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Una metáfora sencilla para entender la gestión del tiempo es "El bote de pepinos". Si quiero poner
pepinos de diferentes tamaños en un frasco de vidrio para su conservación, debo empezar por los
más grandes, colocarlos bien y luego ir poniendo los pequeños en los espacios vacíos. La gestión del
tiempo obedece a la misma regla, primero se deben gestionar las tareas más importantes y luego las
de menos importancia.
A continuación, tenéis diferentes modelos para poner en práctica en cuanto a la mejora en la gestión
del tiempo.
El Modelo Covey
Siguiendo el Modelo de Covey, podemos clasificar las tareas a realizar de la forma siguiente:
El peligro está en que lo urgente nos roba tiempo de la importancia. Por ello, la gestión del tiempo
se basa en establecer prioridades, ordenándolas por grado de importancia y por nivel de urgencia.
Cuando el grado de importancia sea el mismo, nos ocuparemos según el nivel de urgencia, pero sin
perder de vista los objetivos. El objetivo es que ningún tema importante se convierta en urgente por
nuestra indiferencia y nos obligue a cometer actuaciones precipitadas. Así se pueden gestionar los
temas de forma consciente, pero siempre hay que dejar tiempo para imprevistos y espacios
disponibles para poder adaptarse a los cambios que van aconteciendo.
Con todo, hay dos razones que interfieren en este proceso: las interferencias emocionales y las
personales.
o Las interferencias emocionales hacen que nuestra atención se destine a lo que nos gusta y
evite lo que no nos gusta o es aburrido, dejándolo para más tarde y entonces la tarea se
dificulta aún más. Una gestión del tiempo por intereses puede ser divertida y una gestión por
miedos puede parecer tranquilizante, pero quizás no sea eficaz.
o Las interferencias personales son las interrupciones de las personas que interrumpen nuestro
trabajo e intentan derivar nuestra atención a otro problema. Debemos y recordar que los
teléfonos no siempre tratan temas de máxima urgencia, que se pueden desconectar y que en
la puerta de nuestro despacho puede colgarse un "no interferir" en algunos momentos.
Una metáfora para entender las prioridades en la vida es la relación de ángulos de un triángulo, en el
que cada uno representa: 1) a la persona, 2) sus relaciones afectivas y 3) su trabajo. Los tres son
necesarios para la vida, pero si uno de ellos aumenta es a costa de los otros dos, ya que la suma de
los ángulos es siempre 180 grados, al igual que los días sólo tienen 24 horas. Hay que respetar una
proporción para poder disfrutar de una vida sana y laboralmente efectiva a largo plazo.
El método POSEC
El método POSEC es un método popular basado en la teoría de Abraham Maslow sobre la jerarquía
de las necesidades. Implica priorizar las tareas organizando, racionalizando, economizando y
contribuyendo.
• Priorizar: Significa poner lo primero en primer lugar. Esto es lo más importante. Se trata de
cómo utilizar tu tiempo para hacer tus tareas en relación con tus objetivos y con tu vida.
• Organizar: Una vez que has priorizado las tareas, debes organizarte para llevarlas a cabo y
conseguir de esta manera tus objetivos con éxito. En el ámbito personal, aquí se incluiría todo
lo relacionado con la familia y las finanzas.
• Streamlining o racionalización: La tercera parte del método trata de las cosas que no te gusta
hacer, pero que debes hacer de todos modos. Está relacionado con el trabajo principalmente.
• Economizar: Hace referencia a las cosas que se deben hacer o que se pueden disfrutar y que
no son urgentes. Esto incluye actividades como pasatiempos y actividades de socialización y
ocio. En el ámbito laboral, puede hacer referencia a tareas entretenidas y que nos gusten,
como puede ser la realización de informes, que es algo importante pero no urgente.
• Contribuir: Tiene que ver con las obligaciones sociales, lo que le devuelves al mundo. Esto
implica prestar atención a aquellas cosas que marcan la diferencia.
El método POSEC constituye una manera de dividir los objetivos principales en tareas más pequeñas
y en objetivos menores. Se creó con el propósito de contribuir a la eficiencia personal de cada uno y
a una mayor eficacia de los equipos de trabajo. Ayuda a conciliar la gestión del tiempo de las tareas
laborales con las actividades personales, familiares y sociales.
El modelo Dominó
La física demuestra que una ficha de dominó puede derribar otra que es un 50% más grande. Este es
el eje del Modelo Dominó. Esto demuestra el efecto exponencial que puede tener algo pequeño y es
posible aplicarlo a los pequeños hábitos que pueden conducir a grandes resultados. Cuando se trata
¿Cuál es la única cosa que puedo hacer para que, una vez terminada, todo lo demás sea más fácil o
innecesario? Puedes responder a esta pregunta cada día, semana, mes o trimestre. Puedes aplicar
esta pregunta a cada uno de tus objetivos o tareas. Entonces, averigua cuál es tu primera ficha de
dominó (tarea) y llévala a cabo, de modo que todo lo demás será más fácil.
