INSTRUCTIVO DE TRABAJO Código: ITA-05

Edición: 3
DESPACHO DE PRODUCTOS DE IMPORTACIÓN
Fecha: 12 de junio de 2013

ALMACENADORA DEL PACIFICO, S.A. DE C.V.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Código: ITA-05
TÍTULO:

DESPACHO DE PRODUCTOS DE Edición: 3

IMPORTACIÓN
Nº Total de Páginas: 12

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Sr. José Rigoberto Peñate Lic. José Francisco Cerón Cruz Ing. José Ricardo Iraheta Vega
Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Presidente Comité de Calidad
Fecha: 11 de junio de 2013 Fecha: 11 de junio de 2013 Fecha: 12 de junio de 2013

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HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición Fecha Descripción de la Modificación

0 Julio de 2009 Edición inicial

Inclusión de controles para la salida del producto de las
1 Agosto de 2010 instalaciones.
Inclusión de control de código de barras para la salida de unidades
de despacho de las instalaciones.
Cambio en responsabilidad de revisión de la documentación de
2 Septiembre de 2011 Auditor de Básculas a Pesador
Revisión General
Se incluyeron las actividades y responsabilidades del Gerente de
Planta.
Se agregó la actividad del vigilante que opera el sistema CCTV,
quien será el encargado de revisar, por medio de cámaras, el tipo de
3 Junio de 2013 producto que fue cargado a la unidad de transporte.

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Objetivo y Finalidad:
Ámbito de aplicación:
Responsabilidad:
Contenidos:
Otros documentos pertinentes:
Documentación generada
(Registros de Calidad):
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Definir como se deben realizar las actividades que integran el
proceso de despacho de productos de importación, de tal manera
que en su ejecución, se eviten omisiones que puedan ocasionar
inconvenientes que afecten negativamente la prestación de
servicios a nuestros clientes.
Las actividades comprendidas en el proceso de despacho de
productos de importación.
Gerente de Comercialización
Gerente de Operaciones
Supervisores de Sección
Encargado de Control de Inventarios
Personal de planta.
Personal de básculas
Auditor de Básculas
Actividades a realizar en el despacho
Disposiciones generales
Norma UNE-EN-ISO 9001: 2008
Manual de Calidad
PRO-01 Control de Inventario de Productos de Importación
PRO-02 Manejo de cereales y harinas
PRO-03 Manejo de Grasa amarilla
No genera documentación
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TERMINOLOGÍA:

Personal de Planta: Personal de las secciones mecánica, eléctrica y servicios varios.

Desembarque: Operación de desestiba de la carga propiedad de nuestros clientes, de las bodegas de un
buque y transportada hacia las instalaciones de ALMAPAC.
Producto: Cereales, harinas, grasas y cebos.
Gerente de Comercialización: Responsable de la realización de las actividades de la sección de Control de
Inventarios y de monitorear y gestionar la oportuna elaboración y distribución de la documentación necesaria
para la recepción y el despacho del producto.
Gerente de Operaciones: Responsable de la realización de todas las actividades operativas.
Encargada de Control de Inventario: Responsable de recibir, revisar, archivar y distribuir la documentación
necesaria para la recepción del producto, de verificar el cumplimiento de los requisitos legales y la solvencia
con el proveedor de parte del cliente, para realizar el retiro de su producto. Además es la responsable de
controlar, contabilizar e informar las existencias de productos del cliente y de alimentar las cantidades
liberadas de producto al sistema de pesaje.
Pesadores: Personal de la sección de Báscula, encargados verificar la autorización de despacho emitida por
el cliente, de alimentar el sistema de pesaje, con la información concerniente al cliente, transporte y tipo de
despacho, de verificar la correcta elaboración de los documentos de salida del producto y de autorizar la salida
de las unidades de transporte de las instalaciones.
Auditor de Báscula: Responsable de verificar la correcta realización de las actividades por parte del pesador
y de notificar a la dirección de la empresa cualquier anomalía detectada.
CEPA: Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma
Impuestos: Tributo o cargo económico, que ha de pagarse al Estado.

