UNIVERSIDAD E GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

CARRERA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

INTEGRANTES:

CARDENAS ANDRADE GUSTAVO ANDRES

SARMIENTO LOAIZA ALDO JAVIER

ASIGNATURA:

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

GRUPO:

6-3

TEMA:

ADMINISTRACION DE LOS TIEMPOS EN LAS AREAS

DE TRABAJO EN UNA EMPRESA

DOCENTE:

PARRALES LEON ALDO GERARDO

PERIODO LECTIVO:

2022 – 2023 CI
 ADMINISTRACION DE TIEMPOS EN LAS AREAS DE TRABAJO DENTRO
DE UNA EMPRESA

Dentro del mundo laboral, el tiempo es un elemento vital de la empresa donde se busca
optimizarlo de la mejor manera posible y encontrar un método donde facilite de cierto
modo las tareas del personal donde realicen tales tareas.

En cada empresa tienen identificado los problemas y puntos débiles dentro de la

organización, para eso se explora diversas soluciones y como resultado un aumento en
la producción en el manejo de los recursos de la empresa.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

 Establecer metas dentro de la empresa.

 Cumplimiento con los plazos.
 Evitar pérdidas de tiempo en el área laboral.
 Que el tiempo se lo utilice de la forma más eficientemente.
 Uso de herramientas de planificaciones en el trabajo.
 Sacar el máximo beneficio de tiempo en las jornadas.

LA IMPORTANCION DEL TIEMPO EN UNA EMPRESA

En el campo laboral el factor tiempo es un punto importante nos permite lograr más con
menos esfuerzo, es decir, que cuando aprendemos a administrar el
tiempo laboral, logramos mejora nuestra capacidad de concentración, así como un
mayor enfoque que nos genera una eficiencia mayor.

Si realizamos una gestión del tiempo, esto nos va a permitir realizar las tareas con más
rapidez y de esta manera la organización laboral será más efectiva y por supuesto un
mejor aprovechamiento del mismo.
 El tiempo es una de las causas donde los “profesionales que trabajan nunca tienen
suficiente. Ya sea que seas un novato o un veterano, siempre necesitas otra hora para
marcar las tareas de tu lista de tareas pendientes.”

BENEFICIOS DE LA IMPORTANCIA DE LA AMINISTRACION

DEL TIEMPO LABORAL

 Tener una mejor reputación profesional.

 Evitamos la procrastinación.
 Padecer menos estrés o evitarlo.
 Mejorar la autoconfianza en nuestra área laboral.
 Podemos mejorar la calidad de vida, tanto profesional como personal.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La administración del tiempo se denomina un conjunto de herramientas, prácticas y

métodos para mejorar el desempeño de las tareas con el fin de obtener un resultado
satisfactorio dentro del plazo estipulado.

El aumento de la productividad, por supuesto, es una causa directa de una rutina y

procesos optimizados, pero no es necesariamente el objetivo principal de la gestión del
tiempo.

ELEMENTOS QUE NOS HARAN PERDER TIEMPO:

La planificación de la distribución del tiempo en las diferentes tareas o acciones a

desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo.

 Mala organización (Planificación)

 Falta de delegación no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar
 Exceso de compromisos
 Intrusiones

PASOS PARA HACER QUE NUESTRO TRABAJO SEA MAS

EFICAZ

1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para
cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe estar preparado
para funcionar correctamente.
2. Cuida la presentación personal: Especialmente si trabajas de cara al público. Piensa
que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen
que espera de ti tu interlocutor.
3. Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a
trabajar con lo que nos apetece más ya que no resulta más placentero y dejar lo más
complicado para el final.
4. Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que
tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el día. Una buena técnica es
crearte una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu
agenda.
5. Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que
verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún problema y esto no es posible es
mejor que les demos una explicación, aunque no nos la hayan pedido.
6. Organizarnos alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a la hora de
consultar con nuestros clientes: Es muy molesto para el cliente y da impresión de
estar desorganizados el hecho de estar interrumpiendo la conversación para ir a buscar
determinada información.
7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos: Escuchando
lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre qué
artículo es el más adecuado para él.
8. Estar bien informados de nuestros productos: Cuando mejor conozcamos nuestros
productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y más fácil resultará
venderlos.
9. Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas
alguna consulta. Es una manera de evitar olvidos y confusiones: Es una manera de
evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas
anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que está dándote la
información.
10. Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado
información: Será un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de
datos, podemos segmentarlo según edad, sexo, lugar de residencia.

