PONENCIA 31 DE MARZO RRHH “GESTIÓN DEL TIEMPO LABORAL”

Cómo gestionar nuestro tiempo de manera eficiente? Productividad, eficiencia y disciplina van
de la mano.

Si corres y siempre estas a las carreras, no llegas a ningún sitio en concreto, pregúntate de qué
ha servido tu esfuerzo, tu energía gastada? Desde afuera hacer varias actividades a la vez, puede
parecer bueno, e incluso hasta lo confunden con ser muy productivo, sin embargo si lo que estás
haciendo no es útil para el logro de los objetivos, el esfuerzo no habrá servido en absoluto para
nada. En ese sentido para no correr en vano, debes tener claras las reglas que te permitirán
multiplicar tu potencial y ganar en eficiencia aplicando al recurso más valioso TU TIEMPO, en lo
que realmente es importante y te acerca cada vez más a tus objetivos.

La gestión del tiempo no es más que un proceso organizativo para gestionar mejor la jornada
laboral de los colaboradores, con el objetivo de incrementar su eficiencia y productividad, lo que a
su vez se traduce en una reducción de costes y una mayor rentabilidad financiera.

“Muchas son las expresiones que a menudo se escuchan, (no me alcanza el tiempo, ojala el día
tuviese más de 24 horas, tengo el tiempo limitado, entre otras), lo grave o complicado de esto, es
que impacta dos factores importantes del capital humano (niveles de estrés y productividad)”.

Para todos los seres humanos el tiempo por día es el mismo “24 horas”, el tiempo no se ahorra, no
se acumula, no se puede comprar, qué podemos hacer?, administrarlo para que sea de calidad,
eficiencia y productividad. Esto implica adoptar primero factores que influirán dentro del proceso
como lo es la disciplina, el compromiso laboral y/o personal.

Con la gestión del tiempo lo que hacemos en planificar las tareas, priorizando unas sobre otras (se
suele decir que hay que hacer primero lo urgente y después lo importante). También se incluye el
análisis y la definición de objetivos que deben alcanzarse en un tiempo determinado.

Llegado a este punto, me gustaría hacer una reflexión. A qué le atribuyes el seudónimo de ladrón
de tu tiempo, eso que no te permite gestionar eficientemente las tareas o actividades diarias?
Llamado de otra forma DISTRACTORES.

Consecuencias de la mala gestión del tiempo

Como ya mencionamos una buena gestión y organización del tiempo en el trabajo genera un gran
impacto para la empresa y para el colaborador, desde el otro extremo también es cierto que una
mala gestión del tiempo conduce exactamente a lo contrario. Algunas de sus consecuencias
negativas son:

 Proyectos inconclusos.
  Productividad deteriorada.
 Incumplimiento de los plazos establecidos para el alcance de los objetivos.
 Insatisfacción del colaborador, del directivo, e incluso pérdida de clientes.
 Reuniones fallidas.
 Conflictos en el trabajo con otros miembros del equipo.
 Aumento de las horas extraordinarias.
 Costes elevados
 Baja productividad.

Para entender que la gestión del tiempo laboral es buena o mala, debemos enfocarnos en dos
variables (Atención y disciplina)

Atención:

Daniel Goleman mayormente conocido por su libro bestseller “Inteligencia emocional”, define
la atención como la capacidad para que las personas alcancen un alto desempeño en cualquier
área de su vida y obtener mejores resultados.

La atención está definida como un proceso cognitivo y conductual que lleva a las personas a
concentrarse en algo específicamente, que pese a influir en la manera en que se percibe la vida
misma, su desarrollo es determinante para lograr lo que se quiere con éxito.

Daniel Goleman dice que la atención es la clave para el buen desempeño en un mundo lleno de
distracciones. ¿Qué sucede cuando llevas un rato sin revisar tu correo o tu celular, RDS? ¿Sientes
urgencia de dejar todo y ver si hay un nuevo mensaje, like, post? ¿Si no tienes nada nuevo te
sientes de alguna forma insatisfecho?

Si todo esto lo estás sintiendo déjame y te digo que estás sumergido en un mundo de
distracciones donde la urgencia por responder una gran cantidad de información te deja en un
estado de atención parcial. Es decir pasas de una información a otra sin cuidado alguno.

Contestas mensaje entras a tu redes sociales y de ahí al correo. Adoptando la posición de piloto
automático. Hacer esto debilita tu habilidad de atención.

