INFORME FINAL

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

Jeimmy Nataly Ostos Pimentel

Contaduría Pública

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE SAN GIL- UNISANGIL

Martha del Pilar Peña

Contadora pública

Yopal, Casanare

2022
 INFORME FINAL

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

Jeimmy Nataly Ostos Pimentel

Contaduría Pública

Martha del Pilar Peña

Contadora pública

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE SAN GIL- UNISANGIL

Yopal, Casanare

2022
 INFORME FINAL

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN 3

2. CAPITULO I: Necof Group S.A.S 6

2.1 Aspectos generales 7

2.2 Visión 8

2.3 Misión 8

2.4 Ubicación geográfica 8

2.5 Cronograma de actividades 8

2.6 Planeación estratégica 8

3. CAPITULO II: Marco referencial……………………………………………...9

3.1 Marco teórico ……………………………………………………10

3.2 Marco legal 8

4. CAPITULO 3: Resultados obtenidos …………………………………………11

5. Conclusiones…………………………………………………………………16

6. Referencias bibliográficas……………………………………………………17
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TABLA DE ANEXOS

ANEXO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN 6

ANEXO 2: CARTA DE ACEPTACIÓN 7

ANEXO 3: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 7
ANEXO 4: FACTURACIÓN ELECTRONICA 16
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TABLA DE IMÁGENES

IMAGEN I: Ubicación de la empresa Necof Groups S.A.S Bogotá, Bogotá 10

IMAGEN 2: Procesos estartegicos de la empresa NECOF GROUP 11

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INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como proposito la estructuración de la práctica

empresarial realizada en la Necof Group S.A.S. en la cual se realiza una investigación sobre

el proceso contable y sistema documental contable. A partir de dichos procesos se realiza el

control y supervesión sobre la documentación contable con el fin de brindar un control

óptimo. El objetivo de esta práctica se centra en mejorar la organización y control de la

información contrable. El sistema documental contable tiene como objetivo establecer

criterios para garantizar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y

conservación de la información financiera, con el fin de regular los aspectos relativos a los

documentos contables, los cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad.

A partir de lo previamente planteado, se inicia un proceso de registro en el proceso

contable, en primera instancia se registran los hechos económicos, entre estos está;

facturación electrónica, contabilización de ingresos y gastos, nómina, pago de impuestos,

comprobantes contables y demás movimientos contables.

A partir de dicho registro se evidencia que la empresa Necof Group, adolece de un

sistema de gestión documental contable, si bien es cierto, es importante mantener una

relación de todos los movimientos contables y financieros de cada entidad, es por eso que,

durante la práctica empresarial se realizan dos factores importantes con la misma finalidad,

inicialmente y durante la práctica se realiza un proceso contable en el que se manejarán los

siguientes ítems: registros contables de las operaciones mensuales, liquidación de nómina,

conciliación bancaria, facturación electrónica.

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En segunda instancia, se maneja un el sistema de gestión documental contable. Esto

se lleva a cabo de dos maneras, la primera se realiza con una contabilidad separada en

unidades contables y en segunda instancia, en la sede de la empresa, se envían reportes de

lo realizado.

En busca de brindar una solución a la problemática presentada. Se implementa el

siguiente cronograma de actividades:

ANEXO 3: OSTOS, N. (2022) Cronograma de actividades. Elaboración propia

CRONOGRAMA

FECHAS
ACTIVIDAD OBJETIVOS
El proceso se realiza de manera RESPONSA
progresiva, se prevé entre el 23 de febrero
BLE
y el 21 de marzo
FACTURACIÓN General: El objetivo de Jeimmy
ELECTRONICA esta práctica se centra en Nataly Ostos
mejorar la organización y Pimentel
control de la información
contrable.
LIQUIDACIÓN Jeimmy
DE NOMINA Objetivos específicos Nataly Ostos
MANUAL Pimentel
establecer criterios para
garantizar la
RELACIÓN DE inalterabilidad, Jeimmy
FACTURAS DE integridad, Nataly Ostos
COMPAS verificabilidad, seguridad Pimentel
y conservación de la
información financiera,
COSTOS Y con el fin de regular los Jeimmy
GASTOS. aspectos relativos a los Nataly Ostos
documentos contables, los Pimentel
cuales corresponden a los
soportes, comprobantes y
libros de contabilidad.