PRINCIPALES METODOS DE GESTION DEL TIEMPO

MATRIZ DE EISENHOWER

Es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar las

actividades según su urgencia e importancia con esta herramienta, dividirás tus tareas
en cuatro cuadrantes en función de cuáles realizarás primero, cuáles programarás para
más tarde, cuáles delegarás y cuáles eliminarás.

En primer lugar, hay que separar las tareas en cuatro cuadrantes:

 Urgente e importante: Incluye las tareas que se realizan de forma inmediata.

 Importante, pero no urgente: Son aquellas tareas que se pueden programar que se lo
deja para más adelante.
 Urgente, pero no importante: Son las tareas que se puede dejar a cargo a otra
persona.
 Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartarse y eliminarse.

Urgente No
urgente
Importante

Hacer Programar
 No importante
Delegar Eliminar

Hacer: El primer cuadrante 1 es el cuadrante “hacer”. Aquí es donde colocarás las

tareas que sean urgentes e importantes cuando veas una tarea en tu lista de pendientes
que debe hacerse ahora, que tiene claras consecuencias y afecta tus objetivos a largo
plazo, colócala en este cuadrante.

Programar: El Segundo cuadrante 2 es el cuadrante “programar”, aquí es donde

colocarás las tareas que no son urgentes pero que son importantes como estas tareas
afectan tus objetivos a largo plazo, pero no tienen que hacerse de inmediato, puedes
planificar estas tareas para más adelante.

Delegar: El tercer cuadrante 3 es el cuadrante “delegar”, aquí es donde colocarás las

tareas que son urgentes pero que no son importantes estas tareas se deben realizar
ahora, pero no afectan tus objetivos a largo plazo.

Eliminar: El cuarto cuadrante 4 es una vez que hayas analizado tu lista de pendientes y
colocado las tareas en los primeros tres cuadrantes, notarás que aún te quedan algunas
pocas tareas.

EL METODO POCEC

El método POSEC está basado en una hipótesis del psicólogo Abraham Maslow sobre
la categoría de las necesidades según su nivel de importancia.

De esta manera se construye una pirámide de actividades descendente en cuya punta se

les da prioridad a las distintas tareas para luego organizarse, racionalizar las
actividades, economizar tu tiempo y, por último, proporcionar una contribución.

Este método de gestionar el tiempo se basa en planificar las tareas incluyendo las
responsabilidades en el ámbito laboral como también en lo personal, cubriendo las
necesidades del ser humano.
Esta técnica consiste en cinco pasos:

PRIORIZAR

ORGANIZAR

STREAMLINE

ECONOMIZAR

CONTRIBUIR

Priorizar: El primer paso se refiere a priorizar todas tus actividades, de acuerdo a tus
metas personales y necesidades.

Organizar: planificar las tareas según su prioridad con el propósito de que estas
actividades sean ejecutadas. En este paso se incluyen las actividades sociales y
familiares.

Racionalizando: Aquí consiste en realizar aquellos pendientes que no nos agradan,

pero es nuestro compromiso y deber cumplirlo un ejemplo de ellos son informes
mensuales o también puede ser los quehaceres del hogar.

Economizando: En esta parte consiste en hacer todo lo contrario al paso anterior

realizar aquellas cosas que no presenta sentido de urgencia pero que nos aporta
felicidad.

Contribuyendo: Aquellas actividades que corresponde al ámbito social, como los

amigos de igual manera son importantes y necesarios para llevar una vida de balance
entre compromisos y las actividades sociales.

EL METODO DOMINO

El método Dominó consiste como su propio nombre indica, en la teoría de que una
ficha de dominó puede derribar a las demás cuando se colocan una tras otra de forma
vertical al empujar la primera ficha, el resto cae de manera escalonada debido al
impacto de la primera.

DIVISIÓN DE TAREAS

Al comenzar correctamente este método se necesita realizar previamente una división

de tareas por orden de importancia y dificultad, sin hacer este paso previamente, no
sabremos la magnitud de cada tarea pendiente y, por lo tanto, no sabremos ni por dónde
empezar.

Define el objetivo principal que quieres conseguir: Antes de empezar a trabajar

como un loco/a, respira hondo, siéntate en tu escritorio y pregúntate a ti mismo.

Organízate el día de antes: Otro método que también me funciona es la previa

organización el día de antes de terminar mi jornada laboral, me reservo diez o quince
minutos para poner en orden todo lo que he hecho durante el día.

Organiza tus tareas en orden de importancia y longitud: Estas dos variables son
esenciales para una buena gestión del tiempo.

