Administración del tiempo.

La administración del tiempo no es más que un conjunto de herramientas,

prácticas y métodos para mejorar el desempeño de las tareas con el fin de obtener
un resultado satisfactorio dentro del plazo estipulado. Es decir, es una forma de
mejorar la productividad optimizando la jornada laboral.

Sin embargo, una buena administración del tiempo no significa «hacer más en
menos tiempo», sino más bien «hacerlo mejor en tiempo estimulado». El aumento
de la productividad, por supuesto, es una consecuencia directa de una rutina y
procesos optimizados, pero no es necesariamente el objetivo principal de la
gestión del tiempo.

Beneficios de la administración del tiempo

Las organizaciones encuentran una serie de ventajas a destacar cuando
implementan modelos de administración temporal y un uso más eficiente de su
tiempo de trabajo.

Entre estas ventajas, destacan las siguientes:

 Organización y definición de tareas: Conocer qué profesional hace cada

gestión o actividad específica favorece la reducción de plazos.
 Reducción de costes: En ocasiones, plantear períodos de tiempo productivos
más cortos y eficientes favorece otras ventajas en términos de ahorro.
 Medición y estandarización de procesos: Las organizaciones plantean
mediciones de tiempos medios desarrollados para cada labor. De este modo,
son capaces de conocer su nivel óptimo de funcionamiento.
 Fuente de información: Conocer la asignación de temporal para cada puesto
determinado sirve como fuente de información, muy útil a la hora de tomar
decisiones o desarrollar futuras estrategias.

Eficiencia.

La eficiencia es hacer las cosas “correctamente”. Puede ser avanzar más rápido,
finalizar trabajos con menos recursos, cumplir con proyectos grandes, pero con
poco presupuesto o, de algún modo, hacer “más” con “menos”.

En general, los equipos eficientes se comportan de la siguiente manera:

 Trabajan con proyectos que tienen procesos.

 Elaboran planes para gestión de recursos.
 Son receptivos a la automatización.
 Tienen éxito con pocos recursos.
 Se centran directamente en el trabajo que tienen por hacer.
 Miden el progreso con respecto a métricas específicas.

Efectividad.
La efectividad significa trabajar sobre las cosas “correctas”; es decir, las cosas que
aportan valor al negocio y que realmente pueden favorecer a la concreción de los
objetivos. 
Los equipos efectivos saben cómo establecer bien las prioridades y cómo dedicar
los recursos adecuados a las iniciativas importantes. Tienen un claro sentido de
qué lugar ocupa su trabajo en la estrategia y los objetivos globales de la empresa,
y usan ese conocimiento para informar de qué trabajo hay que ocuparse y a qué
asignar los recursos.

En general, los equipos efectivos tienen las siguientes características:

 Están orientados a objetivos.
 Invierten en resultados.
 Se centran en el cliente o usuario final.
 Conectan su trabajo con el panorama general.

¿Cuál es más importante?

Para que el equipo sea realmente bueno, debe contar con ambas cualidades,
eficiencia y efectividad. Un equipo eficiente que no es efectivo puede finalizar sus
trabajos rápido, pero puede haber priorizado las iniciativas incorrectas. Por otro
lado, un equipo efectivo que no es eficiente puede hacer el trabajo correcto, pero
no a la velocidad ideal.

Control.

En administración, control es un mecanismo del proceso administrativo creado

para verificar que los protocolos y objetivos de una empresa, departamento o
producto cumplen con las normas y las reglas fijadas. El control tiene como
objetivo evitar irregularidades y corregir aquello que frena la productividad y
eficiencia del sistema como, por ejemplo, los mecanismos de control de calidad.

Urgente e Importante.

Lo urgente es aquello que requiere una atención inmediata. Cuando una tarea o
un proyecto es urgente pasa a requerir toda nuestra atención y nos focalizamos en
ello. Así, comprender que un proyecto es urgente es tomar una decisión para darle
prioridad absoluta, y eso es lo que deberá ser transmitido a un equipo de trabajo.
Lo importante está relacionado con las tareas a largo plazo, aunque repercute y
mucho en los objetivos. Saber diferenciar qué cosas son importantes y qué cosas
no son importantes es lo que nos acerca al cumplimiento de los objetivos. Se trata
de dejar tareas a un primer plano y tareas a un segundo plano.

Mitos y enemigos del tiempo.