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ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL DESPACHO

Para proceder al despacho del producto almacenado, los clientes deben haber cumplido con las disposiciones
aduanales correspondientes, principalmente en lo que respecta al pago de los impuestos de importación. Una
vez se haya cumplido con lo anterior, las actividades a realizar, relacionadas con el despacho son las
siguientes:
Actividades a realizar previo a la carga de unidades de transporte.
1. Los lugares de donde se cargarán las unidades de transporte, deberán detallarse semanalmente, por
el Gerente de Operaciones, en el formato “Plan de despacho de producto”, en el cual se detallarán,
por cliente y tipo de producto. Dicho documento deberá ser enviado, por parte del Gerente de
Operaciones al personal de báscula.
2. La Encargada de Control de Inventarios, elaborará diariamente un “Resumen del control de
existencias en bodegas”, el cual contendrá, únicamente las cantidades de producto liberadas;
clasificadas por cliente, buque y tipo de producto, e incluirá el número de declaración de mercancía a
pago correspondiente. Dicho documento deberá ser entregado al personal de báscula y al Auditor de
Báscula.
Actividades a realizar durante a la carga de unidades de transporte.
3. Los motoristas que se presenten a retirar producto, accederán a la terminal de pre chequeo,
previamente determinada por la gerencia de operaciones, donde deberán digitar el número de placa
de la unidad de transporte, y de manera automática la cámara les capturará una foto, que será envida
a la computadora; dicha información, quedará registrada en el sistema de pesaje. Lo anterior tiene
como objetivo, obtener el listado de las unidades de transporte que serán cargadas, por orden de
llegada, dependiendo el cliente y el tipo de producto a despachar; y una referencia de control,
respecto al motorista que ingresará la unidad de transporte y que procederá a retirarla posteriormente.
4. El personal de báscula, es el encargado de ingresar a los transportistas que se presenten a retirar
producto de la planta; tomando como base, el orden de llegada determinado por el reporte generado
en el sistema de pre chequeo.
5. El motorista de la unidad de trasporte, designado por el cliente para el retiro del producto, deberá
presentar, a su nombre la nota de remisión correspondiente que lo autoriza para el retiro del producto.
El motorista también podrá comprobar su autorización, presentando la factura o crédito fiscal de la
venta del producto; dichos documentos deberán ser validados por el cliente, previo al despacho,

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mediante la gestión de la Gerente de Comercialización. El pesador deberá verificar la identidad del

motorista, mediante la solicitud de la licencia de conducir.
6. El personal de báscula será el responsable de asegurarse de la conformidad de las notas de remisión,
facturas o créditos fiscales, recibidos por parte de los motoristas de las unidades de transporte, previo
al ingreso de la unidad de transporte a las instalaciones. En caso los motoristas de las unidades de
transporte, no presenten la nota de remisión, factura o crédito fiscal, si dicho documento está
deteriorado, con tachaduras, enmendaduras, incorrecto o con alguna inconsistencia, el Pesador
informará tal situación a la Encargada de Control de Inventarios, para que ésta a su vez consulte con
el Gerente General, por medio de la Gerente de Comercialización, si dicha unidad podrá ser cargada
durante la adquisición o corrección de la documentación. Si es aprobado su ingreso y carga, la unidad
de transporte no podrá abandonar las instalaciones de la planta, hasta contar con toda la
documentación correcta.
7. Corroborada la autorización del motorista, para el traslado del producto, el pesador consultará en el
sistema de pesaje, las cantidades disponibles para el despacho del cliente, que retirará el producto,
seleccionando el nombre del cliente, el buque y el tipo de producto a despachar, las cuales deberán
ser comparadas por el pesador, al inicio del despacho de cada cliente, verificando que las cantidades
correspondan a las registradas en el “control de existencias”, caso contrario deberá comunicarlo a la
Encargada de Control de Inventarios.
8. Todas las cantidades de producto, disponibles para despacho, reflejados en el sistema de pesaje, son
ingresados por la Encargada de Control de Inventario, con previa verificación de la existencia de la
documentación legal necesaria, que respalde su retiro (Declaración de mercancía pagada, impuestos
municipales cancelados y autorización por parte del proveedor). El personal de báscula no puede
realizar despachos no autorizados, debido a que el sistema de pesaje automático, no permite el cierre
de transacciones, que no sean amparadas con las cantidades de producto liberadas, previamente
ingresadas por la Encargada de Control de Inventarios.
9. Una vez corroborada la cantidad de producto disponible en el sistema, el pesador creará una
transacción para el despacho del producto, ingresando los datos del motorista, del transporte, el punto
de despacho, el factor de conversión de kilogramos a quintales requerido por el cliente, el número del
tiquete de remoción y colocación de lonas previamente adquirido por el transportista y el número de
declaración de mercancía a pago. Además, el Pesador asignará una tarjeta magnética a la

