Pasantía 1

IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL
INTERNO PARA LA REMISIÓN DE DESPACHOS EN LA EMPRESA TDEPE

SAS
JENNY CONSTANZA CAMARGO RICO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
BOGOTÁ,
2021
TABLA DE CONTENIDO
1. DESCRIPCION DE LA IDENTIDAD 3
1.1 RESEÑE HSITORICA 4

1.2 MISIÓN 4
1.3VISIÓN 4
1.4 PRINCIPIOS Y VALORES 4
2. INTRODUCCIÓN 7
3. OBJETIVOS 9
3.1 GENERAL 9
3.2 Específicos 9
4. MARCO TEÓRICO …………………………………………………………………...13
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ……………………………………………25
6. PROPUESTA …………………………………………………………………………31
7. COMPETENCIA ADQUIRIDAS 31
8. MANEJO DE SOFTWARE 31
9. MANEJO DE UNA SEGUNDA LENGUA 33
10. CONCLUSIONES………………………………………………………………34
11. BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………………35

EMPRESA TDEPE SAS
 RESEÑA HISTÓRICA1
La compañía TDEPE SAS nace de la idea de ofrecer a la persona del
común un producto para el almacenamiento de agua potable ya que un estudio realizado
concluye que en el momento la ciudad no contaba con muchas fábricas de este producto.
TDEPE SAS es fundada por el señor GUSTAVO ADOLFO DELAGDO DEVIA
quien es socio y gerente general de la misma y quien con propia mano y ayudado por
algunos colaboradores diseñaron y construyeron cada una de las máquinas y moldes que en
su momento le inició la compañía. TDEPE SAS es legalmente constituida el 18 de mayo de
2009.
La compañía inicia labores con dos trabajadores y hoy en día gracias a la
perseverancia de su fundador es una de las empresas más requeridas en el ámbito del
producto para el almacenamiento de agua y sistemas sépticos en todo el país, en la
actualidad cuenta con una planta de producción en la que laboran alrededor de 30 personas.
FIGURA 1: PPROCO TANQUES (2022) Logo tipo de TDEPE SAS.2

La empresa Tdepe S A S tiene como domicilio principal de su actividad la
dirección, CARRERA 26 22 A 49 en la ciudad de BOGOTA, BOGOTA. El teléfono de
1
Carolina Esguerra (2022) Recursos Humanos TDEPE SAS
2
ElEconomista (2022) TDEPE SAS (en línea) (PUBLICADO:2022) (Consultado:10 de agosto de 2022)
disponible: https://empresite.eleconomistaamerica.co/TDEPE-SAS.html
Tdepe S A S es el 6015668073. Esta
empresa fue constituida como SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA y se dedica
a Fabricación de artículos de plástico n c p.3
MISIÓN4
Proveer a nuestros clientes productos que apalanquen sus negocios por medio de
soluciones con altos estándares de calidad, competitivas, confiables y seguras con el medio
ambiente. brindando soluciones acordes a las necesidades y exigencias de los procesos
productivos de nuestros clientes, contando con un equipo de trabajo capacitado y la
tecnología adecuada que nos permita ofrecer productos de calidad.
VISION5
Participar en el mercado nacional como un grupo empresarial alternativo, que
respalda el crecimiento de los clientes por medio de seguridad y confianza en las soluciones
que brinden a sus consumidores. fortaleciendo las líneas de negocio y portafolio, generando
un crecimiento que permita un reconocimiento a nivel nacional en la transformación de
plástico por el proceso de rotomoldeo, brindando soluciones de almacenamiento de agua
potable y tratamiento de aguas residuales.
PRINCIPIOS Y VALORES
Ética: Como fundamento de nuestras actividades,
3
4
5
Transparencia: Reserva empresarial de toda
la información sobre la que se rigen nuestras actuaciones.
Respeto: Por sí mismo y por las personas con los que interactuamos teniendo en cuenta,
sus puntos de vista, necesidades y opiniones.
Responsabilidad Social: Contribuimos en el crecimiento de nuestro país generando
empleo y cuidando el medio ambiente.
Trabajo en equipo: Compartir conocimientos y experiencias, aportando lo mejor de cada
uno y asumiendo responsabilidades para la consecución de un objetivo común.
Los procesos relacionados a la determinación de las políticas internas, estratégicas,
objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento. Estos procesos definen
la orientación hacia donde debe operar la entidad. Con el fin de brindar satisfacción a los
clientes, se realiza análisis de proceso misional, la planeación y control de proyectos y las
licitaciones necesarias para las sobre guardar las necesidades del cliente, por su parte,
mantienen un proceso de apoyo que va de la mano de la gestión administrativa y financiera,
la gestión contable y la logística de la compra.
Según el Registro Único Tributario de la empresa (2022) sus responsabilidades,
calidades y tributos son: impuesto de renta y complementarios, régimen ordinario,
retención en la fuente a título de renta. informante de exógena, impuesto sobre las ventas-
IVA y es facturador electrónico.
Por otra parte, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.13.2.1 del
Decreto 1074 de 2015 y la Resolución 2225 de 2019 del DANE el tamaño de la empresa
es microempresa y se ubica en el grupo tres de las Normas Internacionales de Información

