INSTRUCTIVO DE CALIDAD Código: ICA - 00

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA Edición: 4

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA Fecha: 2 diciembre 2010

ALMACENADORA DEL PACIFICO, S.A. DE C.V.

INSTRUCTIVO DE CALIDAD

Código: ICA - 00
TÍTULO:

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE Edición: 4

LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Nº Total de Páginas: 15

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Sr. José Rigoberto Peñate Silva Lic. José Francisco Cerón Cruz Ing. José Ricardo Iraheta Vega
Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Presidente de Comité de Calidad
Fecha: 10 de diciembre de 2010 Fecha: 10 de diciembre de 2010 Fecha: 10 de diciembre de 2010

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HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición Fecha Descripción de la Modificación

0 Junio de 2003 Edición inicial

Se agregó el procedimiento PGC-02, como documento pertinente.
Se agregó el concepto de registro.
1 Marzo de 2004 Se agregó la descripción de la codificación de los registros.
Se agregó al punto numero tres del desarrollo, aspectos relacionados
con los registros.

2 Septiembre de 2008
Se modifica la aprobación y distribución de documentos.
Se agregan controles para el almacenamiento, protección, recuperación
3 Noviembre de 2008 y disposición de los registros
Inclusión de la actividad de realización respaldos y Copias de
Seguridad, como medio para garantizar que se posea la
4 Diciembre de 2010 información generada por los sistemas informáticos.

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Este procedimiento describe la sistemática utilizada en

Objetivo y Finalidad: Alamacenadora del Pacífico, S.A. de C.V., para la elaboración,
codificación, revisión, aprobación y modificación de los
documentos del Sistema de Calidad de la empresa.

Elaboración de los Procedimientos de Calidad, Procesos e

Ámbito de aplicación: Instructivos de Calidad y de Trabajo, que constituyen la base
documental del Sistema de Calidad de ALMAPAC.

Las responsabilidades en la elaboración, codificación, revisión,

Responsabilidad: aprobación y modificación de los documentos de calidad descritos
en el presente documento se incluyen en el cuadro de
responsabilidades del anexo No 2 de este Instructivo.

Formatos para la elaboración de documentos e instrucciones para

Contenido: la adecuada codificación, revisión, aprobación, distribución y
archivo de documentos.

Manual de Calidad
Otros documentos pertinentes: PGC-01 Control y Flujo de la Documentación
PGC-02 Control de los Registros

Documentación generada
No Genera
(Registros de Calidad):

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DEFINICIONES:

Procedimientos Generales de Calidad (PGC)

Documentos complementarios al Manual de Calidad en los que se describe, con el nivel de detalle necesario en cada
caso, quién, cómo, cuándo y porqué debe realizarse una determinada función contemplada en el Manual, así como el
flujograma de actividades correspondiente.

Instructivos de Calidad (ICA) e Instructivos de Trabajo (ITA).

Documentos que concretan su aplicación a un proceso o actividad en particular, relacionados directa o indirectamente
con los servicios que suministra ALMAPAC.

Proceso (PRO)
Documentos que presentan de manera esquemática un proceso general, como integración de varios sub-procesos con
actividades e indicadores similares.

Registro
El registro es parte de un documento, se utiliza para recopilar y almacenar la información que generan los Procesos,
Procedimientos de Calidad, e Instructivos de Calidad y Trabajo.

Documentación Externa (Instructivo Técnico, etc.)

Documento específico que describe una actividad técnica, legal ó de gestión. Tiene origen externo.

DESARROLLO
a. Formatos
El formato que se utiliza en la elaboración de los Procesos, Procedimientos de Calidad, e Instructivos de Calidad y
Trabajo, se presenta como anexo de este Instructivo. En todos los documentos citados se utilizan: una portada, una
hoja de control de modificaciones y las páginas de contenido, incluidas en dicho documento, que pueden incluir los
Anexos necesarios.
Ver Anexo 1

El formato utilizado para los registros que generan los Procesos, Procedimientos de Calidad e Instructivos de
Calidad y de Trabajo, depende de la información que se pretende recolectar.

