Gestión del tiempo y productividad

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte

de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible,
mediante la planificación y ejecución de un control de la cantidad de tiempo que
se dedica a determinadas actividades, con el fin de ganar eficiencia y
productividad.

Pero la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de

establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el
descanso y el cuidado personal.

La gestión del tiempo ayudará a los profesionales a tener una mejor calidad de
vida, ya que incumplir los plazos o estar siempre apretado con las tareas es
uno de los principales motivos de estrés y burnout.

Con más organización, el profesional tiene más motivación y disciplina para

ejecutar sus tareas, puede tomarse tiempo libre durante la jornada laboral o
terminarla antes (si hay flexibilidad para ello).

Entendiendo qué es la gestión del tiempo en el trabajo, los principales pasos a

seguir para gestionar tu tiempo:

1. Empieza a planificar

La planificación es uno de los puntos principales de la gestión del tiempo. En

primer lugar, debes tener autoconocimiento para saber cuánto tiempo
dedicas a esas actividades. Es inútil intentar "hacerlo funcionar", ya que el
tiempo es algo matemático y es difícil realizar varias cosas en simultáneo.

2. Define las prioridades

Después define las prioridades de tu día. ¿Qué es lo más importante que hay

que entregar hoy? Haz una lista de todo, utiliza un planificador, el calendario de
tu teléfono móvil, una aplicación de gestión de proyectos o cualquier
herramienta que te sirva.

El Principio de Pareto dice que el 80% de tu éxito proviene del 20% de tus
actividades. Y es ese 20% el que debes identificar y poner como prioridad.

3. Establece plazos

Cuando se tiene un objetivo tangible, resulta mucho más fácil realizar una
tarea. El plazo funciona como un incentivo para la realización de las
actividades. Además, con las fechas definidas los gestores pueden hacer un
seguimiento de las entregas de los empleados.

4. ¿Imprevistos predecibles?

Tienes que entender que los imprevistos ocurren y que, aunque no tengas
control sobre el tiempo que te van a quitar en el día, tienes que planificar los
huecos en tu agenda.

5. Descentraliza el trabajo

Muchos profesionales acaban sobrecargándose simplemente porque les

resulta difícil delegar tareas. La mayoría piensa: "Yo puedo hacerlo mejor y
más rápido", pero lo cierto es que la actividad podría hacerla otra persona sin
quitarte tiempo.

6. Reduce la cantidad de reuniones

La mayoría de los profesionales pierden gran parte de su tiempo en largas

reuniones que podrían resolverse en poco tiempo o incluso enviando un
correo electrónico.

Por cierto, un estudio publicado en Harvard Business Review muestra que la

productividad de los empleados aumentó en un 71% cuando las reuniones se
redujeron en un 40% en las empresas encuestadas

Beneficios de gestionar el tiempo:

 Sentir que tienes más tiempo en tu día.
 Establecer límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal.
 Reducir el estrés.
 Mejorar la productividad.
 Quitar los malos hábitos.

Una de las formas más fáciles de desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo es
incorporar una estrategia de gestión del tiempo que funcione según tu rutina diaria.
Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a establecer límites de tiempo en el
trabajo, a abordar una tarea a la vez y a programar tu día de una manera más
consciente.

3. El método Pomodoro
Al igual que las técnicas de timeboxing y time blocking, el método Pomodoro te
ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre
sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es
particularmente útil porque fomenta de manera activa los descansos regulares,
que son buenos para mantener la motivación intrínseca y son beneficiosos para
el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos hace
que las personas sean más creativas.

Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de

tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones.
Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese
tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita
revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla
el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que intentes
hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte
para estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron
contactarte por algún tema importante mientras estabas concentrado en tu
tarea.
Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un
descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo,
tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

5. El principio de Pareto
Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que
puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.
A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una regla
fundamental: dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes
finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo
para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo.