Financiera, según el artículo 499 del estatuto
tributario, se ubican en este grupo las personas naturales o jurídicas que no son minoristas,
que no pertenecen al régimen simplificado en el impuesto a las ventas, que tienen
ingresos brutos totales de máximo 3500 SMMLV.
La necesidad a resolver gira entorno a la importancia de aplicar un sistema de
gestión documental contable con base a la normativa de contabilidad privada al traer
múltiples beneficios, esto se hace, gracias a la tecnología en gestión documental, las
organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos,
ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.
ORGANIGRAMA EMPRESA TDEPE SAS
IMAGEN 2: ORGANIGRMA DE LA EMPRESA PROCO TANQUES6
INTRODUCCIÓN
6
El presente documento consta de un
acercamiento analítico contable, por medio de una pasantía en la empresa TDEPE SAS,
entidad encargada de la producción de tanques de plástico en Colombia. Esto corresponde a
una identificación de los temas principales para el desarrollo de los objetivos descritos en el
documento. A partir de los procedimientos realizados por medio de una interpretación
práctica se proporciona una serie de recomendaciones con el fin de llevar a cabo un proceso
de seguimiento para futuras evaluaciones financieras o auditorias.
Se implementa un análisis de introducción de los principales procesos de la empresa
en cuestión, su misión, visión, principios y valores, además de la guía de identificación del
problema para ser solucionado. Cabe mencionar que este plan se establece en una medida
de control interno, ya que este es el método por el cual una organización establece
principios, métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos
de la entidad. Además de esto, es de vital importancia pata las PYMES, ya que representa
una prenda de garantía en el accionar de cada uno de los procesos y niveles de la compañía
en donde se pretende llevar a cabo el control.
A partir de dichos procesos se realiza el control y supervesión sobre la
documentación contable con el fin de brindar un control óptimo. El objetivo de esta
práctica se centra en mejorar la organización y control de la información contrable. El
sistema documental contable tiene como objetivo establecer criterios para garantizar la
inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información
financiera, con el fin de regular los aspectos relativos a los documentos contables, los
cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.

Este documento se establece en un
análisis legal y contextual, por lo que se evidencia un marco teórico, histórico y
constitucional, basado en la Ley 590 del año 2002, en donde se establece una clasificación
para las empresas, medianas, grandes y pequeñas. Para llevar a cabo el registro de datos por
medio de un registro en el proceso contable, entre estos está; facturación electrónica,
contabilización de ingresos y gastos, nómina, pago de impuestos, comprobantes contables y
demás movimientos contables. Pero se resalta la problemática en el sector de despacho, es
importante mantener una relación de todos los movimientos contables y financieros de cada
entidad, es por eso que, durante la pasantía se realizan dos factores importantes con la
misma finalidad, inicialmente y durante la práctica se realiza un proceso contable en el que
se manejarán los siguientes ítems: registros contables de las operaciones mensuales,
facturación electrónica e implementación de remisión de despacho.
Para ejecutar el plan de acción, se realizó un cronograma de actividades, el cuál era
una guía para realizar los items planteados. Los resultados inicialmente son: Menor riesgo
de pérdida de documentos, puesto que, realizamos la organización de los documentos
contables fisicos y digitales e Información ágil y organizada: los documentos fisicos los
agrupamos en AZ, se realizó la contratación de personal encargado exclusivamente del area
de despacho y esto disminuyó el uso de notas créditos en la facturación y el mal despacho.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Implementar un modelo de control interno en la empresa TDEPE SAS con el fin de
mejorar el proceso de remisión de despacho.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
 Realizar un análisis investigativo sobre el proceso de control interno que brinde
solución a los inconvenientes en la remisión de despacho.
 Realizar un proceso de diagnóstico de la situación actual de contabilidad, despacho
y finanzas en la empresa TDEPE SAS.
 Proponer procedimientos con base a las buenas practicas de control interno para el
proceso del área de contabilidad.
JUSTIFICACIÓN
El control interno sirve para ayudar a
la empresa a que logre sus metas y sus propósitos en determinado tiempo, esto se derivan
de la planeación de un presupuesto minimizando el riesgo implicado en la consecución de
objetivos. El control interno, bajo las normas locales se reglamenta bajo la ley 87 de 1993,
en el articulo I:
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema
de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos.7
Es decir, que es necesario realizar controles internos con el fin de evaluar los
procesos de organización y planes. A partir de estos, se inicia un proceso de diagnóstico
por medio de la estructuración de parámetros de sistema de control interno, para ellos se
tiene en cuenta que en la empresa TDEPE SAS, no se cuentan con los procesos de
controles internos y esto ha producido que se desarrollen falencias, desordenes y malos
procedimientos, en especial en el área de despacho. Para iniciar la implementación de
procedimientos de control interno, es necesario la elaboración de un mecanismo
documental para llevar a cabo los procesos contables en la empresa TDEPE SAS, con el
fin de que esta guie los procesos y funciones contables del área de despacho.
7
ACTUALIZA (2022) CONTROL INTERNO (en línea) (PUBLICADO:2022) (Consultado:10 de agosto de
2022) disponible: https://actualicese.com/definicion-de-control-interno/
A partir de esto, se realiza una
evaluación comparativa de la evolución de la empresa en un panorama del antes y el
después de la implementación de este diagnóstico y la respuesta que se obtiene de eso,
es que la empresa no cuenta con el personal exclusivo para el sector de despachos, esto
ha generado constantes falencias en esta área como una perdida de tiempo, contabilidad
e incluso recursos en la operatividad de la empresa.
Ahora bien, el sector de despacho es una actividad logística, que representa el centro
de distribución, este debe satisfacer la demanda con las mejores condiciones de servicios,
calidad y costos, es decir, que deben garantizar la calidad del producto y los servicios para
representa una ventaja competitiva y reducción de costos. En vista a esto, la empresa
TDEPE SAS, no cuenta con este equipo y ha brindado un mal servicio a sus empleados
gracias a despachos y no ha incluido una evaluación del proceso de despacho y distribución
desde la llegada de un pedido hasta que el pedido es enviado, aceptado por el cliente y
cobrado.
FIGURA 2: ACTIVIDADES DEL SECTOR DE DESPACHO 8
Teniendo en cuenta que la empresa TDEPE SAS no posee un sistema de control
interno para los procesos que en ella se lleva y para iniciar la implementación de un
8
IMPLEMENTADO (2022) SECTOR DE DESPACHO (en línea) (PUBLICADO:2022) (Consultado:10 de
agosto de 2022) disponible: https://www.implementandosgi.com/procesos/proceso-despacho-distribucion/
sistema de control, se debe elaborar un
mecanismo en él se vinculen las diferentes áreas a las cuales corresponde el proceso
desde la llegada de la orden de pedido, hasta finalizar con la facturación y entrega de
los soportes por parte de la parte de despacho y entrega.
Es por eso que el presente trabajo se busca estudiar e implementar los
procedimientos correspondientes, implementando el sistema COSO de control interno,
el cual le brindara un apoyo a la compañía en la parte administrativa, operativa y
contable, teniendo así la manera de mejorar procesos, obteniendo como resultado la
confiabilidad y seguridad todas las áreas involucradas y de igual forma la confiabilidad
del cliente al no facturarse 2 o más veces un mismo pedido, minimizando gastos en los
envíos duplicados, agilidad y precisión en los mismos.
Según MEJÍA G (2021): Los procedimientos de control interno ayudan a alinear
los procesos que se llevan a cabo en la organización con los objetivos establecidos, y se
parte de los requerimientos que se deben cumplir en cada uno de los procesos
conformado por diferentes actividades que se ejecutan, dando como resultado un
aprovechamiento de los recursos, minimización en los gastos, agilidad en los procesos y
reflejo de confiabilidad en la información contable. En estos procedimientos de control
se establecen los documentos que deben soportar los movimientos de la información,
como son: planillas, registros contables, formatos, entre otros. (P.12) 9
En este proceso se buscará implementar formatos y filtros más rigurosos con el
fin de llegar a un punto de minimización de despacho y facturaciones erróneas. Con lo