Las distracciones no solo quitan tiempo y productividad, también disminuyen tu capacidad de

profundizar y OJO descubrir cosas nuevas y por ende inhibe el crecimiento personal, profesional y
competitivo.

Disciplina: LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DEFINE LA DISCIPLINA COMO UN Conjunto de reglas de

comportamiento para mantener el orden y la subordinación entre los miembros de un cuerpo o
una colectividad en una profesión.
La disciplina personal en el lugar de trabajo es la que te permite avanzar, alcanzar niveles de
productividad y satisfacción más altos, al mismo tiempo que se refleja en la manera que alcanzas
las metas propuestas, y cómo adaptarse a los cambios que se presentan.

En este sentido y luego de haber abordado estas dos variables lo que nos sigue son las técnicas
para lograr una administración o gestión del tiempo laboral eficiente.

¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?

Primero, es importante entender que la administración del tiempo tiene que ver con la
organización. Estructurar las tareas y la duración de cada una es el primer paso para una mejor
gestión del tiempo, y se puede hacer de forma diaria, semanal e incluso mensual.

A medida que surgen nuevas obligaciones y actividades, el cronograma debe adaptarse para
redistribuir el tiempo disponible. Cómo lo hacemos?

Es imposible organizar tu tiempo de trabajo sin tener visibilidad de todo lo que se tiene que hacer.
Puede parecer simple, pero es un paso que a menudo se pasa por alto con las prisas por iniciar un
nuevo proyecto. Y nos lanzamos a la ejecución del nuevo proyecto y se nos olvidó la planificación
de las tareas

Recomendación enumerar todos los pasos y dividir las tareas más grandes en subtareas para
fomentar el progreso y mantener el control sobre el proyecto. Luego, se agregará más información
sobre cada tarea, como el tiempo que lleva realizarlas, el nivel de prioridad y la fecha de
finalización.

Al tener todas las actividades en un solo lugar, tendrás una visión general de lo que debe hacerse,
la cantidad de trabajo necesario y lo que necesita atención inmediata.

Establecer prioridades

Por supuesto, el método elegido para la priorización de tareas depende de la naturaleza del
trabajo y de las características individuales de cada trabajador.

Sin embargo, nuestro consejo es evaluar las actividades de la lista diaria por su importancia y
urgencia para decidir como organizarlas e incluso delegarlas o pedir ayuda.

1. Crear listas de tareas por hacer

La mayoría de las técnicas giran en torno a una actividad fundamental: crear listas.
Es difícil llevar todos los pendientes en la cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el trabajo
y establecer prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus listas, algunas de las
técnicas más populares son:

La caja de Eisenhower

Esta técnica de organización del tiempo fue implementada por el ex presidente Dwight
Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el
tiempo que debes invertir en ellas. Los cuadrantes a clasificar son los siguientes.

Como puedes ver, así es más sencillo definir cuáles puedes delegar (no importantes pero urgentes)
o eliminar (no importantes ni urgentes).

Tablero Kanban

Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en
crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se
colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las
diferentes columnas para evaluar su avance.

Hay varias opciones para llevar a cabo estos tableros, desde pizarrones, notas post-it o utilizar
herramientas en línea como Trello o kanbanflow.

Top 3 de las tareas por hacer

Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más importantes que debes hacer en
el día. Esto te ayudará a priorizar actividades y seleccionar el mejor momento para realizarlas.
Para crear listas de pendientes, algunos recomiendan crearlas temprano para evitar ir a la cama
pensando en el montón de tareas al siguiente día. Posiblemente al principio te lleve algo de
tiempo organizar las tareas, pero con el tiempo siendo metódico y disciplinado harás las listas
cada vez más rápido. Es importante señalar que cada quien lo puede realizar en el momento que
mejor le convenga.

Esquema GTD

Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, expuesto en el libro de David
Allen, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes. El
autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el
origen de una mala planificación.

A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de

listas específicas para cada contexto.

Los principios de GTD son:

Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.

Procesar: analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar,
desechar, ponerlo en marcha, etc.

Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.

Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.

Técnica pomodoro

Esta es la técnica más popular, decidimos mencionarla porque es sencilla de llevar a cabo.

La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos.

Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes
tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el
proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo
de 15 a 20 min.

Técnica pomodoro

La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a
despejar la mente para continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un temporizador
(también existen algunas apps útiles) y dividir tus tareas en segmentos de tiempo, si son tareas
largas puede funcionarte dividirlas en procesos. Muuuy importante atención, concentración sin
distractores aun cuando tu temporizador esté incluido en tu dispositivo móvil.

