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Asignatura:

Análisis de Diagnostico Organizacional

Título del Trabajo:

Plan de acción para una empresa seleccionada

Presenta:

Shirley Brigitte Buendía Guzmán    ID: 583110 

María Paula Lara Jaramillo       ID: 565570

Tatiana Peña Garzón ID: 567658

Karen Jennifer Rodríguez Gómez ID: 569618

Docente:

Hernando Augusto Triana

NRC:

20457

Administración en Salud Ocupacional 

Ibagué Tolima

2020

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CONTENIDO

  Introducción …………………………………………………………………………. 3

Capacidad de respuesta de la Organización …………………….………………….4

Adaptación al cambio de la Organización …………………….……………………..5
Aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos,
legales y ambientales relacionados con ella …………………..…..…………….……6
Matriz DOFA ………..…….…………………………….…………………………….7
Análisis del resultado obtenido ……………………………………………………….8
Plan de acción de las estrategias …………………………………………………….. 9
Conclusión ……………………………………………………………………………..10
Bibliografía ………………………………………………………………………….... 11

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INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como objetivo de proponer un plan de mejoramiento para la

empresa A & C Construcción y Topografías S.A.S, de tal manera que se consoliden las
acciones de mejoramiento derivadas del diagnóstico interno y externo realizado y de
acuerdo con la reflexión del direccionamiento estratégico de la empresa según la estructura
organizacional definida por ella y que les aporte en su formación profesional integral. La
búsqueda permanente de incrementos en la productividad y competitividad de las empresas
determinan la adopción de estrategias para garantizar el éxito y la permanencia en el área
de mercado donde se desempeñan. Esto justifica que en las áreas que se genere la
intervención y aplicación de modelos de planeación que permitan lograr sus objetivos.
Toda empresa interesada en mantenerse y crecer tiene que satisfacer plenamente las
expectativas del cliente y conseguir su fidelidad hacia el producto. Muchas son las formas
de conseguirlo, pero sin duda lo más importante es una excelente administración y la
implementación de sistemas de gestión que se conviertan en plataforma para alcanzar los
objetivos de la empresa: estratégicos, operativos y financieros.
En primera instancia se presenta un análisis de la situación de la empresa A & C
Construcción y Topografías S.A.S, se evaluaron los procesos de mayor importancia cuyo
desempeño es significativamente bajo, con el objeto de definir una ruta de acción para
mejorar la competitividad de la compañía, además de encontrar la manera más factible y
adecuada para enfrentar estas debilidades con el fin de conocer la situación actual de la
empresa posteriormente se plantean unas estrategias en las áreas funcionales analizadas con
el fin de que la gerencia pueda contar con acciones concretas que permitan mejorar el
desempeño de la organización.
En el análisis y plan de mejoramiento, se pretende identificar la estructura administrativa y
organizacional de la empresa; buscando conocer todos los factores externos e internos que
influyen en su desarrollo, para esto se realizará un estudio de sus procesos administrativos,
infraestructura y recurso humano, teniendo en cuenta la importancia de este último en el
desarrollo de las actividades de la organización.
El análisis por realizar mostrará las áreas con oportunidades de mejora para el
cumplimiento de las metas organizacionales propuestas, así como también las inversiones
en mejoras tecnológicas y/o capacitación del personal que se requiera. Se espera como
resultado de este análisis la implementación de las acciones de mejora encontradas en los
diferentes campos de la empresa, todo esto con el objetivo de apuntar a la eficacia y
eficiencia de sus procesos, impulsando a ser una de las empresas más competitivas en el
mercado y de esta manera contribuir a la tendencia de que las pequeñas y medianas
empresas (Pymes) se fortalezcan en el país.