9
MEJIA G (2021) PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÀREA CONTABLE BAJO EL
SISTEMA C.O.S.O I DE LA EMPRESA SERVISOLUCIONES PH S.A.S. FUNDACIÓN
UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS
Y FINANCIERAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ D.C
anterior se presenta la principal razón
para implementar un sistema de control que involucra a cada uno de los colaboradores
de la empresa TDEPE SAS. Al tener claro el problema, evaluando lo que esto ha
conllevado, definiendo una estrategia de implementación, el paso final es ponerlo en
conocimiento de la gerencia general con el objetivo de poner en práctica las medidas
necesarias para llevar a buen fin este proyecto.
Si se implementa correctamente el sistema de control interno esto ayudará y
contribuirá alcanzar los logros y objetivos organizacionales minimizando así los riesgos
a los que estuvieran expuestas el área de contabilidad, haciendo así a la empresa
competitiva y confiable en su nicho de mercado. Esto permitirá que la compañía cuente
con procesos estandarizados y documentados lo que contribuirá a prestar servicios con
altos estándares de calidad.
MARCO TEÓRICO
A medida que se avanza con la
investigación del tema a corregir, el presente marco teórico permite ver con más
claridad los conceptos y herramientas del sistema COSO, el cual como es sabido busca
diagnosticar los problemas para generar cambios importantes en la compañía y
terminan evaluando de manera efectiva el proceso.
En Colombia, la contabilidad se divide en dos ramas, la contabilidad pública y la
privada. La primera de ellas gira entorno al manejo de la situación económica de las
organizaciones gubernamentales y la segunda, se refiere al manejo económico de las
empresas e instituciones privadas. En vista de que las prácticas se realizaron en la empresa
TDEPE S.A.S, el marco reglamentario de esta gira entorno a la ley de contabilidad
financiera, en vista a que esta es la que regula los paramentros de para el desarrollo de la
misma. Al hablar de contabilidad financiera se refiere a la especializada del sector contable
encargada de hacer un seguimiento sistemático a las transacciones financieras de una
empresa a un determinado tiempo.
Según Rodrigo Estupiñán (2018) citado por MEJIA G (2021) el enfoque tradicional
y contemporáneo del control interno se debe tener en cuenta el siguiente esquema (p.13) 10 :
el primero es el control interno tradicional que consiste en el enfoque habitual de control
interno, el eje u objetivo en el que este se desarrolla se basa en los planes, métodos y
procedimientos organizacionales con el fin de proteger y salvaguardar activos y bienes de
la organización, además de que prevé que los registros contables sean razonables, contables
y ciertos, con un direccionamiento administrativo.11