Localízalas en el tiempo: Con esto quiero decir que debes comprobar si estas deben
realizarse a la vez o, en cambio, hace falta terminar una para comenzar la otra.

Evita el multitasking: Con multitasking me refiero a la intención de realizar más de

una tarea a la vez yo no lo recomiendo, principalmente porque no estás concentrado en
una sola tarea.

Crea una rutina de trabajo: Esto último consejo, es de forma general, ya que si una
rutina de trabajo, nos es más difícil ponernos a trabajar y sacar tareas a delante.

MODELO ESTIMULO - RESPUESTA

Según se responde frente a los estímulos que se nos plantean en la vida, se actúa de
forma reactiva o proactiva:

 Reactivo: Los individuos reactivos esperan a que las cosas se arreglen solas y no
son capaces de tomar elecciones; responden frente a estímulos continuamente de la
 misma forma, impulsadas por emociones, sentimientos, situaciones, condiciones, o
por el mismo ambiente.
 Proactivo: Sin embargo, los proactivos son capaces de romper aquel modelo pues
poseen independencia interior, o sea, poseen la función de escoger cómo
reaccionar frente a ciertas situaciones, logrando de esta forma, tomar elecciones
más prudentes. Hacen frente la vida personal y profesional tomando la idea.

ETAPAS DE OPTIMIZACION DE TIEMPO

La optimización de la administración del tiempo, ha de pasar por las próximas 3 etapas:

 Interiorización: En esta etapa previa se debería aprovechar para reconocer que

algo fracasa en la administración del tiempo y examinar las primordiales razones
de pérdida del tiempo. Solo siendo conscientes de eso, se puede en verdad sentir
anhelos de mejorar y apostar por esto. Para ello es mejor escoger un rato del
trabajo en el que no se encuentre bastante abrumado y se logre asignar un periodo,
tanto al estudio como a conceptualizar las tácticas y herramientas que se van a
emplear.
 Ejercicio de voluntad: es primordial que cuando haya decidido mejorar en esta
destreza, el gestor ponga de su parte, no solo a lo extenso de esta etapa de fijación,
sino durante su trayectoria profesional, especialmente en esos instantes de más
grande carga gremial.
 Auto motivación: el gestor debería de alentarse a sí mismo y animar e a conseguir
las mejoras propuestas.

OTROS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS PARA ENTABLAR

PRIORIDADES

En la empresa la responsabilidad de un gerente se apoya en manejar situaciones que

justifiquen o exijan acción tendente a obtener resultados congruentes con los intereses y
fines de su unidad o departamento en la compañía. su inquietud nace en el preciso
instante en que debería:
a) establecer cuáles son, exactamente, aquellas situaciones; en qué consisten; cuáles
son sus parámetros. en otras palabras, saber “reconocerlas”.

b) especificar cada situación dentro del grupo de ellas, en otros términos, “separarlas” o
remover el impacto tipo “enjambre”.

c) dictaminar de cuál (es) situación (es) ocuparse primero; dónde invertir su tiempo y
energía en un intento de optimizar su uso. en otros términos, “asignar prioridades”.

d) buscar la “acción” más idónea para cada asunto de trabajo o situación, conforme con
la meta final exigida por la misma.

EL ANÁLISIS DE SITUACIONES

El estudio de situaciones le posibilita al gerente detectar y continuar el curso de cada

situación a medida que éstas vayan apareciendo en la rutina diaria. esta técnica le dejará
dictaminar qué ocupaciones son las más recomendadas, según la situación especial de
que se trate. el análisis de situaciones le ayuda a analizar las labores y operaciones de su
trabajo, facilitándole el decidir, en un grupo de situaciones, cuáles son mera
información para archivar, y cuáles necesitan acción de su parte. el as es bastante pues
le posibilita a usted:

1. ver el estado de hoy de un problema.

2. detectar situaciones menos obvias que necesitan su atención.

3. implantar prioridades para el procedimiento y funcionamiento de cada situación.

4. evaluar velozmente una situación.

5. clasificar la información exitosa y la que se debe lograr.

6. planear sistemáticamente el trabajo por hacer

LAS BARRERAS DEL TIEMPO EN LA ORGANIZACIÓN: CÓMO

IDENTIFICARLAS Y SUPERARLAS
Actuales estudios en todo el mundo afirman que a los gerentes se les interrumpe,
aproximadamente, cada 8 min a lo largo de la jornada de trabajo. Siendo ésta de 8
horas, aquellas interrupciones nos proporcionan una cifra bastante alta. De ahí la
necesidad de analizar la naturaleza de tales interrupciones y ejercer medidas para
reducirlas al mínimo. En los capítulos anteriores nos hemos centrado en la manera de
planear y mantener el control de los diversos procesos inherentes a la gestión del
tiempo con el objetivo de optimizarlos. Vamos ahora a detectar las primordiales
barreras del tiempo, y utilizar varias técnicas que permitan un mejor control sobre éstas.