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CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA ORGANIZACIÓN

La empresa A & C Construcción y Topografías S.A.S tuvo que cerrar y parar la ejecución
de obras de infraestructura es uno de los retos más complejos por superar en medio de esta
pandemia. Aunque el gobierno nacional autorizó la reactivación de las obras desde el 13 de
abril (decreto 531 de 2020), alcaldes y gobernadores, así como el personal en campo están
muy temerosos por las dificultades que habrá para cumplir con los protocolos de
bioseguridad.
La crisis del COVID-19 ha evidenciado la alta vulnerabilidad en todos los sectores, esto
está demostrando la importancia de ser conscientes y cumplir con cada cosa que decreta el
gobierno para así mismo tener buenos resultados. Por otro lado la empresa tuvo que
presentar un protocolo de bioseguridad para la prevención de la transmisión del covid- 19
en el cual se hace una verificación y aceptación para poder abrir el establecimiento y poder
seguir con la ejecución en las obras, este proceso llevo tiempo y no fue de la noche a la
mañana por ende cabe resaltar que esta organización esta posicionada en el mercado como
una empresa A&C Construcción y Topografías S.A.S tiene una competencia grande frente
al mercado de la construcción tanto a nivel local, nacional y mundial, el mercado, a nivel
nacional y local. por consiguiente, la empresa debe tener todo en regla para seguir siendo
una empresa posicionada en el mercado y de lata competitividad.

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ADAPTACIÓN AL CAMBIO DE LA ORGANIZACIÓN

La empresa A & C Construcción y Topografías S.A.S tuvo un giro total ya que todos los
trabajadores deben de adaptarse a las nuevas medidas implementadas en la organización
por la crisis derivada “COVID-19”, desde que se dio la reactivación de las obras se tuvo
que aplicar un protocolo de bioseguridad; Además de determinar protocolos y lineamientos
que requieren medidas de distanciamiento social, limpieza y desinfección dentro de las
obras, la experiencia internacional resalta la importancia de comunicar estos lineamientos a
través de guías fáciles de entender, así como cursos de inducción a los trabajadores.
Complementar las medidas dentro de la obra con medidas que promuevan la seguridad en
el transporte público, realizar análisis de riesgos en los sitios de construcción y consensuar
las medidas entre empresas, clientes y trabajadores también son fundamentales para la
efectiva implementación.
La empresa confía en las medidas de emergencia decretadas por las autoridades nacionales,
regionales y locales no impacten en manera alguna el normal desarrollo de las actividades
del sector de las obras civiles. La infraestructura ha sido motor de crecimiento en la última
década y, por ende, es clave en estos momentos que su actividad sea exceptuada o, por lo
menos, bien regulada en las normas excepcionales expedidas”, se está implementando el
protocolo de bioseguridad para la prevención de la transmisión del covid- 19 bajo el
ministerio de salud y protección social resolución numero 000682 del 24 de abril de 2020

Protocolo de bioseguridad:
Las siguientes medidas se aplican para centros comerciales, grandes superficies,
supermercados, almacenes y tiendas, establecimientos de comercio al por menor en general,
entre otros:

✓ desinfección y toma de temperatura antes del ingreso a la instalación.

✓ Garantizar el distanciamiento físico de dos (2) metros entre persona y persona.

✓ Manejar protocolos especiales para personal domiciliario, controlar su ingreso y

recorrido.

✓ Asegurar que no se realice ningún tipo de actividad que no se encuentre autorizada

dentro de su establecimiento.

✓ Suspender la entrega de material publicitario, objetos entre otros.

✓ Prohibir el ingreso de mascotas o cualquier animal al establecimiento.

✓Mantener informados permanentemente a todos los trabajadores de la obra con relación a

las medidas preventivas.

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✓Seguir los lineamientos establecidos en el presente protocolo y el Plan de Aplicación del

Protocolo Sanitario.

✓ Designar oficiales de obra que monitoreen el cumplimiento de los protocolos expuestos

en el presente documento.

✓ Sancionar a los trabajadores de obra que incumplan medidas de control expuestos en el

presente documento.

✓Ejercer liderazgo permanente tanto en las obras como sobre sus equipos de trabajo,
asegurando que se produzcan rápida y efectivamente los cambios de conducta.

Medidas locativas:

✓ Garantizar en el área de lavados de manos la dotación de jabón, toallas desechables y

distanciamiento físico de dos (2) metros entre los usuarios.

✓ Contar con el almacenamiento y suministro permanente de agua para consumo, lavado

de manos, limpieza y desinfección.