10
11
Estupiñán, R; (2015) Control Interno y Fraudes COSO I, II Y III, Bogotá, Colombia, ECOE Ediciones
Además de esto, el sistema de
control tiene una variación de elementos para definir la estructuración. Los elementos
de organización abarcan la estructuración lógica del plan organizacional con el fin de
establecer unas líneas de autoridad y responsabilidades en cada una de las unidades de
entidad. Por otra parte, los elementos, sistemas y procedimientos se contemplan con los
procedimientos documentados para establecer las formas correctas de ejecución y
asegurar resultados. (p.14) 12 Por otra parte, la organización debe contar con elementos
de supervisión con un área de auditoría independiente con el fin de evaluar el
cumplimiento de los procedimientos y controles establecidos en las áreas
administrativas.
El segundo parámetro es: El enfoque de control interno C.O.S.O Según el informe COSO
(1997, p. 16), en el que se estable que el control interno es un proceso efectuado por el
consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
los objetivos dentro de las siguientes categorías: a) Eficacia y eficiencia de las operaciones;
b) Fiabilidad de la información financiera; c) Cumplimiento de las leyes y normas
aplicables. 13
Los cinco elementos que contempla el enfoque del control interno se clasifican así:
a) Ambiente de control, influye en la ejecución adecuada de las actividades
12
13
DORTA (2005) Teorías organizativas y los sistemas de control interno. (en línea) (publicado: 22 de abril de
2005) Revista N°22 universidad de las palmas. Disponible:
https://xperta.legis.co/visor/rcontador/rcontador_7680752a7d9f404ce0430a010151404c/revista-internacional-
legis-de-contabilidad-y-auditoria/teorias-organizativas-y-los-sistemas-de-control-interno
organizadas partiendo del
autocontrol. b) Evaluación de riesgos, identificación de los riesgos que impactan el
cumplimiento de los objetivos organizacionales. c) Actividades de control,
establecidas en el cumplimiento de las actividades organizadas de acuerdo con la
documentación de los procesos. d) Información y comunicación, transmitir
mensajes en la organización que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos e
impulsen el control. e) Supervisión y seguimiento, evaluar la eficiencia de los
controles identificados y establecidos dentro de la organización.14
Por otra parte, se evalúan los métodos de control interno, como el muestreo estadístico,
para ello se debe tener una muestra representativa, esto con el fin de evitar el riesgo de que
la conclusión no sea adecuada. Además del flujograma, que consiste en revelar o describir
la estructura orgánica de las áreas en examen, en este caso, el área de despacho. Este es de
vital importancia para identificar la ausencia de controles financieros y operativos además
permite una visión panorámica de las operaciones en la identificación de desviaciones de
procedimiento.
Las Normas Técnicas de Auditoría (1991) mencionan que “El Control Interno comprende
el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los
activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las directrices
marcadas por la Dirección.”15
14
15
Normas de Auditoria técnica (1991) CONTROL INTERNO. (EN LINEA) DISPONIBLE:
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=%20sci_arttext&pid=S2073-60612018000100018
De acuerdo con diversos autores (Rivas,
2011; Mantilla, 2018; Estupiñan, 2006), este modelo es una de las más importantes
iniciativas de control, comisionado por cinco organismos profesionales financieros del
sector privado más importante de los Estados Unidos. Salvador (2016) nos menciona que
este modelo “está diseñado para identificar eventos que potencialmente puedan afectar a la
entidad y para administrar los riesgos, proveer seguridad razonable para la administración y
para la junta directiva de la organización orientada al logro de los objetivos del negocio.”16
MARCO LEGAL
La ley que rige la contabilidad financiera en Colombia es la 1314 del 13 de julio de
2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las

16
BONILLA CORDOBA (2019) Implementación de Control Interno para la Gestión de Inventarios en una
empresa C omercial Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título de Contador Público (EN LINEA)
DISPONIBLE: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://pirhua.udep.edu.pe/bitstream/
handle/11042/4304/TSP_CyA_039.pdf?sequence=1&isAllowed=y
autoridades competentes, el procedimiento
para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento
(2009, p.2).
De acuerdo con el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable la
información puede ser financiera y no financiera. LEY 1314 DE 2009 No obstante, el
articulo 4 menciona que existe independencia y autonomía de las normas tributarias frente a
las de contabilidad y de información financiera.
Únicamente para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre
las normas contables y de información financiera y las de carácter tributario,
prevalecerán estas últimas. En su contabilidad y en sus estados financieros,
los entes económicos harán los reconocimientos, las revelaciones y
conciliaciones previstas en las normas de contabilidad y de información
financiera. (2009. Art4. p.4)
La revisión teórica realizada en los diferentes tópicos de la normatividad
colombiana referidos al sistema documental contable, nos muestra la dispersión de artículos
que refieren al tema, haciéndolo complejo y de poca utilidad práctica, de igual manera se
encuentra que el registro electrónico de datos, el depósito electrónico de datos, y la
divulgación electrónica de la información financiera, no presenta claridad en su
normatividad, por lo que este trabajo se fundamenta básicamente en mostrar la realidad
normativa del sistema documental contable como también del registro electrónico de datos,
el depósito de información electrónica, la divulgación electrónica de la información
financiera y la urgente necesidad de ser contenidas dentro del proceso de convergencia de