RECOMENDACIONES PARA GESTIONAR NUESTRO TIEMPO

1- Priorizar las tareas, identifica las tareas claves

Mira las tareas que tienes pendientes, distingue entre lo urgente y lo importante. Parece algo
simple pero no lo es, y debemos de dedicarle un momento, en el que estés tranquilo, ya que es la
base fundamental para optimizar el tiempo, para ello debes clasificar las tareas según el tipo de
actividad y el valor que aporta a los objetivos de la organización.

2- Planifica tu tiempo, organiza tu día a día para priorizar las tareas claves frente a las que son
auxiliares o prescindibles, la planificación mensual, semanal o diaria, debe ser un reflejo en
corto plazo del plan de acción marcado en línea con los objetivos.

3- crea una agenda con formato de horarios fijos para realizar las tareas claves y espacio
reservado para imprevisto y tareas auxiliares, esto no se nos puede quedar ya que en el devenir
diario suceden algunas cosas que nos sacan de nuestra planificación a las que llamamos
imprevistos. Cómo organizar la agenda? Trabajaremos nuestra agenda por jornada.

a. Tareas planificadas (las importantes y las auxiliares)

b. Imprevistos y urgencias (siempre teniendo en cuenta cuales son los importantes y los no
importantes)
c. Todolist, el ruido en la mente bloquea las acciones y baja la concentración, por lo que es
indispensable vaciar la mente y pasar la carga a una lista que te permita avanzar con la
tranquilidad de tener el control. Trabajar con una lista de tareas pendientes, anotar en
ella las tareas a realizar, los proyectos nuevos, ideas nuevas, y en práctica. una lista de
tareas, debe ser un documento ágil de trabajar (libreta, archivo, agenda electrónica,
pero debe ser accesible en cualquier momento), se trata de que puedas trasladar las
tareas pendientes a la lista y de esa forma liberar la mente y así evitar distracciones.
Cabe señalar que tener por escrito lo realizado, lo no realizado te permitirá tomar
acciones para la realización de lo que falta y evaluar el proceso de lo ya realizado.
Actualiza la agenda, revisa la planificación adopta ser metódico y constante, porque esto
te dará el éxito.
d. Descanso consciente. porqué es necesario?, sin confundirlo con la pereza, es importante
tomarnos estas pausas para liberar nuestra mente luego de cumplir con nuestras tareas.
Eso significa descanso consciente en esas pausas que nos tomamos.
En realidad, la clave de la productividad está en trabajar duro en los momentos destinados
para ello y descansar aún más duro en esos otros momentos. Porque de la calidad del
descanso va a depender la calidad de nuestro trabajo.
Descanso consciente significa que nos levantamos del puesto de trabajo, estiramos,
caminamos un poco, nos recostamos o incluso cerramos los ojos un momento y nos
dejamos llevar. Si nos echamos una siesta de cinco o diez minutos, eso sería incluso lo
 ideal. Si tenemos un temporizador que nos avisa, nos podemos despreocupar que se nos
vaya de las manos.

Pero ¿qué hacemos realmente con los descansos? Como no acabamos de entender la
necesidad del descanso consciente, los utilizamos para echar un vistazo al móvil, a
Internet, a las redes sociales o a cualquier otra cosa del dichoso teléfono. Y eso no
desconecta nuestra mente, sino que absorbe más de nuestra valiosa energía.
Leer en ese descanso está permitido (ese que más te guste, y si no te gusta leer, lo
recomiendo como máximo liberador de estrés) es preciso tratar el descanso como lo que
es, algo sagrado a lo que debemos dedicarnos de manera consciente.

4- Hacer una sola cosa a la vez

La multitarea mata la productividad y la gestión del tiempo. Nuestro cerebro no está fabricado
para hacer dos cosas a la vez, aunque nos parezca que sí. Es una ilusión, lo que hace en esos
momentos es cambiar constantemente de una tarea a otra cuando estamos con dos a la vez, y eso
resulta agotador y en el peor de los escenarios un trabajo mediocre. Voy a traerles un ejemplo, si
vas en una autopista, suena tu cel, un reel de influencers favorito o favorita, de tu media naranja
o limón, tomas el cel, revisas, revisas, conduces, te distrajiste un segundo y la fatalidad, te
accidentaste. Un claro ejemplo de que no se pueden hacer dos cosas a la vez, y que si lo haces
corres el riesgo de perder tiempo y energía, la clave es concentración, trabajar, seguir el proceso,
enfocarse hasta lograr el objetivo.