ANEXO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN

INFORME FINAL
 INFORME FINAL

ANEXO 2: CARTA DE ACEPTACIÓN

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CAPITULO I

Necof Group S.A.S

La empresa Necof Group S.A.S, se encuentra situada en el departamento de Bogotá
y su dirección postal es Carrera 42#22ª 23 ED BTO OF 302, Bogota, bogota. Además de
esto cuenta con domicilio en la ciudad de Bogotá y con sede en Valledupar. Necof Group
s.a.s, nit: 900731089. NECOF GROUP S.A. (2022) Información de empresa. Directorio de
Empresa geográfico (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022] disponible:
https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/necof-group-sas

IMAGEN 1: GOOGLE MAPS. Ubicación de la empresa Necof Groups S.A.S Bogotá, Bogotá. (En línea)
[Consultado: 27 de marzo de 2022] disponible:
https://www.google.com/maps/search/CARRERA+42+22+A+23+ED+BTO+OF+302/@7.1193952,-
73.1049815,20z?hl=es

Fue fundada en 2014 con ocho años de trayectoria en el sector minero, es una
empresa dedicada a la asesoría, consultoría y ejecución de proyectos mineros, obras civiles
y ambientales. Su principal actividad se centra en la adquisición, almacenamiento y uso de
material explosivo en Colombia.

Así mismo, son expertos en temas legales y técnicos en minería, además de esto,
Necof tiene como filosofía institucional, su misión ser una empresa de consultoría y
ejecución de proyectos en el Sector Minero, de obras civiles y ambientales; compuesta por
profesionales altamente calificados y de gran trayectoria; que mediante la prestación de sus
servicios con criterios de calidad, ambientales, seguridad, rentabilidad, y generación de
valor agregado; construyen día a día una mejora   continua organizacional que favorece a
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sus clientes y al progreso económico, ambiental y social del país. NECOF GROUP S.A.
(2022) Información de empresa. Directorio de Empresa geográfico (en línea)
[consultado:27 de marzo de 2022] disponible:
https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/necof-group-sas

La organización tiene como visión ser una firma de servicios de consultaría y

ejecución de proyectos, líder en minería, medio ambiente, Ingeniería Civil, reconocidos por
la prestación de servicios de alta Calidad, con un desarrollo sostenible y responsabilidad
social. Por su parte, su misión consiste en asesorar a empresarios en el diseño e
implementación de acciones, tendientes a eliminar y controlar los riesgos en sus actividades
laborales en pro de salvaguardar la vida y la integridad del trabajador, en el medio ambiente
y la sostenibilidad en el mercado. NECOF GROUP S.A. (2022) Información de empresa.
Directorio de Empresa geográfico (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022] disponible:
https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/necof-group-sas.

Por su parte, los procesos estratégicos que se manejan son los siguientes. NECOF:
Estos son los procesos relacionados a la determinación de las políticas internas,
estratégicas, objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento. Estos
procesos definen la orientación hacia donde debe operar la entidad. Con el fin de brindar
satisfacción a lo clientes, se realiza análisis de proceso misional, la planeación y control de
proyectos y las licitaciones necesarias para las sobreguardar las necesidades del cliente, por
su parte, mantienen un proceso de apoyo que va de la mano de la gestión administrativa y
financiera, la gestión contable y la logística de la compra. A partir de esto se hace necesario
la solución del problema, en vista a que la empresa Necof Group, adolece de un sistema de
gestión documental contable, si bien es cierto, es importante mantener una relación de todos los
movimientos contables y financieros de cada entidad.
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IMAGEN 2: NECOF. Procesos estartegicos de la empresa NECOF GROUP (En línea) [Consultado: 27 de

marzo de 2022] disponible: https://necof.com.co/nosotros/

Según el registro único tributario de la empresa, NECOF GROUP S.A.S (2022) DIAN.
Formulario de Registro único tributario 14809230258 [consultado:27 de marzo de 2022]
disponible:
file:///C:/Users/Leidy%20Nieto%20G%C3%B3mez/Downloads/14809230258%20RUT
%20NECOF.pdf/ sus responsabilidades, calidades y tributos son: impuesto de renta y
complementarios, régimen ordinario, retención en la fuente a título de renta. informante de
exógena, impuesto sobre las ventas- IVA y es facturador electrónico.