La productividad es exactamente lo que ves en la superficie. Debajo de ella, existen las prioridades y,
aún a mayor profundidad, el propósito. Hay que empezar estableciendo tu propósito. A partir de ahí,
es preciso seguir determinando las prioridades para cada día, semana o trimestre. Si identificas tu
propósito y prioridades, verás como tu productividad aumentará de forma exponencial.
La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro fue creada en los años 80 por Francesco Cirillo porque vio la necesidad de
encontrar un método de estudio en el que pudiese gestionar y administrar el tiempo que dedicaba a
cada tarea. Y ahí comenzó la andadura del Método Pomodoro.
El método Pomodoro es básicamente una herramienta de gestión y organización del tiempo que
dedicamos a cada tarea, bien sea a lo largo de la jornada laboral o durante el tiempo que dedicamos
al estudio. El éxito de esta técnica de estudio es que hace más llevadera la tarea que tenemos entre
manos y además nos permite saber el tiempo real que nos lleva cada cosa, llegando a ser más
conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo.
Partimos de la base de que, a diferencia de los ordenadores, para ser capaces de obtener nuestro
mejor rendimiento mental debemos organizar nuestro tiempo de estudio teniendo en cuenta el
funcionamiento de nuestro cerebro, con sus picos y sus valles. Por este motivo la técnica de
Pomodoro nos propone estructurar el tiempo de estudio en espacios de tiempo cortos, pero de alta
intensidad, seguidos por pequeños descansos que harán que tu tarea sea mucho más llevadera. Esta
premisa es la base de la técnica de estudio de Pomodoro. Desde el siguiente enlace1 tenéis un vídeo
que lo explica de forma múy gráfica.
Para comenzar a aplicar la técnica de Pomodoro, lo primero que debes hacer es prepararte para
una desconexión real y total de tu entorno. Nada de mails, mensajes o llamadas. Durante el tiempo
que dediques a estudiar o trabajar con este método no puedes tener ningún tipo de distracción. Ten
en cuenta que su éxito está basado precisamente en la intensidad del tiempo que vas a dedicar al
estudio.
Una vez hayas conseguir aislarte del mundanal ruido (puedes aplicar mindfulness a través de la
respiración o algún ejercicio de atención), debes tener claras las tareas que vas a llevar a cabo. Para
eso necesitas haber realizado previamente una lista de las tareas que debes hacer durante esa
jornada: estudiar un determinado tema, redactar un informe o lo que sea. En la lista de tareas tienes
que establecer la importancia y prioridad que tiene cada tarea, utilizando una numeración (1, 2, 3…),
un código de colores,…
Ahora que ya tienes claro a qué vas a dedicar tu tiempo, debes contar con un reloj o aplicación que
cronometre el tiempo. Programa el cronómetro en periodos de 25 minutos, los cuales dedicarás a
1 https://www.youtube.com/watch?v=70H3_FZ5EN4&feature=emb_title
Uno de estos ciclos se llama Ritmo Ultradiano, y son los ciclos de 90-120 minutos que tiene nuestro
cuerpo entre actividad y descanso. En otras palabras, tenemos picos de 80-90 minutos de acción y
después nuestro cuerpo necesita descansar otros 20-30 minutos.
Quédate con estos números porque más adelante verás que tienen mucho sentido.
Aprovechar tu ritmo Ultradiano implica exprimir al máximo la energía de tu cerebro, con la finalidad
de encontrar un punto de equilibrio entre el máximo rendimiento y el funcionamiento óptimo de tu
atención. No suena nada mal, ¿verdad? Ahora toca llevarlo a la práctica.
De hecho, es probable que hayas experimentado una situación familiar en tu día a día:
Te sientas delante del ordenador justo cuando llegas a la oficina. Revisas la prensa, el
correo y las redes sociales. El último artículo que lees te inocula el veneno de seguir
leyendo más sobre el tema. Ya has caído en la trampa. Eso sin descuidar que, justo
cuando terminaste el último artículo, te llega un correo viperino de un cliente VIP que
amenaza con denunciarte si no le solucionas su problema.
Hasta aquí todo correcto, quizá hasta se trata de una situación bastante habitual en tu jornada de
trabajo. El problema viene después, justo cuando empiezas a realizar una tarea compleja que
requiere tu máxima concentración. Como ya le has exigido a tu cerebro mucha energía para realizar
las tareas previas, tu nivel de atención se ve mermado con una velocidad endiablada. Tiendes a
desconcentrarte a menudo, y vas posponiendo sin parar tus tareas clave.