Los mitos y enemigos del tiempo son todos aquellos factores que inciden en la
ejecución de las tareas cotidianas, y las excusas que a veces nos ponemos
cuando no podemos cumplirlas, a pesar de haberlas planificado.

Mito 1: Cuantas más actividades se llevan a cabo, más eficiente se es. Este
punto de vista no es correcto. Un estudiante puede llevar a cabo una multitud de
tareas para sus cursos: dibujo, ciencias, arte, etc., pero no necesariamente
estarán bien hechas, o resueltas correctamente.

Mito 2: Nadie puede hacerlo mejor. A algunos no les agrada la idea de delegar
tareas y procuran encargarse de todo, creyendo que así las tareas salen más
rápido. Sin embargo, se obtienen óptimos resultados delegando en las personas
adecuadas las tareas en las cuales se desempeñan mejor.
Mito 3: La calidad de los resultados es directamente proporcional a la
cantidad de trabajo invertida. No siempre esto es cierto, aunque es verdad que,
si no se invierte esfuerzo, difícilmente se obtiene un resultado.
Mito 4: No se puede tomar una decisión hasta recabar toda la información
disponible. Difícilmente se conocen todos los datos acerca de un tema, ya que
cada día surge información nueva. Por lo tanto, posponer las decisiones puede
llevar a retrasos considerables y ocasionar ansiedad.
.

Planeación del tiempo y sus herramientas.

Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la
administración del tiempo. Denota principalmente las acciones a ser acometidas.
Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la
realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene
como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de
prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La
organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda
ejecutiva.

Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

 Bienvenida y apertura de la agenda.

 

 Comentarios a los puntos de la agenda.

 Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
 Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
 Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el
cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
 Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
 Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

Matriz de Administración del Tiempo.

Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.

Caracterizado por ser actividades que, de no ser atendidas, veríamos amenazada
nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que
presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.

Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en
cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro
aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar
parcialmente nuestro bienestar actual en los de un mejor futuro. 

Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”:

Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no

planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás
personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos
distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una
tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y
aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar
que el costo de ceder significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la
situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice
nada de lo importante que tenía previsto".

Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”:

Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc.

Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una
crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros
problemas.

Identificar los elementos que integran un planificador de uso del

tiempo.

Objetivos y metas.
Un objetivo es por ejemplo construir un ordenador o computador. Para eso es
preciso construir una serie de partes como por ejemplo el disco duro, el
procesador, la memoria RAM, y la meta será construir cada una de esas partes.
Un ejemplo más clásico de lo que es un objetivo y lo que es una meta, son las
vueltas ciclísticas como el Tour de Francia, la vuelta a Colombia o a España. El
objetivo es ganar el título o la vuelta. Las metas será ganar cada una de las
etapas.

Lista de pendientes
Llevar una lista de tareas pendientes. - es una de las actividades más simples y
poderosas de cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de
tareas pendientes a diario y generar el hábito de plasmarlas ya sea de forma
electrónica y normal. El sentido de esto es tener el conocimiento plasmado para
darles el seguimiento adecuado a así cumplir con todo lo especificado.

Lista de actividades (priorizadas)

Asignar prioridades a las tareas. - Ya concluida o terminada la lista de tareas a
realizar. Es necesario determinar cuáles son los elementos más importantes o las
actividades que deben de cubrirse con mayor prioridad. Esto se puede generar
señalando todas estas actividades prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya
sea por día o semana ya que son tareas potenciales se pueden generar en otra
lista para su mejor manejo.

 
Horarios.
Planear en base a un horario. - Es marcar horarios específicos para la conclusión
de actividades dándole auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo
recomienda planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Es
necesario verificar con anticipación la lista de actividades de fechas siguientes
para tener el conocimiento de que se debe concretar. Es necesario tener el
conocimiento de cuales actividades se tendrán que generar para así evitar
demoras de tiempo.

 
Holgura para atención a contingencias.
Es necesario tener holgura para prevenir contingencias. Es necesario detectar
horarios y o actividades que se puedan cubrir en menor tiempo para así con el
tiempo restante poder cubrir tareas al igual que no prolongar actividades y evitar
contratiempos.

Tiempo de respuesta y tiempo discrecional.

Tiempo de respuesta.

Es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y no se

sabe por anticipado. Normalmente abarca las necesidades corporales, financieras
y las del hogar. También son simultáneos, dispersos e impredecibles.