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b. Codificación
a) Documentos
Cada documento se identifica por un código alfanumérico formado por dos sub-códigos. Ejemplo: AAA-XX
El primer subcódigo, está formado por tres letras que identifican el tipo de documento:
PGC Procedimiento General de Calidad
ICA Instructivo de Calidad
ITA Instructivo de Trabajo
PRO Procesos Genéricos
El segundo subcódigo, separado del primero por un guión, es un número de dos dígitos que indica el número de
orden del documento.

Nota: Los documentos externos no tienen una codificación específica de ALMAPAC, sino que se controlan mediante la Lista de
Control de la Documentación Externa.

b) Registros
Cada registro se identifica por un código alfanumérico formado por tres sub-códigos. Ejemplo: AA-XX.XX
El primer subcódigo, está formado por dos letras que identifican el tipo de documento que le da origen :
RC Registro de Calidad, el cual es originado por un PGC.
IC Registro de Instructivo de Calidad, el cual es originado por un ICA.
RI Registro de Instructivo de Trabajo, el cual es originado por un ITA.
RP Registro de Procesos, el cual es generado por un PRO.
El segundo subcódigo, separado del primero por un guión, es un número de dos dígitos que indica el número del
documento al que pertenece.
El tercer subcódigo, separado del segundo por un punto, es un número de dos dígitos que indica el número
correlativo del registro.

c. Elaboración, Revisión, Aprobación, Distribución, Modificación, Almacenamiento, Protección y Dispocición.

Las directrices generales para la elabornóación, revisión, aprobación y modificación de los documentos descritos en
este instructivo se recogen en la matriz de responsabilidades que se anexa a este instructivo.

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Documentos
Elaboración.
La necesidad de elaborar un nuevo documento puede ser detectada por el Coordinador de Calidad, ó por los
Gerentes de área, Jefes ó Supervisores, quienes acuerdan su desarrollo con la Gerencia General, según la matriz
de responsabilidades que se presenta como anexo 2.
Como norma general, la elaboración debe corresponder al área que ha de aplicarlo, en la cual, se designa a una
persona para elaborarlo. Si la aplicación es común a varias áreas, es el Coordinador de Calidad quién coordina su
elaboración.
La estructura de los contenidos de los documentos se presenta en los anexos.

Revisión
Se efectúa según lo descrito en la matriz de responsabilidades adjunta como anexo 2.
Las revisiones a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad es realizada, durante la reunión de revisión
del sistema por la dirección.

Aprobación
Todos los Procesos, los Procedimientos e Instructivos de calidad, son aprobados por el Comité de Calidad. Los
Instructivos de Trabajo, son aprobados por el Gerente de área correspondiente. Una vez aprobado el documento el
Coordinador de Calidad procesará el documento a formato PDF, el cual será considerado como la copia controlada.
Además, todo cambio realizado se registrará, por medio de una ratificación documentada en el acta de reuniones
ordinarias del Comité de Calidad.

Distribución
Todos los documentos del sistema, serán entregados por el Coordinador de Calidad en formato electrónico, a los
destinatarios detallados el registro en la “Lista de Control de Distribución de Documentación del Sistema de Calidad”
que establece el Procedimiento PGC-01 Control y Flujo de la documentación, por medio de la inclusión de dicho
documento en la carpeta electrónica de solo lectura para los usuarios y de acceso para modificación
exclusivamente para el Coordinador de Calidad, denominada “Sistema de Gestión de Calidad”. Los documentos
contenidos en dicha carpeta, serán considerados como la última distribución realizada.

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Archivo
El Coordinador de Calidad es responsable del archivo de los documentos internos del Sistema de Calidad
originales. En el caso de la documentación externa, su ubicación será la oficina de la Gerencia General y el
Coordinador de Calidad será responsable de su control.

Modificación
La solicitud de modificar determinado documento del sistema de gestión de calidad, podrá realizarla cualquier
miembro de ALMAPAC. La petición de modificación de un documento se envía por escrito a través del Gerente,
Jefes o Supervisores del área donde se genera la necesidad, al Coordinador de Calidad para que la considere con
los implicados y si es el caso, se lleve a cabo por la misma área que realizó el original.

Registros
Elaboración.
La necesidad de elaborar un formato, para registrar una actvidad una actividad, contemplada en un documento del
Sistema de Gestión de Calidad, puede ser detectada por cualquier integrante del personal de la empresa. Dicha
necesidad, deberá se reportada al gerente de área correspondiente, quien será el responsable de diseñar el
formato.