A tu cerebro le encanta ver cómo pasan las horas disfrutando de nuevo contenido (dopamina),
mientras por otro lado te diviertes pensando cómo sería tu vida si aplicaras todo el contenido que
La explicación científica a este efecto es muy sencilla: cuando saturas de información a tu cerebro en
el momento que más energía mental tienes, más propensión tienes a dispersarte y a experimentar
emociones desagradables.
La dispersión surge porque tu cerebro todavía está procesando toda la información que ha recibido
durante el inicio de tu jornada laboral mientras que, en el caso de las emociones desagradables,
aparecen porque no estás haciendo lo que tenías previsto.
Como no estás cumpliendo tus propias expectativas, tiendes a enfadarte más contigo mismo y a
experimentar una montaña rusa emocional.
¡Nota importante! Esta técnica sirve para cuando podemos acorazarnos por completo en modo
búnker durante un período tiempo concreto: sin WI-FI, sin interrupciones, un entorno tranquilo, el
teléfono en modo avión…
Tal como hemos comentado al principio, el ritmo Ultradiano tiene una duración de entre 90 y 120
minutos. Esto significa que, una vez haya pasado este período de tiempo, nuestro cuerpo
experimentará un “bajón” significativo en nuestro rendimiento.
Para adaptar nuestro cuerpo a este período de tiempo, vamos a dividir nuestros diferentes ritmos
ultradianos en 2 etapas distintas:
• Los primeros 210 minutos de máxima concentración y energía.
• Los siguientes minutos después de haber agotado los anteriores 210 minutos
Sabemos gracias a la neurociencia que los minutos de máxima concentración se mueven alrededor
de los 200 y 220 minutos, o lo que es lo mismo, unas 3 horas y media aproximadamente.
Esos minutos, en los que estamos más activos y más frescos, tenemos que aprovechar nuestro ritmo
Ultradiano de una forma distinta que cuando estamos más cansados.
Este momento “álgido” será distinto si eres matutino, vespertino o nocturno, por supuesto.
Las personas matutinas tendrán su máxima concentración a primera hora de la mañana, mientras
que las personas vespertinas lo tendrán a media tarde. En el caso de los búhos nocturnos, su “nido
productivo” será por la noche.
Evidentemente que podemos trabajar más de 3 horas y media en una jornada laboral, pero tu
capacidad de concentración se verá perjudicada de forma clara.
Te propongo una técnica para exprimir tu concentración al más alto nivel. El objetivo es que aprendas
a manejar tu energía para usarla a tu favor en tu día a día.
Si te has planteado cómo aprovechar al máximo tu cerebro para ser lo más efectivo posible, déjame
que te muestre un ejemplo para aplicar el ritmo Ultradiano en tu rutina.
Imagínate que eres una persona matutina y sueles empezar tu jornada laboral a las 9am. Pero resulta
que tú todavía tienes los ojos medio abiertos y no sabes qué hacer con tantos bostezos. Te cuesta
muchísima ponerte a trabajar en tu tarea más importante.
¿Cómo te vas a poner con la tarea más compleja del día si todavía te estás despertando?
Lo primero es el calentamiento cerebral. Igual que si fueras a jugar un partido de fútbol, antes de
empezar a trabajar intensamente hay que calentar tu órgano más importante para pensar.
1) TAREAS ACELERADORAS (10’): las tareas de corta duración que te activan el cerebro para que
después te resulte más sencillo concentrarse. La idea es que sean tareas que no te produzcan un gran
desgaste energético, que simplemente te sirvan para despegar y poner tu concentración al máximo
nivel.
Ejemplos: la lectura, revisar las tareas a realizar, meditación, técnicas de visualización, estiramientos,
deporte… Fíjate que no aparecen ni el correo, ni la prensa, ni las redes sociales; los peores enemigos
de tu concentración. El problema de estas actividades es que no terminan “nunca”, ya que muchas
veces llevan sorpresas dentro (como por ejemplo el correo) y desviamos por completo lo que
teníamos previsto hacer durante el día.
2) TAREA COMPLEJA 1 (60’): la tarea que más energía consume y que más te acerca a tus objetivos.
Esta tarea puede ser muy variable, incluso dentro de un mismo día. La idea es que dediques tu mejor
momento creativo a las tareas que más satisfecho te harán sentir y que, sobre todo, te hagan sentir
que el día de hoy ya mereció la pena. Sería ideal que ya la tuvieras decidida el día anterior.