la ley 1314 de 2009, lo que beneficiaría a la
comunidad en general, y que se encuentra contenida dentro del párrafo tercero del artículo
1, que dice:
Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el
sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los
libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los
estados financieros con sus notas sean preparados, conservados y difundidos
electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables
al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la
información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro
mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y
podrán regular el registro de libros una vez diligenciados. (2009, p.2).
Es así, como surge la necesidad de analizar el “el sistema documental contable, el
registro, depósito y difusión electrónica de la información; como uno de los pilares en el
proceso de convergencia de la ley 1314 de 2009, una necesidad que conlleva a revisar la
normatividad vigente sobre sus aspectos relevantes acerca del sistema documental contable,
registros, depósitos y difusión electrónica de la información; para brindarle al profesional
una visión acertada en el manejo del sistema documental, un elemento de la contabilidad
inmerso en el manejo de los hechos económicos, que de cierta forma, son el argumento
para la toma de decisiones al interior de las organizaciones.
En ese orden de ideas, el proceso contable se capturan datos originados en los
hechos económicos de manera cronológica haciendo uso de la partida doble y la base de
devengo, convirtiéndolos en informes financieros útiles para los diferentes usuarios.

Por su parte, al hablar de facturción
electronica la DIAN, bajo la resolución numero 000042 del 05 de mayo de 2020, parrafo 6
menciona que:
El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de
compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a
otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones,
importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las
ventas -IVA-.
El formulario obligatorio de factura electrónica ha sido amparado por el Decreto N° 2242
de 2015, que regula las condiciones para la emisión de facturas electrónicas y su
interoperabilidad con fines de masificación y control financiero. Sin embargo, en marzo y
abril entró en vigor la Resolución 000042 de 2020, modificando el plazo para la emisión de
facturas electrónicas y los obligados a hacerlo. A partir del 1 de noviembre de 2020, la
resolución ha fijado nuevas fechas para el inicio de la facturación electrónica.
Además de esto los actos administrativos que reglamentaban el sistema de facturación
electrónica, quedaron incursos en el fenómeno jurídico del decaimiento; en consecuencia es
necesario precisar en la presente resolución que la factura electrónica de venta con
validación previa y los demás sistemas de facturación que se expidan hasta la entrada en
vigencia la presente resolución, son soporte de las ventas y/o prestación de servicios y son
soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Por otra parte, la DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina
electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento

al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto
tributario. Esta nómina es generada por una aplicación de nómina disponible para cada
software de contabilidad o generada manualmente por cada empleador, y es un proceso
independiente de crear una facilidad de pago electrónico. Trasladado a Dian, que se trata en
la Resolución 0013 de 2021.
El software de contabilidad o nómina integrará sus módulos con el de la Dian para
estandarizar el proceso de generación y reporte, como ocurre hoy con la facturación. Por lo
tanto, luego de la liquidación de la nómina, se genera un documento electrónico
pronominal, el cual será enviado a la Dian para su confirmación y contendrá los montos
pagados a cada empleado, según lo solicite el empleado. Dian en el Anexo Técnico a la
Resolución 0013 2021.
La importancia de la implementación de esta radica, en el artículo 4 de la resolución 0013
del 11 de febrero de 2021, en donde se menciona que los obligados a cumplir con la nómina
electrónica debe:
Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento
soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son
aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que
realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por
una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a
cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el
impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el
Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique. LEY 0013. Art 4. 11 de
febrero de 2021
CONCEPTOS CLAVES
 SISTEMA: Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí, estos
funcionan como un todo y tienen por objetivo alcanzar un objetivo determinado.
 SITEMA DE CONTROL INTERNO: Es un proceso integrado por las
actividades operativas de los entes, o agrupaciones, esto se realiza con el fin de
asegurar la razonabilidad y veracidad de la información contable. Esto es de vital
importancia, ya que los estados contables constituyen el objeto del examen en la
auditoria externa de estados contables. 17
 CONTROL: Es el mecanismo para comprobar que las cosas que se realizan fueron
previamente analizadas y se tenían en cuenta a cuestión de las políticas y
normativas. Estas se rigen con base a la misión y visión institucional. Además de
esto es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan
conforme a como lo planearon y no hay desviación evidente. 18
 DISEÑO: Se define como el proceso previo de configuración mental, es decir, es
una preconfiguración en la que se da una medida de búsqueda en cualquier campo.
 DESPACHO: el sector de despacho es una actividad logística, que representa el
centro de distribución, este debe satisfacer la demanda con las mejores condiciones
de servicios, calidad y costos, es decir, que deben garantizar la calidad del producto
17
LLUMITAXI S(2015) Diseño de un sistema de control interno basado en el modelo coso para el área
contable y financiera de la compañía industrial y comercial. (en línea) (publicado:06 de agosto de 2015)
disponible: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/
123456789/9952/1/UPS-GT001082.pdf
18
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y los servicios para representa una
ventaja competitiva y reducción de costos.
 MANUAL: Es la guía de instrucciones que sirve para le uso de un dispositivo, la
corrección de problemas o el establecimiento en procedimientos de trabajo. Estos
son de vital importancia ya que representa la información a las personas de las
instrucciones y procedimientos.
 PROCEDIMIENTOS: Este término hace referencia a la acción de proceder, actuar
de una forma determinar sobre cierta situación. Está 19vinculado a un método.
 ERM: Es un proceso efectuado por la junta de directores de una entidad, por la
administración y el personal. Este se aplica como estrategia para diseñar e
identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad.
 INFORMACIÓN: Los sistemas de información son un concepto clave, ya que son
un medio para incrementar la productividad y competitividad de los hallazgos que
surgen de la estrategia y estructura organizacional.
 MONITOREO: Ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye en
actividades de supervisión y dirección o administración permanente.
 RIESGO: Tiene que ver con la actividad económica o el negocio de la empresa,
este es independiente del sistema de control interno.
 RIESO DE CONTROL: Es evaluado y detectado por el sistema de control interno
implementado en a la empresa, este hace referencia a aquellas circunstancias
inadecuadas en las aplicaciones que tienen detención oportuna.
19
123456789/9952/1/UPS-GT001082.pdf
 INFORMA DE AUDITORIA: Es el
resultado de la información, estudio, investigación y análisis efectuados por los
auditores durante la realización de una auditoria, esto es de vital importa, ya que
regula los objetivos fijados, señala las debilidades del control interno y formula
recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de las deficiencias.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Este proyecto de trabajo se llevo a cabo en
duración de seis meses, a pesar de eso se hizo un diagnóstico en evaluativo durante 2 años,
en el que se evidencio una necesario de generar una plan de mejora para las falencias en
existentes en área, las cuales se evidenciaron en que no existía un puesto con un profesional
a cargo para realizar una proceso de despacho, es decir, este procedimiento era llevado a
cabo por otros profesionales de otras áreas que no tenían un total control de los despachos
de la empresa. Esto provocaba que en el momento de hacerse el despacho se cometían en
errores que afectaban la facturación y contabilidad, uno ejemplo directo de esto se
evidenciaba en que existencia demasiadas notas de crédito en el despacho.
La problemática directa en creación de notas de crédito se evidencia en que la emisión de
una nota crédito generará en la mayoría de los casos un reembolso en la transacción de
compraventa. Por eso es importante dentro de una empresa, porque es la constancia en la
contabilidad que el dinero ha sido devuelto al cliente.
Por otra parte, el descontrol en el área de despachos generó problemas con la contabilidad y
falta de seguimiento en la reclamación por equivalentes de mercancía en el momento de ser
entregada y al momento de ser facturada. Además de esto, la empresa no cuenta con un
sistema de control interno, desde la perspectiva del área de despacho, la creación de un
modelo de planeación y direccionamiento para el seguimiento y sistematización del área de
despachos permite que estos procesos de efectúen de manera efectiva respecto a los
objetivos propuestos por la administración para los procesos contables que se manejen, esto
permitirá tener un margen para la identificación de riesgos que impacten directamente en la
estrategia empresarial. Además de que representa un medio de control mitigante para las
falencias de seguimiento empresarial.

