporar a sus productos y servicios elementos
diferenciadores son los retos que las organizaciones deben superar en un mercado
globalizado, con países que cada vez establecen más tratados y políticas para facilitar
el libre comercio entre sus empresas.

Lo anteriormente expuesto por sí solo no garantiza la maximización del valor de las

empresas. Contar con el personal idóneo, debidamente remunerado y acompañado
de otros atributos como la capacitación, clima laboral, estabilidad, reconocimiento a
las labores bien hechas y otras que busquen el bienestar de los empleados, ayudarán
a que los objetivos definidos por la alta dirección se logren.

Aún así, si se dan

las condiciones
hasta ahora
expuestas, no hay
una garantía para
que se logren los
resultados u
objetivos
financieros. Todo lo
anterior debe
realizarse dentro de
un ambiente de
productividad, es
decir, que los
procesos que generan los productos y servicios diseñados para satisfacer y exceder
las necesidades de los clientes se produzcan en condiciones de eficiencia y eficacia,

INFOTEP 6
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

es decir, con el máximo aprovechamiento de los recursos, con la calidad esperada y

con la oportunidad prometida a éstos.

Entonces los procesos se constituyen en el factor fundamental para asegurar que las
empresas alcancen sus metas o objetivos financieros y por lo tanto se deben gerencia
para que consistentemente en el día a día se obtengan los productos y servicios
deseados. Esto entonces supone que deben establecerse políticas, objetivos y un
marco de referencia para la gestión de los procesos que articule todas las etapas o
pasos necesarios para que los productos y servicios lleguen a los clientes de acuerdo
a lo pactado u ofrecido.

A continuación presentamos algunas

frases que refuerzan la importancia de
gerencia los procesos:

“Gestionar es esencialmente ALCANZAR

metas. No existe gestión sin METAS”.

Vincent Falconi
==============================================================
=============
“La base de la gestión de la empresa son sus procesos, por su capacidad de contribuir de forma
sostenida a los resultados, siempre que la empresa diseñe y estructure sus procesos pensando en
sus clientes”.
J. R. Zaratiegui
==============================================================
=============
“Los procesos son posiblemente el elemento más importante y más extendido en la gestión de
las empresas innovadoras”.
J. R. Zaratiegui
==============================================================
=============
“Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos”.
Mejoramiento de Procesos. Universidad Nacional de Colombia

INFOTEP 7
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

3.2 El Sistema de Procesos

El sistema de procesos es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza
la descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso. Estos sistemas son los
responsables de la producción de bienes o servicios en las organizaciones.

Clases de procesos de producción

Características Tipos de Procesos

Según el tiempo de • Continuo. Producción en serie.

producción • Intermitente. Producción por pedido.

Según la gama de • De producción simple. Un solo producto.

productos • De producción múltiple:
– Producción independiente.
– Producción conjunta.
– Producción alternativa.

Según la secuencia de • Monoetapa. Sistema de fabricación.

actividades • Bietapa. Sistema de fabricación y montajes simples.
• Multietapa. Sistema de fabricación y montajes múltiples.

Según el nivel de • Centralizado: sistema monoplanta.

integración • Descentralizado: sistema multiplanta.

3.3 Los Procesos en los Referenciales de Calidad y

Proceso

Según la norma ISO 9000:

2015 , un plan de calidad es
una especificación de los
procedimientos y recursos
asociados a aplicar, cuándo
deben aplicarse y quién tiene
que aplicarlos a un objeto

INFOTEP 8
 Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

específico.

Un plan de calidad es información documentada que especifica qué procedimientos

de trabajo y recursos se encuentran asociados y se deben aplicar en el proceso,
quiénes son las personas que deben aplicarlos y cuándo tienen que aplicarse a un
proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Los planes de calidad proporcionan una forma de relacionar los requisitos

específicos del proceso, producto, proyecto o contrato con los métodos y prácticas de
trabajo que apoyan la realización del producto o servicio ofrecido.

A la hora de proponer un plan de calidad se pueden generar los siguientes

beneficios:

• El incremento de confianza en que los requisitos se cumplen.

• Un mayor aseguramiento de que los procesos se encuentran bajo control.
• La motivación que esto puede dar a aquellos involucrados.
• Permite identificar oportunidades de mejora.
Los planes de calidad se aplican de forma principal en la trayectoria que va desde los
requisitos que establece el cliente, mediante la realización del producto y el
producto, hasta la satisfacción del cliente.

Un plan de calidad puede ser utilizado tanto si la empresa tiene un sistema de

gestión de la calidad en conformidad con la norma ISO 9001:2015, como si no lo
tiene.

Los planes de calidad son aplicables para un proceso, producto, proyecto o contrato,
cualquier categoría de producto y a cualquier tipo de industria.

3.4 Identificación y Gestión de los Procesos

Se llama Gestión o administración por procesos a la metodología corporativa cuyo

objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la organización a través
de la gestión de los procesos, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar
y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere
al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una
operación de administrar por procesos.

Según Mario A. Fernández en su libro: El Control, Fundamento de la Gestión Por

Procesos y La Calidad Total; ¨La gestión por procesos consiste en concentrar la

INFOTEP 9
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

atención en el resultado de cada una de las transacciones o procesos que realiza la

empresa, en vez de en las tareas o actividades.¨

En cambio, José Antonio Pérez Fernández de Velasco en su libro: Gestión Por

Procesos; señala que la Gestión por Procesos no es un modelo ni una norma de
referencia sino un cuerpo de conocimientos con principios y herramientas específicas
que permiten hacer realidad el concepto de que la calidad se gestiona.

La Gestión de procesos aporta una visión y unas herramientas con las que se puede
mejorar y rediseñar el flujo del trabajo para hacerlo más eficiente y adaptado a las
necesidades de los clientes.

No todas las actividades de una organización se realizan por procesos. Para

determinar si una actividad realizada es un proceso o subproceso, debe cumplir los
siguientes criterios:

• La actividad tiene una misión o propósito claro.

• La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los clientes,
proveedores y producto final.
• La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
• La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología
de gestión por procesos (tiempos, recursos, costos).
• Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.

Principios de la gestión por procesos.

El enfoque a procesos se fundamenta en:

La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a
clientes.
El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana.

INFOTEP 10
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos

multidisciplinarios trabajando sobre el proceso.
Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como
apocadores.
Los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y menos
en los estándares establecidos por su jefe.
Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añaden valor.

INFOTEP 11
Diplomado en Gestión por Procesos – Gestión de los Procesos

Bibliografía

Mario A. Fernández (2003) El Control, Fundamento de la Gestión Por Procesos y La

Calidad Total. 2da edición, España.

José Antonio Pérez Fernández de Velasco. (2010) Gestión Por Procesos. 4ta edición,
España.

http://blogdecalidadiso.es/los-8-principios-de-gestion-de-la-calidad/

https://es.slideshare.net/garridocaballero/sistema-de-procesos-de-produccin

https://www.isotools.org/2016/12/15/identificar-los-procesos-iso-9001-2015/

https://www.isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/

https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2017/09/enfoque-basado-en-procesos/

INFOTEP 12