6. El método “Getting Things Done” (GTD)

El método Getting Things Done fue inventado por David Allen a principios de la
década de 2000. Según Allen, el primer paso para realizar el trabajo es escribir
todo lo que necesitas hacer. Al liberar capacidad mental y, pasar a confiar
en herramientas de gestión de tareas, puedes concentrarte en ponerte manos a
la obra y no tener que estar recordando qué es lo que debes hacer.
Para utilizar el método GTD, captura todo tu próximo trabajo en un solo lugar.
Luego, una vez que hayas escrito todo lo que necesitas hacer, ordena y
prioriza tu trabajo. Por ejemplo, es posible que tengas trabajo que ya no
necesitas hacer (que debes eliminar), trabajo que eventualmente querrás
hacer, pero no ahora (que va a un proyecto o carpeta de “más adelante”),
trabajo que depende de otras tareas, etc. La herramienta debe capturar todos
los detalles; tu trabajo es tomar medidas en función de ellos.

6 consejos sobre gestión del tiempo para lograr más

resultados
Puede que te guste o no utilizar una estrategia de gestión del tiempo
establecida para organizar tu trabajo. No todas las estrategias de gestión del
tiempo son eficaces para todas las personas, por eso hay tantas. Prueba estos
seis consejos que te ayudarán a desarrollar tus habilidades de gestión del
tiempo.

1. Conecta el trabajo diario con los objetivos

Para asegurarnos de priorizar el trabajo correcto, usamos los OKR (objetivos y
resultados clave), en función de los cuales definimos los objetivos trimestrales
que derivan, finalmente, en los objetivos semestrales. Con frecuencia semanal,
los líderes del equipo verifican que el trabajo que se está haciendo en el equipo
realmente contribuya a esos objetivos.”

2. Establece prioridades y organiza tu trabajo

¿Por qué es importante establecer la prioridad del trabajo? Es posible que
estés familiarizado con el agotamiento, que afecta a una cantidad creciente de
empleados de todo el mundo cada año. Pero lo que está menos documentado
es cómo las prioridades poco claras contribuyen al agotamiento. Según
el Índice de la anatomía del trabajo, el 29 % de los trabajadores del
conocimiento que informaron sentirse agotados, declararon que un factor
contribuyente fue el exceso de trabajo por la falta de claridad con respecto a las
tareas y los roles. Saber a qué tareas dar prioridad puede ayudar a reducir esa
sensación y aumentar la confianza de que estás trabajando en las tareas
correctas todos los días.
3. Planifica con anticipación al final de cada día
La jornada laboral a menudo se siente como una lucha porque ya estamos
atrasados para cuando comenzamos. Si eres el tipo de persona que revisa
emails todas las mañanas tratando de averiguar a qué darle prioridad ese día,
no eres el único. Afortunadamente, existe una forma mejor.

En lugar de tratar de averiguar qué debes hacer por la mañana, dedica los
últimos cinco minutos de cada día a prepararte para el siguiente. Esto puede
aumentar la motivación porque sabes exactamente lo que debes hacer todos
los días incluso antes de iniciar sesión. También es una forma valiosa de
asegurarte de realizar el trabajo más importante todos los días. En lugar de
reaccionar a un email o una solicitud a las 16:30, puedes asegurarte de
incorporar ese trabajo importante a la agenda del día siguiente.

5. Audita tus tareas

Tómate un tiempo para revisar las tareas con las que te comprometiste llevar a
cabo hace un tiempo y en las que todavía estás trabajando. ¿Hay algo que esté
actualmente entre tu trabajo pendiente y que ya no se alinee con tus objetivos?

Cuando encuentres este tipo de tareas, pregúntate si es necesario realizar ese

trabajo. Si ya no es importante para tu objetivo, considera suspender el trabajo.
Si la tarea aún debe realizarse, pregúntate si eres la mejor persona para el
trabajo y, de no ser así, realiza el mismo proceso de delegación para averiguar
quién sería la persona ideal.

6. Olvídate de escribir las tareas pendientes a mano: utiliza una

herramienta
Si todavía das seguimiento a tu trabajo escribiendo notas a mano, es hora de
actualizarte y usar una herramienta en línea. Por más satisfactorio que pueda
ser tomar notas de forma manual, las listas de tareas pendientes hechas a
mano son desorganizadas, propensas a errores, fáciles de perder e ineficaces.