Finalmente, es necesario mencionar que esto
se enmarca en el sistema C O S O y De acuerdo con Santa Cruz, M (2014). El Control
Interno Basado en el Modelo C.O.S.O; Revista de investigación de Contabilidad; Vol.1 P.
37; el control interno “tiene como principales objetivos: lograr las metas empresariales,
promover eficiencia operativa y la confiabilidad en la información financiera de las
unidades económicas”. (p.30) 20
Es decir, se debe solucionar problemática que conllevan a la falta de un profesional
permanente en el sector de despachos de la empresa y esto conlleva a que se creen proceso
de despachos más seguros y fortalezcan la producción de este.
20
PROPUESTA
DIAGNOSTICO
Se realiza un diagnóstico con el propósito de identificar en las actividades del proceso contable los factores
de mayor riesgo que requieren de la elaboración de procedimientos y controles.
PROGRAMA DE ACTIVIDADES PARA PLAN DE MEJORA TDEPE SAS

Plan de mejora en el área de despachos por medio de un
DETALLE
control interno en la empresa TDEPE SAS
FECHA DE INICIO 20 DE SEPTIEMBRE

Proponer y presentar procedimientos de control interno
para el mejoramiento de procesos implementados a la
OBJETIVOS empresa TDEPE SAS buscando un proceso acertado con el
fin de disminuir falencias a la hora de facturar las ordines
de pedido.
Jenny Camargo- Gustavo Delgado - jeyson Delgado- Nubia
PERSONAL INVOLUCRADO
Parra
SI NO DETALLE
Llevando 2 años en la compañía y con pleno
Como se genera la necesidad del plan de mejora conocimiento de las falencias existentes en esta
area, veo la oportunidad de sugerir estos cambios
La compañía en sus 11 años de labor no había
Tdepe sas cuenta con personal calificado en el tema de
X generado la necesidad de alguien para
despachos?
desempeñar este cargo
Se planteó la necesidad ya que se presenta
¿La gerencia general y el área de producción se reunió
problema en nuestra parte contable con la
para escuchar la necesidad de apoyar esta área de la X
reclamación por equivocaciones de mercancía al
empresa?
momento de ser entregada
se plantea la elaboración y entrega de un formato
Tdepe Sas posee documentos de soporte de entrega y
X de remisión de despacho para empezar a mitigar
despacho
el problema planteado
Elaboración de documento soporte x la segunda semana se presenta e implementa el

documento soporte (REMISION DE
DESPACHO) aprobada por la de gerencias
Se plante a la gerencia (general, y de producción)

la posibilidad, pero sobre todo la necesidad de la
Propuesta para vinculación de personal idóneo al cargo x
vinculación de una persona específicamente para
el área de despacho y quejas y reclamos o PQR.
en el mes de octubre entra a comité de evaluación