✓ Asegurar la colocación de dispensadores de alcohol glicerinado mínimo al 60 % y

máximo al 95 % en puntos críticos como recepción e ingreso de los locales.

✓ Disponer de canecas con tapas y doble bolsa negra para la disposición final de los
elementos de bioseguridad.

✓ Señalar los puntos de espera para evitar aproximación entre trabajares, con distancia
mínima de dos (2) metros.

✓ Prohibir el ingreso del personal al establecimiento sin el uso de tapabocas.

✓ Garantizar un espacio para que los trabajadores guarden sus elementos personales y ropa
de diario. Disponer de ropa para uso exclusivo dentro de los locales.

✓Hacer cumplir en el marco de las funciones de los trabajadores, las funciones

relacionadas con las actividades del PAPSO.

✓ Verificar periódicamente junto con el Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo que

los trabajadores, contratistas y visitantes den cumplimiento y hagan adherencia a las
normas y lineamientos definidos en el PAPSO.

✓Ordenar el retiro de cualquier trabajador o subcontratista que por incapacidad o no

observancias de las normas del control de riesgo biológico por COVID genere riesgo a él y
a los demás compañeros de trabajo.

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✓ Hacer los llamados de atención necesarios para mantener el orden del proyecto y el
cumplimiento del PAPSO.

Mantenimiento y desinfección:

✓ Realizar limpieza y desinfección permanente en las zonas comunes y baños.

✓ Realizar limpieza y desinfección de las instalaciones previo a la apertura con

desinfectantes que eliminen este tipo de virus.

✓ Aumentar la frecuencia de recolección de residuos sólidos dentro del establecimiento.

✓ Capacitación a líderes: todos los líderes y responsables de la implementación y

seguimiento al PAPSO deben tener capacitación sobre las medidas generales y específicas
para la prevención del riesgo.

✓ Capacitación básica en temas y medidas de prevención definidas por la empresa para

todos sus funcionarios, contratistas, proveedores la cual se ajusta la cada fase de obra
(actividad que van a desarrollar, número de trabajadores, áreas de trabajo) permitiendo a los
diferentes grupos que tengan unidad de conocimientos y que muy fácilmente se puedan
apoyar según las necesidades.

✓Establecer mecanismos de seguimiento y evaluación sobre la eficacia de las medidas de

control implementadas.

✓Llevar un registro actualizado con la información de todo el proceso.

✓Realizar seguimiento y divulgar periódicamente los indicadores de gestión definidos.

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ASPECTOS POLÍTICOS, ECONÓMICOS, SOCIALES, TECNOLÓGICOS,

LEGALES Y AMBIENTALES

Políticos
 Regulación de importación y exportación.

 Leyes de protección del medio ambiente

 Relaciones del país con otras naciones claves.

 Regulación y desregulaciones gubernamentales.

 Legislación sobre la igualdad de empleos

Económicos
 Nivel de ingreso disponible.

 Tendencia de desempleo.

 Factores de importación/ exportación.

 Nivel de productividad de los trabajadores.

 Diferencias en los ingresos por región y por grupos de consumidores

Sociales

 Programa de seguridad social

 Actitud hacia los negocios

 Regulación gubernamental

 Número de grupos de interés especial

Geográficos

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 Manejo de los desechos

 Control de la contaminación

 Actitud hacia la calidad de los productos

Legales
 Legislación sobre la igualdad de empleos

 Leyes de protección del medio ambiente

Ambientales
 Manejo de los desechos

 Reciclaje

 Control de la contaminación

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MATRIZ DOFA

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ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA

La aplicación de un modelo de diagnóstico propuesto permite revolver las insuficiencias de

la entidad y resalta las oportunidades de la misma como base para el diseño de procesos.
Este está compuesto por tres etapas y cinco fases.

La primera etapa del modelo garantiza el análisis de la razón de ser de la entidad objeto de
estudio, analizando su funcionamiento. La segunda etapa permite caracterizar la situación
actual de la entidad. En ella se aplican las herramientas para la captación de los datos
primarios los cuales serán analizados con las herramientas de apoyo a la decisión. La
tercera etapa permite la mejora continua basada en las decisiones tomadas por
investigadores en la etapa anterior.