En cambio, asegúrate de que la mayor parte de la gestión de tu proyecto se

realice en una herramienta dedicada. Las herramientas de gestión de
proyectos ofrecen una gama de funciones que permiten aprovechar tu tiempo
al máximo. Con una herramienta de gestión de proyectos puedes hacer lo
siguiente:

 Coordinar el trabajo entre diferentes objetivos, realizar un seguimiento

exacto de que estás haciendo y para cuándo.

 Mantener la comunicación en relación con el trabajo, compartir

comentarios e informar el estado del proyecto en un solo lugar.
  Realizar un seguimiento del progreso en tiempo real para visualizar cuál
es el estado del trabajo.

 Consultar las fechas de entrega y las dependencias para que puedas

alcanzar tus objetivos sin problemas.

6 acciones rápidas para gestionar el tiempo

Las estrategias y los consejos de gestión del tiempo que describimos
anteriormente son útiles, pero su implementación requiere un poco de tiempo.

1. Desactiva las notificaciones

Constantemente estamos saltando entre diferentes aplicaciones, notificaciones

y tareas. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio usa alrededor de
10 aplicaciones entre las que va alternando hasta 25 veces al día. Por eso es
más difícil concentrarse en la tarea en cuestión y empezar a ganar fluidez, lo
que significa que el trabajo lleva más tiempo.

Cuando puedas, desactiva las notificaciones o utiliza las funciones de “No

molestar” para desactivar temporalmente las notificaciones. De esa manera
podrás sumergirte en un trabajo profundo y, al mismo tiempo.

Para ser más productivo, resulta muy útil separar un tiempo entre reuniones
cada vez que pretendo trabajar en proyectos diferentes. También guardo algo
de tiempo para unos descansos breves. Algo más que me resulta útil es
cambiar (y que los demás lo hagan también) el estado en Slack y mostrar que
estoy “Ocupada” para que nadie espere que le dé una respuesta de inmediato.”

2. Organiza tu espacio físico

Piensa en lo limpio que estaba tu escritorio cuando lo instalaste por primera

vez. Probablemente tenías un monitor de computadora y un teclado, tal vez un
bloc de notas, pero no mucho más. Si eres como nosotros, ese escritorio limpio
no duró mucho. Con el tiempo, inevitablemente ha acumulado papeles, cajas,
libros, notas adhesivas y cables perdidos.

Un escritorio desordenado puede no parecer un gran problema, pero el

desorden visual puede influir en el desorden mental y dificultar la
concentración. Tómate un breve descanso de cinco minutos para organizar tu
escritorio. Tira los papeles que ya no sean necesarios, acomoda tus libros en
una fila ordenada y enrolla los cables que puedan estar tirados. Luego, cuando
regreses al trabajo, verás que es más fácil concentrarse.
3. Agrupa las tareas similares

Cada vez que cambies de tarea, tu cerebro tiene que encontrar el contexto y la
información relevantes para esa nueva tarea y llevar ese conocimiento a la
superficie de tu mente. Claro, tu cerebro solo tarda unos segundos en hacer
eso, pero si estás cambiando constantemente entre tareas y proyectos, eso
significa que estás forzando a tu cerebro a trabajar horas extras.

Esto puede provocar una reducción de la productividad, sin mencionar un

mayor agotamiento al final del día. Por lo tanto, prueba agrupar las tareas
similares. Fíjate si puedes trabajar en todas las tareas de un proyecto, o en
todas las tareas relacionadas con el mismo entregable, en el mismo bloque de
tiempo. Cuando lo hagas, dedicarás menos tiempo a cambiar de contexto y
más tiempo a concentrarte en realizar un trabajo de alto impacto.

Trabajar con grupos de tareas, especialmente con la planificación, realmente te

ayuda a priorizar el trabajo y, al mismo tiempo, te brinda la capacidad de ser
dinámico en relación con lo que está sucediendo o lo que puede suceder.”