Ejemplos: terminar una propuesta para un cliente importante, acabar de revisar tu próximo artículo
para el blog, escribir la primera parte de un informe…
3) DESCANSO (10-15’): salir de la pantalla es prácticamente una obligación. Casi cualquier opción es
mejor que seguir enganchado con tu trabajo, ya que tu cerebro lo acusará más tarde y lo notarás en
tus resultados. No descansar sobrecalienta a tu cerebro, que básicamente se alimenta de oxígeno y
4) TAREA COMPLEJA 2 (60’): después de un merecido descanso, es importante reanudar la tarea que
estabas haciendo o iniciar una nueva tarea compleja, para aprovechar al máximo los biorritmos de tu
cuerpo. Estos 60 minutos son, según la neurociencia, los que tu cerebro se encuentra más enchufado.
¡Aprovéchalos!
5) TAREAS APACIGUADORAS (10’): antes de realizar tu próximo descanso, te invito a que hagas una
tarea de menor intensidad. El objetivo es que, después de estar a tope durante todo el día, hagas
esas tareas que no son tan importantes cuando tu energía ya se empieza a resentir.
Ejemplos: correos de media-baja complejidad (los de alta complejidad los convertiremos en tarea y
los haremos en otro momento que tengamos más energía), revisar y procesar tus redes sociales, hacer
llamadas de poca/media importancia, revisar tu Whatsapp/Telegram…
Si has probado a seguir tu ritmo Ultradiano en tus 210 minutos de máxima concentración, es muy
probable que notes como tu cerebro te pide a gritos una tregua.
Tu nivel de atención no sólo descenderá, sino que además el proceso creativo será más lento y menos
fructífero.
Ante esta situación, nos veremos obligados a bajar el ritmo para poder seguir concentrados.
¿Cómo podemos aprovechar nuestro ritmo Ultradiano cuando nos flaquean las fuerzas?
1) NO HAY TAREAS ACELERADORAS (0’): a diferencia de tus 210 minutos de máxima concentración,
en esta segunda fase sería aconsejable no realizar ninguna tarea aceleradora ni de calentamiento. El
motivo es claro: tu cerebro ya se encuentra 100% en marcha y no necesita sobre estimulación.
Cuando algo ya está en marcha, no necesita calentamiento.
2) TAREA FÁCIL O MECÁNICA (40’): en este estadio sería preferible realizar tareas de menor
intensidad, sobre todo para no abrumar ni saturar a tu cerebro. Sobre explotar a tu cerebro tiene
horribles consecuencias: aumenta tu dispersión y se dispara la procrastinación.
Ejemplos: una llamada importante, contestar correos de alta complejidad, realizar una prospección
en LinkedIn para encontrar clientes potenciales, reuniones de trabajo…
3) DESCANSO (10’): ahora realizaremos los descansos más cortos (pero más frecuentes), ya que
nuestro cerebro necesitará descansar después de tanto trajín. Vuelve a ser sumamente importante
salir de la silla y estirar las piernas, sobre todo para evitar caer en las zarpas de las redes sociales y de
nuevos correos en tu buzón. Cuanto más cansado estés, más fácil será que quedes atrapados en la
información de la red y en tareas de bajo valor.
Puedes repetir este proceso hasta que termines tu jornada laboral, incluyendo descansos más largos
cuando lo creas conveniente.
2https://www.weforum.org/agenda/2016/01/the-10-skills-you-need-to-thrive-in-the-fourth-industrial-revolution/
3 http://www.cet-surveys.com/index.php?sid=61524&newtest=Y
Este criterio energético suele estar ninguneado en las empresas. Muchos líderes corporativos (sin
generalizar) no tienen en cuenta la creación de sus equipos en base a sus competencias energéticas,
y este “detalle sin importancia” puede tener un efecto perjudicial en la efectividad global del equipo.
Observa este ejemplo:
Un equipo de ventas formado hace 3 años tiene un total de 17 ejecutivos de
ventas/comerciales y 1 persona responsable del equipo. Si bien es verdad que ha existido cierta
rotación en lo que se refiere a los ejecutivos de ventas, lo cierto es que el equipo se ha
mantenido más o menos estable. El tema es que por las mañanas hay comerciales que venden
mucho más, ya que tienen un cronotipo matutino (tienen más energía por las mañanas). Estos
ejecutivos de ventas de mañanas están más activos que el resto, situación que ha llevado
varios conflictos entre algunos miembros del equipo. La gran mayoría de los ejecutivos de
ventas tienen una formación y experiencia similar, pero el bache energético ha hecho que los
comerciales matutinos vendan más y los vespertinos tengan muchos problemas en la
consecución de sus objetivos trimestrales.
La energía sí que importa. Y mucho. Una mala gestión energética en los equipos genera conflictos y
mucha frustración, además de reducir el rendimiento global de la empresa.
Aquí no se trata simplemente de tener el mejor sistema de productividad del mundo, sino entender
el funcionamiento óptimo de nuestro cerebro para que influya de forma directa en nuestro
rendimiento.