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Facultad de Auditoria Financiera o Contaduría Publica

Sistema de Información
SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR
Integrantes:
1. Mayerly Arteaga Nogales 220017182
2. Rebeca Helen Torrez Caro 216171512
3. Selena Cuellar Galvis 220018804

Carrera: Contaduría Pública

Docente: Lic. Ernesto Vargas
Santa Cruz de la Sierra – Bolivia

2021
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INDICE
CUENTAS POR PAGAR...................................................................................................... 3

I. ANTECEDENTES............................................................................................................ 3

II. ORGANIGRAMA ........................................................................................................... 5

III. MANUAL DE FUNCIONES ......................................................................................... 6

IV. DESARROLLO DE TRABAJO ..................................................................................... 10

V. NORMAS O IMPUESTOS ALCANZADOS ..................................................................... 13

VI. CONTRATOS, FORMULARIOS, PLANILLAS, OTROS ................................................. 14

VII. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL TEMA ........................................................... 14

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................ 16
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SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

El Sistema de cuentas por pagar genera procesos automatizados y configurables para

mejorar los controles internos. Se definen los flujos de trabajo, aprobaciones y controles
internos para alinearse con la forma en que opera tu empresa. Eso también significa que tiene
visibilidad en el proceso de cuentas por pagar enteras para asegurar la rendición de cuentas.

Las cuentas por pagar son unas de las principales cuentas que se abordan en una
entidad económica debido que son la que mantienen a la empresa operativa, ya que son ellas
las que controlan las deudas que tiene la empresa con terceros, ya que los mismo son los que
proporcionan las compras y servicios.

Por otro lado, es conocido que el objetivo que se persigue con respecto al
procedimiento de las cuentas por pagar debe ser acertadas al momento de cancelar las deudas
contraídas con terceras personas ajenas a la empresa, así como también el beneficio que
cumplen dichas cuentas, ya que sin ella sería imposibles cumplir con todas las metas trazada
por la organización.

En este orden de ideas, se presenta el trabajo de investigación titulado Sistema de

cuentas por pagar de la empresa Rexxa Group SAS.

I. ANTECEDENTES

Su actividad principal es el Comercio al por mayor de prendas de vestir, importación

de artículos en cuero.
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En el 2014 Juan Pablo Rebeiz Zawadsky representante legal de la compañía Rexxa

Group SAS decide incursionar en el mercado con productos elaborados en cuero, en ese
momento su mayor interés era es comercializar chaquetas en cuero a diferentes clientes
potenciales, para el año 2015 vio la oportunidad de importar artículos en cuero desde la China
e India, donde nunca se imaginó que fuera hacer el éxito que hoy en día tiene la empresa.

A través del tiempo compañía logro posicionarse en el mercado, para marzo del 2016
sus clientes comenzaron a exigirle más oferta de productos ya que la demanda fue aumentada,
esto se da por la calidad e innovación de los productos que comercializan.

Gracias al reconocimiento, para noviembre del 2016 Rexxa Group SAS es el principal
proveedor de grandes compañías como Vélez y BOSI, ofreciendo variedad de productos en
cuero, a la fecha su principal interés es suministrar a diversas compañías chaquetas en cuero
debido a la rentabilidad que genera especialmente este producto.
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II. ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA EN GENERAL

GERENTE
GENERAL

DIRECTOR
ADMINISTRATIVO

RECURSOS PLANTA DEPARTAMENTO

HUMANOS. OPERATIVA. FINANCIERO.

DIRECTOR
JEFE DE RRHH JEFE OPERATIVO AUDITOR
CONTABLE

AUXILIAR DE
OPERARIOS
TESORERIA

PROCESOS AUXILIAR
TERCERIZADOS CONTABLE

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO
FINANCIERO

DIRECTOR
AUDITOR
CONTABLE

AUXILIAR DE
TESORERIA

AUXILIAR
CONTABLE
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III. MANUAL DE FUNCIONES

o AUDITOR

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONESGENERALES

1. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas que imparta

la Gerencia
2. Conocer y dar cumplimiento al reglamento de higiene y seguridad
industrial.
3. Conocer y dar cumplimiento a las políticas establecidas por la
organización y el cliente.
4. Participar en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema
Integrado de Gestión en el cumplimiento de sus labores.
5. Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el sistema integrado
de gestión.

ESPECÍFICAS

 Llevar a cabo las auditorias dentro del horario acordado.

 Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia
 Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la
auditoria
 Mantener la seguridad y confiabilidad de la organización
 Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditorias
 Realizar reuniones con el equipo de auditoria para planificar y
organizar el trabajo.
 Recopilar información a través de entrevistas eficaces.
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 Verificar la exactitud de la información recopilada.

 Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente y apropiada
para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoria

o DIRECTOR CONTABLE

MISION O PROPOSITO DEL CARGO

Es la persona encargada de la medición, análisis e interpretación de la información en

la elaboración de estados financieros, en los cuales se exprese de manera clara, confiable,
oportuna y útil la información de la Asociación. Así mismo servir de órgano sucesor y de
apoyo en la toma de decisiones de la administración cumpliendo la normatividad vigente.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Suministrar de manera clara la información de relevancia para la

administración.
 Responsable de las decisiones tomadas por la gerencia en base a la
información suministrada en cuanto a aspectos contables tributarios y
financieros.
 Verificar y asegurar que los datos contables relacionados con la cartera se
estén controlando de acuerdo con lo establecido por la asamblea general, la
junta directiva y el director ejecutivo.
 Verificar y supervisar el pago de los diferentes tributos de los cuales es
responsable la asociación de acuerdo a la normatividad vigente.
 Verificar y controlar que los cheques sean debidamente soportados y
contabilizados.
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 Asegurarse que tanto los gastos como los ingresos sean registrados en la
contabilidad.
 Verificar el pago a los proveedores y los clientes seas aplicados correctamente.
 Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones adquiridas por la
asociación.
 Realizar las sugerencias pertinentes a la administración para velar por los
cumplimientos de los objetivos.
 Desempeñar las demás funciones propia del cargo, las señaladas por la junta
directiva, con base en el estatuto tributario y demás acuerdos de la asamblea
general.
 Elaborar documentos con fin de préstamo
 Elaborar y presentar las declaraciones de renta, IVA y demás que estipule la
ley.
 Las demás que le sean asignadas según la naturaleza de su cargo, por su jefe
inmediato.

PROHIBICIONES:

 Todos aquellos actos que atenten contra el buen nombre de “REXXA GROUP
SAS” y/o contra la salvaguarda y protección de los recursos encomendados
para su custodia y manejo
 Hacer negocios en cual se lucre personalmente utilizando el buen nombre de
REXXA GROUP SAS

→ AUXILIAR DE TESORERIA

MISION O PORPOSITO DEL CARGO

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El trabajo de un Auxiliar de tesorería conlleva responsabilidades que, de no asumirse

con profesionalismo y transparencia, pueden acarrear graves consecuencias tanto para el
empleado como para la empresa a la que presta sus servicios.

FUNCIONES ESPECIFICAS

 En su diario vivir, el auxiliar de gestión de tesorería debe:

 Registrar y rendir informes diarios sobre los movimientos financieros de la empresa.
 Controlar los saldos y los movimientos de dinero en efectivo.
 Controlar los saldos de los bancos. Incluye las conciliaciones bancarias.
 Verificar que todos los pagos que se efectúen el área de tesorería estén debidamente
soportados y que los documentos de respaldo cumplen con los requerimientos legales
y los que exige la compañía.
 Verificar que los pagos a los proveedores se hagan en las fechas acordadas.
 Controlar el pago de las obligaciones financieras de la empresa, sus intereses y otros
cargos financieros.
 Verificar que los documentos, títulos valores, dinero en efectivo que estén en custodia
del área de tesorería se encuentren seguros y en condiciones óptimas.
 Realizar todo tipo de pagos, incluyendo los de caja menor.
 Analizar las condiciones de crédito de los clientes.
 Elaborar informes sobre el estado de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
 Elaborar informes de flujo de caja proyectado.

→ AUXILIAR CONTABLE

a) MISION O PROPOSITO DEL CARGO:

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Es la persona encargada de registrar y de dar el tratamiento necesario a la

información contable, para ser posteriormente revisada y por el contador.

b) FUNCIONES ESPECIFICAS
 Revisar, organizar y clasificar la documentación recibida en el área Contable
 Realizar y contabilizar comprobantes de egreso registro de notas de
contabilidad y análisis y conciliación de cuentas.
 Liquidar la nómina mensualmente
 Las demás que le sean asignadas según la naturaleza de su cargo, por su jefe
inmediato.
c) PROHIBICIONES:
 Todos aquellos actos que atenten contra el buen nombre de “REXXA GROUP
SAS” y/o contra la salvaguarda y protección de los recursos encomendados
para su custodia y manejo
 Hacer negocios en cual se lucre personalmente utilizando el buen nombre de
REXXA GROUP SAS
 Utilizar la información de REXA GROUP SAS, para hacer negocios propios
o para el beneficio de personas ajenas a esta Asociación.