Los resultados del estudio permiten tener una base para la realización de la planeación
estratégica de la empresa, así como para los planificadores, lo cual se ha descrito a través de
la aplicación del modelo en la entidad objeto de estudio con un enfoque a proceso según la
Norma ISO 9001:2008.

La utilización del modelo propuesto permitirá conocer el estado de las entidades nacionales
y valorar las oportunidades dónde nos proporciona un esquema para la toma de decisiones
en toda clase de situaciones de la empresa, revisando la estrategia, posición y dirección,
para la implementación de planes estratégicas para el futuro que impacten en el sector,
obteniendo resultados que permitan mejorar el funcionamiento de estas, basado en el
enfoque de gestión por proceso y utilizarlo para la organización e identificación de sus
procesos y procedimientos.

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PLAN DE ACCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS

PROCESO PLAN DE ACCIÓN CUMPLIMIENTO DE LAS ESTRATEGIAS

ITEM TIEMPO DE ESTADO DE LA ACCION
ESTRATEGIA (OBJETIVO) ACCIONES ACTIVIDADES RECURSOS PRESUPUE STO RESPONSA BLES
EJECUCION ( INDICADORES)
Realizar estrategia de nuevos Humanos $2´110.000
Gerencia, junta
proyectos encaminados a la .Contratacion
. Desarrollar de un
matriz delente
planexterno
anual para
de Financieros Efectividad= Actividad
N de
Implementacion
Plan de capacitación yplan capacitación (Gestión (internet, directiva,
11 del
calidad Diseño de plan estrategicoautocuidado con
servicio. el diseño e implementación del plan 60 dias Técnicos, Físicos 3000000
servicios, administración,
Junta directiva
realizadas/ Actiivdades
capacitaciones
(actividades de capacitación estrategico . Establecer presupuesto del plan 13 día s Humana),
(portátil), planteadas 35 /
1 estrategico
evidencias fotográficas y . Firma por el representante y tesorero, alta gerencia esperadas x 100
público sobre el buen cuidado
listado de asistencia
Financieros,
Humanos
calidad,
talento humano ejecutadas en el
establecer la divulgación y ejecución
Implementar
del pie frente entes de control
a cada sector
del plan
Humanos
Económicos.
capacitador)Gerencia, junta
mes 7 x 100= 20%
económico)
que supervisen el buen .Inspección (Gestión Efectividad= Actividad
Contratación de ente .control, . directiva,
12 funcionamiento en el sector de . Elaboración del formato de auto 60 dias Humana), 6000000 programadas/ Actividades
Diseñar una estrategia de externo de control reporte supervisión
con objeto de comunicar ( Técnicos, administración,
Departament o Numero de documentos
contrataciones
comunicación interna que
y estados Comunicación interna y 15 día s a Fisicos,
Físicos, comercial,
ejecutadas x 100
realizados 100/ número de
.contratacioninternas
problemáticas Contabilidad
2 financiero los canales externa actividad de
permita optimizar -Establecer contacto de servicio al
pa rti r de s u
Financieros
económicos $1´570.000 seguridad y reportes diligenciados 43 x
socialización del di vul ga ci ón
internos a través de acciones cliente con horarios de de terreno de (papelería, salud en el 100 =43%
Generacion de unidad de formato de reportes .Verificacion del area .
Humanos
innovadoras oficina. buzones) ) trabajo
negocio diferente para (uso y construccion (Gestión
Construcción de planta y .Diseños Constructivos de edificacion
Establecer actividades Gerencia, Efectividad= Actividad
venta de Fabricacion de que permiten identificar .Contacto con otras empresas
Humana), N. de empresas visitadas 145/
13 estratégicas,
Alianzas comercialización de . Insfraesructura. 120 dias 120000000 Equipos y realizadas/ Actiivdades
concretos ) que
Convenio con otras empresascontribuyan
si a
la empresa cuenta con .Ubicación en otras empresas Fisicos,
Financieros
Junta directiva esperadas x 100
N de
3 concreto
convenios y apoyos de .Reclutamiento personal. Técnicos, Físicos $1´150.0000 Maquinaria empresas con convenios
del otras empresas para los .Apoyo económico adicional
35 día s
la alta
nacionales paracompetitividad
mayor Financieros, área comercial
beneficiomercado Presupuesto
.Otras financiero
actividades .
no incluidas Humanos. efectivos 23 x 100% =15%
trabajadores que debe tecnologicos
retirar
Estudio de mercado
Construccion de materias .Proceso de entrevistas (publicidad .por Humanos Gerencia,
Humanos
prima propia que Contratación directa con Google y redes sociales.
contribuyan (Gestion Equipos , Productividad = Facturación
4