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transacción, que será utilizada por el motorista para la activar la captación automática del peso, en la
plataforma de la báscula pesa camiones.
10. Junto a la tarjeta magnética, el pesador entregará al motorista, los documentos solicitados para su
identificación y el “Tiquete de carga” donde se detallará el tipo de producto a cargar y el punto de
almacenaje de donde será despachado, de acuerdo con el plan semanal de despacho de producto.
Únicamente se podrá cargar una unidad de transporte en un punto de despacho diferente, con previa
autorización del gerente o los supervisores del área de operaciones. Dicha autorización, deberá
registrarse por el pesador en la bitácora de báscula.
11. En caso el despacho de productos deba ser realizado desde los puntos de almacenamiento de CEPA,
el pesador emitirá una autorización de retiro, que contendrá el tipo de producto, el punto de
almacenaje, el número de la póliza que respalda el retiro, los datos del transporte y del motorista.
Dicho comprobante, deberá ser entregado a la sección de graneles de CEPA, por medio del motorista
de la unidad de transporte.
12. En caso el despacho a realizar deba ser envasado, el pesador emitirá al motorista, una orden de
ensacado en duplicado, que contendrá: la fecha, producto, cliente, número de sacos a envasar y el
factor de conversión de kilogramos a quintales requerido por el cliente. El motorista entregará una
copia de la orden, al representante del grupo de envasadores, para realizar el despacho; y con la
original, cancelará o solicitará el crédito respectivo del servicio prestado en las oficinas
administrativas.
13. Una vez entregada la documentación descrita en los numerales anteriores, el Pesador activará la
barrera automática ubicada en la puerta de acceso a las instalaciones, permitiendo la entrada de la
unidad de transporte.
14. El motorista ingresará la unidad de transporte, para ser pesada en la báscula de plataforma que
corresponda, para efecto de registrar el peso con que ingresa y que servirá para determinar el peso
del producto que retire.
15. El proceso de pesaje consiste:
a. El motorista debe verificar que los semáforos de entrada y salida se encuentren en color
“rojo” para proceder a deslizar la tarjeta magnética en el lector óptico del sistema, y activar
la barrera automática ubicada previo a la plataforma de la báscula pesa camiones.

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b. El semáforo de salida cambia a color “verde”, validando el ingreso de la unidad a la

plataforma.
c. El motorista deberá colocar la unidad de transporte sobre la plataforma de la báscula.
d. Por medio de sensores, el sistema automático de pesaje captará la correcta colocación de
la unidad de transporte, lo que desactivará la barrera de ingreso y cambiará el semáforo a
rojo.
e. El motorista se baja de la unidad y debe deslizar la tarjeta magnética en la unidad óptica a
la salida de la plataforma, el sistema captura el peso de manera automática, se activa la
barrera de salida y cambia el semáforo de salida a color “verde”, validando el retiro de la
unidad y finalizando el proceso de pesaje.
16. Una vez pesada la unidad de transporte, el motorista deberá dirigirla hacia el punto de carga
estipulado en el “Tiquete de carga”.
17. La operación de cargado de las unidades de transporte, es realizada por personal de planta, quienes
previo al inicio de la actividad, solicitarán al motorista el “Tiquete de carga” para verificar que la
información corresponda al tipo de producto y punto de despacho en que se encuentre.
18. Una vez la unidad de transporte ha sido cargada, debe dirigirse nuevamente a la báscula de
plataforma que se le indique, para que sea pesada a fin de determinar la cantidad de producto que le
ha sido proporcionada, la cual se hará constar en el “Comprobante de Báscula de ALMAPAC”.
19. El vigilante que opera el sistema CCTV, será el encargado de revisar, por medio de cámaras, el tipo
de producto que fue cargado a la unidad de transporte.
20. Posterior al cierre de cada transacción, el sistema de pesaje, descontará de manera automática, la
cantidad despachada a las existencias de producto disponible para despacho.
21. Una vez la unidad de transporte ha sido cargada, debe dirigirse nuevamente a la báscula de
plataforma que se le indique, para que sea pesada a fin de determinar la cantidad de producto que le
ha sido proporcionada, la cual se hará constar en el “Comprobante de Báscula de ALMAPAC”.
22. Previo a la emisión del “Comprobante de Báscula”, el Pesador deberá confirmar con el vigilante que
opera el sistema CCTV, que el producto que fue cargado en la unidad de transporte corresponde al
detallado en la “Nota de Remisión”.
23. Durante la emisión del Comprobante de Báscula, el Pesador ingresará al Sistema de Control de
Acceso, la información correspondiente al nombre del cliente, nombre del buque, tipo de producto y