Enfoques del tiempo de respuesta:

 Juntas.
 Visitantes.
 Llamadas telefónicas.
 Falta de interés.
 Agotamiento.
 Retrasos.
 Desorganización.
 No poder decir "no".

Tiempo discrecional.
Es el tiempo controlado, focalizado, el que puede decidir y concreta la atención
solamente en una cosa. Es el tiempo de cada persona le dedica a lo que
considera valioso.

Enfoques del tiempo discrecional:

 Planes semanales.
 Gráfica de Milestone.
 Citas.
 Lista de actividades.

Cada uno de estos tiempos es el 50% de la jornada. Sin embargo, existe la

sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Principio 10 – 90.

El principio 90-10 cuyo autor es Stephen Covey, explica que el 90% de las cosas
que nos pasan en el día a día dependen de nosotros mismos y que tan solo un
10% no dependen de nosotros.

Este principio o regla nos afecta a todos sin excepción. Significa que el 10% de
nuestras perturbaciones vienen por percepciones directas, es decir, que en
nuestra vida SOLO el 10% está relacionado con lo que nos pasa y el 90% restante
sería nuestra percepción y reacción a aquello que nos pasa. Esto es muy
interesante, porque normalmente nos quejamos de que no tenemos control sobre
nuestra vida y resulta que SOLO EL 10% es algo incontrolable para nosotros.

No puedes evitar tener un jefe tonto y altivo, que tu automóvil se estropee, que te
llegue una factura con la que no contabas, los atascos cuando tienes prisa, que tu
autobús se retrase… Todos estos eventos y muchos más que podría enumerar se
encuentran fuera de nuestro control.

Pero ¿dónde entramos nosotros? Pues en nuestra REACCIÓN. Ahí reside el 90%
de nuestras perturbaciones y malestares diarios. Es nuestra percepción de lo
ocurrido lo que nos hace reaccionar de una determinada manera u otra. Esto lo
podemos aplicar a todas las áreas de nuestra vida: nuestra relación de pareja,
nuestras relaciones laborales con jefes y compañeros, nuestras relaciones de
amistad y familia….

Por eso una determinada situación nunca afectará a dos personas de la misma
manera.

Ciclo de productividad.
En palabras simples, se puede decir que es el proceso administrativo que percibe
y alcanza la productividad en 4 fases, con la finalidad de reducir los costes totales
de los productos por unidad e incrementar la productividad total.

Medición de la productividad.

Siempre que se inicie algún programa de productividad, debe medirse. El interés

de medir la productividad viene dado por la necesidad de obtener un indicador
concerniente a la efectividad con la cual la empresa ha usado los recursos dentro
del proceso y cumpliendo con los resultados esperados.

Evaluación de la productividad.

Luego que se hayan medido los niveles productivos, se pasa a evaluar y comparar
con los valores planeados previamente. La fase de evaluación constituye una
etapa transitoria para llegar a la planeación, por lo que es evidente su importancia
dentro de las empresas.

Luego de observar y comprender lo que sucede, se evalúa. Cualquier desvío del

procedimiento descrito, se convierte en algo incierto y debe valorar con detalle.

Planeación de la productividad

Es la fase donde se lleva a cabo un plan de acciones para llegar a lograr

determinadas metas a corto y a largo plazo.
Dicha planeación se ocupa de instituir los niveles como meta, en la productividad
total y/o parcial, de modo que se puedan usar como punto de comparación en la
segunda etapa (evaluación del ciclo de productividad) y de igual manera sirvan de
base para trazar estrategias de mejoramiento, en la última etapa (mejoramiento)
del ciclo.

Mejoramiento de la productividad

Las mejoras continuas se implementan con la intención de que las metas se

logren alcanzar. El ciclo de la productividad nos permitirá alcanzar el mejoramiento
de esta.

Un ciclo no es un proyecto de aplicación única, es un programa continuo y

constante. Se instauran acciones que se anticipan a una causa probable y busca
eliminarla antes de su existencia.

Ley de Parkinson.

La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande hasta que ocupa por
completo el tiempo destinado para su realización. Esta ley puede entrar en juego
cuando haces malabarismos con varios plazos o cuando gestionas varios
proyectos a la vez.