Revisión
Se efectúa según se detectan las necesidades de información no considerada y por la resolución de irregularidades
relacionadas, durante las operaciones .

Aprobación
Los registros generados por el Sistema de Gestión de la Calidad, son aprobados por el Gerente de área
correspondiente. Una vez aprobado el formato el Coordinador de Calidad actualizará la base de datos que contiene
la información relacionada los registros.

Modificación
La solicitud de modificar determinado registro del sistema de gestión de calidad, podrá realizarla cualquier miembro
de ALMAPAC. La petición de modificación de un formato se envía a través del gerente de área donde se genera la

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necesidad, al Coordinador de Calidad para que la considere con los implicados y si es el caso, se lleve a cabo por
la misma área que realizó el formato original.

Archivo
Los gerentes de área designarán los responsables de archivar los registros, su ubicación y el tiempo de retención,
dependiendo de la necesidad que pueda haber de la información registrada, así como, las exigencias legales.

Recuperación
El Coordinador de Calidad es responsable del control de la ubicación de los registros por medio del “Control de
Registros-Procedimientos Generales de Calidad“, “Control de Registros-Procesos“, “Control de Registros-
Instructivos de Calidad“, “Control de Registros-Instructivos de Trabajo”, como lo establece el Procedimiento PGC-02
Control de los Registros.

Almacenamiento y Protección
a. Físicos
Los registros físicos con período de retención mayor o igual a seis meses, deberán ser almacenados, luego del
primer mes, en el cuarto de archivo principal de la empresa, para garantizar su seguridad y disponibilidad cuando
sean requeridos. Los registros ingresados al archivo principal, deberán ser protegidos e identificados en cajas de
archivo.
b. Electrónicos
Los registros electrónicos, generados por el Sistema de Gestión de Calidad, deberán respaldarse en discos
externos o en el servidor de respaldos de la empresa.
Los respaldos de la información generada por los sistemas informáticos, relacionados con el servicio, deberán ser
creados por el Supervisor de la Sección de Informática.

Disposición
Los registros que expiran su período de retención, deben ser destruidos. El gerente del área responsable de la
elaboración del registro, será el encargado de determinar el medio a utilizar para su destrucción y de gestionar su
realización.

ANEXO No 1
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

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TIPO DE DOCUMENTO

Código:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO:

Edición:

Nº Total de Páginas:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Nombre Nombre

Fecha: Fecha: Fecha:

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TIPO DE DOCUMENTO Código:

Edición:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición Fecha Descripción de la Modificación

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TIPO DE DOCUMENTO Código:

Edición:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

Objetivo y Finalidad:

Ámbito de aplicación:

Responsabilidad:

Contenidos:

Otros documentos pertinentes:

Documentación generada
(Registros de Calidad):

TIPO DE DOCUMENTO Código:

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Edición:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

DIAGRAMA DE FLUJO

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TIPO DE DOCUMENTO Código:

Edición:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

CUADRO DE RESPONSABILIDADES

Punto en Entrada Etapas del Proceso Responsabilidades: Salida

Proceso
Ejecución Decisión Implicado Información

3 -

4
5

9
10

11

12

13
FIN

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TIPO DE DOCUMENTO Código:

Edición:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha:

FORMATOS DE REGISTROS

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ANEXO No 2

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Documentos del Sistema de la Calidad

E= Elaboración
Coordinador de
R= Revisión Gerencia General Gerente de Área Comité de Calidad
A= Aprobación Calidad
AR= Archivo

Procedimientos
Generales de Calidad A E, AR E, R A

Procesos A AR E, R A

Instructivos de Calidad A E, AR E, R, A A

Instructivos de Trabajo A E, AR E, R, A A

Registros A E, AR E, R, A A

Documentación Externa AR

Observaciones:
Los Procedimientos Generales de Calidad son revisados por el Gerente de Área y aprobados por la Gerencia
General y posteriormente por el Comité de Calidad, autorizando al Coordinador de Calidad la inclusión de dicho
documento en la carpeta electrónica, denominada Sistema de Gestión de Calidad para su distribución, registrando
dicha acción, por medio de una ratificación documentada en el acta de reuniones ordinarias del Comité de Calidad.

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