MANEJO DE OTROS INTERRUPTORES DEL TIEMPO

Otros interruptores del tiempo que analizaremos luego tenemos la posibilidad de

dividirlos a finales prácticos, en 2 tipos:

a) Externos (aquellos que se hallan fuera del individuo) y,

b) Internos (aquellos pertenecientes a nuestra persona).

INTERRUPTORES DE TIEMPO EXTERNOS.

1. Desmesurado flujo de papeles.

2. Teléfono.

3. Chat.

4. Facebook ó Twitter

5. You Tube

6. Ver la televisión

7. Visitantes.

8. Reuniones.

9. Fallas de comunicación.

10. Políticas y métodos.

11. Información. (Falta / exceso)

INTERRUPTORES DE TIEMPO INTERNOS

1. No oír las debidas ordenes.

2. Socialización desmesurada.

3. Dejar cosas para luego. Indecisiónes.

4. Escasa asertividad, inviabilidad para mencionar “NO”.

5. Falta de autodisciplina.

6. Falta de prioridades.

7. Falta de planes.

8. Fines no claros ni efectuados.

9. Intentar hacer muchas cosas a la vez.

10. Falta de capacidad y conocimientos.

TIPS SOBRE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

 Casi todas las gentes poseen el potencial de ahorrarse de 5 a 10 horas a la semana.

Para realizarlo hace falta disciplina y dedicación a los principios básicos
desarrollados en el curso.
 En resumen: requiere detectar el fragmento de tiempo sobre la que tiene el control.
Luego desarrolle métodos para operaciones repetitivas y/o utilice la tecnología
correcta. Debería concentrarse en las ocupaciones que más le retribuyan en
términos de resultados.
 Jamás haga ningún trabajo fundamental en una época ya bastante próximo a la
fecha a la fecha de entrega, ejecución o culminación del citado trabajo.
 El funcionamiento racional y organizado del tiempo se perjudica increíblemente
una vez que el individuo s e descubre estresada y ansiosa.
 Procure estar serenamente relajado a medida que hace una labor importante.
Asimismo, identifique y realice uso de su tiempo óptimo.
 Use su mejor hora para hacer el trabajo que necesite más grande concentración. Si
es viable, establezca un lapso de paz para adaptar su mejor hora una vez que haya
asuntos que ejerzan presión sobre usted.
 Luego, traces fines mensuales y desarrolle una estrategia para realizarlos.
 Mantenga cierta flexibilidad para lograr contestar a situaciones inesperadas.
 Determine, en orden de trascendencia, los pasos por continuar que se requieran
para conseguir sus fines.
 Intente ver sus obligaciones laborales como un compromiso con su comprador por
medio de un contrato psicológico que se cumple continuamente.
 La exitosa expresión “cualquiera da un traspié en la vida” es una falacia que
distorsiona la percepción de la verdad diaria. (Generalmente proveemos bastante
más de un traspié en un mismo día y todos los días).
 La mejor forma de manejarse verdaderamente en la era es intentar estar
continuamente ocupado en algo.
 Analice la manera en que usa su tiempo. Lleve el registro de una semana clásica;
luego revise sus ocupaciones. Con este estudio determine las razones primordiales
en el desperdicio de su tiempo.
 Si desea que algo se realice, déselo a una persona que constantemente se encuentre
ocupada en algo.
 Tenga continuamente una libreta o una pequeña agenda a mano, y anote cualquier
iniciativa súbita que le venga a la mente, si no lo anota, lo olvidará rápido, y puede
tratarse de una iniciativa importante que resuelva un tema fundamental pendiente.

CONCLUSIONES

El tiempo es un recurso no renovable no se puede recuperar el tiempo perdido. Para

mejorar la administración de su tiempo, empiece descubriendo en qué y cómo lo está
gastando actualmente.
 La gestión del tiempo gremial es en esencia un esfuerzo de conjunto el trabajo en grupo
involucra coordinación de ocupaciones, ayuda recíproca y sincronización. Regir la era
es mucho más sencillo y efectivo una vez que se desempeña en toda la organización.

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principales-metodos-de-gestion-del-tiempo/
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