Digamos, por ejemplo, que tienes un plazo de dos semanas para finalizar una
propuesta de proyecto. Probablemente estés tranquilo ya que sabes que dispones
de tiempo suficiente para elaborarla. Sin embargo, esa fecha de entrega holgada
hace que te demores más de lo necesario para finalizar la tarea en cuestión, o
puede que la postergues y la finalices apenas antes de la fecha de vencimiento.
En otras palabras, la tarea se expande hasta que ocupa por completo el tiempo
que te han dado.  La Ley de Parkinson afecta a todos los equipos de marketing o
diseño, y también puedes ver cómo se presenta a mayor escala en las empresas.
Afortunadamente existen varias formas de lidiar con la Ley de Parkinson. Sin
embargo, el tipo de trabajo que realices determinará cómo podrás combatirla.
Herramientas de gestión del tiempo.

Delegación.
 La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, algunos
confunden la delegación con asignación de tareas y otros consideran que delegar
es desentenderse de la tarea delegada. “Delegar es el acto de transferir autoridad,
responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra”
La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la
organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes.

Manejo de interrupciones.
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo, como:
llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas,
fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó
atenderla límite de acuerdo con la situación.

Asertividad.
Asertividad hace referencia a una estrategia comunicativa que se ubica en el
medio de dos conductas que resultan opuestas y que son la pasividad y
la agresividad.

Gestión del estrés.

El estrés es la respuesta de adaptación a unas demandas muy dispares llamadas
factores de estrés, el frío, el calor, el traumatismo físico, el ejercicio físico, la
enfermedad, la fatiga, etc. son factores de estrés, igual que la alegría, la pena, el
miedo, la coacción, el éxito o el fracaso.
Pero no hay que olvidar que el estrés es también y sobre todo un proceso
fisiológico normal de estimulación y de respuesta del organismo. No se trata
forzosamente de una reacción penosa. Es la sal de la vida, indispensable para la
adaptación, para el desarrollo y para el funcionamiento del organismo. Gracias a él
el hombre se adapta y progresa.

Solución de problemas.
Diariamente es necesario enfrentar problemas y conflictos a los cuales se les
deben encontrar soluciones aceptables de acuerdo con el contexto. El proceso de
solucionar problemas implica una serie de capacidades y habilidades del
pensamiento que es importante desarrollar y evaluar en la preparación académica.

Desensibilización sistemática.
Se trata de una técnica muy utilizada en el tratamiento de los desórdenes de
ansiedad, especialmente en las fobias. Consiste en la aplicación de una jerarquía
de estímulos estresantes a través de imágenes visuales, evocación de la situación
ansiosa con ayuda del terapeuta, exposición en imaginación, en realidad virtual, o
en vivo del estímulo estresante. Es decir, paciente y terapeuta diagraman un
conjunto de situaciones típicas a las cuales el paciente teme, especificando la
mayor cantidad de detalles posibles.

Sensibilización encubierta.
La técnica de sensibilización encubierta se utiliza para tratar los hábitos
destructivos. Se denomina "encubierta" porque el tratamiento básico se realiza en
la mente. La teoría en la que se basa la sensibilización encubierta es la siguiente:
las conductas que se convierten en hábitos arraigados son aprendidos debido a
que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de placer.

Visualización.
Visualización es el acto y la consecuencia de visualizar. Este verbo, por su parte,
refiere a desarrollar mentalmente la imagen de algo abstracto, a otorgar
características visibles a aquello que no se ve o a representar a través de
imágenes cuestiones de otra índole.
Reuniones de trabajo efectivas.
Se refieren a la junta de personas con un fin en común dispuestas a realizar el
trabajo y ejecutar tareas para llegar a una meta.
Este tipo de reuniones son importantes puesto que planificar las tareas a realizar
nos da una visión amplia del objetivo, al administrar el tiempo será de gran utilidad
teniendo un efecto trascendente al realizar las tareas planeadas.

Horarios.
Son los lapsos de tiempo o periodos temporales asignados a una actividad o
actividades.
Objetivo.
Es un propósito para alcanzar, el planteo de una meta.

Participantes.
Son aquellos individuos que realizan una actividad o actividades en conjunto con
otras personas que comparten un fin en común.
Agenda.
Es una herramienta que sirve para la gestión del tiempo, basada en anotaciones
previas de actividades a realizar posteriormente.

Requerimientos.
Es una petición de una cosa o cosas que se considera necesaria.
En el caso de la administración del tiempo que necesitamos para realizar el
objetivo.
Minuta de acuerdos.
Son escritos que contienen lo más relevante acordado anteriormente en una junta
de trabajo o reuniones previas de interés de los participantes.
Información previa.
Es información concisa de algún tema o temas a tratar.