Por eso, la técnica de productividad y gestión del tiempo más efectiva es siempre dedicarnos a
una sola tarea y no dejarla hasta que hayamos terminado.

Por supuesto, muchas tareas serán demasiado extensas como para hacerlas de una vez. Para eso,
también existe técnica de gestión del tiempo. Puntualmente en ese seguimiento y evaluación que
te permita palpar el proceso y nivel de desarrollo de dicha tarea.

5- Eliminar todas las distracciones posibles

Probablemente, esta es la técnica más importante de gestión de tiempo y productividad. Vivimos

en la era de la economía de la atención de cara a la convergencia digital el mayor ladrón de la
atención personal. Es lo más valioso y por lo que pugnan todos: televisiones, redes, móviles…
Especialmente este último es un arma de distracción masiva terrible.

Por eso, si queremos dedicarnos solamente a una tarea, que esta sea la importante y que la
terminemos, debemos eliminar todo rastro de distracciones.

En un taller de gestión del tiempo, en los que pregunte y solicite respuestas anónimas cuál es su
mayor ladrón del tiempo?, una chica escribió, me considero eficiente y productiva hasta que suene
el rinstone personalizado de mi esposo, debo contestar al tiempo, porque si no lo hago tengo
problemas, y me desconcentra totalmente. Obviamente una inseguridad en su pareja roba la
atención de esta chica y provoca baja concentración y productividad.

Personalmente, tengo el móvil siempre conmigo nunca en silencio. Y fue difícil ignorarlo, hasta
que decidí manejarlo yo, y no viceversa, todo el que me escribe sabe que si no contesto de una vez
es porque estoy ocupada, sin embargo siempre contesto en el momento oportuno de acuerdo a
mi cronograma. Y claro que habrán excepciones que te obligan a contestar de inmediato, pero
cuando eso sucede y no puedes ni debes distraerte debes cordialmente decirle te hablo en tantos
minutos ya que en este momento no me es posible, a menos que sea una urgencia evidentemente
que prioriza.

6- Utilizar una aplicación de calendario para nuestra gestión del tiempo o si gusta un
calendario tradicional

Personalmente, uso el calendario de Google. Siempre sincronizado, disponible desde cualquier

dispositivo, me recuerda todo lo necesario y me sirve para almacenar lo que no debo olvidar y
aplicar técnicas como la de la gestión del tiempo libre.

7- Cuidar las «horas de oro»

Resulta que es verdad eso de que todos tenemos las mismas horas, pero no todas esas horas son
iguales. Hay unas mucho más valiosas que otras. ¿Cuáles?

La ciencia ha demostrado que somos más productivos y creativos en las primeras horas de la
mañana. Por eso, es necesario guardar celosamente esas horas y bloquearlas para dedicarlas a las
tareas más importantes.

Debemos considerar esas horas como nuestra «horas de oro». El oro es lo más valioso y todo el
mundo lo quiere. Por eso, si caemos en la trampa del ladrón de nuestro tiempo o distractor,
terminando desperdiciando nuestras horas de oro.

8- Saber decir que no

¿Cómo tener más tiempo para lo importante? R° Sabiendo decir que no a los demás. Es así de
sencillo y, a la vez, así de complicado, porque es una de las cosas más difíciles de poner en
práctica.

La incapacidad para decir que no repercute en una mala gestión del tiempo, decir no cuando sea
necesario es una manera instantánea de liberar más tiempo. No puedes asumir una
responsabilidad, si ya trabajas de forma planificada en otra y de relevante importancia.

Ya para concluir, si eres metódico y planificas tu día a día los resultados serán ganar ganar, en
calidad de vida, productividad, alcance de objetivos, crecimiento profesional y personal,
tranquilidad y dirás adiós al estrés, a la ansiedad y a ese ruido en el cerebro “ese que hace eco
diciendo NO ME ALCANZA EL TIEMPO”, a querer que el día tenga 26 horas.
Tu trabajo, el mío y el de cualquiera no será mejor por la inversión de horas, sino por gestionar de
forma correcta el tiempo laboral y el de descanso, esta ecuación da como resultado productividad.

Aquí denota un factor importante “La motivación” no hay productividad sin motivación. Los
pensamientos felices son importantes para estar motivados

¿Has sentido que mientras más motivado estás, las tareas difíciles se vuelven sencillas

La razón es que trabajar o vivir con la actitud correcta aumenta tu motivación para hacer las cosas.