Contratación con personal . Ejecución del protocolo
operario calificados en . Proceso de evaluación de selección
de fabricación 10 día s
(Gestión
$2´570.000
Administración,
Ventas=mes
N° ventas propramas
/ Costos asociados a la
14 a la dismunicion de costosla nueva
indirectos Fabricación de concreto
tecnología .Diseño especifico de conceto .
de personal
30 dias humana),
Humana), $50.000.000 Maquinaria y
gestión humana
Financieros / ventasprestación
ejecutadasde servicios
x 100
elevados en la compra de estos Insumos para la elaboración . fisicos, Talento
Fortalecer recurso humano
mismo
para mejorar capacidad de
tecnologicos, Humano
generación de análisis propios . Desarrollar matriz del plan anual de Financieros N de
Optimizar y estandarizar
Plan de Talleres de Gerencia, junta Evaluaciones de selección
de la información.(base de
el proceso de capacitación Técnicos, Físicos
Técnicos y directiva, / capacitaciones
documentos de inducción y
.Evaluación de los procesos de
5 Talleres de Liderazgos queproducción
datos innovadora) liderazgo
en con
la evidencias . Establecer
selección presupuesto del plan
y contratación
68 di a s
30 días físicos $4.000.000
$760.0000
administración, reinducción
Programación y seguimiento al (portátil), talento planteadas 35 /
15 desarrollen actividades deempresa fotográficas y listado de . Firma por el representante y talento humano
plan anual de trabajo de la Humanos humano ejecutadas en el
empresatrabajo en equipo asistencia establecer la divulgación y ejecución
Económicos. mes 7 x 100= 20%
del plan
Fortalecer recurso humano Humanos
para mejorar capacidad de Establecer el .Verificar de acuerdo a la evaluación (comité
generación de análisis propios cumplimiento del plan inicial los procesos pendientes. paritario de
Gerencia, junta
de la información.(base de anual de trabajo Lograr .Revisión y seguimiento del plan de seguridad y Acta de revisión del plan
directiva,
6 datos innovadora) el cumplimiento de trabajo anual de la empresa 10 di a s salud en el 4560000 anual de trabajo firmado u
administración,
Programación y seguimiento al metas y presupuesto .Revisión, firma del plan para su trabajo),Financi divulgado al personal
jefe de obra
plan anual de trabajo de la establecido por la ejecución eros (tesorería)
empresa empresa Administraci ón
y talento
.Realizar plan de negocio en las N. de Franquisias realizadas /
Adquisicion de nuevas Gerencia, junta
Establecer sucursales en diferentes ciudades N 10 de
franquicias de contruccion con Técnicos y directiva,
7 las diferentes sedes de . Estudio sociodemografico 60 di a s 50000000 empresas con convenios
la participacion del sector físicos administración,
colombia . Estudio de ventas efectivos 23 x 100% =15%
publico. jefe de obra
.Construccion de franquisiaz
. Realizar auditoria interna para verificar Humanos
Establecer empresa que
Adquisicion de nueva los proceso internos de la empresa (Gestión
realizara auditoria para Gerencia, Eficiencia =Recursos
certificacion en normas . Generacion de plan trabajo para Humana), y
8 la ejecucion de 90 di a s 20000000 Calidad,Talento Planificados / Recursos
incontec, SGT pemitan dar mas preparacion de auditoria de todos los
ceritificacion en normas Humano Utilizados x100
marca a la empresa ceritifcacion procesos de la
incontec
. Planes correctivos empresa según
. Convocatoria reunion con el area de
Rediseñar el programa de Modificacion y talento humano y genrencia para el re
bienestar laboral que permite estructuracion del diseño Financieros Gerencia, Efectividad= Actividad
9 contribuir mejorar la calidad de programa de bienestar . Diseño de encuesta a sus 60 di a s Técnicos, Físicos 15000000 Calidad,Talento realizadas/ Actiivdades
coloboradores que permitan determinar
los trabajadores que aumenten laboral para su mejorar Humanos. Humano esperadas x 100
que mejoras su pueden ajustar al
la efectividad continua
programa de bienestar para el aumento
de la efectividad
Diseñar un espacio de . Divulgacion via email notificacion de Gerencia, junta
rendición de cuentas interna, comites interno directiva, Eficacia= N° de Objetivos/
en el cual cada dependencia Generacion Comites . listado de temas a tratar de cada Técnicos, Físicos
10 35 di a s 500000 administración, metas cumplidas Utilizados x
exponga su aporte al SIG y su internos area de proceso para el comite Humanos.
jefe de 100
rendimiento frente a los . Elaboracion de infome de actividades
procesos
elementos del sistema . Planes de mejora