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placa de la unidad, con el objetivo de generar un número único de autorización de retiro de la unidad
de transporte. El pesador imprimirá dicho número, en formato de código de barras sobre viñetas
adheribles.
24. El Pesador emitirá el “Comprobante de báscula” y comparará la información contenida en dicho
documento con la nota de remisión, factura o crédito fiscal. Dicha comparación tiene como objetivo,
asegurarse que la información relacionada con el nombre del cliente, nombre del buque, tipo y
cantidad de producto, número de orden de remisión, información del motorista y el transporte, sean
correctas. Además, deberá verificar que la salida del producto esté respaldada por la declaración de
mercadería a pago correspondiente, asegurándose, que el nombre del cliente, tipo de producto,
cantidad de producto despachada y número de declaración de mercancía a pago contenida en el
comprobante de báscula, corresponda a lo manifestado en el “Resumen del control de existencias en
bodegas”, previamente elaborado por la Encargada de Control de Inventarios.
25. Para el caso del despacho de producto envasado, será responsabilidad del Pesador, verificar previo a
la emisión del comprobante de báscula, que el motorista haya cancelado el servicio correspondiente,
mediante la solicitud de la factura o crédito fiscal; o que se le otorgó crédito, mediante la colocación de
sello y firma por parte de la Encargada de Control de Inventarios, en la orden de ensacado.
26. En caso, durante la revisión de la documentación, se detecten errores u omisiones en la
documentación, que la cantidad de producto a despachar no esté respaldado por una declaración de
mercancía pagada o que no existe nota de remisión, factura o crédito fiscal, el Pesador no autorizará
la salida de la unidad de transporte. Además, deberá comunicar dichas inconsistencias a la Gerente
de Comercialización y al Gerente de Operaciones, para que gestionen la corrección y/o obtención de
los documentos.
27. Una vez verificada la conformidad de la documentación, el Pesador autorizará la salida de la unidad
de transporte, por medio de la colocación de la viñeta con el código de barra, en la parte posterior del
cuadruplicado del comprobante de báscula.
28. El Auditor de Báscula será responsable de verificar, de manera aleatoria, la correcta ejecución de las
actividades de revisión de documentos y autorización de salida de unidades de transporte, realizadas
por el pesador.
29. El pesador será el encargado de la entrega del comprobante de báscula, y deberá distribuirlo de la
siguiente manera:

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a. El original y duplicado se entregan al motorista como comprobante de la carga realizada.

El pesador deberá anexar a dichas copias, la nota de remisión, factura o crédito fiscal del
cliente con la cantidad de producto despachado.
b. El triplicado será conservado por el pesador, para ser entregado a la sección de Control
de inventarios el día siguiente.
c. El cuadruplicado será entregado también al motorista, como autorización de retiro. El
motorista de la unidad, deberá entregar dicha copia al vigilante asignado a la puerta de
salida, al momento de su retiro.
30. El motorista de la unidad de transporte, deberá pasar el código de barra colocado en el comprobante
de báscula, por el lector óptico ubicado en la estación de pre-chequeo, con el objetivo de activar las
barreras automáticas situadas en la puerta de salida.
31. Para que la unidad de transporte pueda retirarse de la planta, el motorista debe entregar al personal
de seguridad destacado en la puerta, el cuadruplicado del comprobante de báscula que le fue
entregado. El vigilante debe verificar que el producto que lleva la unidad, corresponda a lo que consta
en dicho comprobante y que dicho documento tiene colocado el código de barras, para posteriormente
firmarlo, como constancia de la revisión.