Atendiendo a la normativa de Colombia para las empresas de servicios de consultoría y

asesoría se debe responder al dictamen de la cámara de comercio, en vista a que la empresa
tiene como objeto social principal las siguientes actividades, según la cámara de comercio:

La prestación de servicios de consultoría, asesoría, gestión y

acompañamiento en estudio, diseño, implementación, análisis ejecución,
supervisión, control y administración de todo lo referente a la prospección,
exploración y explotación de proyectos mineros de cualquier índole
extractiva a cielo abierto o subterránea en pequeña y gran escala, por
aluvión, cauce beta u otro y el aprovechamiento de los recursos naturales en
todas sus formas. - importación, exportación y comercialización de
sustancias químicas necesarias, controladas y requeridas para el desarrollo
minero y ambiental. - procesos de gestión para la adquisición y uso de
material explosivo, sustancias químicas controladas y otras, previo
cumplimiento de los requisitos de ley al respecto, junto con las demás
sustancias químicas necesarias, componentes y clases para la prospección,
exploración y explotación minero ambiental en sus diferentes formas.
CAMARA DE COMERCIO (2022) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL. (En línea) (publicado: 16 de enero de 2022)
[consultado: 01 de abril de 2022] disponible: file:///C:/Users/Leidy%20Nieto
%20G%C3%B3mez/Downloads/Certificado%20de%20Camara%20de
%20Coimercio%2026-01-2022.pdf
 INFORME FINAL

Por otra parte, De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.13.2.1 del Decreto
1074 de 2015 y la Resolución 2225 de 2019 del DANE el tamaño de la empresa es
microempresa y se ubica en el grupo tres de las Normas Internacionales de Información
Financiera, según el artículo 499 del estatuto tributario, se ubican en este grupo las personas
naturales o jurídicas que no son minoristas, que no pertenecen al régimen simplificado en el
impuesto a las ventas, que tienen ingresos brutos totales de máximo 3500 SMMLV. 

CAPITULO III: Marco de referencia

De acuerdo con el Sistema Nacional de Contabilidad (SNCP), se define en el artículo 7° de

la Ley Nº 298 de 1996 como:

El conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de

contabilidad, estructurados lógicamente, que, al interactuar con las

operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos,

generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control

interno y externo de la administración pública.

La información necesaria a la cual hace referencia la mencionada Ley es definida por la

Contaduría General de la Nación. De acuerdo con el Referente Teórico y Metodológico de

la Regulación Contable Pública, dicha información puede ser financiera y no financiera. No

obstante, independientemente del tipo de información que exija la regulación en desarrollo

del SNCP, las entidades deberán llevar a cabo el proceso contable, el cual se caracteriza por

la presencia de tres elementos básicos: las entradas, el proceso y las salidas, siendo

inherente a todo proceso, bajo un enfoque sistémico, su ejecución a partir de la planeación

y la permanente verificación y retroalimentación conducentes a la mejora continua.

En ese orden de ideas, el proceso contable se capturan datos originados en los hechos

económicos de manera cronológica haciendo uso de la partida doble y la base de devengo,

convirtiéndolos en informes financieros útiles para los diferentes usuarios.

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Por otra parte, también es importante el buen uso y manejo de la información documental en la
revisoría fiscal, de acuerdo con la Ley 594 de 2000, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
DEL COLOMBIA. (2000) Ley 594 de 2000. (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022]
disponible: https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/ : la administración
debe poseer un conjunto de documentos probatorios en el proceso de verificación de afirmaciones.
Un ejemplo de ellos pueden ser los cortes de caja principal o arqueos y su cotización con los saldos
de la contabilidad, los análisis de cartera, etc.

Si la administración no aporta o suministra los soportes correspondientes sobre la

verificación de afirmaciones contenida en la certificación de los estados financieros,

seguramente entra en duda que tales verificaciones se hubiesen efectuado. La instrucción en

revisoría fiscal, en la eventualidad que 2 6 no exista dicho expediente, debe ser relativa a la

necesidad de documentar la actividad de control administrativo y mantener un expediente

sobre dicha actividad.

Por su parte, al hablar de facturción electronica la DIAN, bajo la resolución numero 000042
del 05 de mayo de 2020, parrafo 6 menciona que:

El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de

compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a
otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones,
importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las
ventas -IVA-.