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CONCLUSIONES

El éxito de las grandes compañías a nivel mundial se soporta en la implementación de

estándares de calidad que cumplan con los procesos del establecimiento de normas
implantados por los entes reguladores de las actividades económicas. Por lo anterior, la
gestión, la implementación y el control de la calidad se constituyen en la filosofía de la que
debe apropiarse toda la organización, en todos los cargos, según su estructura
organizacional. Es decir, ello hace que se visualice un proceso de mejoramiento continuo
que no tiene fin.
El proceso de mejoramiento continuo le ayuda a la empresa a contar con un horizonte más
amplio, en el que siempre se buscarán la excelencia y la innovación, y también allegar e
incorporar nuevos recursos humanos, técnicos y tecnológicos. Esto permitirá conducir la
empresa a mejores niveles de productividad y competitividad, independientemente de los
mercados de consumo que se atiendan. Asimismo, con estos planes de mejoramiento
continuo, las empresas buscan reducir sus costos, gastos, al enfocar los esfuerzos en los
mercados potenciales que le faciliten un mejor posicionamiento frente a la competencia.
El trabajo realizado durante cada tutoría sobre la Organización la A & C Construcción y
Topografías S.A.S.A deja muchas enseñanzas, especialmente en reconocer que el trabajo
diario de las compañías para mantenerse en el mercado no es fácil, que generar empleo y

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 2

más en compañías con un nivel de competitividad tan fuerte que es especialmente

complicado. Requiere de un trabajo constante y un control importante de cada actividad.
La compañía A & C Construcción y Topografías S.A.S.A permitió que aplicáramos todos
los conocimientos aprendidos y que desarrollamos nuevas habilidades, por lo que estamos
muy agradecidos. La compañía tiene un camino largo por seguir en su objetivo de
convertirse en una compañía líder en el sector, pero las recomendaciones y modificaciones
realizadas durante el tiempo de la práctica le permitirán crear una cultura de mejora y
cambio permanente, se reflejaron las herramientas en cada mejora para gestionar
eficientemente sus procesos, se llegó a plantear un modelo de gestión completo pero se
inició el camino hacia la mejora de áreas y estructura administrativa que era el objetivo
principal del proyecto. El modelo de gestión será posible de construir una vez la cultura
organizacional, el clima de trabajo continúen mejorando hasta conseguir un ambiente
completamente sano, se propone para la compañía que en el futuro realicen con la
estructura que se les ha planteado y las modificaciones en sus procesos y áreas de trabajo,
el desarrollo de su propio modelo de gestión que logre ser competitivo en el mercado, con
lo líderes de cada una de sus áreas.

Finalmente, es importante destacar que la compañía se encuentra en un sector en

crecimiento en otras regiones del país, por lo que la búsqueda de expansión, nuevos clientes
y mercados más amplios deben convertirse en su prioridad, así como la certificación en el
futuro de su sistema en calidad, tanto en procesos como en productos y servicios.

BIBLIOGRAFÍA

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