Tiempo para la implementación de los requerimientos
la posibilidad de contratación
sin contratación del personal requerido se

implementa el despacho utilizando el formato
¿En qué momento se utiliza el documento REMISION
donde se especifican las unidades y los
DE DESPACHO?
componentes de las referencias que se están
despachando
En el mes de diciembre la gerencia general toma

en cuenta las recomendaciones y da orden de
Decisión de contratación
contratación para el año siguiente 2022 de la
persona requerida
Enero de 2022, se hace convocatoria para el cargo
Convocatoria
de JEFE DE DESPACHOS
a tres meses de plantear plan de mejora en el área

Balance a corto plazo de despachos se ven resultados positivos solo con
el manejo del documento (remisión de despacho)
Febrero de 2022 se contrata Al señor CARLOS

Contratación ALBERTO FAJARDO, quien tiene 15 años de
experiencia en el área requerida
software contable que se le habilito sys plus programa contable - programa Excel
se reúne en el mes de abril la Gerencia general-

gerencia de producción - la contadora el pasante y
la persona contratada para el área solicitada,
encontrando en estos primeros meses una
disminución notable en las quejas y reclamos por
Evaluación del plan de mejora
malas entregas, así mismo disminuyo el problema
contable que implicaba la generación de notas
crédito en cada mala entrega afectando el ingreso
ya fuese de algún mes anterior o del mismo en
curso
Al mes de junio se propone la capacitación de los
mismos trabajadores ya vinculados a la empresa
Transición para llevar un mejor control de calidad, ya que el
área de despachos por medio de los PQR
evidencia problemas en algunas unidades
Se propone un plan de mejora en el área de despachos por medio de un control interno en la
empresa TDEPE SAS, este tiene una duración de 6 meses, con antecedentes de dos, que
permiten tener pleno conocimiento de las falencias existentes en el área. A partir de esto se
propone procedimientos de control interno para el mejoramiento de proceso implementados
a las empresas TDEPE SAS con el fin de disminuir falencia a la hora de facturar las
ordenes de pedido.
En primera instancia se crea un comité con personal involucrado, que consiste en Jenny
Camargo, gustavo Delgado, Jeyson Deldo y Nubia Parra. Este grupo de trabajo se compone
por auxiliares contables, el jefe financiero y la contratación para un profesional encargado
en el área de despacho. Esto se debe a que a sus 11 años de labor la compañía no había
generado la necesidad de alguien que desempeñe dicho cargo.
La gerencia general y el área de producción se reúne para evaluar la necesidad y aprobar el
caso empresarial. Además de esto se implementa un formato de remisión de despacho para
iniciar a mitigar el problema planteado. (ANEXO 2)
FORMATO DE REMISIÓN DE DESPACHO

EXPERIENCIA PASANTÍA
Esta experiencia fue enriquecedora que brindo una oportunidad de trabajo en equipo,
además de una evaluación de los procesos de control interno. Se plantea a la gerencia
(general, y de producción) la posibilidad, pero sobre todo la necesidad de la vinculación de
una persona específicamente para el área de despacho y quejas y reclamos o PQR. La

empresa manejo acorde con las políticas y
normativas los procesos de contratación y evolución para la apertura de un nuevo cargo. La
pasantía represento un proceso de evaluación y mejora empresarial en el que se desarrollo
un sistema de despachos con base al software SYS PLUS para registrar y consultar todas
las operaciones contables de la empresa además de ver directa e inmediatamente en la
contabilidad el efecto contable de todas las operaciones registradas en otros módulos. Esto
permitió que los resultados pueden guardarse como archivos y usarse como entradas para
futuras ejecuciones.
CONCLUSIONES
De acuerdo con el análisis realizado a los procedimientos y buenas prácticas de control
interno para el proceso de contabilidad en organizaciones de prestación de servicios, se
propone implementar un procedimiento de control que evalúe el desarrollo y la
identificación de los factores de riesgos y acciones de control en el proceso contable de la
empresa. Esto evidencia que la necesidad de la apertura de cargo genera resultados
exitosos.
La implementación de este nuevo proceso demuestra mayor organización en la hora de
realizar los despachos, eliminación de las notas de crédito a causa de las contratación
efectiva además de que mejoró la comunicación entre empleados.
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD OBJETIV CRONOGRAMA

FECHAS
OS
El proceso inicia el 20 de septiembre del año 2021 RESPON

SABLE
DIAGNOSTICO Proponer y Llevando 2 años La compañía Se planteó la se plantea la COMITÉ

presentar en la compañía en sus 11 años necesidad ya elaboración y
procedimient y con pleno de labor no que se presenta entrega de un
conocimiento de había problema en formato de
os de control
las falencias generado la nuestra parte remisión de
interno para existentes en
el necesidad de contable con la despacho para
esta área, veo la
mejoramiento alguien para reclamación por empezar mitigar
oportunidad de
de procesos desempeñar equivocaciones el problema
sugerir este
implementad cambio este cargo de mercancía al planteado
momento de ser
os a la
entregada
empresa
TDEPE SAS
Elaboración de la segunda COMITÉ
buscando un semana se
documento proceso presenta e
soporte acertado con implementa el
el fin de documento
disminuir soporte
falencias a la (REMISION
hora de DE
facturar las DESPACHO)
ordines de aprobada por la
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VINCULACIÓN Se plante a la en el mes de sin contratación En el mes de COMITÉ