El formulario obligatorio de factura electrónica ha sido amparado por el Decreto N° 2242

de 2015, que regula las condiciones para la emisión de facturas electrónicas y su
interoperabilidad con fines de masificación y control financiero. Sin embargo, en marzo y
abril entró en vigor la Resolución 000042 de 2020, modificando el plazo para la emisión de
facturas electrónicas y los obligados a hacerlo. A partir del 1 de noviembre de 2020, la
resolución ha fijado nuevas fechas para el inicio de la facturación electrónica.

Además de esto los actos administrativos que reglamentaban el sistema de facturación

electrónica, quedaron incursos en el fenómeno jurídico del decaimiento; en consecuencia es
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necesario precisar en la presente resolución que la factura electrónica de venta con

validación previa y los demás sistemas de facturación que se expidan hasta la entrada en
vigencia la presente resolución, son soporte de las ventas y/o prestación de servicios y son
soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Por otra parte, la DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina

electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento
al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario. Esta nómina es generada por una
aplicación de nómina disponible para cada software de contabilidad o generada
manualmente por cada empleador, y es un proceso independiente de crear una facilidad de
pago electrónico. Trasladado a Dian, que se trata en la Resolución 0013 de 2021.

El software de contabilidad o nómina integrará sus módulos con el de la Dian para

estandarizar el proceso de generación y reporte, como ocurre hoy con la facturación. Por lo
tanto, luego de la liquidación de la nómina, se genera un documento electrónico
pronominal, el cual será enviado a la Dian para su confirmación y contendrá los montos
pagados a cada empleado, según lo solicite el empleado. Dian en el Anexo Técnico a la
Resolución 0013 2021.

La importancia de la implementación de esta radica, en el artículo 4 de la resolución 0013

del 11 de febrero de 2021, en donde se menciona que los obligados a cumplir con la nómina
electrónica debe:

Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento

soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son
aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que
realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por
una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a
cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el
impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el
Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique. LEY 0013. Art 4. 11 de
febrero de 2021
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ANEXO 4: NECOF. FACTURACIÓN ELECTRONICA.

CONCLUSIONES

Muchas empresas no conocen la importancia de aplicar un sistema de gestión documental

contable, además poco se sabe de la normatividad que viene detrás de la misma y además
de sus múltiples beneficios, sin embargo, gracias a la tecnología en gestión documental, las
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organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos,

ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

Para ejecutar el plan de acción, se realizó un cronograma de actividades, el cuál era una
guía para realizar los items planteados. Los resultados inicialmente son:
 Menor riesgo de pérdida de documentos, puesto que, realizamos la organización de
los documentos contables fisicos y digitales.
 Información ágil y organizada: los documentos fisicos los agrupamos en AZ,
separando los impuestos, facturas de ventas, facturas de gastos, relación de viáticos,
nómina, documentación legal e igualmente lo organizamos digital.
 Menor riesgo de documentos mal archivados: Cuando se dio inicio a la práctica
empresarial, uno de los primeros hallazgos es que había mucha información en
distintos sitios, ahora uno de los resultados del ejercicio es que se está llevando un
control de los documentos contables.
 Apoyo a las demás áreas de la empresa.
 Incremento de los estandares de seguridad en el manejo de documentos.

REFERENCIAS

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DEL COLOMBIA. (2000) Ley 594 de

2000. (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022] disponible:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DEL COLOMBIA. (2009) Ley 1314 de
2009. (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022] disponible: https://www.suin-
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1677255
 CAMARA DE COMERCIO (2022) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL. (En línea) (publicado: 16 de enero de 2022)
[consultado: 01 de abril de 2022] disponible: file:///C:/Users/Leidy%20Nieto%20G
%C3%B3mez/Downloads/Certificado%20de%20Camara%20de%20Coimercio
%2026-01-2022.pdf
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 GOOGLE MAPS. Ubicación de la empresa Necof Groups S.A.S Bogotá, Bogotá.

(En línea) [Consultado: 27 de marzo de 2022] disponible:
https://www.google.com/maps/search/CARRERA+42+22+A+23+ED+BTO+OF+3
02/@7.1193952,-73.1049815,20z?hl=es
 NECOF GROUP S.A. (2022) Información de empresa. Directorio de Empresa
geográfico (en línea) [consultado:27 de marzo de 2022] disponible:
https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/necof-group-sas
 NECOF GROUP S.A. (2022) Registro único tributario (en línea) [consultado:27 de
marzo de 2022] disponible: https://necof.com.co/nosotros/