Despacho de Grasa Amarilla en Barriles.

32. El cliente deberá enviar previo al despacho de grasa amarilla, la cantidad de barriles vacíos que
requiera, los cuales deberán ser pesados en báscula pesa camiones, con el objetivo de determinar el
peso que deberá ser descontado, al que se obtendrá posterior a realizar el llenado de los recipientes
con el producto.
33. El Gerente de Operaciones, será el encargado de programar en personal necesario para realizar el
llenado de los barriles con el producto.
34. El motorista de la unidad de transporte, designada por el cliente para el traslado del producto, deberá
realizar el proceso de pesaje descrito en los numerales del 3 al 15.
35. Una vez pesada la unidad de transporte, el motorista deberá dirigirla hacia el punto de carga
estipulado en el “Tiquete de carga”.
36. La carga de los barriles llenos a la unidad de transporte, será realizada por el personal de oficios
varios, el cual será previamente designado por el Gerente de Operaciones.

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37. El Supervisor de Operaciones será el responsable de asegurarse, que la cantidad de barriles llenos
cargados a la unidad de transporte corresponda a la cantidad de barriles vacíos entregados
previamente por el cliente.
38. Una vez la unidad de transporte ha sido cargada, debe dirigirse nuevamente a la báscula de
plataforma que se le indique, para que sea pesada, a fin de determinar la cantidad de producto que le
ha sido proporcionada, la cual se hará constar en el “Comprobante de Báscula de ALMAPAC”.
39. Durante la emisión del “Comprobante de báscula”, el Pesador deberá incluir en las observaciones del
documento, el peso neto real del producto despachado, obtenido de restar el peso de los barriles
vacíos, previamente obtenidos, del peso neto determinado por el sistema de pesaje.
40. Una vez emitido el documento, el pesador deberá realizar las actividades descritas en los numerales
del 18 al 28.

ACTIVIDADES A REALIZAR POSTERIOR AL DESPACHO

41. El personal de seguridad y báscula, debe entregar diariamente a más tardar a las 7:30 horas, a la
encargada de control de inventarios, los comprobantes de báscula que tengan en su poder y que
correspondan a las operaciones de despacho del día anterior, de manera que se pueda descontar las
cantidades de producto despachado en el “Control de existencias de producto”, informando a
nuestros clientes a través de la página Web; y actualice, el resumen de control de existencias de
bodega, para ser entregado al personal de báscula.
42. Para los casos de despacho de grasa amarilla en barriles, la Encargada de Control de Inventarios
deberá tener el cuidado de actualizar las existencias del cliente, mediante las cantidades
despachadas de producto, manifestadas en las observaciones del comprobante de báscula.
43. La Encargada de Control de Inventario, debe archivar todos los comprobantes de báscula en los
expedientes correspondientes por cliente, producto y por buque.
44. Una vez finalizado el despacho del total de producto recibido por cliente y por barco, la Encargada de
Control de Inventario, elaborará la “Liquidación de existencias de productos de importación”, la cual
debe contener el nombre del producto, fecha de recepción y despachos realizados. Dicha información
se subirá a la página Web y se archivará en el expediente correspondiente.

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45. Una vez actualizados los expedientes de cada cliente, serán revisados por el Encargado de Control de
Aduana. Dicha actividad deberá registrarse en el formato “Formulario de revisión de documentos en
expedientes por buque y clientes”

Disposiciones Generales
1. Cualquier situación que se presente durante la realización de un desembarque y que no esté contemplada
en éste instructivo debe hacerse del conocimiento del Gerente General, Gerente de Operaciones y en su
defecto al Supervisor de Operaciones en Turno, para que indiquen como proceder.
2. En caso de ausencia de las personas designadas en éste instructivo, para realizar las actividades
detalladas o ante la imposibilidad de realizarlas, debe informar a su jefe inmediato tal situación, para
efecto que éste asigne la ejecución a otra persona.
3. El incumplimiento de lo establecido en éste instructivo, será evaluado por la Gerencia General, para
deducir responsabilidades y aplicar si procede, la sanción correspondiente.

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