4. Trabaja en tareas rápidas entre reuniones o momentos de

concentración

Es probable que todos los días tengas algunas tareas que te lleven entre cinco
y diez minutos. Algunas de ellas pueden ser dar respuestas rápidas a un
miembro del equipo, corregir un error tipográfico en un documento o enviar un
formulario de solicitud de trabajo a otro compañero de trabajo.

Si tienes este tipo de trabajo, guárdalo en algún lugar de manera que quede en
primer plano, como una herramienta de gestión de proyectos, pero no trabajes
inmediatamente en esas tareas. En cambio, guarda estas tareas para esos
cinco minutos entre reuniones o los 10 minutos que vienen inmediatamente
después del almuerzo mientras recuperas el ritmo. No solo podrás abordar
rápidamente este trabajo y te sentirás bien por hacerlo, sino que tampoco
consumirá una valiosa energía mental que podría dedicarse a un trabajo más
complejo.

5. Deja de intentar realizar varias tareas a la vez

En pocas palabras, el multitasking es un mito. Si bien puede parecer que estás

haciendo más de una cosa al mismo tiempo, cuando intentas realizar varias
tareas a la vez, en realidad estás forzando a tu cerebro a cambiar rápidamente
de una tarea a otra. Cada vez que cambias de trabajo, tu cerebro necesita
encontrar la información y el contexto para esa tarea. Esto no solo requiere
más esfuerzo que simplemente concentrarse en una tarea, sino que también
agota tu cerebro.
En lugar de realizar varias tareas a la vez, intenta trabajar en una tarea a la
vez, para que puedas ganar fluidez mientras trabajas. El estado de fluidez en el
trabajo lo alcanzas cuando estás tan concentrado que sientes que estás en tu
momento de mayor rendimiento. Cuando logras fluidez, puedes hacer más
trabajo de manera más eficiente, ya que tu cerebro solo se enfoca en una tarea
a la vez.

6. Toma descansos

Puede parecer contradictorio, pero una de las mejores cosas que puedes hacer
para mejorar la gestión del tiempo es tomarte un descanso. Ante la sensación
de que estamos retrasados, nuestra reacción suele ser simplemente hacer
más, pero tu cerebro necesita tiempo para descansar y recargarse. Si trabajas
en exceso y estás agotado, no podrás hacer nada, y mucho menos abordar tu
trabajo más importante.

Si te resulta difícil tomarte un descanso, no eres el único. Según nuestra

investigación, el 32 % de los trabajadores del conocimiento que sufren
agotamiento informan que una de las cosas que alimenta su agotamiento es el
no poder desconectarse. Debido a que no pueden desconectarse, se agotan, y
cuando se agotan, no pueden desconectarse; es un círculo vicioso.

Si tienes dificultades para recordar que debes tomar descansos, considera

programarlos en tu calendario. Luego, cuando aparezca el descanso en tu
calendario, oblígate a tomarlo, incluso si simplemente te pones de pie para
estirarte. Aunque puede resultar estresante tomar ese descanso, te sentirás
mejor una vez que lo hagas.

Para asegurarte de que no te agotes mientras trabajas de forma remota en este

mundo digital, busca nuevas formas de separarte de la pantalla y de tomarte el
tiempo que necesites. Además, recomiendo muchísimo la fiesta del baile de un
minuto: solo levántate y muévete.

Toma el control de tu tiempo

En última instancia, la gestión del tiempo es más un estado mental que
cualquier otra cosa. Para gestionar tu tiempo de manera efectiva, establece la
prioridad de tu trabajo para que sepas en qué trabajar cada día. En lugar de
dejar que tu lista de tareas pendientes dicte cuáles son tus prioridades, centra
tu atención en tu intención de generar un impacto real.
Para comenzar, asegúrate de dar seguimiento al trabajo en una herramienta
centralizada. ¿Listo para empezar? Descubre cómo Asana puede ayudarte
a organizar tus tareas y cumplir con tus entregables.