IV. DESARROLLO DE TRABAJO

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso. Comprende las obligaciones contraídas por el ente
económico a favor de terceros.
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Las cuentas por pagar constituyen en la gran mayoría de las empresas el monto
principal de las obligaciones circulantes, debido a que se incluyen los adeudos por
mercancías y servicios necesarios para las operaciones de producción y venta, además de
otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la producción o inventarios sino se
consideran directamente en las cuentas de gastos, como pueden ser conceptos relacionados
con honorarios profesionales, anuncios de publicidad, rentas etc., que son aplicados a
resultados.

Clases de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar a proveedores representan la cantidad de dinero que se debe a
los proveedores, por mercancías compradas con el propósito de revenderlas o de
transformarlas, en el caso de la materia prima de la industria de la transformación. Otros tipos
de partidas que se producen a causa de sueldos que se deben a los empleados, cantidades que
se deben a las compañías de servicios públicos, intereses acumulados sobre documentos por
pagar e importes que se deben por concepto de impuestos, se anotan por separado como
“Sueldos por Pagar”, “Servicios Públicos por Pagar”,” Intereses por Pagar” e “Impuestos por
Pagar”

El Departamento Financiero y Contable de la empresa Rexxa Group SAS, su función

principal es la organización, elaboración y análisis de la información contable, con el fin de
controlar los recursos financieros como lo establece las Normas de Información Financiera
(NIIF), garantizando que la misma este en el momento que se necesite. En el área se realiza
la digitalización de todos los registros los hechos económicos que tiene la organización,
donde se tiene control y manejo adecuado de inventarios, la preparación de nómina con las
respectivas novedades; finalmente la preparación de Estados Financieros.
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OBSERVACIÓN DEL TRABAJO

El departamento financiero para su correcto funcionamiento diario se compone de dos

personas; las cuales están encargadas de mantener los hechos económicos en tiempo real, sin
duda alguna la labor se efectúa de manera satisfactoria, sin embargo teniendo bien definidas
las responsabilidades de gestión que tiene la organización, durante los comienzos de la
empresa se detectaron falencias en el procedimiento que se ejecutaba para realizar el pago a
proveedores; los soportes solicitados para generar los pagos eran incompletos, los registros
contables en el sistema DHS Total no tenían un orden cronológico, la documentación no se
encentraba archivada de manera correcta, y no había una auditoría sobre el proceso; y era de
notable importancia que el proceso se ejecute de manera correcta puesto que ellos son los
encargados de registrar todos pagos de facturas, proveedores y obligaciones financieras o
todos los bienes que adquiere la compañía.

Según las Normas de Información Financiera “las cuentas por pagar y documentos
por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en
servicios recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia, tales
como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios
del ente y otros acreedores”. De acuerdo a esta norma la empresa debe llevar un control
adecuado y priorizado de este proceso, garantizando su correcto funcionamiento contable y
normativo.

¿Cómo establecer una estructura de control y organización en las cuentas por pagar,
garantizando que la información sea fiable y verificable en el momento que se requiera?

COSO I, es un sistema que permite ayudar a las entidades a evaluar y mejorar los
procesos de control interno, ya que la implementación de ese genera beneficios, evita riesgos,
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detecta fraudes y aporta la eficiencia en los controles en una entidad. De esta manera apoyaría
a el proceso de las cuentas por pagar facilitando un modelo en base del cual pueden valorar
y proporcionar seguridad para que las mismas sean presentadas razonables en los estados
financieros.

La empresa aplicando los elementos de COSO I, que son el ambiente o entorno de

control; evaluación del riesgo; actividades de control; información y comunicación y
supervisión, estas actividades permite que el proceso de cuentas por pagar cuente con un
diseño de control adecuado para su plena ejecución.