DE PERSONAL gerencia octubre entra del personal diciembre la
(general, y de a comité de requerido se gerencia general
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PQR.
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positivos solo experiencia en
con el manejo el área requerida
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(remisión de
despacho)
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SOFTWARE contable -
programa excel
EVALUACIÓN se reúne en el Al mes de COMITÉ

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Gerencia propone la
general- capacitación
gerencia de de los mismos
producción - la trabajadores
contadora el ya vinculados
pasante y la a la empresa
persona para llevar un
contratada para mejor control
el área de calidad, ya
solicitada, que el área de
encontrando en despachos por
estos primeros medio de los
meses una PQR
disminución evidencia
notable en las problemas en
quejas y algunas
reclamos por unidades
malas entregas,
así mismo
disminuyo el
problema
contable que
implicaba la
generación de
notas crédito en
cada mala
entrega
afectando el
ingreso ya fuese
de algún mes
anterior o del
mismo en curso
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IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL

INTERNO PARA LA REMISIÓN DE DESPACHOS EN LA EMPRESA TDEPE

JENNY CONSTANZA CAMARGO RICO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

1.1 RESEÑE HSITORICA 4

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ……………………………………………25

9. MANEJO DE UNA SEGUNDA LENGUA 33

11. BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………………35

La compañía TDEPE SAS nace de la idea de ofrecer a la persona del

común un producto para el almacenamiento de agua potable ya que un estudio realizado

TDEPE SAS es fundada por el señor GUSTAVO ADOLFO DELAGDO DEVIA

su momento le inició la compañía. TDEPE SAS es legalmente constituida el 18 de mayo de

La compañía inicia labores con dos trabajadores y hoy en día gracias a la

perseverancia de su fundador es una de las empresas más requeridas en el ámbito del

producto para el almacenamiento de agua y sistemas sépticos en todo el país, en la

FIGURA 1: PPROCO TANQUES (2022) Logo tipo de TDEPE SAS.2

dirección, CARRERA 26 22 A 49 en la ciudad de BOGOTA, BOGOTA. El teléfono de

empresa fue constituida como SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA y se dedica

a Fabricación de artículos de plástico n c p.3

ambiente. brindando soluciones acordes a las necesidades y exigencias de los procesos

productivos de nuestros clientes, contando con un equipo de trabajo capacitado y la

tecnología adecuada que nos permita ofrecer productos de calidad.

Participar en el mercado nacional como un grupo empresarial alternativo, que

un crecimiento que permita un reconocimiento a nivel nacional en la transformación de

plástico por el proceso de rotomoldeo, brindando soluciones de almacenamiento de agua

potable y tratamiento de aguas residuales.

Ética: Como fundamento de nuestras actividades,

la información sobre la que se rigen nuestras actuaciones.

sus puntos de vista, necesidades y opiniones.

Responsabilidad Social: Contribuimos en el crecimiento de nuestro país generando

empleo y cuidando el medio ambiente.

Trabajo en equipo: Compartir conocimientos y experiencias, aportando lo mejor de cada

uno y asumiendo responsabilidades para la consecución de un objetivo común.

Los procesos relacionados a la determinación de las políticas internas, estratégicas,

clientes, se realiza análisis de proceso misional, la planeación y control de proyectos y las

mantienen un proceso de apoyo que va de la mano de la gestión administrativa y financiera,

la gestión contable y la logística de la compra.

Según el Registro Único Tributario de la empresa (2022) sus responsabilidades,

calidades y tributos son: impuesto de renta y complementarios, régimen ordinario,

IVA y es facturador electrónico.

Por otra parte, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.13.2.1 del

es microempresa y se ubica en el grupo tres de las Normas Internacionales de Información

tributario, se ubican en este grupo las personas naturales o jurídicas que no son minoristas,

que no pertenecen al régimen simplificado en el impuesto a las ventas, que tienen

ingresos brutos totales de máximo 3500 SMMLV.

La necesidad a resolver gira entorno a la importancia de aplicar un sistema de

gestión documental contable con base a la normativa de contabilidad privada al traer

múltiples beneficios, esto se hace, gracias a la tecnología en gestión documental, las

organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos,

ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

ORGANIGRAMA EMPRESA TDEPE SAS

IMAGEN 2: ORGANIGRMA DE LA EMPRESA PROCO TANQUES6

entidad encargada de la producción de tanques de plástico en Colombia. Esto corresponde a

documento. A partir de los procedimientos realizados por medio de una interpretación

de seguimiento para futuras evaluaciones financieras o auditorias.

Se implementa un análisis de introducción de los principales procesos de la empresa

en cuestión, su misión, visión, principios y valores, además de la guía de identificación del

en donde se pretende llevar a cabo el control.

A partir de dichos procesos se realiza el control y supervesión sobre la

documentación contable con el fin de brindar un control óptimo. El objetivo de esta

práctica se centra en mejorar la organización y control de la información contrable. El

inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información

cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.