V. NORMAS O IMPUESTOS ALCANZADOS

Responsabilidades: la empresa tiene las siguientes responsabilidades tributarias

o 05- Impto. renta y complementario. régimen ordinar

o 07- Retención en la fuente a título de renta
o 09- Retención en la fuente en el impuesto
o 10- Obligado aduanero
o 11- Ventas régimen común
o 14- Informante de exógena
o 42- Obligado a llevar contabilidad

La Factura debe contener las siguientes características:

 La factura debe ser emitida a nombre de REXXA GROUP SAS

 Que la factura consigne la fecha de emisión
 Descripción detallada del bien adquirido.
 La factura deberá ser presentada sin tachones o correcciones
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VI. CONTRATOS, FORMULARIOS, PLANILLAS, OTROS

 FACTURAS
 PLANILLAS
 REGISTROS CONTABLES (LIBRO DIARIO, MAYORES)

VII. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL TEMA

OBJETIVOS:

Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos

necesarios para la generación de un pago a tercero, con la finalidad de establecer el control
de dichos documentos y mostrar las normas necesarias que permitan cumplir con su función
de responsable de controlar pasivos de la empresa, y mostrar en el sistema aquellos montos
de dinero que por diferentes motivos deben ser devueltos a los proveedores.

POLÍTICAS:

Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser formuladas por
el área de finanzas y compras con el conocimiento y aceptación de la dirección general, ya
que la buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente la liquidez
de la empresa y el flujo de efectivo.

PREPARACIÓN EN LAS OPERACIONES DE CUENTAS POR PAGAR

o Solo se creará una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de un

movimiento que involucre dinero en efectivo o cheque.
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o La Cuenta por Pagar podrá ser creada por aquellos colaboradores que tengan acceso a
dicho módulo, el cual será determinado por la Administración y Departamento
financiero.
o Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con documentos
probatorios.
o Para que una Cuenta por Pagar sea válida, debe aparecer en el reporte como “Cuenta
por Pagar Confirmada”.
o Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente autorizada por la Administración
inmediata, además debe indicar el nombre, puesto y firma de quien la elabora y de
quien la autoriza.
o En caso de pago por anticipado a un proveedor se deberá mantener un documento
original que lo causó en espera de la factura por el valor total para su respectivo pago
y el descuento por pago anticipado.
o El departamento financiero, tienen la autorización de anular una Cuenta por pagar,
para lo cual deben adjuntar los comprobantes necesarios que respalden dicho proceder
y adjuntarlos al con el sello de anulado.
o Las Cuentas por Pagar llevarán numeración consecutiva y es responsabilidad del
encargado el trasladarlas completas mediante memorando, a Contabilidad, en los
primeros tres (3) días hábiles de cada mes.
o Será responsabilidad del colaborador que generó la cuenta por pagar, entregarla al
departamento de tesorería para su revisión y aprobación.
o El responsable de las cuentas por pagar deberá emitir mensualmente un listado
mostrando la situación real de las cuentas por pagar al cierre del mes, para el
departamento de contabilidad para su conciliación.
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BIBLIOGRAFIA

SACSA S.f. https://www.saccsa.com.mx/sistema-de-cuentas-por-pagar/ consultado

el consultado el 27 de noviembre de 2021

TRABAJOS S.f. https://www.monografias.com/trabajos100/tesis-cuentas-

pagar/tesis-cuentas-pagar.shtml consultado el 29 de noviembre de 2021

PAGINAS AMARILLAS; S.f.

https://www.paginasamarillas.com.co/empresas/rexxa-group-s-a-s/bogota-
33402258 consultado el 29 de noviembre de 2021

REPOSITOR PDF S.f. https://repository.uniminuto.edu/handle/10656/7358

consultado el 29 de noviembre de 2021

REPOSITOR PDF S.f. http://repositorio.ulvr.edu.ec/bitstream/44000/257/1/T-

ULVR-0231.pdf consultado el 30 de noviembre de 2021

SANTAGEMA S.f. https://www.fp-santagema.es/funciones-auxiliar-de-tesoreria-

empresa/#:~:text=Auxiliar%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20tesorer%C3%ADa
%20%E2%80%93%20Sus%20funciones&text=Registrar%20y%20rendir%20infor
mes%20diarios,Incluye%20las%20conciliaciones%20bancarias. consultado el 30
de noviembre de 2021

REPOSITOR, PDF; S.f.

https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/7982/1/2018_manual_propues
ta_viajeros.pdf consultado el 1 de diciembre de 2021